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Modifications pour le document Gérer les organismes

Modifié par Doriane Bautista le 2025/09/17 15:57
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -3,195 +3,80 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Flora permet d’administrer plusieurs inventaires au sein d’une même base, grâce à un système structurant basé sur les **organismes**. Cette page décrit les principales étapes pour :
6 +Flora permet de gérer plusieurs inventaires au sein d’une même base, grâce à un système structurant fondé sur les **organismes** (musées ou institutions). Cette page présente les principales étapes pour :
7 7  
8 -* créer et configurer un nouvel organisme ;
9 -* définir des **listes de préfixes **permettant la coexistence de plusieurs inventaires ;
10 -* **mettre en place des restrictions d’accès** selon l'institution d’appartenance ;
11 -* attribuer les **droits appropriés** aux utilisateurs et groupes concernés.
8 +* déclarer les organismes dans l’application,
9 +* définir des **préfixes d’inventaire** permettant leur coexistence,
10 +* mettre en œuvre des **restrictions d’accès** selon le musée d’appartenance,
11 +* et attribuer les droits adaptés aux utilisateurs et groupes concernés.
12 12  
13 -Ces paramétrages sont indispensables pour une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
13 +Ces paramètres sont indispensables pour organiser efficacement une gestion multi-sites et garantir la confidentialité des données.
14 14  )))
15 15  
16 16  (((
17 -= Créer une notice organisme =
17 += (% id="cke_bm_9048S" style="display:none" %) (%%)Déclarer un organisme dans Flora =
18 18  
19 -== Objectif ==
19 +La table **Organismes** permet de référencer les institutions ou musées dont les inventaires seront gérés dans **Flora**. Cette configuration est indispensable pour :
20 20  
21 -La création d’un **organisme** dans Flora permet de :
21 +* Associer un **préfixe unique** aux numéros d’inventaire et d’entrée ;
22 +* Mettre en place une **sécurité d’accès** par institution (limiter les droits à un musée donné) ;
23 +* Paramétrer les **exports POP**, notamment avec le **numéro d’agrément SMF** requis.
22 22  
23 -* structurer les inventaires,
24 -* sécuriser les accès selon l’appartenance à une institution,
25 -* et préparer les **exports réglementaires** (ex. : POP avec numéro d’agrément SMF).
26 -
27 -Chaque organisme est identifié par un **code unique**, et peut être associé à un **préfixe d’inventaire**, à des **utilisateurs**, et à un **site de rattachement**.
28 -
29 29  (% class="box infomessage" %)
30 30  (((
31 -Bonnes pratiques :
32 -
33 -(((
34 -* **Créez l’organisme avant son préfixe** (voir section 2).
35 -* (((
36 -Pour que Flora puisse établir automatiquement les bons liens entre organisme, préfixe et droits d’accès, utilisez **le même code** dans :
37 -
38 -* le champ Code de la fiche organisme,
39 -* et les listes de préfixes.
27 +Bonne pratique : il est recommandé d'utiliser un **code unique** pour chaque organisme (champ unique_key) identique au **code de préfixe** (voir section 2), afin de faciliter l’automatisation des droits et des associations.
40 40  )))
41 41  
42 -Cela garantit une gestion fluide et évite les erreurs de synchronisation.
43 -)))
44 -)))
30 +[[image:1748005406307-139.png]]
45 45  
46 -== Comment faire ? ==
32 += Configurer les préfixe d'inventaire =
47 47  
48 -1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
49 -1. Cliquez sur le bouton [[image:1752582562091-398.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="30" width="27"]]
50 -1. Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur **Enregistrer**
51 -1. Vérifiez que la notice est bien enregistrée.
34 +Le champ **Préfixe musée** (présent dans les tables des biens et des entrées) permet de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs musées.
52 52  
53 -[[Ex. Bouton de création d'un nouvel organisme.>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
36 +Cela permet :
54 54  
38 +* La **cohabitation de plusieurs inventaires** dans une même application Flora ;
39 +* La gestion distincte de **sous-ensembles de collection** au sein d’un même musée (ex. : biens empruntés, matériel pédagogique, etc.).
55 55  
56 -[[Ex. Saisie du nouvel organisme et enregistrement. >>image:1752582212109-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
41 +Les préfixes sont définis dans la liste de valeurs :** MUS_PREFIXENUMINV.lst**
57 57  
58 58  
59 -[[Résultat → nouvel organisme créé.>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
60 -
61 -
62 -= Modifier une notice organisme =
63 -
64 -== Objectif ==
65 -
66 -Il est possible de modifier à tout moment une notice organisme pour :
67 -
68 -* corriger une information existante (nom, numéro SMF…) ;
69 -* ajouter un renseignement manquant ;
70 -* mettre à jour des paramètres liés à l’identification de l’institution.
