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Modifications pour le document Créer et gérer les utilisateurs

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/05 16:43
Depuis la version 21.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/26 14:25
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À la version 62.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/30 14:37
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -15,10 +15,10 @@
15 15  
16 16  La gestion des utilisateurs permet de :
17 17  
18 -* **sécuriser l’accès** aux données grâce à des comptes nominatifs,
18 +* **sécuriser l’accès** aux données,
19 19  * **garantir la traçabilité** des actions réalisées dans le logiciel,
20 -* **adapter les droits** en fonction du métier et des responsabilités de chacun,
21 -* **ajuster les accès dans le temps** (arrivées, mobilités, absences).
20 +* **adapter les droits** selon les responsabilités de chacun,
21 +* **ajuster les accès dans le temps** selon les besoins de l'institution.
22 22  
23 23  >(% class="small" %)Cas d'usage :
24 24  >(% class="small" %)Un nouveau collègue arrive : créer un nouvel utilisateur et l’associer au groupe adapté.
... ... @@ -31,102 +31,215 @@
31 31  
32 32  |=(% style="width: 163px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Élément|=(% style="width: 312px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Définition|=(% style="width: 323px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Exemple
33 33  |(% style="width:163px" %)**Utilisateur**|(% style="width:312px" %)Personne qui se connecte à Flora avec un compte nominatif.|(% style="width:323px" %)**Marie Dupont** dispose d’un identifiant et d’un mot de passe personnels.
34 -|(% style="width:163px" %)**Groupe utilisateur**|(% style="width:312px" %)Ensemble d’utilisateurs partageant les mêmes droits. Un groupe utilisateur correspond souvent à un métier particulier (régisseur, administrateur, conservateur, etc.)|(% style="width:323px" %)Marie Dupont est rattachée au groupe **Conservateur**.
34 +|(% style="width:163px" %)**Groupe utilisateur**|(% style="width:312px" %)Ensemble d’utilisateurs partageant les mêmes droits, souvent lié à un métier (régisseur, administrateur, conservateur, etc.)|(% style="width:323px" %)Marie Dupont est rattachée au groupe **Conservateur**.
35 35  |(% style="width:163px" %)**Rôles**|(% style="width:312px" %)Ils définissent les actions possibles (consulter, créer, modifier, supprimer) ou les restrictions d'un groupe utilisateur. |(% style="width:323px" %)Le groupe **Conservateur** contient des rôles permettant à Marie Dupont de **créer, modifier et supprimer les notices de biens** qu’elle doit documenter.
36 36  
37 -(% class="box infomessage" %)
37 +== Comprendre la notice utilisateur ==
38 +
39 +La notice utilisateur regroupe les informations qui permettent d’identifier un agent et de gérer ses droits d’accès dans Flora. Elle contient plusieurs zones clés :
40 +
41 +* **Informations sur l’utilisateur** : nom, prénom, civilité.
42 +* **Lien sur Personne** : rattachement à une notice de la table //Personnes//. Ce lien est essentiel pour alimenter automatiquement les champs **Rédacteur** (biens), **Relocalisé par **(relocalisations)**, Récolé par **(récolement) ou **Suivi par **(évènements) dans les notices.
43 +* **Groupe utilisateur** : rattachement à un groupe, lequel détermine les droits effectifs via les rôles qui le composent.
44 +* **Code** : identifiant (login) permettant à l’utilisateur de se connecter.
45 +* **Compte activé ou inactif** : statut qui détermine si l’utilisateur peut accéder ou non à Flora.
46 +* **Adresse mail** : utilisée pour certaines fonctionnalités (alertes, demande de réinitialisation de mot de passe).
47 +
48 +[[//Exemple de notice utilisateur//>>image:1759235061114-929.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
49 +
50 +
51 += Créer un utilisateur =
52 +
53 +1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Administration **> ** Accès **> **Utilisateur**.
54 +1. Cliquez sur **Saisir un nouvel utilisateur**.
