Code source wiki de Gérer les organismes

Version 38.1 par Doriane Bautista le 2025/07/15 16:37

version	line-number	content
9.1	1	(% class="mark small" %)Version 3.5 et ultérieures
	2
10.1	3	\|(% style="width:840px" %)(((
7.1	4	(% class="box" %)
	5	(((
29.1	6	Flora permet de gérer plusieurs inventaires dans une même base grâce à un système structurant fondé sur les organismes. Cette page décrit les principales étapes pour :
11.1	7
29.1	8	* créer et configurer un nouvel organisme ;
	9	* définir des listes de préfixes pour garantir la coexistence de plusieurs inventaires ;
	10	* activer des restrictions d’accès basées sur le musée d’appartenance ;
	11	* attribuer les droits appropriés aux utilisateurs et groupes concernés.
11.1	12
29.1	13	Ces paramètres sont essentiels pour assurer une gestion multi-sites cohérente et sécurisée.
7.1	14	)))
1.1	15
7.1	16	(((
29.1	17	= (% id="cke_bm_9048S" style="display:none" %) (%%)Créer un organisme =
7.1	18
25.1	19	== Objectif ==
	20
34.1	21	Déclarer les organismes dans Flora permet de structurer les inventaires, de sécuriser les accès et de préparer les exports réglementaires (ex. : POP). Chaque organisme est identifié par un code unique et peut être associé à un préfixe d’inventaire, plusieurs utilisateurs, et un numéro d’agrément SMF.
7.1	22
26.1	23	(% class="box infomessage" %)
	24	(((
	25	Bonnes pratiques :
7.1	26
29.1	27	(((
	28	* Créez l’organisme avant de créer son préfixe ;
31.1	29	* Pour que Flora puisse faire le lien automatiquement entre un organisme, son préfixe et les droits d’accès associés, il est important d’utiliser le même code à chaque étape : dans la fiche de l’organisme (champ code) et dans les listes de préfixes (voir section 2). Cela évite les erreurs et simplifie la gestion multi-musées.
26.1	30	)))
	31	)))
	32
	33	== Comment faire ? ==
	34
27.1	35	1. Rendez-vous dans Administration > Paramétrage > Organisme
22.1	36	1. Cliquez sur le bouton [[image:1752582562091-398.png\|\|data-xwiki-image-style-border="true" height="30" width="27"]]
32.1	37	1. Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur Enregistrer
	38	1. Vérifiez que la notice est bien enregistrée.
1.1	39
18.1	40	[[Ex. Bouton de création d'un nouvel organisme.>>image:1752582192508-642.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	41
	42
	43	[[Ex. Saisie du nouvel organisme et enregistrement. >>image:1752582212109-685.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	44
	45
25.1	46	[[Résultat → nouvel organisme créé.>>image:1752586992127-846.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
18.1	47
	48
38.1	49	= Modifier une notice organisme =
37.1	50
38.1	51	Si besoin d'apporter des modifications à une notice organisme, utilisez le bouton [[image:1752590192298-517.png\|\|data-xwiki-image-style-border="true"]].
37.1	52
	53	[[Fiche organisme → bouton Modifier >>image:1752590120682-949.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	54
27.1	55	= Configurer les listes =
1.1	56
32.1	57	Les champs Préfixe musée (présent dans les tables des biens et des entrées), Musée (présents dans toutes les tables) et Site (table des exemplaires) permettent de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs institutions.
1.1	58
32.1	59	Cela permet :
4.1	60
32.1	61	* de faire cohabiter plusieurs inventaires dans une seule base ;
	62	* de gérer des sous-ensembles au sein d’une même institution (biens empruntés, matériel pédagogique, etc.).
4.1	63
32.1	64	== Où sont définis les préfixes ? ==
1.1	65
32.1	66	Ils sont paramétrés dans différentes listes et sources :
22.1	67
32.1	68	1. Source Musée :
22.1	69
32.1	70	* MUS_PREFIXENUMINV.lst (table biens et entrées)
