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Modifications pour le document Gérer les organismes

Modifié par Doriane Bautista le 2025/09/17 15:57
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome
1 +2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,84 +1,217 @@
1 -|(% style="width:840px" %)(% class="box" %)
2 -(((
3 -
4 -)))|(% style="width:300px" %)(((
1 +(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
2 +
3 +|(% style="width:840px" %)(((
5 5  (% class="box" %)
6 6  (((
7 -**Sommaire**
6 +**Flora permet de gérer plusieurs inventaires dans une même base** grâce à un système structuré autour des **organismes**.
8 8  
9 -{{toc depth="1" numbered="true"/}}
8 +Il est ainsi possible de **créer et configurer de nouveaux organismes**, de **définir des préfixes** pour faire coexister plusieurs inventaires, de **limiter les accès **selon l’institution d’appartenance et d’**attribuer les droits** adaptés aux utilisateurs et groupes concernés.
10 10  
11 -
10 +Ces réglages assurent une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
12 12  )))
13 13  
14 -(% class="box" %)
15 15  (((
16 -**Aller plus loin**
14 += À quoi servent les organismes dans Flora ? =
15 +
16 +Dans Flora, les organismes servent à :
17 +
18 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Finalité|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 430px;" %)Utilisation dans Flora|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 343px;" %)Cas d'usage
19 +|**Structurer les inventaires**|(% style="width:430px" %)Permet de gérer **plusieurs inventaires distincts dans une même base **et de faire coexister des numérotations identiques (ex. : 2025.1 dans deux institutions différentes).|(% style="width:343px" %)(((
20 +* Regrouper plusieurs musées dans une base commune tout en séparant leurs inventaires.
21 +* Gérer un seul musée avec des sous-ensembles (collections spécifiques, dépôts, matériels d’étude)
17 17  )))
23 +|**Sécuriser les accès**|(% style="width:430px" %)**Restreint les droits **selon l’institution, le site ou le préfixe, afin de protéger la confidentialité et limiter les erreurs.|(% style="width:343px" %)(((
24 +* Chaque musée n’accède qu’à ses propres notices.
25 +* Les agents d’un site ne voient pas les notices des autres sites.
26 +)))
27 +|**Préparer les exports réglementaires**|(% style="width:430px" %)Associe les organismes aux informations officielles (n° d’agrément SMF) pour les exports POP et autres.|(% style="width:343px" %)(((
28 +* Export POP d’un musée municipal avec son numéro SMF dédié.
29 +)))
30 +|**Associer des paramètres spécifiques**|(% style="width:430px" %)Lie chaque organisme à un **code unique**, un **préfixe d’inventaire**, un **site de rattachement** et des **utilisateurs**.|(% style="width:343px" %)(((
31 +* Attribuer un préfixe différent pour chaque musée d’une communauté d’agglomération.
32 +* Définir un site unique pour un musée isolé.
33 +)))
34 +|**Mettre à jour les informations institutionnelles**|(% style="width:430px" %)Permet de **corriger ou compléter les données liées à l’organisme** (nom, numéro SMF, rattachement).|(% style="width:343px" %)(((
35 +* Modifier le nom d’un musée après un changement administratif.
36 +* Ajouter un numéro SMF manquant.
37 +)))
38 +|**Déléguer la gestion**|(% style="width:430px" %)Répartit les responsabilités entre plusieurs organismes ou sites grâce aux droits d’accès distincts.|(% style="width:343px" %)(((
39 +* Un musée pilote gère la base, tandis que chaque musée partenaire gère ses propres collections.
40 +)))
18 18  
19 -(% class="box" %)
42 +Chaque organisme est identifié par un **code unique**, utilisé dans les listes liées (préfixes, musées, sites). Cette cohérence garantit une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
43 +
44 +(% class="box successmessage" %)
20 20  (((
21 -**Icônes principales**
22 -)))
46 +**Bonnes pratiques :**
23 23  
24 24  (((
25 -
49 +* **Créez l’organisme avant son préfixe.**
50 +* (((
51 +Pour que Flora puisse établir automatiquement les bons liens entre organisme, préfixe et droits d’accès, utilisez **le même code** dans :
26 26  
27 -
53 +* le champ Code de la fiche organisme,
54 +* et les listes de préfixes.
28 28  )))
56 +
57 +Cela garantit une gestion fluide et évite les erreurs de synchronisation.
29 29  )))
59 +)))
30 30  
31 -= Gestion des organismes =
61 += Créer une notice organisme =
32 32  
63 +1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
64 +1. Cliquez sur **Créer un nouvel organisme**.
65 +1. Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur **Enregistrer**
66 +1. Vérifiez que la notice est bien enregistrée.
33 33  
34 -La table des organismes permet de déclarer la ou les institutions dont les inventaires seront gérés dans Flora musée.
