Modifications pour le document Gérer les organismes

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Détails

Propriétés de la Page

Contenu

...	...	@@ -18,30 +18,17 @@
18	18
19	19	== Objectif ==
20	20
21		-La création d’un **organisme** dans Flora permet de :
	21	+Déclarer les organismes dans Flora permet de structurer les inventaires, de sécuriser les accès et de préparer les exports réglementaires (ex. : POP). Chaque organisme est identifié par un **code unique** et peut être associé à un **préfixe d’inventaire**, plusieurs **utilisateurs**, et un **numéro d’agrément SMF**.
22	22
23		-* structurer les inventaires,
24		-* sécuriser les accès selon l’appartenance à une institution,
25		-* et préparer les **exports réglementaires** (ex. : POP avec numéro d’agrément SMF).
26		-
27		-Chaque organisme est identifié par un **code unique**, et peut être associé à un **préfixe d’inventaire**, à des **utilisateurs**, et à un **site de rattachement**.
28		-
29	29	(% class="box infomessage" %)
30	30	(((
31	31	Bonnes pratiques :
32	32
33	33	(((
34		-* **Créez l’organisme avant son préfixe** (voir section 2).
35		-* (((
36		-Pour que Flora puisse établir automatiquement les bons liens entre organisme, préfixe et droits d’accès, utilisez **le même code** dans :
37		-
38		-* le champ Code de la fiche organisme,
39		-* et les listes de préfixes.
	28	+* Créez l’organisme **avant** de créer son préfixe ;
	29	+* Pour que Flora puisse faire le lien automatiquement entre un organisme, son préfixe et les droits d’accès associés, **il est important d’utiliser le même code à chaque étape : dans la fiche de l’organisme (champ code) et dans les listes de préfixes** (voir section 2). Cela évite les erreurs et simplifie la gestion multi-musées.
40	40	)))
41		-
42		-Cela garantit une gestion fluide et évite les erreurs de synchronisation.
43	43	)))
44		-)))
45	45
46	46	== Comment faire ? ==
47	47
...	...	@@ -61,63 +61,38 @@
61	61
62	62	= Modifier une notice organisme =
63	63
64		-== Objectif ==
	51	+Si besoin d'apporter des modifications à une notice organisme, utilisez le bouton [[image:1752590192298-517.png||data-xwiki-image-style-border="true"]].
65	65
66		-Il est possible de modifier à tout moment une notice organisme pour :
67		-
68		-* corriger une information existante (nom, numéro SMF…) ;
69		-* ajouter un renseignement manquant ;
70		-* mettre à jour des paramètres liés à l’identification de l’institution.
71		-
72		-== Comment faire ? ==
73		-
74		-1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
75		-1. Recherchez la notice à modifier.
76		-1. Cliquez sur le bouton  [[image:1752590192298-517.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="35" width="28"]].
77		-1. Apportez les modifications nécessaires dans la grille, puis cliquez sur **Enregistrer. **
78		-
79		-[[Ex. Recherche du musée.>>image:1752646643114-884.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
80		-
81		-
82	82	[[Fiche organisme → bouton Modifier >>image:1752590120682-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
83	83
84		-
85		-[[Ex. Modification de la notice et enregistrement. >>image:1752646737024-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
86		-
87		-
88	88	= Gérer les listes associées =
89	89
90	90	== Objectif ==
91	91
92		-Certains **champs clés**, liés à des **listes**, permettent à Flora de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques entre institutions (ex. : 2025.1) :
	59	+Les champs **Préfixe musée** (présent dans les tables des biens et des entrées), **Musée **(présents dans toutes les tables) et** Site** (table des exemplaires) permettent de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs institutions.
93	93
94		-* **Préfixe musée** : utilisé dans les tables des **biens** et des **entrées** ;
95		-* **Musée** : utilisé dans toutes les autres tables ;
96		-* **Site** : utilisé notamment dans la **table des exemplaires** (gestion des prêts).
	61	+Cela permet :
97	97
98		-Cette structuration permet :
	63	+* de faire **cohabiter plusieurs inventaires** dans une seule base ;
	64	+* de gérer des **sous-ensembles** au sein d’une même institution (biens empruntés, matériel pédagogique, etc.).
99	99
100		-* de faire cohabiter **plusieurs inventaires dans une seule base** ;
101		-* de gérer **des sous-ensembles** au sein d’un même organisme (ex. : collections distinctes, biens en dépôt, matériel d’étude, etc.).
	66	+== Où sont définis les préfixes ? ==
102	102
103		-== Dans quelles listes sont définis les préfixes ? ==
	68	+Ils sont paramétrés dans différentes **listes et sources : **
104	104
105		-Les valeurs de ces champs sont paramétrées dans plusieurs **listes **et** sources** :
	70	+1. Source Musée :
106	106
107		-=== Source Musée ===
	72	+* **MUS_PREFIXENUMINV.lst **(table biens et entrées)
	73	+* **MUS_MUSEE.lst** (toutes les autres tables)
108	108
109		-(% class="active" %)|=Liste|=Utilisation
110		-|MUS_PREFIXENUMINV.lst|Définition des préfixes pour les numéros d’inventaire et d’entrée
111		-|MUS_MUSEE.lst|Préfixe dans toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)
112		-
113	113	[[Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
114	114
115	115
116		-=== Source Données système ===
	78	+(% start="2" %)
	79	+1. Source Données système :
117	117
118		-(% class="active" %)|=(% style="width: 244px;" %)Liste|=(% style="width: 635px;" %)Utilisation
119		-|(% style="width:244px" %)bib_droits.lst|(% style="width:635px" %)Définition des droits de prêt par site
120		-|(% style="width:244px" %)bib_ex_lect.lst|(% style="width:635px" %)Définition des sites pour les exemplaires et utilisateurs lecteurs
