Modifications pour le document Gérer les organismes

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Propriétés de la Page

Parent

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome
	1	+1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome

Contenu

...	...	@@ -3,50 +3,35 @@
3	3	|(% style="width:840px" %)(((
4	4	(% class="box" %)
5	5	(((
6		-**Flora permet de gérer plusieurs inventaires dans une même base** grâce à un système structuré autour des **organismes**.
	6	+Flora permet d’administrer plusieurs inventaires au sein d’une même base, grâce à un système structurant basé sur les **organismes**. Cette page décrit les principales étapes pour :
7	7
8		-Il est ainsi possible de **créer et configurer de nouveaux organismes**, de **définir des préfixes** pour faire coexister plusieurs inventaires, de **limiter les accès **selon l’institution d’appartenance et d’**attribuer les droits** adaptés aux utilisateurs et groupes concernés.
	8	+* créer et configurer un nouvel organisme ;
	9	+* définir des **listes de préfixes **permettant la coexistence de plusieurs inventaires ;
	10	+* **mettre en place des restrictions d’accès** selon l'institution d’appartenance ;
	11	+* attribuer les **droits appropriés** aux utilisateurs et groupes concernés.
9	9
10		-Ces réglages assurent une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
	13	+Ces paramétrages sont indispensables pour une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
11	11	)))
12	12
13	13	(((
14		-= À quoi servent les organismes dans Flora ? =
	17	+= Créer une notice organisme =
15	15
16		-Dans Flora, les organismes servent à :
	19	+== Objectif ==
17	17
18		-|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Finalité|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 430px;" %)Utilisation dans Flora|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 343px;" %)Cas d'usage
19		-|**Structurer les inventaires**|(% style="width:430px" %)Permet de gérer **plusieurs inventaires distincts dans une même base **et de faire coexister des numérotations identiques (ex. : 2025.1 dans deux institutions différentes).|(% style="width:343px" %)(((
20		-* Regrouper plusieurs musées dans une base commune tout en séparant leurs inventaires.
21		-* Gérer un seul musée avec des sous-ensembles (collections spécifiques, dépôts, matériels d’étude)
22		-)))
23		-|**Sécuriser les accès**|(% style="width:430px" %)**Restreint les droits **selon l’institution, le site ou le préfixe, afin de protéger la confidentialité et limiter les erreurs.|(% style="width:343px" %)(((
24		-* Chaque musée n’accède qu’à ses propres notices.
25		-* Les agents d’un site ne voient pas les notices des autres sites.
26		-)))
27		-|**Préparer les exports réglementaires**|(% style="width:430px" %)Associe les organismes aux informations officielles (n° d’agrément SMF) pour les exports POP et autres.|(% style="width:343px" %)(((
28		-* Export POP d’un musée municipal avec son numéro SMF dédié.
29		-)))
30		-|**Associer des paramètres spécifiques**|(% style="width:430px" %)Lie chaque organisme à un **code unique**, un **préfixe d’inventaire**, un **site de rattachement** et des **utilisateurs**.|(% style="width:343px" %)(((
31		-* Attribuer un préfixe différent pour chaque musée d’une communauté d’agglomération.
32		-* Définir un site unique pour un musée isolé.
33		-)))
34		-|**Mettre à jour les informations institutionnelles**|(% style="width:430px" %)Permet de **corriger ou compléter les données liées à l’organisme** (nom, numéro SMF, rattachement).|(% style="width:343px" %)(((
35		-* Modifier le nom d’un musée après un changement administratif.
36		-* Ajouter un numéro SMF manquant.
37		-)))
38		-|**Déléguer la gestion**|(% style="width:430px" %)Répartit les responsabilités entre plusieurs organismes ou sites grâce aux droits d’accès distincts.|(% style="width:343px" %)(((
39		-* Un musée pilote gère la base, tandis que chaque musée partenaire gère ses propres collections.
40		-)))
	21	+La création d’un **organisme** dans Flora permet de :
41	41
42		-Chaque organisme est identifié par un **code unique**, utilisé dans les listes liées (préfixes, musées, sites). Cette cohérence garantit une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
	23	+* structurer les inventaires,
	24	+* sécuriser les accès selon l’appartenance à une institution,
	25	+* et préparer les **exports réglementaires** (ex. : POP avec numéro d’agrément SMF).