71 -
72 -== Comment faire ? ==
73 -
74 -1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
75 -1. Recherchez la notice à modifier.
76 -1. Cliquez sur le bouton  [[image:1752590192298-517.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="35" width="28"]].
77 -1. Apportez les modifications nécessaires dans la grille, puis cliquez sur **Enregistrer. **
78 -
79 -[[Ex. Recherche du musée.>>image:1752646643114-884.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
80 -
81 -
82 -[[Fiche organisme → bouton Modifier >>image:1752590120682-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
83 -
84 -
85 -[[Ex. Modification de la notice et enregistrement. >>image:1752646737024-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
86 -
87 -
88 -= Identifier les listes utilisées dans la gestion des organismes =
89 -
90 -== Objectif ==
91 -
92 -Certains **champs clés**, liés à des **listes**, permettent à Flora de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques entre institutions (ex. : 2025.1) :
93 -
94 -* **Préfixe musée** : utilisé dans les tables des **biens** et des **entrées** ;
95 -* **Musée** : utilisé dans toutes les autres tables ;
96 -* **Site** : utilisé notamment dans la **table des exemplaires** (gestion des prêts).
97 -
98 -Cette structuration permet :
99 -
100 -* de faire cohabiter **plusieurs inventaires dans une seule base** ;
101 -* de gérer **des sous-ensembles** au sein d’un même organisme (ex. : collections distinctes, biens en dépôt, matériel d’étude, etc.).
102 -
103 -== Listes liées aux organismes ==
104 -
105 -Les valeurs de ces champs sont paramétrées dans plusieurs **sources **et** listes** :
106 -
107 -=== Source Musée ===
108 -
109 -(% class="active" %)|=Liste|=Utilisation
110 -|MUS_PREFIXENUMINV.lst|Définition des préfixes pour les numéros d’inventaire et d’entrée
111 -|MUS_MUSEE.lst|Préfixe dans toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)
112 -
113 -[[Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
114 -
115 -
116 -=== Source Données système ===
117 -
118 -(% class="active" %)|=(% style="width: 244px;" %)Liste|=(% style="width: 635px;" %)Utilisation
119 -|(% style="width:244px" %)bib_droits.lst|(% style="width:635px" %)Définition des droits de prêt par site
120 -|(% style="width:244px" %)bib_ex_lect.lst|(% style="width:635px" %)Définition des sites pour les exemplaires et utilisateurs lecteurs
121 -
122 -[[Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
123 -
124 -
125 -(% class="box warningmessage" %)
126 -(((
127 -**Points de vigilance : **
128 -
129 -* **Le code utilisé dans ces listes doit correspondre exactement** au code défini dans la fiche de l’organisme.
130 -* En cas de **désynchronisation**, certaines fonctionnalités peuvent ne plus fonctionner correctement (ex. : impossibilité de gérer un prêt si le site n’est pas reconnu dans les listes de droits).
131 -)))
132 -
133 133  (% class="box infomessage" %)
134 134  (((
135 -**Bonnes pratiques :** centralisez la gestion des codes et vérifiez leur cohérence entre les fiches organismes et les listes associées, Mettre en place des restrictions d’accès par organisme
46 +**Conseil technique :**
47 +Créez d’abord l’organisme dans la table correspondante, puis créez ensuite son préfixe avec le même code. Cela permet :
136 136  )))
137 137  
138 -= Mettre en place des restrictions d’accès par organisme =
50 +* L’attribution automatique du bon préfixe lors de la création de notice ;
51 +* La gestion de **droits d’accès filtrés** par préfixe.
139 139  
140 -== Objectif ==
141 141  
142 -Restreindre l'accès aux notices selon l'institution d'appartenance permet :
143 143  
144 -* de **garantir la confidentialité** des inventaires ;
145 -* de **déléguer la gestion** à des responsables distincts selon les institutions ou sites ;
146 -* de **prévenir les erreurs** de modification sur des notices hors périmètre.
55 += Sécurité d'accès par organisme =
147 147  
148 -== Fonctionnement des restrictions ==
57 +La gestion de la sécurité d’accès par musée permettra de déléguer la gestion de l’inventaire d’un (ou plusieurs musées) à des rôles attitrés, dans le cas d’une application gérant plusieurs inventaires dans la même base.
149 149  
150 -La restriction d’accès repose sur différents **champs-clés**, selon la table concernée :
59 +Cette sécurité est basée sur le préfixe musée (préfixe du numéro d’inventaire) pour la table des Biens, et sur le champ musée pour les tables biblio et photo.
