Code source wiki de Gérer les organismes

Modifié par Doriane Bautista le 2025/09/17 15:57

version	line-number	content
9.1	1	(% class="mark small" %)Version 3.5 et ultérieures
	2
10.1	3	\|(% style="width:840px" %)(((
7.1	4	(% class="box" %)
	5	(((
62.1	6	Flora permet de gérer plusieurs inventaires dans une même base grâce à un système structuré autour des organismes.
11.1	7
62.1	8	Il est ainsi possible de créer et configurer de nouveaux organismes, de définir des préfixes pour faire coexister plusieurs inventaires, de limiter les accès selon l’institution d’appartenance et d’attribuer les droits adaptés aux utilisateurs et groupes concernés.
11.1	9
62.1	10	Ces réglages assurent une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
7.1	11	)))
1.1	12
7.1	13	(((
71.1	14	= À quoi servent les organismes dans Flora ? =
7.1	15
70.1	16	Dans Flora, les organismes servent à :
25.1	17
74.1	18	\|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Finalité\|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 430px;" %)Utilisation dans Flora\|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 343px;" %)Cas d'usage
	19	\|Structurer les inventaires\|(% style="width:430px" %)Permet de gérer plusieurs inventaires distincts dans une même base et de faire coexister des numérotations identiques (ex. : 2025.1 dans deux institutions différentes).\|(% style="width:343px" %)(((
	20	* Regrouper plusieurs musées dans une base commune tout en séparant leurs inventaires.
	21	* Gérer un seul musée avec des sous-ensembles (collections spécifiques, dépôts, matériels d’étude)
	22	)))
	23	\|Sécuriser les accès\|(% style="width:430px" %)Restreint les droits selon l’institution, le site ou le préfixe, afin de protéger la confidentialité et limiter les erreurs.\|(% style="width:343px" %)(((
	24	* Chaque musée n’accède qu’à ses propres notices.
	25	* Les agents d’un site ne voient pas les notices des autres sites.
	26	)))
	27	\|Préparer les exports réglementaires\|(% style="width:430px" %)Associe les organismes aux informations officielles (n° d’agrément SMF) pour les exports POP et autres.\|(% style="width:343px" %)(((
	28	* Export POP d’un musée municipal avec son numéro SMF dédié.
	29	)))
	30	\|Associer des paramètres spécifiques\|(% style="width:430px" %)Lie chaque organisme à un code unique, un préfixe d’inventaire, un site de rattachement et des utilisateurs.\|(% style="width:343px" %)(((
	31	* Attribuer un préfixe différent pour chaque musée d’une communauté d’agglomération.
	32	* Définir un site unique pour un musée isolé.
	33	)))
	34	\|Mettre à jour les informations institutionnelles\|(% style="width:430px" %)Permet de corriger ou compléter les données liées à l’organisme (nom, numéro SMF, rattachement).\|(% style="width:343px" %)(((
	35	* Modifier le nom d’un musée après un changement administratif.
	36	* Ajouter un numéro SMF manquant.
	37	)))
	38	\|Déléguer la gestion\|(% style="width:430px" %)Répartit les responsabilités entre plusieurs organismes ou sites grâce aux droits d’accès distincts.\|(% style="width:343px" %)(((
	39	* Un musée pilote gère la base, tandis que chaque musée partenaire gère ses propres collections.
	40	)))
7.1	41
70.1	42	Chaque organisme est identifié par un code unique, utilisé dans les listes liées (préfixes, musées, sites). Cette cohérence garantit une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
46.1	43
79.1	44	= Créer une notice organisme =
	45
	46	1. Rendez-vous dans Administration > Paramétrage > Organisme
	47	1. Cliquez sur Créer un nouvel organisme.
	48	1. Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur Enregistrer
	49	1. Vérifiez que la notice est bien enregistrée.
	50
59.1	51	(% class="box successmessage" %)
26.1	52	(((
70.1	53	Bonnes pratiques :
7.1	54
29.1	55	(((
63.1	56	* Créez l’organisme avant son préfixe.
