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Code source wiki de Gérer les organismes

Version 24.1 par Doriane Bautista le 2025/07/15 15:31
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1 (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
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3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (% class="box" %)
5 (((
6 Flora permet de gérer plusieurs inventaires au sein d’une même base, grâce à un système structurant fondé sur les **organismes** (musées ou institutions). Cette page présente les principales étapes pour :
7
8 * déclarer les organismes dans l’application,
9 * définir des **préfixes d’inventaire** permettant leur coexistence,
10 * mettre en œuvre des **restrictions d’accès** selon le musée d’appartenance,
11 * et attribuer les droits adaptés aux utilisateurs et groupes concernés.
12
13 Ces paramètres sont indispensables pour organiser efficacement une gestion multi-sites et garantir la confidentialité des données.
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16 (((
17 = (% id="cke_bm_9048S" style="display:none" %) (%%)Déclarer un organisme dans Flora =
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19 La table **Organismes** permet de référencer les institutions ou musées dont les inventaires seront gérés dans **Flora**. Cette configuration est indispensable pour :
20
21 * Associer un **préfixe unique** aux numéros d’inventaire et d’entrée ;
22 * Mettre en place une **sécurité d’accès** par institution (limiter les droits à un musée donné) ;
23 * Paramétrer les **exports POP**, notamment avec le **numéro d’agrément SMF** requis.
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25 (% class="box infomessage" %)
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27 Bonne pratique : il est recommandé d'utiliser un **code unique** pour chaque organisme (champ unique_key) identique au **code de préfixe** (voir section 2), afin de faciliter l’automatisation des droits et des associations.
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30 1. Rendez-vous dans Administration > Paramétrage > Organisme
31 1. Cliquez sur le bouton [[image:1752582562091-398.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="30" width="27"]]
32 1. Saisissez les informations dans la grille de saisie (champs obligatoires au minimum) et cliquez sur** Enregistrer.**
33 1. Vérifiez la notice.
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35 [[Ex. Bouton de création d'un nouvel organisme.>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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38 [[Ex. Saisie du nouvel organisme et enregistrement. >>image:1752582212109-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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41 [[Résultat → nouvel organisme créé.>>image:1752582222630-568.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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44 = Configurer les préfixe d'inventaire =
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46 Le champ **Préfixe musée** (présent dans les tables des biens et des entrées) permet de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs musées.
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48 Cela permet :
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50 * La **cohabitation de plusieurs inventaires** dans une même application Flora ;
51 * La gestion distincte de **sous-ensembles de collection** au sein d’un même musée (ex. : biens empruntés, matériel pédagogique, etc.).
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53 Les préfixes sont définis dans plusieurs sources :
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55 1. Musée :
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57 * **MUS_PREFIXENUMINV.lst**
58 * **MUS_MUSEE.lst**
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60 [[Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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63 (% start="2" %)
64 1. Données système :
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66 * **bib_droits.lst**
67 * **bib_ex_lect.lst**
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69 [[Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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72 (% class="box warningmessage" %)
73 (((
74 Il est important 
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76
77 (% class="box infomessage" %)
78 (((
79 **Conseil technique :**
80 Créez d’abord l’organisme dans la table correspondante, puis créez ensuite son préfixe avec le même code. Cela permet :
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82 * L’attribution automatique du bon préfixe lors de la création de notice ;
83 * La gestion de **droits d’accès filtrés** par préfixe.
84 )))
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86 = Activer la sécurité d'accès par organisme =
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88 Flora permet de restreindre les accès en fonction du musée d’appartenance, dans les applications gérant **plusieurs inventaires dans une seule base**.
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90 == Fonctionnement ==
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92 * **Biens et entrées :** restriction fondée sur le champ **Préfixe musée** ;
93 * **Toutes les autres tables :** restriction fondée sur le champ **Musée**.
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95 == Effets de la restriction ==
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97 * Les utilisateurs ne verront que les notices liées à leur organisme.
98 * Dans les listes de résultats, les notices d’autres musées seront invisibles.
99 * Seuls les affichages en **liste simple** ou en **mosaïque** sont compatibles avec ce filtrage.
100 * Les **listes d’index** restent non filtrées (attention à la confidentialité).
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102 (% class="box infomessage" %)
103 (((
104 **Remarques importantes :**
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106 * Un **utilisateur ne peut être rattaché qu’à un seul site**.
107 * Pour gérer plusieurs inventaires, il faudra **un identifiant utilisateur distinct par site** (code et mot de passe différents).
108 * Le **champ Site** de la fiche utilisateur détermine le musée auquel il a accès.
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110 [[Notice utilisateur → champ **Site**>>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
111 )))
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113 == Restreindre les accès par groupe ==
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115 Un **rôle standard** permet de restreindre l’accès selon le musée :
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117 (% class="active" %)|=Rôle|=Fonction
118 |Filtre code musée sur notices|L'utilisateur ne peut **modifier ni supprimer** de notices appartenant à un autre musée.
119 |Filtre code musée sur tables|L’utilisateur **ne voit pas** les notices des autres musées dans les résultats.
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121 (% class="box infomessage" %)
122 (((
123 **À savoir :** Ces filtres doivent être appliqués aux **groupes utilisateurs** depuis la gestion des rôles.
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125 [[Ex. Filtre code musée sur les notices de biens.>>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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132 )))|(% style="width:300px" %)(((
133 (% class="box" %)
134 (((
135 **Sommaire**
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137 {{toc depth="1" numbered="true"/}}
138 )))
139
140 (% class="box" %)
141 (((
142 **Aller plus loin**
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144 * [[Présentation des sources et des tables>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome]]
145 * [[Gérer les listes>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome]]
146 * [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome]]
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151 **Icônes principales**
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