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Modifications pour le document Créer et gérer les utilisateurs

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/05 16:43
Depuis la version 15.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/26 14:15
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À la version 53.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/30 13:55
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -15,11 +15,16 @@
15 15  
16 16  La gestion des utilisateurs permet de :
17 17  
18 -* **sécuriser l’accès** aux données en donnant un identifiant nominatif à chaque agent,
19 -* **garantir la traçabilité** des actions (qui a créé, modifié ou supprimé une notice),
20 -* **adapter les droits** en fonction du métier, des responsabilités et de l’évolution de chacun,
21 -* **gérer les accès dans le temps**, en cas de stage, de mobilité interne ou d’absence prolongée.
18 +* **sécuriser l’accès** aux données,
19 +* **garantir la traçabilité** des actions réalisées dans le logiciel,
20 +* **adapter les droits** selon les responsabilités de chacun,
21 +* **ajuster les accès dans le temps** selon les besoins de l'institution.
22 22  
23 +>(% class="small" %)Cas d'usage :
24 +>(% class="small" %)Un nouveau collègue arrive : créer un nouvel utilisateur et l’associer au groupe adapté.
25 +>(% class="small" %)Un collègue change de poste (par exemple, devient régisseur) : modifier son groupe utilisateur pour qu’il corresponde à sa nouvelle fonction.
26 +>(% class="small" %)Un collaborateur part temporairement (disponibilité, congé long, mission extérieure) : désactiver son compte jusqu’à son retour, afin de bloquer son accès sans perdre son historique.
27 +
23 23  == Utilisateur, groupe et rôles : quelle différence ? ==
24 24  
25 25  Pour bien comprendre la gestion des accès dans Flora, il est essentiel de distinguer trois notions complémentaires : **l’utilisateur**, **le groupe** et **les rôles**.
... ... @@ -26,92 +26,190 @@
26 26  
27 27  |=(% style="width: 163px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Élément|=(% style="width: 312px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Définition|=(% style="width: 323px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Exemple
28 28  |(% style="width:163px" %)**Utilisateur**|(% style="width:312px" %)Personne qui se connecte à Flora avec un compte nominatif.|(% style="width:323px" %)**Marie Dupont** dispose d’un identifiant et d’un mot de passe personnels.
29 -|(% style="width:163px" %)**Groupe utilisateur**|(% style="width:312px" %)Ensemble d’utilisateurs partageant les mêmes droits. Chaque utilisateur doit appartenir à un groupe, souvent lié à un métier (régisseur, administrateur, conservateur, etc.)|(% style="width:323px" %)Marie Dupont est rattachée au groupe **Conservateur**.
34 +|(% style="width:163px" %)**Groupe utilisateur**|(% style="width:312px" %)Ensemble d’utilisateurs partageant les mêmes droits. Un groupe utilisateur correspond souvent à un métier particulier (régisseur, administrateur, conservateur, etc.)|(% style="width:323px" %)Marie Dupont est rattachée au groupe **Conservateur**.
30 30  |(% style="width:163px" %)**Rôles**|(% style="width:312px" %)Ils définissent les actions possibles (consulter, créer, modifier, supprimer) ou les restrictions d'un groupe utilisateur. |(% style="width:323px" %)Le groupe **Conservateur** contient des rôles permettant à Marie Dupont de **créer, modifier et supprimer les notices de biens** qu’elle doit documenter.
31 31  
32 -(% class="box infomessage" %)
37 += Créer un utilisateur =
38 +
39 +1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Administration **> ** Accès **> **Utilisateur**.
40 +1. Cliquez sur **Saisir un nouvel utilisateur**.
41 +1. Renseignez au minimum les champs en **rouge** (obligatoires).
42 +1. **Enregistrez** la notice.
43 +1. **Testez le compte utilisateur** : connectez-vous avec son code comme identifiant et le mot de passe indiqué pour vérifier l’accès et les droits.
44 +1. **Transmettez à l’utilisateur son identifiant et son mot de passe** pour sa première connexion.
45 +
46 +(% class="box successmessage" %)
33 33  (((
34 -**Un utilisateur doit toujours appartenir à un groupe** ; ce groupe est composé de plusieurs rôles qui déterminent ses droits effectifs dans Flora.
35 -)))
48 +**Bonnes pratiques : **
36 36  
37 -
50 +* Sans saisie complète des champs obligatoires, la notice ne peut pas être enregistrée.
51 +* **Un utilisateur doit toujours appartenir à un groupe**, lequel est composé de plusieurs rôles qui déterminent ses droits effectifs dans Flora.
52 +* **Liez l’utilisateur à sa notice Personne** : elle doit être créée au préalable. Le lien sur Personne permet ensuite d’alimenter automatiquement les champs** Rédacteur** (biens), **Relocalisé par **(relocalisations)**, Récolé par **(récolement) ou **Suivi par **(évènements) dans les notices.