68 +[[//Créer un nouvel organisme//>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
35 35  
36 -Elle permet de définir une série de paramètres utilisés pour la différenciation des numéros d'inventaire (préfixe musée), la sécurisation des accès (ne modifier que les notices de "mon musée"), l'export POP (valeur par défaut, demande d'avoir numéro d'agrément SMF).
37 37  
71 +[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1752582212109-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
38 38  
39 -[[image:1748005406307-139.png]]
40 40  
41 -= Préfixe associé à un organisme =
74 +[[//Résultat → nouvel organisme créé//>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
42 42  
43 43  
44 -Dans la table des biens et des entrées le champ Préfixe musée permet de saisir des numéro d'inventaires et numéro d'entrée identiques, mais uniques pour chaque préfixe, c'est ce qui permet de faire cohabiter plusieurs inventaires dans une même application.
77 += Modifier une notice organisme =
45 45  
46 -A notre que ce champ préfixe peut aussi être utilisé, à l'intérieur d'un même musée pour différencier des grands ensembles de collection ou des types de biens différents (biens empruntés pour exposition, matériel d'étude...).
79 +1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
80 +1. Recherchez la notice à modifier.
81 +1. Cliquez sur **Modifier la notice**.
82 +1. Apportez les modifications nécessaires dans la grille, puis cliquez sur **Enregistrer. **
47 47  
48 -Les préfixes sont paramétrés dans la liste MUS_PREFIXENUMINV.lst
84 +[[//Ex. Recherche du musée//>>image:1752646643114-884.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
49 49  
50 -(% class="\" %)
86 +
87 +[[//Modifier la notice organisme//>>image:1752590120682-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
88 +
89 +
90 +[[//Modification des données et enregistrement//>>image:1752646737024-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
91 +
92 +
93 += Identifier les listes utilisées dans la gestion des organismes =
94 +
95 +Certains **champs clés**, liés à des **listes**, permettent à Flora de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques entre institutions (ex. : 2025.1). Les valeurs de ces champs sont paramétrées dans plusieurs **sources **et** listes. **
96 +
97 +(% class="box warningmessage" %)
51 51  (((
52 -Note importante : Il est conseillé de faire en sorte que la unique_key de l'organisme soit égale au code du préfixe, car cela permet :
99 +**Points de vigilance : **
53 53  
54 -* d'associer automatiquement le bon préfixe à la notice lors de sa création
55 -* de gérer des rôles avec des droits d\'accès sur les tables dépendantes de l'organisme de rattachement de l'utilisateur connecté. Créez d\'abord les notices dans la table des organismes, puis créez ensuite les préfixes avec les codes concernés
101 +* **Le code utilisé dans ces listes doit correspondre exactement** au code défini dans la fiche de l’organisme.
102 +* En cas de **désynchronisation**, certaines fonctionnalités peuvent ne plus fonctionner correctement (ex. : impossibilité de gérer un prêt si le site n’est pas reconnu dans les listes de droits).
56 56  )))
57 57  
105 +(% class="box successmessage" %)
106 +(((
107 + **Bonnes pratiques :** centralisez la gestion des codes et vérifiez leur cohérence entre les fiches organismes et les listes associées, Mettre en place des restrictions d’accès par organisme.
108 +)))
58 58  
59 -= Sécurité d'accès par organisme =
110 +== Source Musée ==
60 60  
61 -La gestion de la sécurité d’accès par musée permettra de déléguer la gestion de l’inventaire d’un (ou plusieurs musées) à des rôles attitrés, dans le cas d’une application gérant plusieurs inventaires dans la même base.
112 +(% class="active" %)|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Liste|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation
113 +|MUS_PREFIXENUMINV.lst|Définition des préfixes pour les numéros d’inventaire et d’entrée
114 +|MUS_MUSEE.lst|Préfixe dans toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)
62 62  
63 -Cette sécurité est basée sur le préfixe musée (préfixe du numéro d’inventaire) pour la table des Biens, et sur le champ musée pour les tables biblio et photo.
116 +[[//Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**//>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
64 64  
65 -Elle pourra intervenir (selon le rôle attribué à l’utilisateur) au niveau de la liste résultat (l’utilisateur ne connaitra pas l’existence des notices des autres musées, attention les listes d’index ne seront pas filtrées). Seules la liste simple et la mosaïque fonctionnent de l’ouverture des notices (affichage, ou liste avec image).
66 66  
67 -Chaque notice bien, photo, biblio ayant donc un champ permettant de définir le musée d’appartenance, on définira ensuite ledit musée dans les profils des utilisateurs habilités à le gérer.
119 +== Source Données système ==
68 68  
69 -Dans la mesure où cette gestion équivaut à celle des bibliothèques multi-sites, elle sera basée sur les mécanismes standards de gestion de sites et des utilisateurs de Flora.
