Skip to Content

Code source wiki de Gérer les organismes

Version 20.1 par Doriane Bautista le 2025/07/15 14:32
Afficher les derniers auteurs
1 (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
2
3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (% class="box" %)
5 (((
6 Flora permet de gérer plusieurs inventaires au sein d’une même base, grâce à un système structurant fondé sur les **organismes** (musées ou institutions). Cette page présente les principales étapes pour :
7
8 * déclarer les organismes dans l’application,
9 * définir des **préfixes d’inventaire** permettant leur coexistence,
10 * mettre en œuvre des **restrictions d’accès** selon le musée d’appartenance,
11 * et attribuer les droits adaptés aux utilisateurs et groupes concernés.
12
13 Ces paramètres sont indispensables pour organiser efficacement une gestion multi-sites et garantir la confidentialité des données.
14 )))
15
16 (((
17 = (% id="cke_bm_9048S" style="display:none" %) (%%)Déclarer un organisme dans Flora =
18
19 La table **Organismes** permet de référencer les institutions ou musées dont les inventaires seront gérés dans **Flora**. Cette configuration est indispensable pour :
20
21 * Associer un **préfixe unique** aux numéros d’inventaire et d’entrée ;
22 * Mettre en place une **sécurité d’accès** par institution (limiter les droits à un musée donné) ;
23 * Paramétrer les **exports POP**, notamment avec le **numéro d’agrément SMF** requis.
24
25 (% class="box infomessage" %)
26 (((
27 Bonne pratique : il est recommandé d'utiliser un **code unique** pour chaque organisme (champ unique_key) identique au **code de préfixe** (voir section 2), afin de faciliter l’automatisation des droits et des associations.
28 )))
29
30 Rendez-vous dans Administration > Paramétrage > Organisme
31
32 2. Cliquez sur le bouton [[image:1752582562091-398.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="30" width="27"]]
33
34 3. Saisir les informations dans la grille de saisie (champs obligatoires au minimum) et cliquez sur** Enregistrer.**
35
36 4. Vérifier la notice.
37
38 [[Ex. Bouton de création d'un nouvel organisme.>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
39
40
41 [[Ex. Saisie du nouvel organisme et enregistrement. >>image:1752582212109-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
42
43
44 [[Résultat → nouvel organisme créé.>>image:1752582222630-568.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
45
46
47 = Configurer les préfixe d'inventaire =
48
49 Le champ **Préfixe musée** (présent dans les tables des biens et des entrées) permet de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs musées.
50
51 Cela permet :
52
53 * La **cohabitation de plusieurs inventaires** dans une même application Flora ;
54 * La gestion distincte de **sous-ensembles de collection** au sein d’un même musée (ex. : biens empruntés, matériel pédagogique, etc.).
55
56 Les préfixes sont définis dans la liste de valeurs :** MUS_PREFIXENUMINV.lst**
57
58 (% class="box infomessage" %)
59 (((
60 **Conseil technique :**
61 Créez d’abord l’organisme dans la table correspondante, puis créez ensuite son préfixe avec le même code. Cela permet :
62
63 * L’attribution automatique du bon préfixe lors de la création de notice ;
64 * La gestion de **droits d’accès filtrés** par préfixe.
65 )))
66
67 = Activer la sécurité d'accès par organisme =
68
69 Flora permet de restreindre les accès en fonction du musée d’appartenance, dans les applications gérant **plusieurs inventaires dans une seule base**.
70
71 == Fonctionnement ==
72
73 * **Biens et entrées :** restriction fondée sur le champ **Préfixe musée** ;
74 * **Photos, Vidéos, Autres documents,** **Bibliothèque, etc. :** restriction fondée sur le champ **Musée**.
75
76 == Effets de la restriction ==
77
78 * Les utilisateurs ne verront que les notices liées à leur organisme.
79 * Dans les listes de résultats, les notices d’autres musées seront invisibles.
80 * Seuls les affichages en **liste simple** ou en **mosaïque** sont compatibles avec ce filtrage.
81 * Les **listes d’index** restent non filtrées (attention à la confidentialité).
82
83 (% class="box infomessage" %)
84 (((
85 **Remarques importantes :**
86
87 * Un **utilisateur ne peut être rattaché qu’à un seul site**.
88 * Pour gérer plusieurs inventaires, il faudra **un identifiant utilisateur distinct par site** (code et mot de passe différents).
89 * Le **champ Site** de la fiche utilisateur détermine le musée auquel il a accès.
90 )))
91
92 == Restreindre les accès par groupe ==
93
94 Deux **rôles standard** permettent de restreindre l’accès selon le musée :
95
96 (% class="active" %)|=Rôle|=Fonction
97 |Filtre code musée sur notices|L'utilisateur ne peut **modifier ni supprimer** de notices appartenant à un autre musée.
98 |Filtre code musée sur tables|L’utilisateur **ne voit pas** les notices des autres musées dans les résultats.
99
100 (% class="box infomessage" %)
101 (((
102 **À savoir :** Ces filtres doivent être appliqués aux **profils utilisateurs** (individuels ou groupes) depuis l’administration des droits.
103 )))
104
105
106 )))
107
108
109 )))|(% style="width:300px" %)(((
110 (% class="box" %)
111 (((
112 **Sommaire**
113
114 {{toc depth="1" numbered="true"/}}
115 )))
116
117 (% class="box" %)
118 (((
119 **Aller plus loin**
120
121 * [[Gérer les listes>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome]]
122 * [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome]]
123 )))
124
125 (% class="box" %)
126 (((
127 **Icônes principales**
128 )))
129
130 (((
131
132
133
134 )))
135 )))
136
137