55 +1. Renseignez au minimum les champs en **rouge** (obligatoires).
56 +1. **Enregistrez** la notice.
57 +1. **Testez le compte utilisateur** : connectez-vous avec son code comme identifiant et le mot de passe indiqué pour vérifier l’accès et les droits.
58 +1. **Transmettez à l’utilisateur son identifiant et son mot de passe** pour sa première connexion.
59 +
60 +(% class="box successmessage" %)
38 38  (((
39 -**Un utilisateur doit toujours appartenir à un groupe** ; ce groupe est composé de plusieurs rôles qui déterminent ses droits effectifs dans Flora.
62 +**Bonnes pratiques : **
63 +
64 +* Sans saisie complète des champs obligatoires, la notice ne peut pas être enregistrée.
65 +* **Un mot de passe doit respecter les règles de sécurité configurées dans Flora** (longueur minimale, majuscule, minuscule, chiffre et caractère spécial). Tant qu’elles ne sont pas respectées, l’enregistrement est impossible. Les règles respectées s’affichent en bleu, celles non respectées en rouge.
66 +* Lorsqu’un mot de passe initial est défini, demandez toujours à l’utilisateur de le **modifier dès sa première connexion**. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent en aucun cas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
67 +* Pour les clients dont l’accès est géré par un **SSO** (authentification unique) ou un **LDAP**, les **codes et mots de passe ne sont pas gérés dans Flora** : ils sont entièrement administrés par le système interne de l’institution.
40 40  )))
41 41  
70 +[[//Créer un nouvel utilisateur//>>image:1758892583386-352.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
42 42  
43 43  
73 +[[//Saisie des données et enregistrement de la notice//>>image:1758893353238-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
44 44  
45 45  
76 +[[//Résultat : compte utilisateur créé//>>image:1758893445713-709.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
46 46  
47 47  
79 +[[//Test du compte utilisateur créé : code repris pour renseigner l'identifiant//>>image:1758894373395-876.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
48 48  
49 49  
82 += Rechercher un utilisateur =
50 50  
84 +Avant toute modification, désactivation, suppression ou réinitialisation d’un mot de passe, il faut rechercher l’utilisateur.
51 51  
52 -
86 +1. Dans l’espace de travail **Administration > Accès > Utilisateur**, cliquez sur l’icône **Loupe**.
87 +1. Renseignez le **nom et/ou le prénom** de l’utilisateur souhaité.
88 +1. Lancez la recherche.
89 +1. (((
90 +Deux cas de figure :
91 +
92 +* si un seul résultat est trouvé, vous êtes redirigé directement vers la notice de l’utilisateur,
93 +* si plusieurs résultats apparaissent, une liste s’affiche et vous devez sélectionner l’utilisateur souhaité.
53 53  )))
54 -)))|(% style="width:300px" %)(((
55 -(% class="box" %)
56 -(((
57 -**Sommaire**
58 -)))
59 59  
60 -(% class="box" %)
61 -(((
62 -**Aller plus loin**
96 +[[//Rechercher l'utilisateur//>>image:1758894846450-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
63 63  
64 -* Connaître les groupes standards avant la version 4.7
65 -* Connaître les groupes standards après la version 4.7
66 -)))
67 67  
68 -(% class="box" %)
99 += Modifier un utilisateur =
100 +
101 +1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Modifier**.
102 +1. Mettez à jour les informations souhaitées.
103 +1. **Enregistrez** les modifications.
104 +
105 +(% class="box successmessage" %)
69 69  (((
70 -**Icônes principales**
107 +**Bonnes pratiques : **
108 +
109 +* Lorsqu’un agent change de fonction, **modifiez son groupe utilisateur** pour adapter ses droits.
