Code source wiki de Gérer les organismes
Version 45.1 par Doriane Bautista le 2025/07/16 08:07
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| author | version | line-number | content |
|---|---|---|---|
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9.1 | 1 | (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures ** |
| 2 | |||
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10.1 | 3 | |(% style="width:840px" %)((( |
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7.1 | 4 | (% class="box" %) |
| 5 | ((( | ||
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45.1 | 6 | Flora permet d’administrer plusieurs inventaires au sein d’une même base, grâce à un système structurant basé sur les **organismes**. Cette page décrit les principales étapes pour : |
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11.1 | 7 | |
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29.1 | 8 | * créer et configurer un nouvel organisme ; |
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45.1 | 9 | * définir des **listes de préfixes **permettant la coexistence de plusieurs inventaires ; |
| 10 | * **mettre en place des restrictions d’accès** selon l'institution d’appartenance ; | ||
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29.1 | 11 | * attribuer les **droits appropriés** aux utilisateurs et groupes concernés. |
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11.1 | 12 | |
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45.1 | 13 | Ces paramétrages sont indispensables pour une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles. |
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7.1 | 14 | ))) |
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1.1 | 15 | |
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7.1 | 16 | ((( |
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42.1 | 17 | = Créer une notice organisme = |
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7.1 | 18 | |
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25.1 | 19 | == Objectif == |
| 20 | |||
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34.1 | 21 | Déclarer les organismes dans Flora permet de structurer les inventaires, de sécuriser les accès et de préparer les exports réglementaires (ex. : POP). Chaque organisme est identifié par un **code unique** et peut être associé à un **préfixe d’inventaire**, plusieurs **utilisateurs**, et un **numéro d’agrément SMF**. |
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7.1 | 22 | |
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26.1 | 23 | (% class="box infomessage" %) |
| 24 | ((( | ||
| 25 | Bonnes pratiques : | ||
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7.1 | 26 | |
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29.1 | 27 | ((( |
| 28 | * Créez l’organisme **avant** de créer son préfixe ; | ||
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31.1 | 29 | * Pour que Flora puisse faire le lien automatiquement entre un organisme, son préfixe et les droits d’accès associés, **il est important d’utiliser le même code à chaque étape : dans la fiche de l’organisme (champ code) et dans les listes de préfixes** (voir section 2). Cela évite les erreurs et simplifie la gestion multi-musées. |
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26.1 | 30 | ))) |
| 31 | ))) | ||
| 32 | |||
| 33 | == Comment faire ? == | ||
| 34 | |||
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27.1 | 35 | 1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme** |
| |
22.1 | 36 | 1. Cliquez sur le bouton [[image:1752582562091-398.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="30" width="27"]] |
| |
32.1 | 37 | 1. Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur **Enregistrer** |
| 38 | 1. Vérifiez que la notice est bien enregistrée. | ||
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1.1 | 39 | |
| |
18.1 | 40 | [[Ex. Bouton de création d'un nouvel organisme.>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| 41 | |||
| 42 | |||
| 43 | [[Ex. Saisie du nouvel organisme et enregistrement. >>image:1752582212109-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 44 | |||
| 45 | |||
| |
25.1 | 46 | [[Résultat → nouvel organisme créé.>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
18.1 | 47 | |
| 48 | |||
| |
38.1 | 49 | = Modifier une notice organisme = |
| |
37.1 | 50 | |
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38.1 | 51 | Si besoin d'apporter des modifications à une notice organisme, utilisez le bouton [[image:1752590192298-517.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]. |
| |
37.1 | 52 | |
| 53 | [[Fiche organisme → bouton Modifier >>image:1752590120682-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 54 | |||
| |
41.1 | 55 | = Gérer les listes associées = |
| |
1.1 | 56 | |
| |
44.1 | 57 | == Objectif == |
| 58 | |||
| |
32.1 | 59 | Les champs **Préfixe musée** (présent dans les tables des biens et des entrées), **Musée **(présents dans toutes les tables) et** Site** (table des exemplaires) permettent de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs institutions. |
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1.1 | 60 | |
| |
32.1 | 61 | Cela permet : |
| |
4.1 | 62 | |
| |
32.1 | 63 | * de faire **cohabiter plusieurs inventaires** dans une seule base ; |
| 64 | * de gérer des **sous-ensembles** au sein d’une même institution (biens empruntés, matériel pédagogique, etc.). | ||
