Skip to Content

Modifications pour le document Gérer les organismes

Modifié par Doriane Bautista le 2025/09/17 15:57
Depuis la version 62.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/08 13:23
Commentaire de modification : Il n'y a aucun commentaire pour cette version
À la version 24.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/15 15:31
Commentaire de modification : Il n'y a aucun commentaire pour cette version

Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome
1 +1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome
Contenu
... ... @@ -3,49 +3,34 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -**Flora permet de gérer plusieurs inventaires dans une même base** grâce à un système structuré autour des **organismes**.
6 +Flora permet de gérer plusieurs inventaires au sein d’une même base, grâce à un système structurant fondé sur les **organismes** (musées ou institutions). Cette page présente les principales étapes pour :
7 7  
8 -Il est ainsi possible de **créer et configurer de nouveaux organismes**, de **définir des préfixes** pour faire coexister plusieurs inventaires, de **limiter les accès **selon l’institution d’appartenance et d’**attribuer les droits** adaptés aux utilisateurs et groupes concernés.
8 +* déclarer les organismes dans l’application,
9 +* définir des **préfixes d’inventaire** permettant leur coexistence,
10 +* mettre en œuvre des **restrictions d’accès** selon le musée d’appartenance,
11 +* et attribuer les droits adaptés aux utilisateurs et groupes concernés.
9 9  
10 -Ces réglages assurent une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
13 +Ces paramètres sont indispensables pour organiser efficacement une gestion multi-sites et garantir la confidentialité des données.
11 11  )))
12 12  
13 13  (((
14 -= Créer une notice organisme =
17 += (% id="cke_bm_9048S" style="display:none" %) (%%)Déclarer un organisme dans Flora =
15 15  
16 -== Objectif ==
19 +La table **Organismes** permet de référencer les institutions ou musées dont les inventaires seront gérés dans **Flora**. Cette configuration est indispensable pour :
17 17  
18 -La création d’un **organisme** dans Flora permet de :
21 +* Associer un **préfixe unique** aux numéros d’inventaire et d’entrée ;
22 +* Mettre en place une **sécurité d’accès** par institution (limiter les droits à un musée donné) ;
23 +* Paramétrer les **exports POP**, notamment avec le **numéro d’agrément SMF** requis.
19 19  
20 -* structurer les inventaires,
21 -* sécuriser les accès selon l’appartenance à une institution,
22 -* et préparer les **exports réglementaires** (ex. : POP avec numéro d’agrément SMF).
23 -
24 -Chaque organisme est identifié par un **code unique**, et peut être associé à un **préfixe d’inventaire**, à des **utilisateurs**, et à un **site de rattachement**.
25 -
26 -(% class="box successmessage" %)
25 +(% class="box infomessage" %)
27 27  (((
28 -Bonnes pratiques :
29 -
30 -(((
31 -* **Créez l’organisme avant son préfixe** (voir section 2).
32 -* (((
33 -Pour que Flora puisse établir automatiquement les bons liens entre organisme, préfixe et droits d’accès, utilisez **le même code** dans :
34 -
35 -* le champ Code de la fiche organisme,
36 -* et les listes de préfixes.
27 +Bonne pratique : il est recommandé d'utiliser un **code unique** pour chaque organisme (champ unique_key) identique au **code de préfixe** (voir section 2), afin de faciliter l’automatisation des droits et des associations.
37 37  )))
38 38  
39 -Cela garantit une gestion fluide et évite les erreurs de synchronisation.
40 -)))
41 -)))
42 -
43 -== Comment faire ? ==
44 -
45 -1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
30 +1. Rendez-vous dans Administration > Paramétrage > Organisme
46 46  1. Cliquez sur le bouton [[image:1752582562091-398.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="30" width="27"]]
47 -1. Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur **Enregistrer**
48 -1. Vérifiez que la notice est bien enregistrée.
32 +1. Saisissez les informations dans la grille de saisie (champs obligatoires au minimum) et cliquez sur** Enregistrer.**
33 +1. Vérifiez la notice.
49 49  
50 50  [[Ex. Bouton de création d'un nouvel organisme.>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
51 51  
... ... @@ -53,68 +53,33 @@
53 53  [[Ex. Saisie du nouvel organisme et enregistrement. >>image:1752582212109-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
54 54  
55 55  
56 -[[Résultat → nouvel organisme créé.>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
41 +[[Résultat → nouvel organisme créé.>>image:1752582222630-568.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
57 57  
58 58  
59 -= Modifier une notice organisme =
44 += Configurer les préfixe d'inventaire =
60 60  
61 -== Objectif ==
46 +Le champ **Préfixe musée** (présent dans les tables des biens et des entrées) permet de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs musées.
62 62  
63 -Il est possible de modifier à tout moment une notice organisme pour :
48 +Cela permet :
64 64  
65 -* corriger une information existante (nom, numéro SMF…) ;
66 -* ajouter un renseignement manquant ;
67 -* mettre à jour des paramètres liés à l’identification de l’institution.
