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Modifications pour le document Gérer les organismes

Modifié par Doriane Bautista le 2025/09/17 15:57
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modifié par Doriane Bautista
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sur 2025/07/15 14:07
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome
1 +1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome
Contenu
... ... @@ -3,192 +3,77 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -**Flora permet de gérer plusieurs inventaires dans une même base** grâce à un système structuré autour des **organismes**.
6 +Flora permet de gérer plusieurs inventaires au sein d’une même base, grâce à un système structurant fondé sur les **organismes** (musées ou institutions). Cette page présente les principales étapes pour :
7 7  
8 -Il est ainsi possible de **créer et configurer de nouveaux organismes**, de **définir des préfixes** pour faire coexister plusieurs inventaires, de **limiter les accès **selon l’institution d’appartenance et d’**attribuer les droits** adaptés aux utilisateurs et groupes concernés.
8 +* déclarer les organismes dans l’application,
9 +* définir des **préfixes d’inventaire** permettant leur coexistence,
10 +* mettre en œuvre des **restrictions d’accès** selon le musée d’appartenance,
11 +* et attribuer les droits adaptés aux utilisateurs et groupes concernés.
9 9  
10 -Ces réglages assurent une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
13 +Ces paramètres sont indispensables pour organiser efficacement une gestion multi-sites et garantir la confidentialité des données.
11 11  )))
12 12  
13 13  (((
14 -= Créer une notice organisme =
17 += (% id="cke_bm_9048S" style="display:none" %) (%%)Déclarer un organisme dans Flora =
15 15  
16 -== Objectif ==
19 +La table **Organismes** permet de référencer les institutions ou musées dont les inventaires seront gérés dans **Flora**. Cette configuration est indispensable pour :
17 17  
18 -La création d’un **organisme** dans Flora permet de :
21 +* Associer un **préfixe unique** aux numéros d’inventaire et d’entrée ;
22 +* Mettre en place une **sécurité d’accès** par institution (limiter les droits à un musée donné) ;
23 +* Paramétrer les **exports POP**, notamment avec le **numéro d’agrément SMF** requis.
19 19  
20 -* structurer les inventaires,
21 -* sécuriser les accès selon l’appartenance à une institution,
22 -* et préparer les **exports réglementaires** (ex. : POP avec numéro d’agrément SMF).
23 -
24 -Chaque organisme est identifié par un **code unique**, et peut être associé à un **préfixe d’inventaire**, à des **utilisateurs**, et à un **site de rattachement**.
25 -
26 -(% class="box successmessage" %)
25 +(% class="box infomessage" %)
27 27  (((
28 -Bonnes pratiques :
29 -
30 -(((
31 -* **Créez l’organisme avant son préfixe.**
32 -* (((
33 -Pour que Flora puisse établir automatiquement les bons liens entre organisme, préfixe et droits d’accès, utilisez **le même code** dans :
34 -
35 -* le champ Code de la fiche organisme,
36 -* et les listes de préfixes.
27 +Bonne pratique : il est recommandé d'utiliser un **code unique** pour chaque organisme (champ unique_key) identique au **code de préfixe** (voir section 2), afin de faciliter l’automatisation des droits et des associations.
37 37  )))
38 38  
39 -Cela garantit une gestion fluide et évite les erreurs de synchronisation.
40 -)))
41 -)))
30 +[[image:1748005406307-139.png]]
42 42  
43 -== Comment faire ? ==
32 += Configurer les préfixe d'inventaire =
44 44  
45 -1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
46 -1. Cliquez sur **Créer un nouvel organisme**.
47 -1. Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur **Enregistrer**
48 -1. Vérifiez que la notice est bien enregistrée.
34 +Le champ **Préfixe musée** (présent dans les tables des biens et des entrées) permet de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs musées.
49 49  
50 -[[//Créer un nouvel organisme//>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
36 +Cela permet :
51 51  
38 +* La **cohabitation de plusieurs inventaires** dans une même application Flora ;
39 +* La gestion distincte de **sous-ensembles de collection** au sein d’un même musée (ex. : biens empruntés, matériel pédagogique, etc.).
52 52  
53 -[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1752582212109-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
41 +Les préfixes sont définis dans la liste de valeurs :** MUS_PREFIXENUMINV.lst**
54 54  
55 -
56 -[[//Résultat → nouvel organisme créé//>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
57 -
58 -
59 -= Modifier une notice organisme =
60 -
61 -== Objectif ==
62 -
63 -Il est possible de modifier à tout moment une notice organisme pour :
64 -
65 -* corriger une information existante (nom, numéro SMF…) ;
66 -* ajouter un renseignement manquant ;
67 -* mettre à jour des paramètres liés à l’identification de l’institution.
68 -
69 -== Comment faire ? ==
70 -
71 -1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
72 -1. Recherchez la notice à modifier.
