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Modifications pour le document Gérer les organismes

Modifié par Doriane Bautista le 2025/09/17 15:57
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/15 13:54
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sur 2025/09/08 13:24
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome
1 +2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,84 +1,229 @@
1 -|(% style="width:840px" %)(% class="box" %)
2 -(((
3 -
4 -)))|(% style="width:300px" %)(((
1 +(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
2 +
3 +|(% style="width:840px" %)(((
5 5  (% class="box" %)
6 6  (((
7 -**Sommaire**
6 +**Flora permet de gérer plusieurs inventaires dans une même base** grâce à un système structuré autour des **organismes**.
8 8  
9 -{{toc depth="1" numbered="true"/}}
8 +Il est ainsi possible de **créer et configurer de nouveaux organismes**, de **définir des préfixes** pour faire coexister plusieurs inventaires, de **limiter les accès **selon l’institution d’appartenance et d’**attribuer les droits** adaptés aux utilisateurs et groupes concernés.
10 10  
11 -
10 +Ces réglages assurent une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
12 12  )))
13 13  
14 -(% class="box" %)
15 15  (((
16 -**Aller plus loin**
17 -)))
14 += Créer une notice organisme =
18 18  
19 -(% class="box" %)
16 +== Objectif ==
17 +
18 +La création d’un **organisme** dans Flora permet de :
19 +
20 +* structurer les inventaires,
21 +* sécuriser les accès selon l’appartenance à une institution,
22 +* et préparer les **exports réglementaires** (ex. : POP avec numéro d’agrément SMF).
23 +
24 +Chaque organisme est identifié par un **code unique**, et peut être associé à un **préfixe d’inventaire**, à des **utilisateurs**, et à un **site de rattachement**.
25 +
26 +(% class="box successmessage" %)
20 20  (((
21 -**Icônes principales**
22 -)))
28 +Bonnes pratiques :
23 23  
24 24  (((
25 -
31 +* **Créez l’organisme avant son préfixe.**
32 +* (((
33 +Pour que Flora puisse établir automatiquement les bons liens entre organisme, préfixe et droits d’accès, utilisez **le même code** dans :
26 26  
27 -
35 +* le champ Code de la fiche organisme,
36 +* et les listes de préfixes.
28 28  )))
38 +
39 +Cela garantit une gestion fluide et évite les erreurs de synchronisation.
29 29  )))
41 +)))
30 30  
31 -= Gestion des organismes =
43 +== Comment faire ? ==
32 32  
45 +1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
46 +1. Cliquez sur le bouton [[image:1752582562091-398.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="30" width="27"]]
47 +1. Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur **Enregistrer**
48 +1. Vérifiez que la notice est bien enregistrée.
33 33  
34 -La table des organismes permet de déclarer la ou les institutions dont les inventaires seront gérés dans Flora musée.
50 +[[Ex. Bouton de création d'un nouvel organisme.>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
35 35  
36 -Elle permet de définir une série de paramètres utilisés pour la différenciation des numéros d'inventaire (préfixe musée), la sécurisation des accès (ne modifier que les notices de "mon musée"), l'export POP (valeur par défaut, demande d'avoir numéro d'agrément SMF).
37 37  
53 +[[Ex. Saisie du nouvel organisme et enregistrement. >>image:1752582212109-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
38 38  
39 -[[image:1748005406307-139.png]]
40 40  
41 -= Préfixe associé à un organisme =
56 +[[Résultat → nouvel organisme créé.>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
42 42  
43 43  
44 -Dans la table des biens et des entrées le champ Préfixe musée permet de saisir des numéro d'inventaires et numéro d'entrée identiques, mais uniques pour chaque préfixe, c'est ce qui permet de faire cohabiter plusieurs inventaires dans une même application.
59 += Modifier une notice organisme =
45 45  
46 -A notre que ce champ préfixe peut aussi être utilisé, à l'intérieur d'un même musée pour différencier des grands ensembles de collection ou des types de biens différents (biens empruntés pour exposition, matériel d'étude...).
61 +== Objectif ==
47 47  
48 -Les préfixes sont paramétrés dans la liste MUS_PREFIXENUMINV.lst
63 +Il est possible de modifier à tout moment une notice organisme pour :
49 49  
50 -(% class="\" %)
65 +* corriger une information existante (nom, numéro SMF…) ;
66 +* ajouter un renseignement manquant ;
67 +* mettre à jour des paramètres liés à l’identification de l’institution.
68 +
69 +== Comment faire ? ==
70 +
71 +1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
72 +1. Recherchez la notice à modifier.
73 +1. Cliquez sur le bouton  [[image:1752590192298-517.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="35" width="28"]].