	81	+* **bib_droits.lst **(table des exemplaires)
	82	+* **bib_ex_lect.lst** (table des exemplaires)
121	121
122	122	[[Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
123	123
...	...	@@ -124,51 +124,39 @@
124	124
125	125	(% class="box warningmessage" %)
126	126	(((
127		-**Points de vigilance : **
	89	+Assurez-vous que les **codes** utilisés dans ces listes **correspondent exactement** au code de l’organisme.
128	128
129		-* **Le code utilisé dans ces listes doit correspondre exactement** au code défini dans la fiche de l’organisme.
130		-* En cas de **désynchronisation**, certaines fonctionnalités peuvent ne plus fonctionner correctement (ex. : impossibilité de gérer un prêt si le site n’est pas reconnu dans les listes de droits).
	91	+En cas de désynchronisation, certaines fonctionnalités comme les **droits de prêt** peuvent ne pas fonctionner correctement.
131	131	)))
132	132
133		-(% class="box infomessage" %)
134		-(((
135		-**Bonnes pratiques :** centralisez la gestion des codes et vérifiez leur cohérence entre les fiches organismes et les listes associées, Mettre en place des restrictions d’accès par organisme
136		-)))
	94	+= Activer la sécurité d'accès par organisme =
137	137
138		-= Mettre en place des restrictions d’accès par organisme =
139		-
140	140	== Objectif ==
141	141
142		-Restreindre l'accès aux notices selon l'institution d'appartenance permet :
	98	+Restreindre l'accès aux notices selon le musée d'appartenance permet :
143	143
144		-* de **garantir la confidentialité** des inventaires ;
145		-* de **déléguer la gestion** à des responsables distincts selon les institutions ou sites ;
146		-* de **prévenir les erreurs** de modification sur des notices hors périmètre.
	100	+* de garantir la **confidentialité** des inventaires ;
	101	+* de déléguer la gestion à différents responsables ou sites ;
	102	+* d’éviter les erreurs de modification entre musées.
147	147
148	148	== Fonctionnement des restrictions ==
149	149
150		-La restriction d’accès repose sur différents **champs-clés**, selon la table concernée :
	106	+(% class="active" %)|=Table concernée|=Champ utilisé pour la restriction
	107	+|Biens, Entrées|Préfixe musée
	108	+|Toutes les autres tables|Musée
	109	+|Exemplaires (communication)|Site
151	151
152		-(% class="active" %)|=(% style="width: 418px;" %)Table concernée|=(% style="width: 461px;" %)Champ utilisé pour la restriction
153		-|(% style="width:418px" %)Biens, Entrées|(% style="width:461px" %)Préfixe musée
154		-|(% style="width:418px" %)Toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)|(% style="width:461px" %)Musée
155		-|(% style="width:418px" %)Exemplaires (communication)|(% style="width:461px" %)Site
156		-
157	157	== Effets de la restriction ==
158	158
159	159	* L’utilisateur ne voit **que** les notices liées à son organisme ;
160		-* Les listes de résultats sont **filtrées automatiquement** (fonctionne uniquement avec les vues **liste simple** et **mosaïque**)
	114	+* Les listes de résultats sont **filtrées** en conséquence (seuls les affichages **liste simple** ou **mosaïque** sont compatibles) ;
	115	+* Les **listes d’index** ne sont **pas filtrées** → attention à la confidentialité.
161	161
162		-(% class="box warningmessage" %)
163		-(((
164		-Les **listes d’index** ne sont **pas filtrées** → **attention à la confidentialité** des données visibles via les menus déroulants ou filtres d’index.
165		-)))
166		-
167	167	== Paramétrage du compte utilisateur ==
168	168
169	169	* Un utilisateur ne peut être rattaché qu’à **un seul site** à la fois ;
170		-* Pour intervenir sur plusieurs institutions, il doit disposer d’un **identifiant utilisateur distinct** pour chaque site (avec codes et mots de passe séparés) ;
171		-* Le champ **Site** de la fiche utilisateur détermine les droits d'accès.
	120	+* Pour accéder à plusieurs musées, il faut **un identifiant distinct par site** (code et mot de passe différents) ;
	121	+* Le champ **Site** de la fiche utilisateur détermine son accès.
172	172
173	173	[[Notice utilisateur → champ Site. >>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
174	174
...	...	@@ -178,12 +178,12 @@
178	178	Rôles standard à utiliser :
179	179
180	180	(% class="active" %)|=Rôle|=Fonction
181		-|Filtre code musée sur notices|Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée.
182		-|Filtre code musée sur tables|Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les listes de résultats.
	131	+|Filtre code musée sur notices|Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée
	132	+|Filtre code musée sur tables|Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les résultats
183	183
184	184	(% class="box infomessage" %)
185	185	(((
186		-**À savoir :** Ces filtres sont appliqués via la **gestion des rôles** dans les **groupes utilisateurs** (menu Accès > Rôles).
	136	+**À savoir :** Ces filtres doivent être appliqués depuis la gestion des rôles sur les groupes utilisateurs.
187	187
188	188	[[Ex. Filtre code musée sur les notices de biens.>>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
189	189	)))
...	...	@@ -208,7 +208,6 @@
208	208	* [[Gérer les listes>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome]]
209	209	* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome]]
210	210	* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
211		-* [[Effectuer des exports POP>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome]]
212	212	)))
213	213
214	214	(% class="box" %)

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Auteur

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