Modifications pour le document Gérer les organismes

Résumé

• Propriétés de la Page (1 modifications, 0 ajouts, 0 suppressions)

Détails

Propriétés de la Page

Contenu

...	...	@@ -11,21 +11,23 @@
11	11	)))
12	12
13	13	(((
14		-= Créer une notice organisme =
	14	+= À quoi servent les organismes dans Flora ? =
15	15
16		-== Objectif ==
	16	+Dans Flora, les organismes servent à :
17	17
18		-La création d’un **organisme** dans Flora permet de :
	18	+|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Finalité|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation dans Flora
	19	+|**Structurer les inventaires**|Permet de gérer **plusieurs inventaires distincts dans une même base **et de faire coexister des numérotations identiques (ex. : 2025.1 dans deux institutions différentes).
	20	+|**Sécuriser les accès**|**Restreint les droits **selon l’institution, le site ou le préfixe, afin de protéger la confidentialité et limiter les erreurs.
	21	+|**Préparer les exports réglementaires**|Associe les organismes aux informations officielles (n° d’agrément SMF) pour les exports POP et autres.
	22	+|**Associer des paramètres spécifiques**|Lie chaque organisme à un **code unique**, un **préfixe d’inventaire**, un **site de rattachement** et des **utilisateurs**.
	23	+|**Mettre à jour les informations institutionnelles**|Permet de **corriger ou compléter les données liées à l’organisme** (nom, numéro SMF, rattachement).
	24	+|**Déléguer la gestion**|Répartit les responsabilités entre plusieurs organismes ou sites grâce aux droits d’accès distincts.
19	19
20		-* structurer les inventaires,
21		-* sécuriser les accès selon l’appartenance à une institution,
22		-* et préparer les **exports réglementaires** (ex. : POP avec numéro d’agrément SMF).
	26	+Chaque organisme est identifié par un **code unique**, utilisé dans les listes liées (préfixes, musées, sites). Cette cohérence garantit une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
23	23
24		-Chaque organisme est identifié par un **code unique**, et peut être associé à un **préfixe d’inventaire**, à des **utilisateurs**, et à un **site de rattachement**.
25		-
26	26	(% class="box successmessage" %)
27	27	(((
28		-Bonnes pratiques :
	30	+**Bonnes pratiques :**
29	29
30	30	(((
31	31	* **Créez l’organisme avant son préfixe.**
...	...	@@ -40,7 +40,7 @@
40	40	)))
41	41	)))
42	42
43		-== Comment faire ? ==
	45	+= Créer une notice organisme =
44	44
45	45	1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
46	46	1. Cliquez sur **Créer un nouvel organisme**.
...	...	@@ -58,16 +58,6 @@
58	58
59	59	= Modifier une notice organisme =
60	60
61		-== Objectif ==
62		-
63		-Il est possible de modifier à tout moment une notice organisme pour :
64		-
65		-* corriger une information existante (nom, numéro SMF…) ;
66		-* ajouter un renseignement manquant ;
67		-* mettre à jour des paramètres liés à l’identification de l’institution.
68		-
69		-== Comment faire ? ==
70		-
71	71	1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
72	72	1. Recherchez la notice à modifier.
73	73	1. Cliquez sur **Modifier la notice**.
...	...	@@ -84,25 +84,23 @@
84	84
85	85	= Identifier les listes utilisées dans la gestion des organismes =
86	86
87		-== Objectif ==
	79	+Certains **champs clés**, liés à des **listes**, permettent à Flora de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques entre institutions (ex. : 2025.1). Les valeurs de ces champs sont paramétrées dans plusieurs **sources **et** listes. **
88	88
89		-Certains **champs clés**, liés à des **listes**, permettent à Flora de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques entre institutions (ex. : 2025.1) :
	81	+(% class="box warningmessage" %)
	82	+(((
	83	+**Points de vigilance : **
90	90
91		-* **Préfixe musée** : utilisé dans les tables des **biens** et des **entrées** ;
92		-* **Musée** : utilisé dans toutes les autres tables ;
93		-* **Site** : utilisé notamment dans la **table des exemplaires** (gestion des prêts).
	85	+* **Le code utilisé dans ces listes doit correspondre exactement** au code défini dans la fiche de l’organisme.
	86	+* En cas de **désynchronisation**, certaines fonctionnalités peuvent ne plus fonctionner correctement (ex. : impossibilité de gérer un prêt si le site n’est pas reconnu dans les listes de droits).
	87	+)))
94	94
95		-Cette structuration permet :
	89	+(% class="box successmessage" %)
