Gérer les organismes

1

(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **

2

3

|(% style="width:840px" %)(((

4

(% class="box" %)

5

(((

6

Flora permet d’administrer plusieurs inventaires au sein d’une même base, grâce à un système structurant basé sur les **organismes**. Cette page décrit les principales étapes pour :

7

8

* créer et configurer un nouvel organisme ;

9

* définir des **listes de préfixes **permettant la coexistence de plusieurs inventaires ;

10

* **mettre en place des restrictions d’accès** selon l'institution d’appartenance ;

11

* attribuer les **droits appropriés** aux utilisateurs et groupes concernés.

12

13

Ces paramétrages sont indispensables pour une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.

)))

(((

= Créer une notice organisme =

== Objectif ==

La création d’un **organisme** dans Flora permet de :

22

23

* structurer les inventaires,

24

* sécuriser les accès selon l’appartenance à une institution,

25

* et préparer les **exports réglementaires** (ex. : POP avec numéro d’agrément SMF).

26

27

Chaque organisme est identifié par un **code unique**, et peut être associé à un **préfixe d’inventaire**, à des **utilisateurs**, et à un **site de rattachement**.

28

29

(% class="box infomessage" %)

(((

Bonnes pratiques :

(((

* **Créez l’organisme avant son préfixe** (voir section 2).

35

* (((

36

Pour que Flora puisse établir automatiquement les bons liens entre organisme, préfixe et droits d’accès, utilisez **le même code** dans :

37

38

* le champ Code de la fiche organisme,

39

* et les listes de préfixes.

40

)))

41

42

Cela garantit une gestion fluide et évite les erreurs de synchronisation.

)))

)))

== Comment faire ? ==

47

48

1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**

49

1. Cliquez sur le bouton [[image:1752582562091-398.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="30" width="27"]]

50

1. Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur **Enregistrer**

51

1. Vérifiez que la notice est bien enregistrée.

52

53

[[Ex. Bouton de création d'un nouvel organisme.>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

54

55

56

[[Ex. Saisie du nouvel organisme et enregistrement. >>image:1752582212109-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

57

58

59

[[Résultat → nouvel organisme créé.>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

60

61

62

= Modifier une notice organisme =

== Objectif ==

Il est possible de modifier à tout moment une notice organisme pour :

67

68

* corriger une information existante (nom, numéro SMF…) ;

69

* ajouter un renseignement manquant ;

70

* mettre à jour des paramètres liés à l’identification de l’institution.

71

72

== Comment faire ? ==

73

74

1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**

75

1. Recherchez la notice à modifier.

76

1. Cliquez sur le bouton [[image:1752590192298-517.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="35" width="28"]].

77

1. Apportez les modifications nécessaires dans la grille, puis cliquez sur **Enregistrer. **

78

79

[[Ex. Recherche du musée.>>image:1752646643114-884.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

80

81

82

[[Fiche organisme → bouton Modifier >>image:1752590120682-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

83

84

85

[[Ex. Modification de la notice et enregistrement. >>image:1752646737024-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

86

87

88

= Gérer les listes associées =

== Objectif ==

Les champs **Préfixe musée** (présent dans les tables des biens et des entrées), **Musée **(présents dans toutes les tables) et** Site** (table des exemplaires) permettent de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs institutions.

Cela permet :

* de faire **cohabiter plusieurs inventaires** dans une seule base ;

97

* de gérer des **sous-ensembles** au sein d’une même institution (biens empruntés, matériel pédagogique, etc.).

98

99

== Où sont définis les préfixes ? ==

100

101

Ils sont paramétrés dans différentes **listes et sources : **

1. Source Musée :

* **MUS_PREFIXENUMINV.lst **(table biens et entrées)

106

* **MUS_MUSEE.lst** (toutes les autres tables)

107

108

[[Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

(% start="2" %)

1. Source Données système :

113

114

* **bib_droits.lst **(table des exemplaires)

115

* **bib_ex_lect.lst** (table des exemplaires)

116

117

[[Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

118

119

120

(% class="box warningmessage" %)

121

(((

122

Assurez-vous que les **codes** utilisés dans ces listes **correspondent exactement** au code de l’organisme.

123

124

En cas de désynchronisation, certaines fonctionnalités comme les **droits de prêt** peuvent ne pas fonctionner correctement.

125

)))

126

127

= Activer la sécurité d'accès par organisme =

== Objectif ==

Restreindre l'accès aux notices selon le musée d'appartenance permet :

132

133

* de garantir la **confidentialité** des inventaires ;

134

* de déléguer la gestion à différents responsables ou sites ;

135

* d’éviter les erreurs de modification entre musées.

136

137

== Fonctionnement des restrictions ==

138

139

(% class="active" %)|=Table concernée|=Champ utilisé pour la restriction

140

|Biens, Entrées|Préfixe musée

141

|Toutes les autres tables|Musée

142

|Exemplaires (communication)|Site

143

144

== Effets de la restriction ==

145

146

* L’utilisateur ne voit **que** les notices liées à son organisme ;

147

* Les listes de résultats sont **filtrées** en conséquence (seuls les affichages **liste simple** ou **mosaïque** sont compatibles) ;

148

* Les **listes d’index** ne sont **pas filtrées** → attention à la confidentialité.

149

150

== Paramétrage du compte utilisateur ==

151

152

* Un utilisateur ne peut être rattaché qu’à **un seul site** à la fois ;

153

* Pour accéder à plusieurs musées, il faut **un identifiant distinct par site** (code et mot de passe différents) ;

154

* Le champ **Site** de la fiche utilisateur détermine son accès.

155

156

[[Notice utilisateur → champ Site. >>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

157

158

159

== Restreindre les accès par groupe ==

160

161

Rôles standard à utiliser :

162

163

(% class="active" %)|=Rôle|=Fonction

164

|Filtre code musée sur notices|Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée

165

|Filtre code musée sur tables|Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les résultats

166

167

(% class="box infomessage" %)

168

(((

169

**À savoir :** Ces filtres doivent être appliqués depuis la gestion des rôles sur les groupes utilisateurs.

170

171

[[Ex. Filtre code musée sur les notices de biens.>>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

)))

)))|(% style="width:300px" %)(((

(% class="box" %)

(((

**Sommaire**

)))

(% class="box" %)

(((

**Aller plus loin**

* [[Présentation des sources et des tables>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome]]

191

* [[Gérer les listes>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome]]

192

* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome]]

193

* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]

194

* [[Effectuer des exports POP>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome]]

)))

(% class="box" %)

(((