Modifications pour le document Gérer les organismes

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Propriétés de la Page

Contenu

@@ -3,52 +3,39 @@
  |(% style="width:840px" %)(((
  (% class="box" %)
  (((
--Flora permet d’administrer plusieurs inventaires au sein d’une même base, grâce à un système structurant basé sur les **organismes**. Cette page décrit les principales étapes pour :
++Flora permet de gérer plusieurs inventaires dans une même base grâce à un système structurant fondé sur les **organismes**. Cette page décrit les principales étapes pour :
  * créer et configurer un nouvel organisme ;
--* définir des **listes de préfixes **permettant la coexistence de plusieurs inventaires ;
--* **mettre en place des restrictions d’accès** selon l'institution d’appartenance ;
++* définir des **listes de préfixes **pour garantir la coexistence de plusieurs inventaires ;
++* activer des **restrictions d’accès** basées sur le musée d’appartenance ;
  * attribuer les **droits appropriés** aux utilisateurs et groupes concernés.
--Ces paramétrages sont indispensables pour une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
++Ces paramètres sont essentiels pour assurer une gestion multi-sites cohérente et sécurisée.
  )))
  (((
--= Créer une notice organisme =
++= (% id="cke_bm_9048S" style="display:none" %) (%%)Créer un organisme =
  == Objectif ==
--La création d’un **organisme** dans Flora permet de :
++Déclarer les organismes dans Flora permet de structurer les inventaires, de sécuriser les accès et de préparer les exports réglementaires (ex. : POP). Chaque organisme est identifié par un **code unique** et peut être associé à un **préfixe d’inventaire**, un **site utilisateur**, et un **numéro d’agrément SMF**.
--* structurer les inventaires,
--* sécuriser les accès selon l’appartenance à une institution,
--* et préparer les **exports réglementaires** (ex. : POP avec numéro d’agrément SMF).
--
--Chaque organisme est identifié par un **code unique**, et peut être associé à un **préfixe d’inventaire**, à des **utilisateurs**, et à un **site de rattachement**.
--
  (% class="box infomessage" %)
  (((
  Bonnes pratiques :
  (((
--* **Créez l’organisme avant son préfixe** (voir section 2).
--* (((
--Pour que Flora puisse établir automatiquement les bons liens entre organisme, préfixe et droits d’accès, utilisez **le même code** dans :
--
--* le champ Code de la fiche organisme,
--* et les listes de préfixes.
++* Créez l’organisme **avant** de créer son préfixe ;
++* Pour que Flora puisse faire le lien automatiquement entre un organisme, son préfixe et les droits d’accès associés, il est important d’utiliser le même code à chaque étape : dans la fiche de l’organisme (champ code) et dans les listes système (voir section 2). Cela évite les erreurs et simplifie la gestion multi-musées.
  )))
--
--Cela garantit une gestion fluide et évite les erreurs de synchronisation.
  )))
--)))
  == Comment faire ? ==
 . Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
 . Cliquez sur le bouton [[image:1752582562091-398.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="30" width="27"]]
--1. Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur **Enregistrer**
--1. Vérifiez que la notice est bien enregistrée.
++1. Saisissez les informations dans la grille de saisie (champs obligatoires au minimum) et cliquez sur** Enregistrer.**
++1. Vérifiez la notice.
  [[Ex. Bouton de création d'un nouvel organisme.>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -59,65 +59,30 @@
  [[Résultat → nouvel organisme créé.>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--= Modifier une notice organisme =
++= Configurer les listes =
--== Objectif ==
++Le champ **Préfixe musée** (présent dans les tables des biens et des entrées) permet de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs musées.
--Il est possible de modifier à tout moment une notice organisme pour :
++Cela permet :
--* corriger une information existante (nom, numéro SMF…) ;
--* ajouter un renseignement manquant ;
--* mettre à jour des paramètres liés à l’identification de l’institution.
++* La **cohabitation de plusieurs inventaires** dans une même application Flora ;
++* La gestion distincte de **sous-ensembles de collection** au sein d’un même musée (ex. : biens empruntés, matériel pédagogique, etc.).
