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Code source wiki de Gérer les organismes

Version 34.1 par Doriane Bautista le 2025/07/15 16:28
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1 (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
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3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (% class="box" %)
5 (((
6 Flora permet de gérer plusieurs inventaires dans une même base grâce à un système structurant fondé sur les **organismes**. Cette page décrit les principales étapes pour :
7
8 * créer et configurer un nouvel organisme ;
9 * définir des **listes de préfixes **pour garantir la coexistence de plusieurs inventaires ;
10 * activer des **restrictions d’accès** basées sur le musée d’appartenance ;
11 * attribuer les **droits appropriés** aux utilisateurs et groupes concernés.
12
13 Ces paramètres sont essentiels pour assurer une gestion multi-sites cohérente et sécurisée.
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16 (((
17 = (% id="cke_bm_9048S" style="display:none" %) (%%)Créer un organisme =
18
19 == Objectif ==
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21 Déclarer les organismes dans Flora permet de structurer les inventaires, de sécuriser les accès et de préparer les exports réglementaires (ex. : POP). Chaque organisme est identifié par un **code unique** et peut être associé à un **préfixe d’inventaire**, plusieurs **utilisateurs**, et un **numéro d’agrément SMF**.
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23 (% class="box infomessage" %)
24 (((
25 Bonnes pratiques :
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27 (((
28 * Créez l’organisme **avant** de créer son préfixe ;
29 * Pour que Flora puisse faire le lien automatiquement entre un organisme, son préfixe et les droits d’accès associés, **il est important d’utiliser le même code à chaque étape : dans la fiche de l’organisme (champ code) et dans les listes de préfixes** (voir section 2). Cela évite les erreurs et simplifie la gestion multi-musées.
30 )))
31 )))
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33 == Comment faire ? ==
34
35 1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
36 1. Cliquez sur le bouton [[image:1752582562091-398.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="30" width="27"]]
37 1. Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur **Enregistrer**
38 1. Vérifiez que la notice est bien enregistrée.
39
40 [[Ex. Bouton de création d'un nouvel organisme.>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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43 [[Ex. Saisie du nouvel organisme et enregistrement. >>image:1752582212109-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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46 [[Résultat → nouvel organisme créé.>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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49 = Configurer les listes =
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51 Les champs **Préfixe musée** (présent dans les tables des biens et des entrées), **Musée **(présents dans toutes les tables) et** Site** (table des exemplaires) permettent de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs institutions.
52
53 Cela permet :
54
55 * de faire **cohabiter plusieurs inventaires** dans une seule base ;
56 * de gérer des **sous-ensembles** au sein d’une même institution (biens empruntés, matériel pédagogique, etc.).
57
58 == Où sont définis les préfixes ? ==
59
60 Ils sont paramétrés dans différentes **listes et sources : **
61
62 1. Source Musée :
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64 * **MUS_PREFIXENUMINV.lst **(table biens et entrées)
65 * **MUS_MUSEE.lst** (toutes les autres tables)
66
67 [[Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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70 (% start="2" %)
71 1. Source Données système :
72
73 * **bib_droits.lst **(table des exemplaires)
74 * **bib_ex_lect.lst** (table des exemplaires)
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76 [[Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
77
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79 (% class="box warningmessage" %)
80 (((
81 Assurez-vous que les **codes** utilisés dans ces listes **correspondent exactement** au code de l’organisme.
82
83 En cas de désynchronisation, certaines fonctionnalités comme les **droits de prêt** peuvent ne pas fonctionner correctement.
84 )))
85
86 = Activer la sécurité d'accès par organisme =
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88 == Objectif ==
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90 Restreindre l'accès aux notices selon le musée d'appartenance permet :
91
92 * de garantir la **confidentialité** des inventaires ;
93 * de déléguer la gestion à différents responsables ou sites ;
94 * d’éviter les erreurs de modification entre musées.
95
96 == Fonctionnement des restrictions ==
97
98 (% class="active" %)|=Table concernée|=Champ utilisé pour la restriction
99 |Biens, Entrées|Préfixe musée
100 |Toutes les autres tables|Musée
101 |Exemplaires (communication)|Site
102
103 == Effets de la restriction ==
104
105 * L’utilisateur ne voit **que** les notices liées à son organisme ;
106 * Les listes de résultats sont **filtrées** en conséquence (seuls les affichages **liste simple** ou **mosaïque** sont compatibles) ;
107 * Les **listes d’index** ne sont **pas filtrées** → attention à la confidentialité.
108
109 == Paramétrage du compte utilisateur ==
110
111 * Un utilisateur ne peut être rattaché qu’à **un seul site** à la fois ;
112 * Pour accéder à plusieurs musées, il faut **un identifiant distinct par site** (code et mot de passe différents) ;
113 * Le champ **Site** de la fiche utilisateur détermine son accès.
114
115 [[Notice utilisateur → champ Site. >>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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117
118 == Restreindre les accès par groupe ==
119
120 Rôles standard à utiliser :
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122 (% class="active" %)|=Rôle|=Fonction
123 |Filtre code musée sur notices|Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée
124 |Filtre code musée sur tables|Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les résultats
125
126 (% class="box infomessage" %)
127 (((
128 **À savoir :** Ces filtres doivent être appliqués depuis la gestion des rôles sur les groupes utilisateurs.
129
130 [[Ex. Filtre code musée sur les notices de biens.>>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
131 )))
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134 )))
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137 )))|(% style="width:300px" %)(((
138 (% class="box" %)
139 (((
140 **Sommaire**
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142 {{toc depth="1" numbered="true"/}}
143 )))
144
145 (% class="box" %)
146 (((
147 **Aller plus loin**
148
149 * [[Présentation des sources et des tables>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome]]
150 * [[Gérer les listes>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome]]
151 * [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome]]
152 )))
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154 (% class="box" %)
155 (((
156 **Icônes principales**
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