46.1	57	* (((
	58	Pour que Flora puisse établir automatiquement les bons liens entre organisme, préfixe et droits d’accès, utilisez le même code dans :
	59
	60	* le champ Code de la fiche organisme,
47.1	61	* et les listes de préfixes.
26.1	62	)))
46.1	63
	64	Cela garantit une gestion fluide et évite les erreurs de synchronisation.
26.1	65	)))
46.1	66	)))
26.1	67
65.1	68	[[//Créer un nouvel organisme//>>image:1752582192508-642.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
18.1	69
	70
65.1	71	[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1752582212109-685.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
18.1	72
	73
65.1	74	[[//Résultat → nouvel organisme créé//>>image:1752586992127-846.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
18.1	75
	76
38.1	77	= Modifier une notice organisme =
37.1	78
48.1	79	1. Rendez-vous dans Administration > Paramétrage > Organisme
	80	1. Recherchez la notice à modifier.
65.1	81	1. Cliquez sur Modifier la notice.
48.1	82	1. Apportez les modifications nécessaires dans la grille, puis cliquez sur Enregistrer.
	83
65.1	84	[[//Ex. Recherche du musée//>>image:1752646643114-884.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
48.1	85
	86
65.1	87	[[//Modifier la notice organisme//>>image:1752590120682-949.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
37.1	88
48.1	89
65.1	90	[[//Modification des données et enregistrement//>>image:1752646737024-429.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
48.1	91
	92
58.1	93	= Identifier les listes utilisées dans la gestion des organismes =
1.1	94
70.1	95	Certains champs clés, liés à des listes, permettent à Flora de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques entre institutions (ex. : 2025.1). Les valeurs de ces champs sont paramétrées dans plusieurs sources et listes.
44.1	96
70.1	97	(% class="box warningmessage" %)
	98	(((
	99	Points de vigilance :
1.1	100
70.1	101	* Le code utilisé dans ces listes doit correspondre exactement au code défini dans la fiche de l’organisme.
	102	* En cas de désynchronisation, certaines fonctionnalités peuvent ne plus fonctionner correctement (ex. : impossibilité de gérer un prêt si le site n’est pas reconnu dans les listes de droits).
	103	)))
4.1	104
70.1	105	(% class="box successmessage" %)
	106	(((
	107	Bonnes pratiques : centralisez la gestion des codes et vérifiez leur cohérence entre les fiches organismes et les listes associées, Mettre en place des restrictions d’accès par organisme.
	108	)))
4.1	109
70.1	110	== Source Musée ==
1.1	111
60.1	112	(% class="active" %)\|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Liste\|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation
49.1	113	\|MUS_PREFIXENUMINV.lst\|Définition des préfixes pour les numéros d’inventaire et d’entrée
	114	\|MUS_MUSEE.lst\|Préfixe dans toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)
	115
65.1	116	[[//Ex. Liste MUS_MUSEE.lst//>>image:1752586224832-838.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
24.1	117
	118
70.1	119	== Source Données système ==
22.1	120
60.1	121	(% class="active" %)\|=(% style="width: 244px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Liste\|=(% style="width: 635px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation
50.1	122	\|(% style="width:244px" %)bib_droits.lst\|(% style="width:635px" %)Définition des droits de prêt par site
	123	\|(% style="width:244px" %)bib_ex_lect.lst\|(% style="width:635px" %)Définition des sites pour les exemplaires et utilisateurs lecteurs
22.1	124
65.1	125	[[//Ex. Liste bib_ex_lect.lst//>>image:1752586073690-826.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
24.1	126
	127
51.1	128	= Mettre en place des restrictions d’accès par organisme =
1.1	129
51.1	130	Restreindre l'accès aux notices selon l'institution d'appartenance permet :
1.1	131
51.1	132	* de garantir la confidentialité des inventaires ;
	133	* de déléguer la gestion à des responsables distincts selon les institutions ou sites ;
	134	* de prévenir les erreurs de modification sur des notices hors périmètre.
