Gérer les organismes

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(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **

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|(% style="width:840px" %)(((

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(% class="box" %)

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Flora permet d’administrer plusieurs inventaires au sein d’une même base, grâce à un système structurant basé sur les **organismes**. Cette page décrit les principales étapes pour :

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* créer et configurer un nouvel organisme ;

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* définir des **listes de préfixes **permettant la coexistence de plusieurs inventaires ;

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* **mettre en place des restrictions d’accès** selon l'institution d’appartenance ;

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* attribuer les **droits appropriés** aux utilisateurs et groupes concernés.

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Ces paramétrages sont indispensables pour une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.

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= Créer une notice organisme =

== Objectif ==

La création d’un **organisme** dans Flora permet de :

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* structurer les inventaires,

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* sécuriser les accès selon l’appartenance à une institution,

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* et préparer les **exports réglementaires** (ex. : POP avec numéro d’agrément SMF).

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Chaque organisme est identifié par un **code unique**, et peut être associé à un **préfixe d’inventaire**, à des **utilisateurs**, et à un **site de rattachement**.

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(% class="box infomessage" %)

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Bonnes pratiques :

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* **Créez l’organisme avant son préfixe** (voir section 2).

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* (((

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Pour que Flora puisse établir automatiquement les bons liens entre organisme, préfixe et droits d’accès, utilisez **le même code** dans :

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* le champ Code de la fiche organisme,

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* dans les listes de préfixes.

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Cela garantit une gestion fluide et évite les erreurs de synchronisation.

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== Comment faire ? ==

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1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**

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1. Cliquez sur le bouton [[image:1752582562091-398.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="30" width="27"]]

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1. Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur **Enregistrer**

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1. Vérifiez que la notice est bien enregistrée.

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[[Ex. Bouton de création d'un nouvel organisme.>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[Ex. Saisie du nouvel organisme et enregistrement. >>image:1752582212109-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[Résultat → nouvel organisme créé.>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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= Modifier une notice organisme =

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Si besoin d'apporter des modifications à une notice organisme, utilisez le bouton [[image:1752590192298-517.png||data-xwiki-image-style-border="true"]].

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[[Fiche organisme → bouton Modifier >>image:1752590120682-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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= Gérer les listes associées =

== Objectif ==

Les champs **Préfixe musée** (présent dans les tables des biens et des entrées), **Musée **(présents dans toutes les tables) et** Site** (table des exemplaires) permettent de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs institutions.

Cela permet :

* de faire **cohabiter plusieurs inventaires** dans une seule base ;

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* de gérer des **sous-ensembles** au sein d’une même institution (biens empruntés, matériel pédagogique, etc.).

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== Où sont définis les préfixes ? ==

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Ils sont paramétrés dans différentes **listes et sources : **

1. Source Musée :

* **MUS_PREFIXENUMINV.lst **(table biens et entrées)

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* **MUS_MUSEE.lst** (toutes les autres tables)

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[[Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

(% start="2" %)

1. Source Données système :

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* **bib_droits.lst **(table des exemplaires)

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* **bib_ex_lect.lst** (table des exemplaires)

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[[Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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(% class="box warningmessage" %)

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(((

102

Assurez-vous que les **codes** utilisés dans ces listes **correspondent exactement** au code de l’organisme.

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104

En cas de désynchronisation, certaines fonctionnalités comme les **droits de prêt** peuvent ne pas fonctionner correctement.

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)))

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= Activer la sécurité d'accès par organisme =

== Objectif ==

Restreindre l'accès aux notices selon le musée d'appartenance permet :

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* de garantir la **confidentialité** des inventaires ;

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* de déléguer la gestion à différents responsables ou sites ;

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* d’éviter les erreurs de modification entre musées.

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== Fonctionnement des restrictions ==

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(% class="active" %)|=Table concernée|=Champ utilisé pour la restriction

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|Biens, Entrées|Préfixe musée

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|Toutes les autres tables|Musée

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|Exemplaires (communication)|Site

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== Effets de la restriction ==

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* L’utilisateur ne voit **que** les notices liées à son organisme ;

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* Les listes de résultats sont **filtrées** en conséquence (seuls les affichages **liste simple** ou **mosaïque** sont compatibles) ;

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* Les **listes d’index** ne sont **pas filtrées** → attention à la confidentialité.

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== Paramétrage du compte utilisateur ==

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* Un utilisateur ne peut être rattaché qu’à **un seul site** à la fois ;

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* Pour accéder à plusieurs musées, il faut **un identifiant distinct par site** (code et mot de passe différents) ;

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* Le champ **Site** de la fiche utilisateur détermine son accès.

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[[Notice utilisateur → champ Site. >>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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== Restreindre les accès par groupe ==

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Rôles standard à utiliser :

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(% class="active" %)|=Rôle|=Fonction

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|Filtre code musée sur notices|Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée

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|Filtre code musée sur tables|Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les résultats

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(% class="box infomessage" %)

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**À savoir :** Ces filtres doivent être appliqués depuis la gestion des rôles sur les groupes utilisateurs.

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[[Ex. Filtre code musée sur les notices de biens.>>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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)))|(% style="width:300px" %)(((

(% class="box" %)

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**Sommaire**

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(% class="box" %)

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**Aller plus loin**

* [[Présentation des sources et des tables>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome]]

171

* [[Gérer les listes>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome]]

172

* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome]]

173

* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]

174

* [[Effectuer des exports POP>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome]]

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(% class="box" %)

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