	90	+(((
	91	+ **Bonnes pratiques :** centralisez la gestion des codes et vérifiez leur cohérence entre les fiches organismes et les listes associées, Mettre en place des restrictions d’accès par organisme.
	92	+)))
96	96
97		-* de faire cohabiter **plusieurs inventaires dans une seule base** ;
98		-* de gérer **des sous-ensembles** au sein d’un même organisme (ex. : collections distinctes, biens en dépôt, matériel d’étude, etc.).
	94	+== Source Musée ==
99	99
100		-== Listes liées aux organismes ==
101		-
102		-Les valeurs de ces champs sont paramétrées dans plusieurs **sources **et** listes** :
103		-
104		-=== Source Musée ===
105		-
106	106	(% class="active" %)|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Liste|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation
107	107	|MUS_PREFIXENUMINV.lst|Définition des préfixes pour les numéros d’inventaire et d’entrée
108	108	|MUS_MUSEE.lst|Préfixe dans toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)
...	...	@@ -110,7 +110,7 @@
110	110	[[//Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**//>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
111	111
112	112
113		-=== Source Données système ===
	103	+== Source Données système ==
114	114
115	115	(% class="active" %)|=(% style="width: 244px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Liste|=(% style="width: 635px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation
116	116	|(% style="width:244px" %)bib_droits.lst|(% style="width:635px" %)Définition des droits de prêt par site
...	...	@@ -119,23 +119,8 @@
119	119	[[//Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**//>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
120	120
121	121
122		-(% class="box warningmessage" %)
123		-(((
124		-**Points de vigilance : **
125		-
126		-* **Le code utilisé dans ces listes doit correspondre exactement** au code défini dans la fiche de l’organisme.
127		-* En cas de **désynchronisation**, certaines fonctionnalités peuvent ne plus fonctionner correctement (ex. : impossibilité de gérer un prêt si le site n’est pas reconnu dans les listes de droits).
128		-)))
129		-
130		-(% class="box successmessage" %)
131		-(((
132		- **Bonnes pratiques :** centralisez la gestion des codes et vérifiez leur cohérence entre les fiches organismes et les listes associées, Mettre en place des restrictions d’accès par organisme.
133		-)))
134		-
135	135	= Mettre en place des restrictions d’accès par organisme =
136	136
137		-== Objectif ==
138		-
139	139	Restreindre l'accès aux notices selon l'institution d'appartenance permet :
140	140
141	141	* de **garantir la confidentialité** des inventaires ;
...	...	@@ -161,7 +161,7 @@
161	161	Les **listes d’index** ne sont **pas filtrées** → **attention à la confidentialité** des données visibles via les menus déroulants ou filtres d’index.
162	162	)))
163	163
164		-== Paramétrage du compte utilisateur ==
	139	+== Paramétrer le compte utilisateur ==
165	165
166	166	* Un utilisateur ne peut être rattaché qu’à **un seul site** à la fois ;
167	167	* Pour intervenir sur plusieurs institutions, il doit disposer d’un **identifiant utilisateur distinct** pour chaque site (avec codes et mots de passe séparés) ;
...	...	@@ -172,19 +172,14 @@
172	172
173	173	== Restreindre les accès par groupe ==
174	174
175		-Rôles standard à utiliser :
	150	+Pour restreindre les accès des utilisateurs à un seul site, les filtres suivants sont appliqués dans la **gestion des rôles** liés aux **groupes utilisateurs** (menu Accès > Rôles) :
176	176
177	177	(% class="active" %)|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Rôle|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Fonction
178	178	|Filtre code musée sur notices|Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée.
179	179	|Filtre code musée sur tables|Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les listes de résultats.
180	180
181		-(% class="box infomessage" %)
182		-(((
183		-**À savoir :** Ces filtres sont appliqués via la **gestion des rôles** dans les **groupes utilisateurs** (menu Accès > Rôles).
	156	+[[//Ex. Filtre code musée sur les notices de biens// >>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
184	184
185		-[[//Ex. Filtre code musée sur les notices de biens//>>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
186		-)))
187		-
188	188
189	189	)))
190	190