121 +(% class="active" %)|=(% style="width: 244px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Liste|=(% style="width: 635px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation
122 +|(% style="width:244px" %)bib_droits.lst|(% style="width:635px" %)Définition des droits de prêt par site
123 +|(% style="width:244px" %)bib_ex_lect.lst|(% style="width:635px" %)Définition des sites pour les exemplaires et utilisateurs lecteurs
70 70  
71 -Il ne peut y avoir qu’un seul site associé à un utilisateur. Pour les utilisateurs ayant à gérer plusieurs inventaires, il leur faudra un profil utilisateur différent (code et mot de passe) pour chacun d’eux.
125 +[[//Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**//>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
72 72  
73 -Les musées (ou les inventaires), pour lesquels cette sécurité devra être mis en place, seront déclarés dans la table ORGANISME et associés aux utilisateurs au travers du champ Site.
74 74  
128 += Mettre en place des restrictions d’accès par organisme =
75 75  
76 -== Activer les restrictions d'accès par musée, pour un utilisateur ou pour un groupe ==
130 +Restreindre l'accès aux notices selon l'institution d'appartenance permet :
77 77  
78 -Deux rôles standard permettent d'activer ces restrictions :
132 +* de **garantir la confidentialité** des inventaires ;
133 +* de **déléguer la gestion** à des responsables distincts selon les institutions ou sites ;
134 +* de **prévenir les erreurs** de modification sur des notices hors périmètre.
79 79  
80 -**Filtre code musée sur notices **: empêche l'utilisateur de modifier/supprimer des notices qui ne sont pas de son musée.
136 +La restriction d’accès repose sur différents **champs-clés**, selon la table concernée :
81 81  
82 -**Filtre code musée sur tables **: empêche l'utilisateur de voir les notices qui ne sont pas de son musée.
138 +(% class="active" %)|=(% style="width: 418px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Table concernée|=(% style="width: 461px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Champ utilisé pour la restriction
139 +|(% style="width:418px" %)Biens, Entrées|(% style="width:461px" %)Préfixe musée
140 +|(% style="width:418px" %)Toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)|(% style="width:461px" %)Musée
141 +|(% style="width:418px" %)Exemplaires (communication)|(% style="width:461px" %)Site
83 83  
143 +== Effets de la restriction ==
144 +
145 +* L’utilisateur ne voit **que** les notices liées à son organisme ;
146 +* Les listes de résultats sont **filtrées automatiquement** (fonctionne uniquement avec les vues **liste simple** et **mosaïque**)
147 +
148 +(% class="box warningmessage" %)
149 +(((
150 +Les **listes d’index** ne sont **pas filtrées** → **attention à la confidentialité** des données visibles via les menus déroulants ou filtres d’index.
151 +)))
152 +
153 +== Paramétrer le compte utilisateur ==
154 +
155 +* Un utilisateur ne peut être rattaché qu’à **un seul site** à la fois ;
156 +* Pour intervenir sur plusieurs institutions, il doit disposer d’un **identifiant utilisateur distinct** pour chaque site (avec codes et mots de passe séparés) ;
157 +* Le champ **Site** de la fiche utilisateur détermine les droits d'accès.
158 +
159 +[[//Notice utilisateur → champ** Site**//>>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
160 +
161 +
162 +== Restreindre les accès par groupe d'utilisateurs ==
163 +
164 +Pour limiter les accès des utilisateurs à un seul site, il convient d’appliquer les filtres suivants via la gestion des rôles des groupes utilisateurs **(menu Accès > Rôles**) :
165 +
166 +(% class="active" %)|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Rôle|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Fonction
167 +|Filtre code musée sur notices|Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée.
168 +|Filtre code musée sur tables|Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les listes de résultats.
169 +
170 +[[//Ex. Filtre code musée sur les notices de biens// >>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
171 +
84 84  
173 +)))
174 +
175 +
176 +)))|(% style="width:300px" %)(((
177 +(% class="box" %)
178 +(((
179 +**Sommaire**
180 +
181 +{{toc depth="1" numbered="true"/}}
182 +)))
183 +
184 +(% class="box" %)
185 +(((
186 +**Aller plus loin**
187 +
188 +* [[Comprendre les sources et les tables dans Flora>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome||target="_blank"]]
189 +* [[Gérer les listes>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome||target="_blank"]]
190 +* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome||target="_blank"]]
191 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome||target="_blank"]]
192 +* [[Exporter sur POP>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome||target="_blank"]]
193 +)))
194 +
195 +(% class="box" %)
196 +(((
197 +**Icônes principales**
198 +
199 +* [[image:1752589998778-173.png||height="33" width="30"]]** **Menu Paramétrage 
200 +
201 +* [[image:1752590442341-409.png||height="34" width="30"]] Menu Données 
202 +
203 +* [[image:1752590537116-638.png||height="32" width="31"]] Menu accès
204 +
205 +* [[image:1752590320850-171.png||height="28" width="28"]] Créer 
206 +
207 +* [[image:1752590335380-514.png||height="34" width="31"]]Modifier
208 +)))
209 +
210 +(((
211 +
212 +
213 +
214 +)))
215 +)))
216 +
217 +
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