1.1	135
51.1	136	La restriction d’accès repose sur différents champs-clés, selon la table concernée :
33.1	137
60.1	138	(% class="active" %)\|=(% style="width: 418px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Table concernée\|=(% style="width: 461px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Champ utilisé pour la restriction
51.1	139	\|(% style="width:418px" %)Biens, Entrées\|(% style="width:461px" %)Préfixe musée
	140	\|(% style="width:418px" %)Toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)\|(% style="width:461px" %)Musée
	141	\|(% style="width:418px" %)Exemplaires (communication)\|(% style="width:461px" %)Site
	142
75.1	143	(% class="wikigeneratedid" %)
	144	La restriction d’accès fait en sorte que l’utilisateur ne voie que les notices liées à son organisme et que les listes de résultats soient automatiquement filtrées en vue simple ou mosaïque.
1.1	145
51.1	146	(% class="box warningmessage" %)
	147	(((
	148	Les listes d’index ne sont pas filtrées → attention à la confidentialité des données visibles via les menus déroulants ou filtres d’index.
	149	)))
	150
75.1	151	(% class="wikigeneratedid" %)
	152	Pour que cette restriction soit effective, il faut :
1.1	153
76.1	154	* paramétrer le compte de chaque utilisateur ;
75.1	155	* appliquer les filtres appropriés aux groupes utilisateurs.
22.1	156
75.1	157	== Paramétrer le compte d'un utilisateur ==
	158
	159	Pour paramétrer le compte d’un utilisateur, il faut tenir compte des règles suivantes :
	160
	161	* Un utilisateur ne peut être rattaché qu’à un seul site à la fois.
	162	* Pour intervenir sur plusieurs institutions, il doit disposer d’un identifiant distinct pour chaque site (avec codes et mots de passe séparés).
	163	* Le champ Site de la fiche utilisateur détermine les droits d’accès.
	164
66.1	165	[[//Notice utilisateur → champ Site//>>image:1752585517549-268.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
15.1	166
33.1	167
72.1	168	== Restreindre les accès par groupe d'utilisateurs ==
1.1	169
76.1	170	Pour limiter les accès des utilisateurs à un seul site, il convient d’appliquer les filtres suivants via la gestion des rôles sur les groupes utilisateurs (menu Accès > Rôles) :
1.1	171
60.1	172	(% class="active" %)\|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Rôle\|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Fonction
51.1	173	\|Filtre code musée sur notices\|Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée.
	174	\|Filtre code musée sur tables\|Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les listes de résultats.
1.1	175
70.1	176	[[//Ex. Filtre code musée sur les notices de biens// >>image:1752585897200-332.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
23.1	177
17.1	178
	179	)))
	180
	181
10.1	182	)))\|(% style="width:300px" %)(((
	183	(% class="box" %)
	184	(((
	185	Sommaire
1.1	186
10.1	187	{{toc depth="1" numbered="true"/}}
	188	)))
	189
	190	(% class="box" %)
	191	(((
	192	Aller plus loin
13.1	193
61.1	194	* [[Comprendre les sources et les tables dans Flora>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome\|\|target="_blank"]]
	195	* [[Gérer les listes>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome\|\|target="_blank"]]
	196	* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome\|\|target="_blank"]]
	197	* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome\|\|target="_blank"]]
	198	* [[Exporter sur POP>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome\|\|target="_blank"]]
10.1	199	)))
	200
	201	(% class="box" %)
	202	(((
	203	Icônes principales
36.1	204
68.1	205	* [[image:1752589998778-173.png\|\|height="33" width="30"]] Menu Paramétrage
	206
	207	* [[image:1752590442341-409.png\|\|height="34" width="30"]] Menu Données
	208
	209	* [[image:1752590537116-638.png\|\|height="32" width="31"]] Menu accès
	210
	211	* [[image:1752590320850-171.png\|\|height="28" width="28"]] Créer
	212
	213	* [[image:1752590335380-514.png\|\|height="34" width="31"]]Modifier
10.1	214	)))
	215
	216	(((
	217
	218
	219
	220	)))
	221	)))
	222
	223

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