43	43
44		-(% class="box successmessage" %)
	27	+Chaque organisme est identifié par un **code unique**, et peut être associé à un **préfixe d’inventaire**, à des **utilisateurs**, et à un **site de rattachement**.
	28	+
	29	+(% class="box infomessage" %)
45	45	(((
46		-**Bonnes pratiques :**
	31	+Bonnes pratiques :
47	47
48	48	(((
49		-* **Créez l’organisme avant son préfixe.**
	34	+* **Créez l’organisme avant son préfixe** (voir section 2).
50	50	* (((
51	51	Pour que Flora puisse établir automatiquement les bons liens entre organisme, préfixe et droits d’accès, utilisez **le même code** dans :
52	52
...	...	@@ -58,123 +58,134 @@
58	58	)))
59	59	)))
60	60
61		-= Créer une notice organisme =
	46	+== Comment faire ? ==
62	62
63	63	1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
64		-1. Cliquez sur **Créer un nouvel organisme**.
	49	+1. Cliquez sur le bouton [[image:1752582562091-398.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="30" width="27"]]
65	65	1. Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur **Enregistrer**
66	66	1. Vérifiez que la notice est bien enregistrée.
67	67
68		-[[//Créer un nouvel organisme//>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	53	+[[Ex. Bouton de création d'un nouvel organisme.>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
69	69
70	70
71		-[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1752582212109-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	56	+[[Ex. Saisie du nouvel organisme et enregistrement. >>image:1752582212109-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
72	72
73	73
74		-[[//Résultat → nouvel organisme créé//>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	59	+[[Résultat → nouvel organisme créé.>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
75	75
76	76
77	77	= Modifier une notice organisme =
78	78
79		-1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
80		-1. Recherchez la notice à modifier.
81		-1. Cliquez sur **Modifier la notice**.
82		-1. Apportez les modifications nécessaires dans la grille, puis cliquez sur **Enregistrer. **
	64	+== Objectif ==
83	83
84		-[[//Ex. Recherche du musée//>>image:1752646643114-884.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	66	+Il est possible de modifier à tout moment une notice organisme pour :
85	85
	68	+* corriger une information existante (nom, numéro SMF…) ;
	69	+* ajouter un renseignement manquant ;
	70	+* mettre à jour des paramètres liés à l’identification de l’institution.
86	86
87		-[[//Modifier la notice organisme//>>image:1752590120682-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	72	+== Comment faire ? ==
88	88
	74	+1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
	75	+1. Recherchez la notice à modifier.
	76	+1. Cliquez sur le bouton  [[image:1752590192298-517.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="35" width="28"]].
	77	+1. Apportez les modifications nécessaires dans la grille, puis cliquez sur **Enregistrer. **
89	89
90		-[[//Modification des données et enregistrement//>>image:1752646737024-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	79	+[[Ex. Recherche du musée.>>image:1752646643114-884.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
91	91
92	92
93		-= Identifier les listes utilisées dans la gestion des organismes =
	82	+[[Fiche organisme → bouton Modifier >>image:1752590120682-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
94	94
95		-Certains **champs clés**, liés à des **listes**, permettent à Flora de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques entre institutions (ex. : 2025.1). Les valeurs de ces champs sont paramétrées dans plusieurs **sources **et** listes. **
96	96
97		-(% class="box warningmessage" %)
98		-(((
99		-**Points de vigilance : **
	85	+[[Ex. Modification de la notice et enregistrement. >>image:1752646737024-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
100	100
101		-* **Le code utilisé dans ces listes doit correspondre exactement** au code défini dans la fiche de l’organisme.
102		-* En cas de **désynchronisation**, certaines fonctionnalités peuvent ne plus fonctionner correctement (ex. : impossibilité de gérer un prêt si le site n’est pas reconnu dans les listes de droits).
103		-)))
104	104
105		-(% class="box successmessage" %)
106		-(((
107		- **Bonnes pratiques :** centralisez la gestion des codes et vérifiez leur cohérence entre les fiches organismes et les listes associées, Mettre en place des restrictions d’accès par organisme.
