Modifications pour le document Gérer les organismes

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Détails

Propriétés de la Page

Parent

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome
	1	+1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome

Contenu

...	...	@@ -3,158 +3,141 @@
3	3	|(% style="width:840px" %)(((
4	4	(% class="box" %)
5	5	(((
6		-**Flora permet de gérer plusieurs inventaires dans une même base** grâce à un système structuré autour des **organismes**.
	6	+Flora permet d’administrer plusieurs inventaires au sein d’une même base, grâce à un système structurant basé sur les **organismes**. Cette page décrit les principales étapes pour :
7	7
8		-Il est ainsi possible de **créer et configurer de nouveaux organismes**, de **définir des préfixes** pour faire coexister plusieurs inventaires, de **limiter les accès **selon l’institution d’appartenance et d’**attribuer les droits** adaptés aux utilisateurs et groupes concernés.
	8	+* créer et configurer un nouvel organisme ;
	9	+* définir des **listes de préfixes **permettant la coexistence de plusieurs inventaires ;
	10	+* **mettre en place des restrictions d’accès** selon l'institution d’appartenance ;
	11	+* attribuer les **droits appropriés** aux utilisateurs et groupes concernés.
9	9
10		-Ces réglages assurent une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
	13	+Ces paramétrages sont indispensables pour une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
11	11	)))
12	12
13	13	(((
14		-= À quoi servent les organismes dans Flora ? =
	17	+= Créer une notice organisme =
15	15
16		-Dans Flora, les organismes servent à :
	19	+== Objectif ==
17	17
18		-|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Finalité|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation dans Flora
19		-|**Structurer les inventaires**|Permet de gérer **plusieurs inventaires distincts dans une même base **et de faire coexister des numérotations identiques (ex. : 2025.1 dans deux institutions différentes).
20		-|**Sécuriser les accès**|**Restreint les droits **selon l’institution, le site ou le préfixe, afin de protéger la confidentialité et limiter les erreurs.
21		-|**Préparer les exports réglementaires**|Associe les organismes aux informations officielles (n° d’agrément SMF) pour les exports POP et autres.
22		-|**Associer des paramètres spécifiques**|Lie chaque organisme à un **code unique**, un **préfixe d’inventaire**, un **site de rattachement** et des **utilisateurs**.
23		-|**Mettre à jour les informations institutionnelles**|Permet de **corriger ou compléter les données liées à l’organisme** (nom, numéro SMF, rattachement).
24		-|**Déléguer la gestion**|Répartit les responsabilités entre plusieurs organismes ou sites grâce aux droits d’accès distincts.
	21	+Déclarer les organismes dans Flora permet de structurer les inventaires, de sécuriser les accès et de préparer les exports réglementaires (ex. : POP). Chaque organisme est identifié par un **code unique** et peut être associé à un **préfixe d’inventaire**, plusieurs **utilisateurs**, et un **numéro d’agrément SMF**.
25	25
26		-Chaque organisme est identifié par un **code unique**, utilisé dans les listes liées (préfixes, musées, sites). Cette cohérence garantit une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
27		-
28		-(% class="box successmessage" %)
	23	+(% class="box infomessage" %)
29	29	(((
30		-**Bonnes pratiques :**
	25	+Bonnes pratiques :
31	31
32	32	(((
33		-* **Créez l’organisme avant son préfixe.**
34		-* (((
35		-Pour que Flora puisse établir automatiquement les bons liens entre organisme, préfixe et droits d’accès, utilisez **le même code** dans :
36		-
37		-* le champ Code de la fiche organisme,
38		-* et les listes de préfixes.
	28	+* Créez l’organisme **avant** de créer son préfixe ;
	29	+* Pour que Flora puisse faire le lien automatiquement entre un organisme, son préfixe et les droits d’accès associés, **il est important d’utiliser le même code à chaque étape : dans la fiche de l’organisme (champ code) et dans les listes de préfixes** (voir section 2). Cela évite les erreurs et simplifie la gestion multi-musées.
39	39	)))
40		-
41		-Cela garantit une gestion fluide et évite les erreurs de synchronisation.
42	42	)))
43		-)))
44	44
45		-= Créer une notice organisme =
	33	+== Comment faire ? ==
46	46
47	47	1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
48		-1. Cliquez sur **Créer un nouvel organisme**.
	36	+1. Cliquez sur le bouton [[image:1752582562091-398.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="30" width="27"]]
49	49	1. Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur **Enregistrer**
50	50	1. Vérifiez que la notice est bien enregistrée.
51	51
52		-[[//Créer un nouvel organisme//>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	40	+[[Ex. Bouton de création d'un nouvel organisme.>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
53	53
54	54
55		-[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1752582212109-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	43	+[[Ex. Saisie du nouvel organisme et enregistrement. >>image:1752582212109-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
56	56
57	57
58		-[[//Résultat → nouvel organisme créé//>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	46	+[[Résultat → nouvel organisme créé.>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
59	59
60	60