--== Comment faire ? ==
++Les préfixes sont définis dans plusieurs sources :
--1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
--1. Recherchez la notice à modifier.
--1. Cliquez sur le bouton  [[image:1752590192298-517.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="35" width="28"]].
--1. Apportez les modifications nécessaires dans la grille, puis cliquez sur **Enregistrer. **
++1. Musée :
--[[Ex. Recherche du musée.>>image:1752646643114-884.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++* **MUS_PREFIXENUMINV.lst**
++* **MUS_MUSEE.lst**
--
--[[Fiche organisme → bouton Modifier >>image:1752590120682-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--[[Ex. Modification de la notice et enregistrement. >>image:1752646737024-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--= Gérer les listes associées =
--
--== Objectif ==
--
--Certains **champs clés**, liés à des **listes**, permettent à Flora de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques entre institutions (ex. : 2025.1) :
--
--* **Préfixe musée** : utilisé dans les tables des **biens** et des **entrées** ;
--* **Musée** : utilisé dans toutes les autres tables ;
--* **Site** : utilisé notamment dans la **table des exemplaires** (gestion des prêts).
--
--Cette structuration permet :
--
--* de faire cohabiter **plusieurs inventaires dans une seule base** ;
--* de gérer **des sous-ensembles** au sein d’un même organisme (ex. : collections distinctes, biens en dépôt, matériel d’étude, etc.).
--
--== Dans quelles listes sont définis les préfixes ? ==
--
--Les valeurs de ces champs sont paramétrées dans plusieurs **listes **et** sources** :
--
--=== Source Musée ===
--
--(% class="active" %)|=Liste|=Utilisation
--|MUS_PREFIXENUMINV.lst|Définition des préfixes pour les numéros d’inventaire et d’entrée
--|MUS_MUSEE.lst|Préfixe dans toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)
--
  [[Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--=== Source Données système ===
++(% start="2" %)
++1. Données système :
--(% class="active" %)|=(% style="width: 244px;" %)Liste|=(% style="width: 635px;" %)Utilisation
--|(% style="width:244px" %)bib_droits.lst|(% style="width:635px" %)Définition des droits de prêt par site
--|(% style="width:244px" %)bib_ex_lect.lst|(% style="width:635px" %)Définition des sites pour les exemplaires et utilisateurs lecteurs
++* **bib_droits.lst**
++* **bib_ex_lect.lst**
  [[Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -124,66 +124,48 @@
  (% class="box warningmessage" %)
  (((
--**Points de vigilance : **
--
--* **Le code utilisé dans ces listes doit correspondre exactement** au code défini dans la fiche de l’organisme.
--* En cas de **désynchronisation**, certaines fonctionnalités peuvent ne plus fonctionner correctement (ex. : impossibilité de gérer un prêt si le site n’est pas reconnu dans les listes de droits).
++Pensez à vérifier l'exactitude des codes des listes **bib_droits.lst **et **bib_ex_lect.lst. Si le code associé à un terme ne correspond pas au code de l'organisme le prêt ne fonctionnera pas bien (erreur dans les droits). **
  )))
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--**Bonnes pratiques :** centralisez la gestion des codes et vérifiez leur cohérence entre les fiches organismes et les listes associées, Mettre en place des restrictions d’accès par organisme
--)))
++= Activer la sécurité d'accès par organisme =
--= Mettre en place des restrictions d’accès par organisme =
++Flora permet de restreindre les accès en fonction du musée d’appartenance, dans les applications gérant **plusieurs inventaires dans une seule base**.
--== Objectif ==
++== Fonctionnement ==
--Restreindre l'accès aux notices selon l'institution d'appartenance permet :
++* **Biens et entrées :** restriction fondée sur le champ **Préfixe musée** ;
++* **Toutes les autres tables :** restriction fondée sur le champ **Musée ;**
++* **Pour la communication des exemplaires** : restrictions fondées sur le champ **Site**.
