Gérer les organismes

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(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **

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|(% style="width:840px" %)(((

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(% class="box" %)

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(((

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**Flora permet de gérer plusieurs inventaires dans une même base** grâce à un système structuré autour des **organismes**.

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Il est ainsi possible de **créer et configurer de nouveaux organismes**, de **définir des préfixes** pour faire coexister plusieurs inventaires, de **limiter les accès **selon l’institution d’appartenance et d’**attribuer les droits** adaptés aux utilisateurs et groupes concernés.

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Ces réglages assurent une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.

)))

(((

= Créer une notice organisme =

== Objectif ==

La création d’un **organisme** dans Flora permet de :

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* structurer les inventaires,

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* sécuriser les accès selon l’appartenance à une institution,

22

* et préparer les **exports réglementaires** (ex. : POP avec numéro d’agrément SMF).

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Chaque organisme est identifié par un **code unique**, et peut être associé à un **préfixe d’inventaire**, à des **utilisateurs**, et à un **site de rattachement**.

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(% class="box successmessage" %)

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Bonnes pratiques :

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* **Créez l’organisme avant son préfixe.**

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* (((

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Pour que Flora puisse établir automatiquement les bons liens entre organisme, préfixe et droits d’accès, utilisez **le même code** dans :

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* le champ Code de la fiche organisme,

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* et les listes de préfixes.

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)))

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Cela garantit une gestion fluide et évite les erreurs de synchronisation.

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)))

== Comment faire ? ==

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1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**

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1. Cliquez sur **Créer un nouvel organisme**.

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1. Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur **Enregistrer**

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1. Vérifiez que la notice est bien enregistrée.

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[[//Créer un nouvel organisme//>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1752582212109-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[//Résultat → nouvel organisme créé//>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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= Modifier une notice organisme =

== Objectif ==

Il est possible de modifier à tout moment une notice organisme pour :

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* corriger une information existante (nom, numéro SMF…) ;

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* ajouter un renseignement manquant ;

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* mettre à jour des paramètres liés à l’identification de l’institution.

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== Comment faire ? ==

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1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**

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1. Recherchez la notice à modifier.

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1. Cliquez sur **Modifier la notice**.

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1. Apportez les modifications nécessaires dans la grille, puis cliquez sur **Enregistrer. **

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[[//Ex. Recherche du musée//>>image:1752646643114-884.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[//Modifier la notice organisme//>>image:1752590120682-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[//Modification des données et enregistrement//>>image:1752646737024-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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= Identifier les listes utilisées dans la gestion des organismes =

== Objectif ==

Certains **champs clés**, liés à des **listes**, permettent à Flora de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques entre institutions (ex. : 2025.1) :

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* **Préfixe musée** : utilisé dans les tables des **biens** et des **entrées** ;

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* **Musée** : utilisé dans toutes les autres tables ;

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* **Site** : utilisé notamment dans la **table des exemplaires** (gestion des prêts).

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Cette structuration permet :

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* de faire cohabiter **plusieurs inventaires dans une seule base** ;

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* de gérer **des sous-ensembles** au sein d’un même organisme (ex. : collections distinctes, biens en dépôt, matériel d’étude, etc.).

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== Listes liées aux organismes ==

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Les valeurs de ces champs sont paramétrées dans plusieurs **sources **et** listes** :

=== Source Musée ===

(% class="active" %)|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Liste|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation

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|MUS_PREFIXENUMINV.lst|Définition des préfixes pour les numéros d’inventaire et d’entrée

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|MUS_MUSEE.lst|Préfixe dans toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)

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[[//Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**//>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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=== Source Données système ===

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(% class="active" %)|=(% style="width: 244px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Liste|=(% style="width: 635px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation

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|(% style="width:244px" %)bib_droits.lst|(% style="width:635px" %)Définition des droits de prêt par site

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|(% style="width:244px" %)bib_ex_lect.lst|(% style="width:635px" %)Définition des sites pour les exemplaires et utilisateurs lecteurs

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[[//Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**//>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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(% class="box warningmessage" %)

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(((

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**Points de vigilance : **

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* **Le code utilisé dans ces listes doit correspondre exactement** au code défini dans la fiche de l’organisme.

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* En cas de **désynchronisation**, certaines fonctionnalités peuvent ne plus fonctionner correctement (ex. : impossibilité de gérer un prêt si le site n’est pas reconnu dans les listes de droits).

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)))

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(% class="box successmessage" %)

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(((

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**Bonnes pratiques :** centralisez la gestion des codes et vérifiez leur cohérence entre les fiches organismes et les listes associées, Mettre en place des restrictions d’accès par organisme.

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)))

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= Mettre en place des restrictions d’accès par organisme =

== Objectif ==

Restreindre l'accès aux notices selon l'institution d'appartenance permet :

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* de **garantir la confidentialité** des inventaires ;

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* de **déléguer la gestion** à des responsables distincts selon les institutions ou sites ;

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* de **prévenir les erreurs** de modification sur des notices hors périmètre.

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== Fonctionnement des restrictions ==

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La restriction d’accès repose sur différents **champs-clés**, selon la table concernée :

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(% class="active" %)|=(% style="width: 418px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Table concernée|=(% style="width: 461px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Champ utilisé pour la restriction

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|(% style="width:418px" %)Biens, Entrées|(% style="width:461px" %)Préfixe musée

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|(% style="width:418px" %)Toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)|(% style="width:461px" %)Musée

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|(% style="width:418px" %)Exemplaires (communication)|(% style="width:461px" %)Site

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== Effets de la restriction ==

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* L’utilisateur ne voit **que** les notices liées à son organisme ;

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* Les listes de résultats sont **filtrées automatiquement** (fonctionne uniquement avec les vues **liste simple** et **mosaïque**)

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(% class="box warningmessage" %)

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(((

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Les **listes d’index** ne sont **pas filtrées** → **attention à la confidentialité** des données visibles via les menus déroulants ou filtres d’index.

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)))

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== Paramétrage du compte utilisateur ==

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* Un utilisateur ne peut être rattaché qu’à **un seul site** à la fois ;

167

* Pour intervenir sur plusieurs institutions, il doit disposer d’un **identifiant utilisateur distinct** pour chaque site (avec codes et mots de passe séparés) ;

168

* Le champ **Site** de la fiche utilisateur détermine les droits d'accès.

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[[//Notice utilisateur → champ** Site**//>>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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== Restreindre les accès par groupe ==

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Rôles standard à utiliser :

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(% class="active" %)|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Rôle|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Fonction

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|Filtre code musée sur notices|Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée.

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|Filtre code musée sur tables|Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les listes de résultats.

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(% class="box infomessage" %)

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**À savoir :** Ces filtres sont appliqués via la **gestion des rôles** dans les **groupes utilisateurs** (menu Accès > Rôles).

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[[//Ex. Filtre code musée sur les notices de biens//>>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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)))|(% style="width:300px" %)(((

(% class="box" %)

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**Sommaire**

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(% class="box" %)

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**Aller plus loin**

* [[Comprendre les sources et les tables dans Flora>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome||target="_blank"]]

205

* [[Gérer les listes>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome||target="_blank"]]

206

* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome||target="_blank"]]

207

* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome||target="_blank"]]

208

* [[Exporter sur POP>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome||target="_blank"]]

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(% class="box" %)

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