108		-)))
	88	+= Gérer les listes associées =
109	109
110		-== Source Musée ==
	90	+== Objectif ==
111	111
112		-(% class="active" %)|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Liste|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation
113		-|MUS_PREFIXENUMINV.lst|Définition des préfixes pour les numéros d’inventaire et d’entrée
114		-|MUS_MUSEE.lst|Préfixe dans toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)
	92	+Les champs **Préfixe musée** (présent dans les tables des biens et des entrées), **Musée **(présents dans toutes les tables) et** Site** (table des exemplaires) permettent de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs institutions.
115	115
116		-[[//Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**//>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	94	+Cela permet :
117	117
	96	+* de faire **cohabiter plusieurs inventaires** dans une seule base ;
	97	+* de gérer des **sous-ensembles** au sein d’une même institution (biens empruntés, matériel pédagogique, etc.).
118	118
119		-== Source Données système ==
	99	+== Où sont définis les préfixes ? ==
120	120
121		-(% class="active" %)|=(% style="width: 244px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Liste|=(% style="width: 635px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation
122		-|(% style="width:244px" %)bib_droits.lst|(% style="width:635px" %)Définition des droits de prêt par site
123		-|(% style="width:244px" %)bib_ex_lect.lst|(% style="width:635px" %)Définition des sites pour les exemplaires et utilisateurs lecteurs
	101	+Ils sont paramétrés dans différentes **listes et sources : **
124	124
125		-[[//Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**//>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	103	+1. Source Musée :
126	126
	105	+* **MUS_PREFIXENUMINV.lst **(table biens et entrées)
	106	+* **MUS_MUSEE.lst** (toutes les autres tables)
127	127
128		-= Mettre en place des restrictions d’accès par organisme =
	108	+[[Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
129	129
130		-Restreindre l'accès aux notices selon l'institution d'appartenance permet :
131	131
132		-* de **garantir la confidentialité** des inventaires ;
133		-* de **déléguer la gestion** à des responsables distincts selon les institutions ou sites ;
134		-* de **prévenir les erreurs** de modification sur des notices hors périmètre.
	111	+(% start="2" %)
	112	+1. Source Données système :
135	135
136		-La restriction d’accès repose sur différents **champs-clés**, selon la table concernée :
	114	+* **bib_droits.lst **(table des exemplaires)
	115	+* **bib_ex_lect.lst** (table des exemplaires)
137	137
138		-(% class="active" %)|=(% style="width: 418px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Table concernée|=(% style="width: 461px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Champ utilisé pour la restriction
139		-|(% style="width:418px" %)Biens, Entrées|(% style="width:461px" %)Préfixe musée
140		-|(% style="width:418px" %)Toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)|(% style="width:461px" %)Musée
141		-|(% style="width:418px" %)Exemplaires (communication)|(% style="width:461px" %)Site
	117	+[[Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
142	142
143		-(% class="wikigeneratedid" %)
144		-La restriction d’accès fait en sorte que l**’utilisateur ne voie que les notices liées à son organisme **et que les **listes de résultats soient automatiquement filtrées** en vue simple ou mosaïque.
145	145
146	146	(% class="box warningmessage" %)
147	147	(((
148		-Les **listes d’index** ne sont **pas filtrées** → **attention à la confidentialité** des données visibles via les menus déroulants ou filtres d’index.
	122	+Assurez-vous que les **codes** utilisés dans ces listes **correspondent exactement** au code de l’organisme.
	123	+
	124	+En cas de désynchronisation, certaines fonctionnalités comme les **droits de prêt** peuvent ne pas fonctionner correctement.
149	149	)))
150	150
151		-(% class="wikigeneratedid" %)
152		-Pour que cette restriction soit effective, il faut :
	127	+= Activer la sécurité d'accès par organisme =
153	153
154		-* paramétrer le compte de chaque** utilisateur ;**
155		-* appliquer les filtres appropriés aux **groupes utilisateurs**.
	129	+== Objectif ==
156	156
157		-== Paramétrer le compte d'un utilisateur ==
	131	+Restreindre l'accès aux notices selon le musée d'appartenance permet :
158	158
159		-Pour paramétrer le compte d’un utilisateur, il faut tenir compte des règles suivantes :
	133	+* de garantir la **confidentialité** des inventaires ;
	134	+* de déléguer la gestion à différents responsables ou sites ;
	135	+* d’éviter les erreurs de modification entre musées.
160	160
161		-* Un utilisateur ne peut être rattaché qu’à **un seul site à la fois**.
162		-* Pour intervenir sur plusieurs institutions, il doit disposer d’un **identifiant distinct pour chaque site** (avec codes et mots de passe séparés).