110 +* Vérifiez que le groupe choisi correspond bien à ses missions. **En cas de doute, consultez la description des groupes dans la rubrique Aller plus loin.**
71 71  )))
72 -)))
73 73  
74 -= Profils utilisateurs =
113 +[[//Modifier l'utilisateur//>>image:1758895021712-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
75 75  
76 -Les profils correspondent aux droits effectifs que l’on veut associer à chaque catégorie d’utilisateurs. Pour cela, on créera des **groupes** (Un groupe étant un ensemble d’utilisateurs ayant les mêmes droits effectifs.), puis on affectera des **rôles** à ces groupes.
77 77  
78 -Les droits ne peuvent pas être associés directement à un utilisateur, il faudra toujours passer par un rôle.
116 +[[//Ajout d'une adresse mail et enregistrement des données//>>image:1759135149088-581.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
79 79  
80 -Flora Musée **contient déjà tous les rôles génériques** nécessaires à la constitution de groupes.
81 81  
82 -Nous les avons construits de manière à permettre un **assemblage fonctionnel par métier** propre à représenter tous les cas de figure présents dans votre musée.
119 +[[//Notice mise à jour avec une adresse mail//>>image:1759135234861-647.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
83 83  
84 -L'objectif de la gestion des profils utilisateurs sera donc de construire des groupes à partir des rôles standards.
85 85  
86 -Si la finesse des rôles standard ne suffit pas, **on ne modifiera pas les rôles standard, **mais on créera un rôle personnalisé adapté.
122 += Réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur =
87 87  
88 -De cette manière, lors des montées de version, vos groupes hériteront automatiquement des nouveautés que nous implémentons à chaque fois dans les rôles standards.
124 +1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur l'icône **Réinitialiser le mot de passe**.
125 +1. (((
126 +Saisissez les informations demandées :
89 89  
128 +* votre mot de passe (administrateur),
129 +* le nouveau mot de passe de l’utilisateur, puis confirmez-le.
130 +)))
131 +1. Cliquez sur **Réinitialiser le mot de passe**.
132 +1. Transmettez à l’utilisateur son nouveau mot de passe.
90 90  
91 -= Créer un nouvel utilisateur =
134 +(% class="box successmessage" %)
135 +(((
136 +**Bonnes pratiques : **
92 92  
93 -== En consultation ==
138 +* Sans saisie complète des champs obligatoires, la réinitialisation ne peut pas être effectuée.
139 +* **Un mot de passe doit respecter les règles de sécurité configurées dans Flora** (longueur minimale, majuscule, minuscule, chiffre et caractère spécial). Tant qu’elles ne sont pas respectées, l’enregistrement est impossible. Les règles respectées s’affichent en bleu, celles non respectées en rouge.
140 +* Demandez toujours à l’utilisateur de **modifier son mot de passe dès sa première connexion**. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent pas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
141 +* Pour les clients dont l’accès est géré par un **SSO** ou un **LDAP**, **la réinitialisation n’est pas gérée dans Flora** : elle dépend du système interne de l’institution.
142 +)))
94 94  
95 -Espace de travail Administrer/Accès/Utilisateur, Icone [[image:1744027265308-107.png]] puis saisie des informations de l'utilisateur et affectation de son groupe.
144 +[[//Réinitialiser le mot de passe//>>image:1758895085671-783.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
96 96  
97 -(% class="\" %)
146 +
147 +[[//Réinitialisation du mot de passe//>>image:1759135496619-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
148 +
149 +
150 += Désactiver un utilisateur =
151 +
152 +La désactivation bloque temporairement l’accès à Flora, tout en conservant le compte et l’historique.
153 +
154 +1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Modifier**.
155 +1. Cochez l’option **Désactiver l’utilisateur **et indiquez la **raison de l'inactivation. **
156 +1. **Enregistrez** les modifications.
157 +1. **Testez le compte utilisateur** : la connexion doit être refusée.
158 +
159 +(% class="box successmessage" %)
98 98  (((
99 -A noter : un utilisateur peut être désactivé temporairement. Dans ce cas, il ne pourra plus se connecter. Cela permet de nettoyer les paniers des utilisateurs dans les musée par exemple (seul le propriétaire peut supprimer son panier). Dans les bibliothèques quand les lecteurs ne sont plus à jour de leurs cotisations, on peut utiliser aussi cette procédure.