53 +* Lorsqu’un mot de passe initial est défini, demandez toujours à l’utilisateur de le **modifier dès sa première connexion**. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent en aucun cas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
54 +* Pour les clients dont l’accès est géré par un **SSO** (authentification unique) ou un **LDAP**, les **codes et mots de passe ne sont pas gérés dans Flora** : ils sont entièrement administrés par le système interne de l’institution.
38 38  )))
39 -)))|(% style="width:300px" %)(((
40 -(% class="box" %)
41 -(((
42 -**Sommaire**
43 -)))
44 44  
45 -(% class="box" %)
46 -(((
47 -**Aller plus loin**
57 +[[//Créer un nouvel utilisateur//>>image:1758892583386-352.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
48 48  
49 -* Connaître les groupes standards avant la version 4.7
50 -* Connaître les groupes standards après la version 4.7
59 +
60 +[[//Saisie des données et enregistrement de la notice//>>image:1758893353238-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
61 +
62 +
63 +[[//Résultat : compte utilisateur créé//>>image:1758893445713-709.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
64 +
65 +
66 +[[//Test du compte utilisateur créé : code repris pour renseigner l'identifiant//>>image:1758894373395-876.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
67 +
68 +
69 += Rechercher un utilisateur =
70 +
71 +Avant de modifier un compte, de réinitialiser un mot de passe, de désactiver ou de supprimer un utilisateur, il est nécessaire de le rechercher dans la base.
72 +
73 +1. Dans l’espace de travail **Administration > Accès > Utilisateur**, cliquez sur l’icône **Loupe**.
74 +1. Renseignez le **nom et/ou le prénom** de l’utilisateur souhaité.
75 +1. Lancez la recherche.
76 +1. (((
77 +Deux cas de figure :
78 +
79 +* si un seul résultat correspond à votre recherche, vous êtes automatiquement redirigé vers la notice de l’utilisateur,
80 +* si plusieurs résultats apparaissent, une **liste d’utilisateurs** s’affiche et vous devez sélectionner celui à modifier.
51 51  )))
52 52  
53 -(% class="box" %)
83 +[[//Rechercher l'utilisateur//>>image:1758894846450-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
84 +
85 +
86 += Modifier un utilisateur =
87 +
88 +1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Modifier**.
89 +1. Mettez à jour les informations souhaitées.
90 +1. **Enregistrez** les modifications.
91 +
92 +(% class="box successmessage" %)
54 54  (((
55 -**Icônes principales**
94 +**Bonnes pratiques : **
95 +
96 +* Lorsqu’un agent change de fonction, **modifiez son groupe utilisateur** afin qu’il dispose des droits adaptés. Vérifiez toujours que le nouvel attribut de groupe correspond bien aux missions réelles de l’agent. En cas de doute, consultez la **description des groupes** disponibles dans la rubrique **Aller plus loin**.
56 56  )))
57 -)))
58 58  
59 -= Profils utilisateurs =
99 +[[//Modifier l'utilisateur//>>image:1758895021712-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
60 60  
61 -Les profils correspondent aux droits effectifs que l’on veut associer à chaque catégorie d’utilisateurs. Pour cela, on créera des **groupes** (Un groupe étant un ensemble d’utilisateurs ayant les mêmes droits effectifs.), puis on affectera des **rôles** à ces groupes.
62 62  
63 -Les droits ne peuvent pas être associés directement à un utilisateur, il faudra toujours passer par un rôle.
102 +[[//Ajout d'une adresse mail et enregistrement des données//>>image:1759135149088-581.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
64 64  
65 -Flora Musée **contient déjà tous les rôles génériques** nécessaires à la constitution de groupes.
66 66  
67 -Nous les avons construits de manière à permettre un **assemblage fonctionnel par métier** propre à représenter tous les cas de figure présents dans votre musée.
105 +[[//Notice mise à jour avec une adresse mail//>>image:1759135234861-647.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
68 68  
69 -L'objectif de la gestion des profils utilisateurs sera donc de construire des groupes à partir des rôles standards.
70 70  
71 -Si la finesse des rôles standard ne suffit pas, **on ne modifiera pas les rôles standard, **mais on créera un rôle personnalisé adapté.
108 += Réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur =
72 72  
73 -De cette manière, lors des montées de version, vos groupes hériteront automatiquement des nouveautés que nous implémentons à chaque fois dans les rôles standards.
110 +1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur l'icône **Réinitialiser le mot de passe**.
111 +1. (((
112 +Saisissez les informations demandées :
74 74  
114 +* votre mot de passe (administrateur),
115 +* le nouveau mot de passe de l’utilisateur, puis confirmez-le.
116 +)))
117 +1. Cliquez sur **Réinitialiser le mot de passe**.
118 +1. Transmettez à l’utilisateur son nouveau mot de passe.
75 75  
76 -= Créer un nouvel utilisateur =
120 +(% class="box successmessage" %)
121 +(((
122 +**Bonnes pratiques : **
77 77  
78 -== En consultation ==
124 +* Sans saisie complète des champs obligatoires, la réinitialisation ne peut pas être effectuée.