73 -1. Cliquez sur **Modifier la notice**.
74 -1. Apportez les modifications nécessaires dans la grille, puis cliquez sur **Enregistrer. **
75 -
76 -[[//Ex. Recherche du musée//>>image:1752646643114-884.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
77 -
78 -
79 -[[//Modifier la notice organisme//>>image:1752590120682-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
80 -
81 -
82 -[[//Modification des données et enregistrement//>>image:1752646737024-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
83 -
84 -
85 -= Identifier les listes utilisées dans la gestion des organismes =
86 -
87 -== Objectif ==
88 -
89 -Certains **champs clés**, liés à des **listes**, permettent à Flora de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques entre institutions (ex. : 2025.1) :
90 -
91 -* **Préfixe musée** : utilisé dans les tables des **biens** et des **entrées** ;
92 -* **Musée** : utilisé dans toutes les autres tables ;
93 -* **Site** : utilisé notamment dans la **table des exemplaires** (gestion des prêts).
94 -
95 -Cette structuration permet :
96 -
97 -* de faire cohabiter **plusieurs inventaires dans une seule base** ;
98 -* de gérer **des sous-ensembles** au sein d’un même organisme (ex. : collections distinctes, biens en dépôt, matériel d’étude, etc.).
99 -
100 -== Listes liées aux organismes ==
101 -
102 -Les valeurs de ces champs sont paramétrées dans plusieurs **sources **et** listes** :
103 -
104 -=== Source Musée ===
105 -
106 -(% class="active" %)|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Liste|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation
107 -|MUS_PREFIXENUMINV.lst|Définition des préfixes pour les numéros d’inventaire et d’entrée
108 -|MUS_MUSEE.lst|Préfixe dans toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)
109 -
110 -[[//Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**//>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
111 -
112 -
113 -=== Source Données système ===
114 -
115 -(% class="active" %)|=(% style="width: 244px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Liste|=(% style="width: 635px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation
116 -|(% style="width:244px" %)bib_droits.lst|(% style="width:635px" %)Définition des droits de prêt par site
117 -|(% style="width:244px" %)bib_ex_lect.lst|(% style="width:635px" %)Définition des sites pour les exemplaires et utilisateurs lecteurs
118 -
119 -[[//Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**//>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
120 -
121 -
122 -(% class="box warningmessage" %)
43 +(% class="box infomessage" %)
123 123  (((
124 -**Points de vigilance : **
45 +**Conseil technique :**
46 +Créez d’abord l’organisme dans la table correspondante, puis créez ensuite son préfixe avec le même code. Cela permet :
125 125  
126 -* **Le code utilisé dans ces listes doit correspondre exactement** au code défini dans la fiche de l’organisme.
127 -* En cas de **désynchronisation**, certaines fonctionnalités peuvent ne plus fonctionner correctement (ex. : impossibilité de gérer un prêt si le site n’est pas reconnu dans les listes de droits).
48 +* L’attribution automatique du bon préfixe lors de la création de notice ;
49 +* La gestion de **droits d’accès filtrés** par préfixe.
128 128  )))
129 129  
130 -(% class="box successmessage" %)
131 -(((
132 - **Bonnes pratiques :** centralisez la gestion des codes et vérifiez leur cohérence entre les fiches organismes et les listes associées, Mettre en place des restrictions d’accès par organisme.
133 -)))
52 += Activer la sécurité d'accès par organisme =
134 134  
135 -= Mettre en place des restrictions d’accès par organisme =
54 +La gestion de la sécurité d’accès par musée permettra de déléguer la gestion de l’inventaire d’un (ou plusieurs musées) à des rôles attitrés, dans le cas d’une application gérant plusieurs inventaires dans la même base.
136 136  
137 -== Objectif ==
56 +Cette sécurité est basée sur le préfixe musée (préfixe du numéro d’inventaire) pour la table des Biens, et sur le champ musée pour les tables biblio et photo.
138 138  
139 -Restreindre l'accès aux notices selon l'institution d'appartenance permet :
58 +Elle pourra intervenir (selon le rôle attribué à l’utilisateur) au niveau de la liste résultat (l’utilisateur ne connaitra pas l’existence des notices des autres musées, attention les listes d’index ne seront pas filtrées). Seules la liste simple et la mosaïque fonctionnent de l’ouverture des notices (affichage, ou liste avec image).
140 140  
141 -* de **garantir la confidentialité** des inventaires ;
142 -* de **déléguer la gestion** à des responsables distincts selon les institutions ou sites ;
143 -* de **prévenir les erreurs** de modification sur des notices hors périmètre.
60 +Chaque notice bien, photo, biblio ayant donc un champ permettant de définir le musée d’appartenance, on définira ensuite ledit musée dans les profils des utilisateurs habilités à le gérer.