61	61	= Modifier une notice organisme =
62	62
63		-1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
64		-1. Recherchez la notice à modifier.
65		-1. Cliquez sur **Modifier la notice**.
66		-1. Apportez les modifications nécessaires dans la grille, puis cliquez sur **Enregistrer. **
	51	+Si besoin d'apporter des modifications à une notice organisme, utilisez le bouton [[image:1752590192298-517.png||data-xwiki-image-style-border="true"]].
67	67
68		-[[//Ex. Recherche du musée//>>image:1752646643114-884.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	53	+[[Fiche organisme → bouton Modifier >>image:1752590120682-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
69	69
	55	+= Gérer les listes associées =
70	70
71		-[[//Modifier la notice organisme//>>image:1752590120682-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	57	+== Objectif ==
72	72
	59	+Les champs **Préfixe musée** (présent dans les tables des biens et des entrées), **Musée **(présents dans toutes les tables) et** Site** (table des exemplaires) permettent de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs institutions.
73	73
74		-[[//Modification des données et enregistrement//>>image:1752646737024-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	61	+Cela permet :
75	75
	63	+* de faire **cohabiter plusieurs inventaires** dans une seule base ;
	64	+* de gérer des **sous-ensembles** au sein d’une même institution (biens empruntés, matériel pédagogique, etc.).
76	76
77		-= Identifier les listes utilisées dans la gestion des organismes =
	66	+== Où sont définis les préfixes ? ==
78	78
79		-Certains **champs clés**, liés à des **listes**, permettent à Flora de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques entre institutions (ex. : 2025.1). Les valeurs de ces champs sont paramétrées dans plusieurs **sources **et** listes. **
	68	+Ils sont paramétrés dans différentes **listes et sources : **
80	80
81		-(% class="box warningmessage" %)
82		-(((
83		-**Points de vigilance : **
	70	+1. Source Musée :
84	84
85		-* **Le code utilisé dans ces listes doit correspondre exactement** au code défini dans la fiche de l’organisme.
86		-* En cas de **désynchronisation**, certaines fonctionnalités peuvent ne plus fonctionner correctement (ex. : impossibilité de gérer un prêt si le site n’est pas reconnu dans les listes de droits).
87		-)))
	72	+* **MUS_PREFIXENUMINV.lst **(table biens et entrées)
	73	+* **MUS_MUSEE.lst** (toutes les autres tables)
88	88
89		-(% class="box successmessage" %)
90		-(((
91		- **Bonnes pratiques :** centralisez la gestion des codes et vérifiez leur cohérence entre les fiches organismes et les listes associées, Mettre en place des restrictions d’accès par organisme.
92		-)))
	75	+[[Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
93	93
94		-== Source Musée ==
95	95
96		-(% class="active" %)|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Liste|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation
97		-|MUS_PREFIXENUMINV.lst|Définition des préfixes pour les numéros d’inventaire et d’entrée
98		-|MUS_MUSEE.lst|Préfixe dans toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)
	78	+(% start="2" %)
	79	+1. Source Données système :
99	99
100		-[[//Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**//>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	81	+* **bib_droits.lst **(table des exemplaires)
	82	+* **bib_ex_lect.lst** (table des exemplaires)
101	101
	84	+[[Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
102	102
103		-== Source Données système ==
104	104
105		-(% class="active" %)|=(% style="width: 244px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Liste|=(% style="width: 635px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation
106		-|(% style="width:244px" %)bib_droits.lst|(% style="width:635px" %)Définition des droits de prêt par site
107		-|(% style="width:244px" %)bib_ex_lect.lst|(% style="width:635px" %)Définition des sites pour les exemplaires et utilisateurs lecteurs
	87	+(% class="box warningmessage" %)
	88	+(((
	89	+Assurez-vous que les **codes** utilisés dans ces listes **correspondent exactement** au code de l’organisme.
108	108
109		-[[//Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**//>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	91	+En cas de désynchronisation, certaines fonctionnalités comme les **droits de prêt** peuvent ne pas fonctionner correctement.
	92	+)))
110	110
	94	+= Activer la sécurité d'accès par organisme =
111	111
112		-= Mettre en place des restrictions d’accès par organisme =
	96	+== Objectif ==
113	113
114		-Restreindre l'accès aux notices selon l'institution d'appartenance permet :
	98	+Restreindre l'accès aux notices selon le musée d'appartenance permet :
115	115
116		-* de **garantir la confidentialité** des inventaires ;
117		-* de **déléguer la gestion** à des responsables distincts selon les institutions ou sites ;
118		-* de **prévenir les erreurs** de modification sur des notices hors périmètre.
	100	+* de garantir la **confidentialité** des inventaires ;
	101	+* de déléguer la gestion à différents responsables ou sites ;
	102	+* d’éviter les erreurs de modification entre musées.
119	119
120	120	== Fonctionnement des restrictions ==
121	121
122		-La restriction d’accès repose sur différents **champs-clés**, selon la table concernée :
	106	+(% class="active" %)|=Table concernée|=Champ utilisé pour la restriction
	107	+|Biens, Entrées|Préfixe musée