	71	* MUS_MUSEE.lst (toutes les autres tables)
	72
24.1	73	[[Ex. Liste MUS_MUSEE.lst>>image:1752586224832-838.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	74
	75
	76	(% start="2" %)
32.1	77	1. Source Données système :
22.1	78
32.1	79	* bib_droits.lst (table des exemplaires)
	80	* bib_ex_lect.lst (table des exemplaires)
22.1	81
24.1	82	[[Ex. Liste bib_ex_lect.lst>>image:1752586073690-826.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	83
	84
22.1	85	(% class="box warningmessage" %)
	86	(((
33.1	87	Assurez-vous que les codes utilisés dans ces listes correspondent exactement au code de l’organisme.
	88
	89	En cas de désynchronisation, certaines fonctionnalités comme les droits de prêt peuvent ne pas fonctionner correctement.
22.1	90	)))
	91
12.1	92	= Activer la sécurité d'accès par organisme =
1.1	93
34.1	94	== Objectif ==
1.1	95
33.1	96	Restreindre l'accès aux notices selon le musée d'appartenance permet :
1.1	97
33.1	98	* de garantir la confidentialité des inventaires ;
	99	* de déléguer la gestion à différents responsables ou sites ;
	100	* d’éviter les erreurs de modification entre musées.
1.1	101
33.1	102	== Fonctionnement des restrictions ==
	103
	104	(% class="active" %)\|=Table concernée\|=Champ utilisé pour la restriction
	105	\|Biens, Entrées\|Préfixe musée
	106	\|Toutes les autres tables\|Musée
	107	\|Exemplaires (communication)\|Site
	108
15.1	109	== Effets de la restriction ==
1.1	110
33.1	111	* L’utilisateur ne voit que les notices liées à son organisme ;
	112	* Les listes de résultats sont filtrées en conséquence (seuls les affichages liste simple ou mosaïque sont compatibles) ;
	113	* Les listes d’index ne sont pas filtrées → attention à la confidentialité.
1.1	114
34.1	115	== Paramétrage du compte utilisateur ==
1.1	116
33.1	117	* Un utilisateur ne peut être rattaché qu’à un seul site à la fois ;
	118	* Pour accéder à plusieurs musées, il faut un identifiant distinct par site (code et mot de passe différents) ;
	119	* Le champ Site de la fiche utilisateur détermine son accès.
22.1	120
33.1	121	[[Notice utilisateur → champ Site. >>image:1752585517549-268.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
15.1	122
33.1	123
17.1	124	== Restreindre les accès par groupe ==
1.1	125
33.1	126	Rôles standard à utiliser :
1.1	127
17.1	128	(% class="active" %)\|=Rôle\|=Fonction
33.1	129	\|Filtre code musée sur notices\|Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée
	130	\|Filtre code musée sur tables\|Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les résultats
1.1	131
17.1	132	(% class="box infomessage" %)
	133	(((
33.1	134	À savoir : Ces filtres doivent être appliqués depuis la gestion des rôles sur les groupes utilisateurs.
23.1	135
	136	[[Ex. Filtre code musée sur les notices de biens.>>image:1752585897200-332.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
10.1	137	)))
17.1	138
	139
	140	)))
	141
	142
10.1	143	)))\|(% style="width:300px" %)(((
	144	(% class="box" %)
	145	(((
	146	Sommaire
1.1	147
10.1	148	{{toc depth="1" numbered="true"/}}
	149	)))
	150
	151	(% class="box" %)
	152	(((
	153	Aller plus loin
13.1	154
22.1	155	* [[Présentation des sources et des tables>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome]]
13.1	156	* [[Gérer les listes>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome]]
17.1	157	* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome]]
10.1	158	)))
	159
	160	(% class="box" %)
	161	(((
	162	Icônes principales
36.1	163
	164	* [[image:1752589998778-173.png\|\|height="41" width="37"]] Menu Paramétrage
10.1	165	)))
	166
	167	(((
	168
	169
	170
	171	)))
	172	)))
	173
	174

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