161 +**Bonnes pratiques :**
100 100  
101 -Exemple: Johnny English a été ajouté au groupe Administrateur fonctionnel et donc dispose de tous les droits affectés à ce groupe.
163 +* Utilisez la désactivation pour les absences **temporaires** (disponibilité, congé long, suspension).
164 +* Dans les bibliothèques, elle permet de bloquer l’accès aux lecteurs dont les cotisations ne sont pas à jour.
102 102  )))
103 103  
104 -[[image:1744027414799-713.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
167 +[[//Modifier l'utilisateur//>>image:1758895021712-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
105 105  
106 -== En saisie ==
107 107  
108 -Dans ce cas, il est recommandé de remplir le champ "Lien sur personne", qui permet de lier la notice de l'utilisateur à "sa notice" dans la table d'autorité des personnes. Cela permet de remplir automatiquement les champs "rédacteur" dans la table des biens, "récolé par" dans le récolement et "suivi par " dans les évènements.
170 +[[//Désactiver le compte utilisateur//>>image:1759232110690-885.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
109 109  
110 -[[image:1744027686684-839.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
111 111  
173 +[[//Test du compte : message indiquant que le compte est inactif//>>image:1759232231542-424.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
112 112  
113 113  
176 += Supprimer un utilisateur =
114 114  
178 +La suppression d’un utilisateur entraîne la disparition définitive de son compte.
115 115  
180 +1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Supprimer**.
181 +1. Confirmez l’opération.
116 116  
183 +(% class="box infomessage" %)
184 +(((
185 +**Points clés  **
117 117  
187 +* La suppression affecte uniquement le **compte utilisateur** et les données techniques qui y sont liées.
188 +* Les notices et informations documentaires créées ou modifiées par cet utilisateur restent enregistrées dans Flora. (((
189 +[[* //Exemple de données supprimées avec le compte utilisateur :** Saisi par** / **Modifié par** sur une notice de bien//>>image:1759232803928-841.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
190 +)))
191 +)))
118 118  
193 +(% class="box successmessage" %)
194 +(((
195 +**Bonnes pratiques :**
119 119  
197 +* N’utilisez la suppression que lorsque l’agent a définitivement quitté l’institution.
198 +)))
120 120  
200 +[[//Supprimer le compte utilisateur//>>image:1759233231191-643.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
121 121  
122 122  
203 +[[//Confirmer la suppression du compte//>>image:1759233299701-820.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
123 123  
124 124  
125 125  
126 126  
127 127  
209 +
210 +)))
211 +)))|(% style="width:300px" %)(((
212 +(% class="box" %)
213 +(((
214 +**Sommaire**
128 128  
216 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
217 +)))
129 129  
219 +(% class="box" %)
220 +(((
221 +**Aller plus loin**
130 130  
223 +* [[Connaître les groupes standards avant la version 4.7 >>doc:.Définition des groupes.WebHome||target="_blank"]]
224 +* [[Connaître les groupes standards après la version 4.7>>doc:.Connaître les groupes standards après la version 4\.7.WebHome||target="_blank"]]
225 +)))
131 131  
227 +(% class="box" %)
228 +(((
229 +**Icônes principales**
230 +
231 +* [[image:1759235413565-330.png||height="22" width="22"]] Saisir un nouvel utilisateur
132 132  
233 +* [[image:1759235378625-592.png||height="22" width="22"]] Rechercher un utilisateur
234 +
235 +* [[image:1759235389129-627.png||height="24" width="24"]] Rafraîchir la liste des utilisateurs
236 +
237 +* [[image:1759235459859-991.png]] Modifier un utilisateur
238 +
239 +* [[image:1759235517415-813.png||height="25" width="25"]] Réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur
240 +
241 +* [[image:1759235363456-514.png||height="19" width="19"]] Supprimer un utilisateur
242 +)))
243 +)))
244 +
245 +
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