Gérer les organismes

1

(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **

2

3

|(% style="width:840px" %)(((

4

(% class="box" %)

5

(((

6

Flora permet d’administrer plusieurs inventaires au sein d’une même base, grâce à un système structurant basé sur les **organismes**. Cette page décrit les principales étapes pour :

7

8

* créer et configurer un nouvel organisme ;

9

* définir des **listes de préfixes **permettant la coexistence de plusieurs inventaires ;

10

* **mettre en place des restrictions d’accès** selon l'institution d’appartenance ;

11

* attribuer les **droits appropriés** aux utilisateurs et groupes concernés.

12

13

Ces paramétrages sont indispensables pour une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.

)))

(((

= Créer une notice organisme =

== Objectif ==

La création d’un **organisme** dans Flora permet de :

22

23

* structurer les inventaires,

24

* sécuriser les accès selon l’appartenance à une institution,

25

* et préparer les **exports réglementaires** (ex. : POP avec numéro d’agrément SMF).

26

27

Chaque organisme est identifié par un **code unique**, et peut être associé à un **préfixe d’inventaire**, à des **utilisateurs**, et à un **site de rattachement**.

28

29

(% class="box infomessage" %)

(((

Bonnes pratiques :

(((

* **Créez l’organisme avant son préfixe** (voir section 2).

35

* (((

36

Pour que Flora puisse établir automatiquement les bons liens entre organisme, préfixe et droits d’accès, utilisez **le même code** dans :

37

38

* le champ Code de la fiche organisme,

39

* et les listes de préfixes.

40

)))

41

42

Cela garantit une gestion fluide et évite les erreurs de synchronisation.

)))

)))

== Comment faire ? ==

47

48

1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**

49

1. Cliquez sur le bouton [[image:1752582562091-398.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="30" width="27"]]

50

1. Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur **Enregistrer**

51

1. Vérifiez que la notice est bien enregistrée.

52

53

[[Ex. Bouton de création d'un nouvel organisme.>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

54

55

56

[[Ex. Saisie du nouvel organisme et enregistrement. >>image:1752582212109-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

57

58

59

[[Résultat → nouvel organisme créé.>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

60

61

62

= Modifier une notice organisme =

== Objectif ==

Il est possible de modifier à tout moment une notice organisme pour :

67

68

* corriger une information existante (nom, numéro SMF…) ;

69

* ajouter un renseignement manquant ;

70

* mettre à jour des paramètres liés à l’identification de l’institution.

71

72

== Comment faire ? ==

73

74

1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**

75

1. Recherchez la notice à modifier.

76

1. Cliquez sur le bouton [[image:1752590192298-517.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="35" width="28"]].

77

1. Apportez les modifications nécessaires dans la grille, puis cliquez sur **Enregistrer. **

78

79

[[Ex. Recherche du musée.>>image:1752646643114-884.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

80

81

82

[[Fiche organisme → bouton Modifier >>image:1752590120682-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

83

84

85

[[Ex. Modification de la notice et enregistrement. >>image:1752646737024-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

86

87

88

= Gérer les listes associées =

== Objectif ==

Certains **champs clés**, liés à des **listes**, permettent à Flora de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques entre institutions (ex. : 2025.1) :

93

94

* **Préfixe musée** : utilisé dans les tables des **biens** et des **entrées** ;

95

* **Musée** : utilisé dans toutes les autres tables ;

96

* **Site** : utilisé notamment dans la **table des exemplaires** (gestion des prêts).

97

98

Cette structuration permet :

99

100

* de faire cohabiter **plusieurs inventaires dans une seule base** ;

101

* de gérer **des sous-ensembles** au sein d’un même organisme (ex. : collections distinctes, biens en dépôt, matériel d’étude, etc.).

102

103

== Dans quelles listes sont définis les préfixes ? ==

104

105

Les valeurs de ces champs sont paramétrées dans plusieurs **listes **et** sources** :

=== Source Musée ===

|=Liste|=Utilisation

|MUS_PREFIXENUMINV.lst|Définition des préfixes pour les numéros d’inventaire et d’entrée

111

|MUS_MUSEE.lst|Préfixe dans toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)

112

113

[[Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

114

115

116

=== Source Données système ===

117

118

|=Liste|=Utilisation

119

|bib_droits.lst|Définition des droits de prêt par site

120

|bib_ex_lect.lst|Définition des sites pour les exemplaires et utilisateurs lecteurs

121

122

[[Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

123

124

125

(% class="box warningmessage" %)

126

(((

127

**Points de vigilance : **

128

129

* **Le code utilisé dans ces listes doit correspondre exactement** au code défini dans la fiche de l’organisme.

130

* En cas de **désynchronisation**, certaines fonctionnalités peuvent ne plus fonctionner correctement (ex. : impossibilité de gérer un prêt si le site n’est pas reconnu dans les listes de droits).

131

)))

132

133

(% class="box infomessage" %)

134

(((

135

**Bonnes pratiques :** centralisez la gestion des codes et vérifiez leur cohérence entre les fiches organismes et les listes associées, notamment lors d’une modification ou création.

136

)))

137

138

= Activer la sécurité d'accès par organisme =

== Objectif ==

Restreindre l'accès aux notices selon le musée d'appartenance permet :

143

144

* de garantir la **confidentialité** des inventaires ;

145

* de déléguer la gestion à différents responsables ou sites ;

146

* d’éviter les erreurs de modification entre musées.

147

148

== Fonctionnement des restrictions ==

149

150

(% class="active" %)|=Table concernée|=Champ utilisé pour la restriction

151

|Biens, Entrées|Préfixe musée

152

|Toutes les autres tables|Musée

153

|Exemplaires (communication)|Site

154

155

== Effets de la restriction ==

156

157

* L’utilisateur ne voit **que** les notices liées à son organisme ;

158

* Les listes de résultats sont **filtrées** en conséquence (seuls les affichages **liste simple** ou **mosaïque** sont compatibles) ;

159

* Les **listes d’index** ne sont **pas filtrées** → attention à la confidentialité.

160

161

== Paramétrage du compte utilisateur ==

162

163

* Un utilisateur ne peut être rattaché qu’à **un seul site** à la fois ;

164

* Pour accéder à plusieurs musées, il faut **un identifiant distinct par site** (code et mot de passe différents) ;

165

* Le champ **Site** de la fiche utilisateur détermine son accès.

166

167

[[Notice utilisateur → champ Site. >>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

168

169

170

== Restreindre les accès par groupe ==

171

172

Rôles standard à utiliser :

173

174

(% class="active" %)|=Rôle|=Fonction

175

|Filtre code musée sur notices|Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée

176

|Filtre code musée sur tables|Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les résultats

177

178

(% class="box infomessage" %)

179

(((

180

**À savoir :** Ces filtres doivent être appliqués depuis la gestion des rôles sur les groupes utilisateurs.

181

182

[[Ex. Filtre code musée sur les notices de biens.>>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

)))

)))|(% style="width:300px" %)(((

(% class="box" %)

(((

**Sommaire**

)))

(% class="box" %)

(((

**Aller plus loin**

* [[Présentation des sources et des tables>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome]]

202

* [[Gérer les listes>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome]]

203

* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome]]

204

* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]

205

* [[Effectuer des exports POP>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome]]

)))

(% class="box" %)

(((