151 151  
152 -(% class="active" %)|=(% style="width: 418px;" %)Table concernée|=(% style="width: 461px;" %)Champ utilisé pour la restriction
153 -|(% style="width:418px" %)Biens, Entrées|(% style="width:461px" %)Préfixe musée
154 -|(% style="width:418px" %)Toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)|(% style="width:461px" %)Musée
155 -|(% style="width:418px" %)Exemplaires (communication)|(% style="width:461px" %)Site
61 +Elle pourra intervenir (selon le rôle attribué à l’utilisateur) au niveau de la liste résultat (l’utilisateur ne connaitra pas l’existence des notices des autres musées, attention les listes d’index ne seront pas filtrées). Seules la liste simple et la mosaïque fonctionnent de l’ouverture des notices (affichage, ou liste avec image).
156 156  
157 -== Effets de la restriction ==
63 +Chaque notice bien, photo, biblio ayant donc un champ permettant de définir le musée d’appartenance, on définira ensuite ledit musée dans les profils des utilisateurs habilités à le gérer.
158 158  
159 -* L’utilisateur ne voit **que** les notices liées à son organisme ;
160 -* Les listes de résultats sont **filtrées automatiquement** (fonctionne uniquement avec les vues **liste simple** et **mosaïque**)
65 +Dans la mesure où cette gestion équivaut à celle des bibliothèques multi-sites, elle sera basée sur les mécanismes standards de gestion de sites et des utilisateurs de Flora.
161 161  
162 -(% class="box warningmessage" %)
163 -(((
164 -Les **listes d’index** ne sont **pas filtrées** → **attention à la confidentialité** des données visibles via les menus déroulants ou filtres d’index.
165 -)))
67 +Il ne peut y avoir qu’un seul site associé à un utilisateur. Pour les utilisateurs ayant à gérer plusieurs inventaires, il leur faudra un profil utilisateur différent (code et mot de passe) pour chacun d’eux.
166 166  
167 -== Paramétrage du compte utilisateur ==
69 +Les musées (ou les inventaires), pour lesquels cette sécurité devra être mis en place, seront déclarés dans la table ORGANISME et associés aux utilisateurs au travers du champ Site.
168 168  
169 -* Un utilisateur ne peut être rattaché qu’à **un seul site** à la fois ;
170 -* Pour intervenir sur plusieurs institutions, il doit disposer d’un **identifiant utilisateur distinct** pour chaque site (avec codes et mots de passe séparés) ;
171 -* Le champ **Site** de la fiche utilisateur détermine les droits d'accès.
172 172  
173 -[[Notice utilisateur → champ Site. >>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
72 +== Activer les restrictions d'accès par musée, pour un utilisateur ou pour un groupe ==
174 174  
74 +Deux rôles standard permettent d'activer ces restrictions :
175 175  
176 -== Restreindre les accès par groupe ==
76 +**Filtre code musée sur notices **: empêche l'utilisateur de modifier/supprimer des notices qui ne sont pas de son musée.
177 177  
178 -Rôles standard à utiliser :
179 -
180 -(% class="active" %)|=Rôle|=Fonction
181 -|Filtre code musée sur notices|Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée.
182 -|Filtre code musée sur tables|Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les listes de résultats.
183 -
184 -(% class="box infomessage" %)
185 -(((
186 -**À savoir :** Ces filtres sont appliqués via la **gestion des rôles** dans les **groupes utilisateurs** (menu Accès > Rôles).
187 -
188 -[[Ex. Filtre code musée sur les notices de biens.>>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
78 +**Filtre code musée sur tables **: empêche l'utilisateur de voir les notices qui ne sont pas de son musée.
189 189  )))
190 -
191 -
192 -)))
193 -
194 -
195 195  )))|(% style="width:300px" %)(((
196 196  (% class="box" %)
197 197  (((
... ... @@ -198,28 +198,18 @@
198 198  **Sommaire**
199 199  
200 200  {{toc depth="1" numbered="true"/}}
86 +
87 +
201 201  )))
202 202  
203 203  (% class="box" %)
204 204  (((
205 205  **Aller plus loin**
206 -
207 -* [[Présentation des sources et des tables>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome]]
208 -* [[Gérer les listes>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome]]
209 -* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome]]
210 -* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
211 -* [[Effectuer des exports POP>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome]]
212 212  )))
213 213  
214 214  (% class="box" %)
215 215  (((
216 216  **Icônes principales**
217 -
218 -* [[image:1752589998778-173.png||height="41" width="37"]]** **Menu Paramétrage
219 -* [[image:1752590442341-409.png||height="39" width="34"]] Menu Données
220 -* [[image:1752590537116-638.png||height="37" width="36"]] Menu accès
221 -* [[image:1752590320850-171.png||height="34" width="34"]] Créer
222 -* [[image:1752590335380-514.png||height="44" width="40"]]Modifier
223 223  )))
224 224  
225 225  (((
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