50 +* La **cohabitation de plusieurs inventaires** dans une même application Flora ;
51 +* La gestion distincte de **sous-ensembles de collection** au sein d’un même musée (ex. : biens empruntés, matériel pédagogique, etc.).
68 68  
69 -== Comment faire ? ==
53 +Les préfixes sont définis dans plusieurs sources :
70 70  
71 -1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
72 -1. Recherchez la notice à modifier.
73 -1. Cliquez sur le bouton  [[image:1752590192298-517.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="35" width="28"]].
74 -1. Apportez les modifications nécessaires dans la grille, puis cliquez sur **Enregistrer. **
55 +1. Musée :
75 75  
76 -[[Ex. Recherche du musée.>>image:1752646643114-884.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
57 +* **MUS_PREFIXENUMINV.lst**
58 +* **MUS_MUSEE.lst**
77 77  
78 -
79 -[[Fiche organisme → bouton Modifier >>image:1752590120682-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
80 -
81 -
82 -[[Ex. Modification de la notice et enregistrement. >>image:1752646737024-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
83 -
84 -
85 -= Identifier les listes utilisées dans la gestion des organismes =
86 -
87 -== Objectif ==
88 -
89 -Certains **champs clés**, liés à des **listes**, permettent à Flora de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques entre institutions (ex. : 2025.1) :
90 -
91 -* **Préfixe musée** : utilisé dans les tables des **biens** et des **entrées** ;
92 -* **Musée** : utilisé dans toutes les autres tables ;
93 -* **Site** : utilisé notamment dans la **table des exemplaires** (gestion des prêts).
94 -
95 -Cette structuration permet :
96 -
97 -* de faire cohabiter **plusieurs inventaires dans une seule base** ;
98 -* de gérer **des sous-ensembles** au sein d’un même organisme (ex. : collections distinctes, biens en dépôt, matériel d’étude, etc.).
99 -
100 -== Listes liées aux organismes ==
101 -
102 -Les valeurs de ces champs sont paramétrées dans plusieurs **sources **et** listes** :
103 -
104 -=== Source Musée ===
105 -
106 -(% class="active" %)|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Liste|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation
107 -|MUS_PREFIXENUMINV.lst|Définition des préfixes pour les numéros d’inventaire et d’entrée
108 -|MUS_MUSEE.lst|Préfixe dans toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)
109 -
110 110  [[Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
111 111  
112 112  
113 -=== Source Données système ===
63 +(% start="2" %)
64 +1. Données système :
114 114  
115 -(% class="active" %)|=(% style="width: 244px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Liste|=(% style="width: 635px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation
116 -|(% style="width:244px" %)bib_droits.lst|(% style="width:635px" %)Définition des droits de prêt par site
117 -|(% style="width:244px" %)bib_ex_lect.lst|(% style="width:635px" %)Définition des sites pour les exemplaires et utilisateurs lecteurs
66 +* **bib_droits.lst**
67 +* **bib_ex_lect.lst**
118 118  
119 119  [[Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
120 120  
... ... @@ -121,66 +121,56 @@
121 121  
122 122  (% class="box warningmessage" %)
123 123  (((
124 -**Points de vigilance : **
125 -
126 -* **Le code utilisé dans ces listes doit correspondre exactement** au code défini dans la fiche de l’organisme.
127 -* En cas de **désynchronisation**, certaines fonctionnalités peuvent ne plus fonctionner correctement (ex. : impossibilité de gérer un prêt si le site n’est pas reconnu dans les listes de droits).
74 +Il est important 
128 128  )))
129 129  
130 -(% class="box successmessage" %)
77 +(% class="box infomessage" %)
131 131  (((
132 - **Bonnes pratiques :** centralisez la gestion des codes et vérifiez leur cohérence entre les fiches organismes et les listes associées, Mettre en place des restrictions d’accès par organisme.
79 +**Conseil technique :**
80 +Créez d’abord l’organisme dans la table correspondante, puis créez ensuite son préfixe avec le même code. Cela permet :
81 +
82 +* L’attribution automatique du bon préfixe lors de la création de notice ;
83 +* La gestion de **droits d’accès filtrés** par préfixe.
133 133  )))
134 134  
135 -= Mettre en place des restrictions d’accès par organisme =
86 += Activer la sécurité d'accès par organisme =
136 136  
137 -== Objectif ==
88 +Flora permet de restreindre les accès en fonction du musée d’appartenance, dans les applications gérant **plusieurs inventaires dans une seule base**.
138 138  
139 -Restreindre l'accès aux notices selon l'institution d'appartenance permet :
90 +== Fonctionnement ==
140 140  
141 -* de **garantir la confidentialité** des inventaires ;
142 -* de **déléguer la gestion** à des responsables distincts selon les institutions ou sites ;
143 -* de **prévenir les erreurs** de modification sur des notices hors périmètre.
92 +* **Biens et entrées :** restriction fondée sur le champ **Préfixe musée** ;
93 +* **Toutes les autres tables :** restriction fondée sur le champ **Musée**.