74 +1. Apportez les modifications nécessaires dans la grille, puis cliquez sur **Enregistrer. **
75 +
76 +[[Ex. Recherche du musée.>>image:1752646643114-884.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
77 +
78 +
79 +[[Fiche organisme → bouton Modifier >>image:1752590120682-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
80 +
81 +
82 +[[Ex. Modification de la notice et enregistrement. >>image:1752646737024-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
83 +
84 +
85 += Identifier les listes utilisées dans la gestion des organismes =
86 +
87 +== Objectif ==
88 +
89 +Certains **champs clés**, liés à des **listes**, permettent à Flora de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques entre institutions (ex. : 2025.1) :
90 +
91 +* **Préfixe musée** : utilisé dans les tables des **biens** et des **entrées** ;
92 +* **Musée** : utilisé dans toutes les autres tables ;
93 +* **Site** : utilisé notamment dans la **table des exemplaires** (gestion des prêts).
94 +
95 +Cette structuration permet :
96 +
97 +* de faire cohabiter **plusieurs inventaires dans une seule base** ;
98 +* de gérer **des sous-ensembles** au sein d’un même organisme (ex. : collections distinctes, biens en dépôt, matériel d’étude, etc.).
99 +
100 +== Listes liées aux organismes ==
101 +
102 +Les valeurs de ces champs sont paramétrées dans plusieurs **sources **et** listes** :
103 +
104 +=== Source Musée ===
105 +
106 +(% class="active" %)|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Liste|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation
107 +|MUS_PREFIXENUMINV.lst|Définition des préfixes pour les numéros d’inventaire et d’entrée
108 +|MUS_MUSEE.lst|Préfixe dans toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)
109 +
110 +[[Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
111 +
112 +
113 +=== Source Données système ===
114 +
115 +(% class="active" %)|=(% style="width: 244px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Liste|=(% style="width: 635px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation
116 +|(% style="width:244px" %)bib_droits.lst|(% style="width:635px" %)Définition des droits de prêt par site
117 +|(% style="width:244px" %)bib_ex_lect.lst|(% style="width:635px" %)Définition des sites pour les exemplaires et utilisateurs lecteurs
118 +
119 +[[Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
120 +
121 +
122 +(% class="box warningmessage" %)
51 51  (((
52 -Note importante : Il est conseillé de faire en sorte que la unique_key de l'organisme soit égale au code du préfixe, car cela permet :
124 +**Points de vigilance : **
53 53  
54 -* d'associer automatiquement le bon préfixe à la notice lors de sa création
55 -* de gérer des rôles avec des droits d\'accès sur les tables dépendantes de l'organisme de rattachement de l'utilisateur connecté. Créez d\'abord les notices dans la table des organismes, puis créez ensuite les préfixes avec les codes concernés
126 +* **Le code utilisé dans ces listes doit correspondre exactement** au code défini dans la fiche de l’organisme.
127 +* En cas de **désynchronisation**, certaines fonctionnalités peuvent ne plus fonctionner correctement (ex. : impossibilité de gérer un prêt si le site n’est pas reconnu dans les listes de droits).
56 56  )))
57 57  
130 +(% class="box successmessage" %)
131 +(((
132 + **Bonnes pratiques :** centralisez la gestion des codes et vérifiez leur cohérence entre les fiches organismes et les listes associées, Mettre en place des restrictions d’accès par organisme.
133 +)))
58 58  
59 -= Sécurité d'accès par organisme =
135 += Mettre en place des restrictions d’accès par organisme =
60 60  
61 -La gestion de la sécurité d’accès par musée permettra de déléguer la gestion de l’inventaire d’un (ou plusieurs musées) à des rôles attitrés, dans le cas d’une application gérant plusieurs inventaires dans la même base.
137 +== Objectif ==
62 62  
63 -Cette sécurité est basée sur le préfixe musée (préfixe du numéro d’inventaire) pour la table des Biens, et sur le champ musée pour les tables biblio et photo.
139 +Restreindre l'accès aux notices selon l'institution d'appartenance permet :
64 64  
65 -Elle pourra intervenir (selon le rôle attribué à l’utilisateur) au niveau de la liste résultat (l’utilisateur ne connaitra pas l’existence des notices des autres musées, attention les listes d’index ne seront pas filtrées). Seules la liste simple et la mosaïque fonctionnent de l’ouverture des notices (affichage, ou liste avec image).
141 +* de **garantir la confidentialité** des inventaires ;
142 +* de **déléguer la gestion** à des responsables distincts selon les institutions ou sites ;
143 +* de **prévenir les erreurs** de modification sur des notices hors périmètre.