| |
4.1 | 65 | |
| |
32.1 | 66 | == Où sont définis les préfixes ? == |
| |
1.1 | 67 | |
| |
32.1 | 68 | Ils sont paramétrés dans différentes **listes et sources : ** |
| |
22.1 | 69 | |
| |
32.1 | 70 | 1. Source Musée : |
| |
22.1 | 71 | |
| |
32.1 | 72 | * **MUS_PREFIXENUMINV.lst **(table biens et entrées) |
| 73 | * **MUS_MUSEE.lst** (toutes les autres tables) | ||
| 74 | |||
| |
24.1 | 75 | [[Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| 76 | |||
| 77 | |||
| 78 | (% start="2" %) | ||
| |
32.1 | 79 | 1. Source Données système : |
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22.1 | 80 | |
| |
32.1 | 81 | * **bib_droits.lst **(table des exemplaires) |
| 82 | * **bib_ex_lect.lst** (table des exemplaires) | ||
| |
22.1 | 83 | |
| |
24.1 | 84 | [[Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| 85 | |||
| 86 | |||
| |
22.1 | 87 | (% class="box warningmessage" %) |
| 88 | ((( | ||
| |
33.1 | 89 | Assurez-vous que les **codes** utilisés dans ces listes **correspondent exactement** au code de l’organisme. |
| 90 | |||
| 91 | En cas de désynchronisation, certaines fonctionnalités comme les **droits de prêt** peuvent ne pas fonctionner correctement. | ||
| |
22.1 | 92 | ))) |
| 93 | |||
| |
12.1 | 94 | = Activer la sécurité d'accès par organisme = |
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1.1 | 95 | |
| |
34.1 | 96 | == Objectif == |
| |
1.1 | 97 | |
| |
33.1 | 98 | Restreindre l'accès aux notices selon le musée d'appartenance permet : |
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1.1 | 99 | |
| |
33.1 | 100 | * de garantir la **confidentialité** des inventaires ; |
| 101 | * de déléguer la gestion à différents responsables ou sites ; | ||
| 102 | * d’éviter les erreurs de modification entre musées. | ||
| |
1.1 | 103 | |
| |
33.1 | 104 | == Fonctionnement des restrictions == |
| 105 | |||
| 106 | (% class="active" %)|=Table concernée|=Champ utilisé pour la restriction | ||
| 107 | |Biens, Entrées|Préfixe musée | ||
| 108 | |Toutes les autres tables|Musée | ||
| 109 | |Exemplaires (communication)|Site | ||
| 110 | |||
| |
15.1 | 111 | == Effets de la restriction == |
| |
1.1 | 112 | |
| |
33.1 | 113 | * L’utilisateur ne voit **que** les notices liées à son organisme ; |
| 114 | * Les listes de résultats sont **filtrées** en conséquence (seuls les affichages **liste simple** ou **mosaïque** sont compatibles) ; | ||
| 115 | * Les **listes d’index** ne sont **pas filtrées** → attention à la confidentialité. | ||
| |
1.1 | 116 | |
| |
34.1 | 117 | == Paramétrage du compte utilisateur == |
| |
1.1 | 118 | |
| |
33.1 | 119 | * Un utilisateur ne peut être rattaché qu’à **un seul site** à la fois ; |
| 120 | * Pour accéder à plusieurs musées, il faut **un identifiant distinct par site** (code et mot de passe différents) ; | ||
| 121 | * Le champ **Site** de la fiche utilisateur détermine son accès. | ||
| |
22.1 | 122 | |
| |
33.1 | 123 | [[Notice utilisateur → champ Site. >>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
15.1 | 124 | |
| |
33.1 | 125 | |
| |
17.1 | 126 | == Restreindre les accès par groupe == |
| |
1.1 | 127 | |
| |
33.1 | 128 | Rôles standard à utiliser : |
| |
1.1 | 129 | |
| |
17.1 | 130 | (% class="active" %)|=Rôle|=Fonction |
| |
33.1 | 131 | |Filtre code musée sur notices|Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée |
| 132 | |Filtre code musée sur tables|Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les résultats | ||
| |
1.1 | 133 | |
| |
17.1 | 134 | (% class="box infomessage" %) |
| 135 | ((( | ||
| |
33.1 | 136 | **À savoir :** Ces filtres doivent être appliqués depuis la gestion des rôles sur les groupes utilisateurs. |
| |
23.1 | 137 | |
| 138 | [[Ex. Filtre code musée sur les notices de biens.>>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| |
10.1 | 139 | ))) |
| |
17.1 | 140 | |
| 141 | |||
| 142 | ))) | ||
| 143 | |||
| 144 | |||
| |
10.1 | 145 | )))|(% style="width:300px" %)((( |
| 146 | (% class="box" %) | ||
| 147 | ((( | ||
| 148 | **Sommaire** | ||
| |
1.1 | 149 | |
| |
10.1 | 150 | {{toc depth="1" numbered="true"/}} |
| 151 | ))) | ||
| 152 | |||
| 153 | (% class="box" %) | ||
| 154 | ((( | ||
| 155 | **Aller plus loin** | ||
| |
13.1 | 156 | |
| |
22.1 | 157 | * [[Présentation des sources et des tables>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome]] |
| |
13.1 | 158 | * [[Gérer les listes>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome]] |
| |
17.1 | 159 | * [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome]] |
| |
39.1 | 160 | * [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]] |
| |
10.1 | 161 | ))) |
| 162 | |||
| 163 | (% class="box" %) | ||
| 164 | ((( | ||
| 165 | **Icônes principales** | ||
| |
36.1 | 166 | |
| 167 | * [[image:1752589998778-173.png||height="41" width="37"]]** **Menu Paramétrage | ||
| |
43.1 | 168 | * [[image:1752590442341-409.png||height="39" width="34"]] Menu Données |
| 169 | * [[image:1752590537116-638.png||height="37" width="36"]] Menu accès | ||
| |
40.1 | 170 | * [[image:1752590320850-171.png||height="34" width="34"]] Créer |
| 171 | * [[image:1752590335380-514.png||height="44" width="40"]]Modifier | ||
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10.1 | 172 | ))) |
| 173 | |||
| 174 | ((( | ||
| 175 | |||
| 176 | |||
| 177 | |||
| 178 | ))) | ||
| 179 | ))) | ||
| 180 | |||
| 181 |