144 144  
145 -== Fonctionnement des restrictions ==
146 -
147 -La restriction d’accès repose sur différents **champs-clés**, selon la table concernée :
148 -
149 -(% class="active" %)|=(% style="width: 418px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Table concernée|=(% style="width: 461px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Champ utilisé pour la restriction
150 -|(% style="width:418px" %)Biens, Entrées|(% style="width:461px" %)Préfixe musée
151 -|(% style="width:418px" %)Toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)|(% style="width:461px" %)Musée
152 -|(% style="width:418px" %)Exemplaires (communication)|(% style="width:461px" %)Site
153 -
154 154  == Effets de la restriction ==
155 155  
156 -* L’utilisateur ne voit **que** les notices liées à son organisme ;
157 -* Les listes de résultats sont **filtrées automatiquement** (fonctionne uniquement avec les vues **liste simple** et **mosaïque**)
97 +* Les utilisateurs ne verront que les notices liées à leur organisme.
98 +* Dans les listes de résultats, les notices d’autres musées seront invisibles.
99 +* Seuls les affichages en **liste simple** ou en **mosaïque** sont compatibles avec ce filtrage.
100 +* Les **listes d’index** restent non filtrées (attention à la confidentialité).
158 158  
159 -(% class="box warningmessage" %)
102 +(% class="box infomessage" %)
160 160  (((
161 -Les **listes d’index** ne sont **pas filtrées** → **attention à la confidentialité** des données visibles via les menus déroulants ou filtres d’index.
162 -)))
104 +**Remarques importantes :**
163 163  
164 -== Paramétrage du compte utilisateur ==
106 +* Un **utilisateur ne peut être rattaché qu’à un seul site**.
107 +* Pour gérer plusieurs inventaires, il faudra **un identifiant utilisateur distinct par site** (code et mot de passe différents).
108 +* Le **champ Site** de la fiche utilisateur détermine le musée auquel il a accès.
165 165  
166 -* Un utilisateur ne peut être rattaché qu’à **un seul site** à la fois ;
167 -* Pour intervenir sur plusieurs institutions, il doit disposer d’un **identifiant utilisateur distinct** pour chaque site (avec codes et mots de passe séparés) ;
168 -* Le champ **Site** de la fiche utilisateur détermine les droits d'accès.
110 +[[Notice utilisateur → champ **Site**>>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
111 +)))
169 169  
170 -[[Notice utilisateur → champ Site. >>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
171 -
172 -
173 173  == Restreindre les accès par groupe ==
174 174  
175 -Rôles standard à utiliser :
115 +Un **rôle standard** permet de restreindre l’accès selon le musée :
176 176  
177 -(% class="active" %)|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Rôle|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Fonction
178 -|Filtre code musée sur notices|Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée.
179 -|Filtre code musée sur tables|Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les listes de résultats.
117 +(% class="active" %)|=Rôle|=Fonction
118 +|Filtre code musée sur notices|L'utilisateur ne peut **modifier ni supprimer** de notices appartenant à un autre musée.
119 +|Filtre code musée sur tables|L’utilisateur **ne voit pas** les notices des autres musées dans les résultats.
180 180  
181 181  (% class="box infomessage" %)
182 182  (((
183 -**À savoir :** Ces filtres sont appliqués via la **gestion des rôles** dans les **groupes utilisateurs** (menu Accès > Rôles).
123 +**À savoir :** Ces filtres doivent être appliqués aux **groupes utilisateurs** depuis la gestion des rôles.
184 184  
185 185  [[Ex. Filtre code musée sur les notices de biens.>>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
186 186  )))
... ... @@ -201,22 +201,14 @@
201 201  (((
202 202  **Aller plus loin**
203 203  
204 -* [[Comprendre les sources et les tables dans Flora>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome||target="_blank"]]
205 -* [[Gérer les listes>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome||target="_blank"]]
206 -* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome||target="_blank"]]
207 -* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome||target="_blank"]]
208 -* [[Exporter sur POP>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome||target="_blank"]]
144 +* [[Présentation des sources et des tables>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome]]
145 +* [[Gérer les listes>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome]]
146 +* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome]]
209 209  )))
210 210  
211 211  (% class="box" %)
212 212  (((
213 213  **Icônes principales**
214 -
215 -* [[image:1752589998778-173.png||height="41" width="37"]]** **Menu Paramétrage
216 -* [[image:1752590442341-409.png||height="39" width="34"]] Menu Données
217 -* [[image:1752590537116-638.png||height="37" width="36"]] Menu accès
218 -* [[image:1752590320850-171.png||height="34" width="34"]] Créer
219 -* [[image:1752590335380-514.png||height="44" width="40"]]Modifier
220 220  )))
221 221  
222 222  (((
1752586992127-846.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -157.1 KB
Contenu
1752589998778-173.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -4.3 KB
Contenu
1752590120682-949.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -129.1 KB
Contenu
1752590192298-517.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -987 bytes
Contenu
1752590320850-171.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -5.0 KB
Contenu
1752590335380-514.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -3.2 KB
Contenu
1752590442341-409.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -3.8 KB
Contenu
1752590537116-638.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -6.2 KB
Contenu
1752646643114-884.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -91.7 KB
Contenu
1752646737024-429.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -121.6 KB
Contenu