66 66  
67 -Chaque notice bien, photo, biblio ayant donc un champ permettant de définir le musée d’appartenance, on définira ensuite ledit musée dans les profils des utilisateurs habilités à le gérer.
145 +== Fonctionnement des restrictions ==
68 68  
69 -Dans la mesure où cette gestion équivaut à celle des bibliothèques multi-sites, elle sera basée sur les mécanismes standards de gestion de sites et des utilisateurs de Flora.
147 +La restriction d’accès repose sur différents **champs-clés**, selon la table concernée :
70 70  
71 -Il ne peut y avoir qu’un seul site associé à un utilisateur. Pour les utilisateurs ayant à gérer plusieurs inventaires, il leur faudra un profil utilisateur différent (code et mot de passe) pour chacun d’eux.
149 +(% class="active" %)|=(% style="width: 418px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Table concernée|=(% style="width: 461px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Champ utilisé pour la restriction
150 +|(% style="width:418px" %)Biens, Entrées|(% style="width:461px" %)Préfixe musée
151 +|(% style="width:418px" %)Toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)|(% style="width:461px" %)Musée
152 +|(% style="width:418px" %)Exemplaires (communication)|(% style="width:461px" %)Site
72 72  
73 -Les musées (ou les inventaires), pour lesquels cette sécurité devra être mis en place, seront déclarés dans la table ORGANISME et associés aux utilisateurs au travers du champ Site.
154 +== Effets de la restriction ==
74 74  
156 +* L’utilisateur ne voit **que** les notices liées à son organisme ;
157 +* Les listes de résultats sont **filtrées automatiquement** (fonctionne uniquement avec les vues **liste simple** et **mosaïque**)
75 75  
76 -== Activer les restrictions d'accès par musée, pour un utilisateur ou pour un groupe ==
159 +(% class="box warningmessage" %)
160 +(((
161 +Les **listes d’index** ne sont **pas filtrées** → **attention à la confidentialité** des données visibles via les menus déroulants ou filtres d’index.
162 +)))
77 77  
78 -Deux rôles standard permettent d'activer ces restrictions :
164 +== Paramétrage du compte utilisateur ==
79 79  
80 -**Filtre code musée sur notices **: empêche l'utilisateur de modifier/supprimer des notices qui ne sont pas de son musée.
166 +* Un utilisateur ne peut être rattaché qu’à **un seul site** à la fois ;
167 +* Pour intervenir sur plusieurs institutions, il doit disposer d’un **identifiant utilisateur distinct** pour chaque site (avec codes et mots de passe séparés) ;
168 +* Le champ **Site** de la fiche utilisateur détermine les droits d'accès.
81 81  
82 -**Filtre code musée sur tables **: empêche l'utilisateur de voir les notices qui ne sont pas de son musée.
170 +[[Notice utilisateur → champ Site. >>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
83 83  
172 +
173 +== Restreindre les accès par groupe ==
174 +
175 +Rôles standard à utiliser :
176 +
177 +(% class="active" %)|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Rôle|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Fonction
178 +|Filtre code musée sur notices|Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée.
179 +|Filtre code musée sur tables|Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les listes de résultats.
180 +
181 +(% class="box infomessage" %)
182 +(((
183 +**À savoir :** Ces filtres sont appliqués via la **gestion des rôles** dans les **groupes utilisateurs** (menu Accès > Rôles).
184 +
185 +[[Ex. Filtre code musée sur les notices de biens.>>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
186 +)))
187 +
84 84  
189 +)))
190 +
191 +
192 +)))|(% style="width:300px" %)(((
193 +(% class="box" %)
194 +(((
195 +**Sommaire**
196 +
197 +{{toc depth="1" numbered="true"/}}
198 +)))
199 +
200 +(% class="box" %)
201 +(((
202 +**Aller plus loin**
203 +
204 +* [[Comprendre les sources et les tables dans Flora>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome||target="_blank"]]
205 +* [[Gérer les listes>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome||target="_blank"]]
206 +* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome||target="_blank"]]
207 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome||target="_blank"]]
208 +* [[Exporter sur POP>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome||target="_blank"]]
209 +)))
210 +
211 +(% class="box" %)
212 +(((
213 +**Icônes principales**
214 +
215 +* [[image:1752589998778-173.png||height="41" width="37"]]** **Menu Paramétrage
216 +* [[image:1752590442341-409.png||height="39" width="34"]] Menu Données
217 +* [[image:1752590537116-638.png||height="37" width="36"]] Menu accès
218 +* [[image:1752590320850-171.png||height="34" width="34"]] Créer
219 +* [[image:1752590335380-514.png||height="44" width="40"]]Modifier
220 +)))
221 +
222 +(((
223 +
224 +
225 +
226 +)))
227 +)))
228 +
229 +
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