125 +* Lorsqu’un mot de passe est réinitialisé, demandez toujours à l’utilisateur de le **modifier dès sa première connexion**. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent en aucun cas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
126 +* Pour les clients dont l’accès est géré par un **SSO** (authentification unique) ou un **LDAP**, la réinitialisation des** mots de passe n'est pas gérée dans Flora** : ils sont entièrement administrés par le système interne de l’institution.
127 +)))
79 79  
80 -Espace de travail Administrer/Accès/Utilisateur, Icone [[image:1744027265308-107.png]] puis saisie des informations de l'utilisateur et affectation de son groupe.
129 +[[//Réinitialiser le mot de passe//>>image:1758895085671-783.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
81 81  
82 -(% class="\" %)
131 +
132 +[[//Réinitialisation du mot de passe//>>image:1759135496619-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
133 +
134 +
135 += Désactiver un utilisateur =
136 +
137 +Un utilisateur peut être **désactivé temporairement**.
138 +Dans ce cas, il ne pourra plus se connecter à Flora, mais son compte et son historique restent conservés.
139 +
140 +1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Modifier**.
141 +1. Cochez l’option **Désactiver l’utilisateur **et indiquez la **raison de l'inactivation. **
142 +1. **Enregistrez** les modifications.
143 +1. **Testez le compte utilisateur** avec avec son code et le mot de passe : l'accès à la base doit vous être refusé.
144 +
145 +(% class="box successmessage" %)
83 83  (((
84 -A noter : un utilisateur peut être désactivé temporairement. Dans ce cas, il ne pourra plus se connecter. Cela permet de nettoyer les paniers des utilisateurs dans les musée par exemple (seul le propriétaire peut supprimer son panier). Dans les bibliothèques quand les lecteurs ne sont plus à jour de leurs cotisations, on peut utiliser aussi cette procédure.
147 +**Bonnes pratiques :**
85 85  
86 -Exemple: Johnny English a été ajouté au groupe Administrateur fonctionnel et donc dispose de tous les droits affectés à ce groupe.
149 +* La désactivation est à privilégier pour les absences **temporaires** (ex. disponibilité, congé long, suspension).
150 +* Dans les bibliothèques, elle permet de **bloquer l’accès aux lecteurs dont les cotisations ne sont pas à jour**.
151 +* Préférez la désactivation à la suppression afin de **préserver l’historique documentaire**.
87 87  )))
88 88  
89 -[[image:1744027414799-713.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
154 +[[//Modifier l'utilisateur//>>image:1758895021712-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
90 90  
91 -== En saisie ==
92 92  
93 -Dans ce cas, il est recommandé de remplir le champ "Lien sur personne", qui permet de lier la notice de l'utilisateur à "sa notice" dans la table d'autorité des personnes. Cela permet de remplir automatiquement les champs "rédacteur" dans la table des biens, "récolé par" dans le récolement et "suivi par " dans les évènements.
157 +[[//Désactiver le compte utilisateur//>>image:1759232110690-885.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
94 94  
95 -[[image:1744027686684-839.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
96 96  
160 +[[//Test du compte : message indiquant que le compte est inactif//>>image:1759232231542-424.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
97 97  
98 98  
163 += Supprimer un utilisateur =
99 99  
165 +La suppression d’un utilisateur entraîne la disparition définitive de son compte.
100 100  
167 +1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Supprimer**.
168 +1. Confirmez l’opération.
101 101  
170 +(% class="box infomessage" %)
171 +(((
172 +**Points clés  **
102 102  
174 +* La suppression affecte uniquement le **compte utilisateur** et les données techniques qui y sont liées.
175 +* Les notices et informations documentaires créées ou modifiées par cet utilisateur restent enregistrées dans Flora et ne sont pas supprimées.(((
176 +[[//Exemple de données supprimées avec le compte utilisateur :** Saisi par** / **Modifié par** sur une notice de bien//>>image:1759232803928-841.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
177 +)))
178 +)))
103 103  
180 +(% class="box successmessage" %)
181 +(((
182 +**Bonnes pratiques :**
104 104  
184 +* N’utilisez la suppression que lorsque l’agent a définitivement quitté l’institution.
185 +)))
105 105  
187 +[[Supprimer le compte utilisateur>>image:1759233231191-643.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
106 106  
107 107  
190 +[[//Confirmer la suppression de l'utilisateur//>>image:1759233299701-820.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
108 108  
109 109  
110 110  
111 111  
112 112  
196 +
197 +)))
198 +)))|(% style="width:300px" %)(((
199 +(% class="box" %)
200 +(((
201 +**Sommaire**
113 113  
203 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
204 +)))
114 114  
206 +(% class="box" %)
207 +(((
208 +**Aller plus loin**
115 115  
210 +* Connaître les groupes standards avant la version 4.7
211 +* Connaître les groupes standards après la version 4.7
212 +)))
116 116  
214 +(% class="box" %)
215 +(((
216 +**Icônes principales**
217 +)))
218 +)))
219 +
117 117  
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