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Code source wiki de Gérer les organismes

Version 26.1 par Doriane Bautista le 2025/07/15 15:46
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1 (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
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3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (% class="box" %)
5 (((
6 Flora permet de gérer plusieurs inventaires au sein d’une même base, grâce à un système structurant fondé sur les **organismes** (musées ou institutions). Cette page présente les principales étapes pour :
7
8 * déclarer les organismes dans l’application,
9 * définir des **préfixes d’inventaire** permettant leur coexistence,
10 * mettre en œuvre des **restrictions d’accès** selon le musée d’appartenance,
11 * et attribuer les droits adaptés aux utilisateurs et groupes concernés.
12
13 Ces paramètres sont indispensables pour organiser efficacement une gestion multi-sites et garantir la confidentialité des données.
14 )))
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16 (((
17 = (% id="cke_bm_9048S" style="display:none" %) (%%)Déclarer un organisme dans Flora =
18
19 == Objectif ==
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21 La table **Organismes** permet de référencer les institutions ou musées dont les inventaires seront gérés dans **Flora**. Cette configuration est indispensable pour :
22
23 * Associer un **préfixe unique** aux numéros d’inventaire et d’entrée ;
24 * Mettre en place une **sécurité d’accès** par institution (limiter les droits à un musée donné) ;
25 * Paramétrer les **exports POP**, notamment avec le **numéro d’agrément SMF** requis.
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27 (% class="box infomessage" %)
28 (((
29 Bonnes pratiques :
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31 * (((
32 Créez d’abord l’organisme dans la table correspondante, puis créez ensuite son préfixe avec le même code (champ unique_key). Cela permet :
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34 * L’attribution automatique du bon préfixe lors de la création de notice ;
35 * La gestion de **droits d’accès filtrés** par préfixe.
36 )))
37 )))
38
39 == Comment faire ? ==
40
41 1. Rendez-vous dans Administration > Paramétrage > Organisme
42 1. Cliquez sur le bouton [[image:1752582562091-398.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="30" width="27"]]
43 1. Saisissez les informations dans la grille de saisie (champs obligatoires au minimum) et cliquez sur** Enregistrer.**
44 1. Vérifiez la notice.
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46 [[Ex. Bouton de création d'un nouvel organisme.>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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48
49 [[Ex. Saisie du nouvel organisme et enregistrement. >>image:1752582212109-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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52 [[Résultat → nouvel organisme créé.>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
53
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55 = Configurer les préfixe d'inventaire =
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57 Le champ **Préfixe musée** (présent dans les tables des biens et des entrées) permet de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs musées.
58
59 Cela permet :
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61 * La **cohabitation de plusieurs inventaires** dans une même application Flora ;
62 * La gestion distincte de **sous-ensembles de collection** au sein d’un même musée (ex. : biens empruntés, matériel pédagogique, etc.).
63
64 Les préfixes sont définis dans plusieurs sources :
65
66 1. Musée :
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68 * **MUS_PREFIXENUMINV.lst**
69 * **MUS_MUSEE.lst**
70
71 [[Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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73
74 (% start="2" %)
75 1. Données système :
76
77 * **bib_droits.lst**
78 * **bib_ex_lect.lst**
79
80 [[Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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83 (% class="box warningmessage" %)
84 (((
85 Il est important 
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88 (% class="box infomessage" %)
89 (((
90 **Conseil technique :**
91 )))
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93 = Activer la sécurité d'accès par organisme =
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95 Flora permet de restreindre les accès en fonction du musée d’appartenance, dans les applications gérant **plusieurs inventaires dans une seule base**.
96
97 == Fonctionnement ==
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99 * **Biens et entrées :** restriction fondée sur le champ **Préfixe musée** ;
100 * **Toutes les autres tables :** restriction fondée sur le champ **Musée**.
101
102 == Effets de la restriction ==
103
104 * Les utilisateurs ne verront que les notices liées à leur organisme.
105 * Dans les listes de résultats, les notices d’autres musées seront invisibles.
106 * Seuls les affichages en **liste simple** ou en **mosaïque** sont compatibles avec ce filtrage.
107 * Les **listes d’index** restent non filtrées (attention à la confidentialité).
108
109 (% class="box infomessage" %)
110 (((
111 **Remarques importantes :**
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113 * Un **utilisateur ne peut être rattaché qu’à un seul site**.
114 * Pour gérer plusieurs inventaires, il faudra **un identifiant utilisateur distinct par site** (code et mot de passe différents).
115 * Le **champ Site** de la fiche utilisateur détermine le musée auquel il a accès.
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117 [[Notice utilisateur → champ **Site**>>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
118 )))
119
120 == Restreindre les accès par groupe ==
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122 Un **rôle standard** permet de restreindre l’accès selon le musée :
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124 (% class="active" %)|=Rôle|=Fonction
125 |Filtre code musée sur notices|L'utilisateur ne peut **modifier ni supprimer** de notices appartenant à un autre musée.
126 |Filtre code musée sur tables|L’utilisateur **ne voit pas** les notices des autres musées dans les résultats.
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128 (% class="box infomessage" %)
129 (((
130 **À savoir :** Ces filtres doivent être appliqués aux **groupes utilisateurs** depuis la gestion des rôles.
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132 [[Ex. Filtre code musée sur les notices de biens.>>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
133 )))
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136 )))
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139 )))|(% style="width:300px" %)(((
140 (% class="box" %)
141 (((
142 **Sommaire**
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144 {{toc depth="1" numbered="true"/}}
145 )))
146
147 (% class="box" %)
148 (((
149 **Aller plus loin**
150
151 * [[Présentation des sources et des tables>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome]]
152 * [[Gérer les listes>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome]]
153 * [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome]]
154 )))
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156 (% class="box" %)
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158 **Icônes principales**
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