--* de **garantir la confidentialité** des inventaires ;
--* de **déléguer la gestion** à des responsables distincts selon les institutions ou sites ;
--* de **prévenir les erreurs** de modification sur des notices hors périmètre.
--
--== Fonctionnement des restrictions ==
--
--La restriction d’accès repose sur différents **champs-clés**, selon la table concernée :
--
--(% class="active" %)|=(% style="width: 418px;" %)Table concernée|=(% style="width: 461px;" %)Champ utilisé pour la restriction
--|(% style="width:418px" %)Biens, Entrées|(% style="width:461px" %)Préfixe musée
--|(% style="width:418px" %)Toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)|(% style="width:461px" %)Musée
--|(% style="width:418px" %)Exemplaires (communication)|(% style="width:461px" %)Site
--
  == Effets de la restriction ==
--* L’utilisateur ne voit **que** les notices liées à son organisme ;
--* Les listes de résultats sont **filtrées automatiquement** (fonctionne uniquement avec les vues **liste simple** et **mosaïque**)
++* Les utilisateurs ne verront que les notices liées à leur organisme.
++* Dans les listes de résultats, les notices d’autres musées seront invisibles.
++* Seuls les affichages en **liste simple** ou en **mosaïque** sont compatibles avec ce filtrage.
++* Les **listes d’index** restent non filtrées (attention à la confidentialité).
--(% class="box warningmessage" %)
++(% class="box infomessage" %)
  (((
--Les **listes d’index** ne sont **pas filtrées** → **attention à la confidentialité** des données visibles via les menus déroulants ou filtres d’index.
--)))
++**Remarques importantes :**
--== Paramétrage du compte utilisateur ==
++* Un **utilisateur ne peut être rattaché qu’à un seul site**.
++* Pour gérer plusieurs inventaires, il faudra **un identifiant utilisateur distinct par site** (code et mot de passe différents).
++* Le **champ Site** de la fiche utilisateur détermine le musée auquel il a accès.
--* Un utilisateur ne peut être rattaché qu’à **un seul site** à la fois ;
--* Pour intervenir sur plusieurs institutions, il doit disposer d’un **identifiant utilisateur distinct** pour chaque site (avec codes et mots de passe séparés) ;
--* Le champ **Site** de la fiche utilisateur détermine les droits d'accès.
++[[Notice utilisateur → champ **Site**>>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++)))
--[[Notice utilisateur → champ Site. >>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
  == Restreindre les accès par groupe ==
--Rôles standard à utiliser :
++Un **rôle standard** permet de restreindre l’accès selon le musée :
  (% class="active" %)|=Rôle|=Fonction
--|Filtre code musée sur notices|Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée.
--|Filtre code musée sur tables|Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les listes de résultats.
++|Filtre code musée sur notices|L'utilisateur ne peut **modifier ni supprimer** de notices appartenant à un autre musée.
++|Filtre code musée sur tables|L’utilisateur **ne voit pas** les notices des autres musées dans les résultats.
  (% class="box infomessage" %)
  (((
--**À savoir :** Ces filtres sont appliqués via la **gestion des rôles** dans les **groupes utilisateurs** (menu Accès > Rôles).
++**À savoir :** Ces filtres doivent être appliqués aux **groupes utilisateurs** depuis la gestion des rôles.
  [[Ex. Filtre code musée sur les notices de biens.>>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
  )))
@@ -207,19 +207,11 @@
  * [[Présentation des sources et des tables>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome]]
  * [[Gérer les listes>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome]]
  * [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome]]
--* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
--* [[Effectuer des exports POP>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome]]
  )))
  (% class="box" %)
  (((
  **Icônes principales**
--
--* [[image:1752589998778-173.png||height="41" width="37"]]** **Menu Paramétrage
--* [[image:1752590442341-409.png||height="39" width="34"]] Menu Données
--* [[image:1752590537116-638.png||height="37" width="36"]] Menu accès
--* [[image:1752590320850-171.png||height="34" width="34"]] Créer
--* [[image:1752590335380-514.png||height="44" width="40"]]Modifier
  )))
  (((

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