144 144  
145 -== Fonctionnement des restrictions ==
62 +Dans la mesure où cette gestion équivaut à celle des bibliothèques multi-sites, elle sera basée sur les mécanismes standards de gestion de sites et des utilisateurs de Flora.
146 146  
147 -La restriction d’accès repose sur différents **champs-clés**, selon la table concernée :
64 +Il ne peut y avoir qu’un seul site associé à un utilisateur. Pour les utilisateurs ayant à gérer plusieurs inventaires, il leur faudra un profil utilisateur différent (code et mot de passe) pour chacun d’eux.
148 148  
149 -(% class="active" %)|=(% style="width: 418px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Table concernée|=(% style="width: 461px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Champ utilisé pour la restriction
150 -|(% style="width:418px" %)Biens, Entrées|(% style="width:461px" %)Préfixe musée
151 -|(% style="width:418px" %)Toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)|(% style="width:461px" %)Musée
152 -|(% style="width:418px" %)Exemplaires (communication)|(% style="width:461px" %)Site
66 +Les musées (ou les inventaires), pour lesquels cette sécurité devra être mis en place, seront déclarés dans la table ORGANISME et associés aux utilisateurs au travers du champ Site.
153 153  
154 -== Effets de la restriction ==
155 155  
156 -* L’utilisateur ne voit **que** les notices liées à son organisme ;
157 -* Les listes de résultats sont **filtrées automatiquement** (fonctionne uniquement avec les vues **liste simple** et **mosaïque**)
69 +== Activer les restrictions d'accès par musée, pour un utilisateur ou pour un groupe ==
158 158  
159 -(% class="box warningmessage" %)
160 -(((
161 -Les **listes d’index** ne sont **pas filtrées** → **attention à la confidentialité** des données visibles via les menus déroulants ou filtres d’index.
162 -)))
71 +Deux rôles standard permettent d'activer ces restrictions :
163 163  
164 -== Paramétrage du compte utilisateur ==
73 +**Filtre code musée sur notices **: empêche l'utilisateur de modifier/supprimer des notices qui ne sont pas de son musée.
165 165  
166 -* Un utilisateur ne peut être rattaché qu’à **un seul site** à la fois ;
167 -* Pour intervenir sur plusieurs institutions, il doit disposer d’un **identifiant utilisateur distinct** pour chaque site (avec codes et mots de passe séparés) ;
168 -* Le champ **Site** de la fiche utilisateur détermine les droits d'accès.
169 -
170 -[[//Notice utilisateur → champ** Site**//>>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
171 -
172 -
173 -== Restreindre les accès par groupe ==
174 -
175 -Rôles standard à utiliser :
176 -
177 -(% class="active" %)|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Rôle|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Fonction
178 -|Filtre code musée sur notices|Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée.
179 -|Filtre code musée sur tables|Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les listes de résultats.
180 -
181 -(% class="box infomessage" %)
182 -(((
183 -**À savoir :** Ces filtres sont appliqués via la **gestion des rôles** dans les **groupes utilisateurs** (menu Accès > Rôles).
184 -
185 -[[//Ex. Filtre code musée sur les notices de biens//>>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
75 +**Filtre code musée sur tables **: empêche l'utilisateur de voir les notices qui ne sont pas de son musée.
186 186  )))
187 -
188 -
189 -)))
190 -
191 -
192 192  )))|(% style="width:300px" %)(((
193 193  (% class="box" %)
194 194  (((
... ... @@ -195,6 +195,8 @@
195 195  **Sommaire**
196 196  
197 197  {{toc depth="1" numbered="true"/}}
83 +
84 +
198 198  )))
199 199  
200 200  (% class="box" %)
... ... @@ -201,22 +201,12 @@
201 201  (((
202 202  **Aller plus loin**
203 203  
204 -* [[Comprendre les sources et les tables dans Flora>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome||target="_blank"]]
205 -* [[Gérer les listes>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome||target="_blank"]]
206 -* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome||target="_blank"]]
207 -* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome||target="_blank"]]
208 -* [[Exporter sur POP>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome||target="_blank"]]
91 +* [[Gérer les listes>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome]]
209 209  )))
210 210  
211 211  (% class="box" %)
212 212  (((
213 213  **Icônes principales**
214 -
215 -* [[image:1752589998778-173.png||height="41" width="37"]]** **Menu Paramétrage
216 -* [[image:1752590442341-409.png||height="39" width="34"]] Menu Données
217 -* [[image:1752590537116-638.png||height="37" width="36"]] Menu accès
218 -* [[image:1752590320850-171.png||height="34" width="34"]] Créer
219 -* [[image:1752590335380-514.png||height="44" width="40"]]Modifier
220 220  )))
221 221  
222 222  (((
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