	108	+|Toutes les autres tables|Musée
	109	+|Exemplaires (communication)|Site
123	123
124		-(% class="active" %)|=(% style="width: 418px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Table concernée|=(% style="width: 461px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Champ utilisé pour la restriction
125		-|(% style="width:418px" %)Biens, Entrées|(% style="width:461px" %)Préfixe musée
126		-|(% style="width:418px" %)Toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)|(% style="width:461px" %)Musée
127		-|(% style="width:418px" %)Exemplaires (communication)|(% style="width:461px" %)Site
128		-
129	129	== Effets de la restriction ==
130	130
131	131	* L’utilisateur ne voit **que** les notices liées à son organisme ;
132		-* Les listes de résultats sont **filtrées automatiquement** (fonctionne uniquement avec les vues **liste simple** et **mosaïque**)
	114	+* Les listes de résultats sont **filtrées** en conséquence (seuls les affichages **liste simple** ou **mosaïque** sont compatibles) ;
	115	+* Les **listes d’index** ne sont **pas filtrées** → attention à la confidentialité.
133	133
134		-(% class="box warningmessage" %)
135		-(((
136		-Les **listes d’index** ne sont **pas filtrées** → **attention à la confidentialité** des données visibles via les menus déroulants ou filtres d’index.
137		-)))
	117	+== Paramétrage du compte utilisateur ==
138	138
139		-== Paramétrer le compte utilisateur ==
140		-
141	141	* Un utilisateur ne peut être rattaché qu’à **un seul site** à la fois ;
142		-* Pour intervenir sur plusieurs institutions, il doit disposer d’un **identifiant utilisateur distinct** pour chaque site (avec codes et mots de passe séparés) ;
143		-* Le champ **Site** de la fiche utilisateur détermine les droits d'accès.
	120	+* Pour accéder à plusieurs musées, il faut **un identifiant distinct par site** (code et mot de passe différents) ;
	121	+* Le champ **Site** de la fiche utilisateur détermine son accès.
144	144
145		-[[//Notice utilisateur → champ** Site**//>>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	123	+[[Notice utilisateur → champ Site. >>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
146	146
147	147
148	148	== Restreindre les accès par groupe ==
149	149
150		-Pour limiter les accès des utilisateurs à un seul site, il convient d’appliquer les filtres suivants via la gestion des rôles des groupes utilisateurs **(menu Accès > Rôles**) :
	128	+Rôles standard à utiliser :
151	151
152		-(% class="active" %)|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Rôle|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Fonction
153		-|Filtre code musée sur notices|Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée.
154		-|Filtre code musée sur tables|Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les listes de résultats.
	130	+(% class="active" %)|=Rôle|=Fonction
	131	+|Filtre code musée sur notices|Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée
	132	+|Filtre code musée sur tables|Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les résultats
155	155
156		-[[//Ex. Filtre code musée sur les notices de biens// >>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	134	+(% class="box infomessage" %)
	135	+(((
	136	+**À savoir :** Ces filtres doivent être appliqués depuis la gestion des rôles sur les groupes utilisateurs.
157	157
	138	+[[Ex. Filtre code musée sur les notices de biens.>>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	139	+)))
	140	+
158	158
159	159	)))
160	160
...	...	@@ -171,11 +171,10 @@
171	171	(((
172	172	**Aller plus loin**
173	173
174		-* [[Comprendre les sources et les tables dans Flora>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome||target="_blank"]]
175		-* [[Gérer les listes>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome||target="_blank"]]
176		-* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome||target="_blank"]]
177		-* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome||target="_blank"]]
178		-* [[Exporter sur POP>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome||target="_blank"]]
	157	+* [[Présentation des sources et des tables>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome]]
	158	+* [[Gérer les listes>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome]]
	159	+* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome]]
	160	+* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
179	179	)))
180	180
181	181	(% class="box" %)
...	...	@@ -182,15 +182,11 @@
182	182	(((
183	183	**Icônes principales**
184	184
185		-* [[image:1752589998778-173.png||height="33" width="30"]]** **Menu Paramétrage
186		-
187		-* [[image:1752590442341-409.png||height="34" width="30"]] Menu Données
188		-
189		-* [[image:1752590537116-638.png||height="32" width="31"]] Menu accès
190		-
191		-* [[image:1752590320850-171.png||height="28" width="28"]] Créer
192		-
193		-* [[image:1752590335380-514.png||height="34" width="31"]]Modifier
	167	+* [[image:1752589998778-173.png||height="41" width="37"]]** **Menu Paramétrage
	168	+* [[image:1752590442341-409.png||height="39" width="34"]] Menu Données
	169	+* [[image:1752590537116-638.png||height="37" width="36"]] Menu accès
	170	+* [[image:1752590320850-171.png||height="34" width="34"]] Créer
	171	+* [[image:1752590335380-514.png||height="44" width="40"]]Modifier
194	194	)))
195	195
196	196	(((

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