163		-* Le champ **Site** de la fiche utilisateur détermine les **droits d’accès**.
	137	+== Fonctionnement des restrictions ==
164	164
165		-[[//Notice utilisateur → champ** Site**//>>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	139	+(% class="active" %)|=Table concernée|=Champ utilisé pour la restriction
	140	+|Biens, Entrées|Préfixe musée
	141	+|Toutes les autres tables|Musée
	142	+|Exemplaires (communication)|Site
166	166
	144	+== Effets de la restriction ==
167	167
168		-== Restreindre les accès par groupe d'utilisateurs ==
	146	+* L’utilisateur ne voit **que** les notices liées à son organisme ;
	147	+* Les listes de résultats sont **filtrées** en conséquence (seuls les affichages **liste simple** ou **mosaïque** sont compatibles) ;
	148	+* Les **listes d’index** ne sont **pas filtrées** → attention à la confidentialité.
169	169
170		-Pour limiter les accès des utilisateurs à un seul site, il convient d’appliquer les filtres suivants via la gestion des rôles sur les groupes utilisateurs **(menu Accès > Rôles**) :
	150	+== Paramétrage du compte utilisateur ==
171	171
172		-(% class="active" %)|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Rôle|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Fonction
173		-|Filtre code musée sur notices|Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée.
174		-|Filtre code musée sur tables|Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les listes de résultats.
	152	+* Un utilisateur ne peut être rattaché qu’à **un seul site** à la fois ;
	153	+* Pour accéder à plusieurs musées, il faut **un identifiant distinct par site** (code et mot de passe différents) ;
	154	+* Le champ **Site** de la fiche utilisateur détermine son accès.
175	175
176		-[[//Ex. Filtre code musée sur les notices de biens// >>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	156	+[[Notice utilisateur → champ Site. >>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
177	177
	158	+
	159	+== Restreindre les accès par groupe ==
	160	+
	161	+Rôles standard à utiliser :
	162	+
	163	+(% class="active" %)|=Rôle|=Fonction
	164	+|Filtre code musée sur notices|Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée
	165	+|Filtre code musée sur tables|Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les résultats
	166	+
	167	+(% class="box infomessage" %)
	168	+(((
	169	+**À savoir :** Ces filtres doivent être appliqués depuis la gestion des rôles sur les groupes utilisateurs.
	170	+
	171	+[[Ex. Filtre code musée sur les notices de biens.>>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	172	+)))
	173	+
178	178
179	179	)))
180	180
...	...	@@ -191,11 +191,11 @@
191	191	(((
192	192	**Aller plus loin**
193	193
194		-* [[Comprendre les sources et les tables dans Flora>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome||target="_blank"]]
195		-* [[Gérer les listes>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome||target="_blank"]]
196		-* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome||target="_blank"]]
197		-* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome||target="_blank"]]
198		-* [[Exporter sur POP>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome||target="_blank"]]
	190	+* [[Présentation des sources et des tables>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome]]
	191	+* [[Gérer les listes>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome]]
	192	+* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome]]
	193	+* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
	194	+* [[Effectuer des exports POP>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome]]
199	199	)))
200	200
201	201	(% class="box" %)
...	...	@@ -202,15 +202,11 @@
202	202	(((
203	203	**Icônes principales**
204	204
205		-* [[image:1752589998778-173.png||height="33" width="30"]]** **Menu Paramétrage
206		-
207		-* [[image:1752590442341-409.png||height="34" width="30"]] Menu Données
208		-
209		-* [[image:1752590537116-638.png||height="32" width="31"]] Menu accès
210		-
211		-* [[image:1752590320850-171.png||height="28" width="28"]] Créer
212		-
213		-* [[image:1752590335380-514.png||height="34" width="31"]]Modifier
	201	+* [[image:1752589998778-173.png||height="41" width="37"]]** **Menu Paramétrage
	202	+* [[image:1752590442341-409.png||height="39" width="34"]] Menu Données
	203	+* [[image:1752590537116-638.png||height="37" width="36"]] Menu accès
	204	+* [[image:1752590320850-171.png||height="34" width="34"]] Créer
	205	+* [[image:1752590335380-514.png||height="44" width="40"]]Modifier
214	214	)))
215	215
216	216	(((