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Modifications pour le document Gérer les organismes

Modifié par Doriane Bautista le 2025/09/17 15:57
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/26 14:37
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/15 15:45
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Organismes et préfixes
1 +Gérer les organismes
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -1_Fonctionnalités.Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.WebHome
1 +1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,58 +1,177 @@
1 -{{box title="**Sommaire**"}}
2 -{{toc/}}
3 -{{/box}}
1 +(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
4 4  
5 -= Gestion des organismes =
3 +|(% style="width:840px" %)(((
4 +(% class="box" %)
5 +(((
6 +Flora permet de gérer plusieurs inventaires au sein d’une même base, grâce à un système structurant fondé sur les **organismes** (musées ou institutions). Cette page présente les principales étapes pour :
6 6  
8 +* déclarer les organismes dans l’application,
9 +* définir des **préfixes d’inventaire** permettant leur coexistence,
10 +* mettre en œuvre des **restrictions d’accès** selon le musée d’appartenance,
11 +* et attribuer les droits adaptés aux utilisateurs et groupes concernés.
7 7  
8 -La table des organismes permet de déclarer la ou les institutions dont les inventaires seront gérés dans Flora musée.
13 +Ces paramètres sont indispensables pour organiser efficacement une gestion multi-sites et garantir la confidentialité des données.
14 +)))
9 9  
10 -Elle permet de définir une série de paramètres utilisés pour la différenciation des numéros d'inventaire (préfixe musée), la sécurisation des accès (ne modifier que les notices de "mon musée"), l'export POP (valeur par défaut, demande d'avoir numéro d'agrément SMF).
16 +(((
17 += (% id="cke_bm_9048S" style="display:none" %) (%%)Déclarer un organisme dans Flora =
11 11  
19 +== Objectif ==
12 12  
13 -[[image:1748005406307-139.png]]
21 +La table **Organismes** permet de référencer les institutions ou musées dont les inventaires seront gérés dans **Flora**. Cette configuration est indispensable pour :
14 14  
15 -= Préfixe associé à un organisme =
23 +* Associer un **préfixe unique** aux numéros d’inventaire et d’entrée ;
24 +* Mettre en place une **sécurité d’accès** par institution (limiter les droits à un musée donné) ;
25 +* Paramétrer les **exports POP**, notamment avec le **numéro d’agrément SMF** requis.
16 16  
27 +== Comment faire ? ==
17 17  
18 -Dans la table des biens et des entrées le champ Préfixe musée permet de saisir des numéro d'inventaires et numéro d'entrée identiques, mais uniques pour chaque préfixe, c'est ce qui permet de faire cohabiter plusieurs inventaires dans une même application.
29 +1. Rendez-vous dans Administration > Paramétrage > Organisme
30 +1. Cliquez sur le bouton [[image:1752582562091-398.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="30" width="27"]]
31 +1. Saisissez les informations dans la grille de saisie (champs obligatoires au minimum) et cliquez sur** Enregistrer.**
32 +1. Vérifiez la notice.
19 19  
20 -A notre que ce champ préfixe peut aussi être utilisé, à l'intérieur d'un même musée pour différencier des grands ensembles de collection ou des types de biens différents (biens empruntés pour exposition, matériel d'étude...).
34 +[[Ex. Bouton de création d'un nouvel organisme.>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
21 21  
22 -Les préfixes sont paramétrés dans la liste MUS_PREFIXENUMINV.lst
23 23  
24 -(% class="\" %)
37 +[[Ex. Saisie du nouvel organisme et enregistrement. >>image:1752582212109-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
38 +
39 +
40 +[[Résultat → nouvel organisme créé.>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
41 +
42 +
43 +(% class="box infomessage" %)
25 25  (((
26 -Note importante : Il est conseillé de faire en sorte que la unique_key de l'organisme soit égale au code du préfixe, car cela permet :
45 +Bonnes pratiques :
46 +)))
27 27  
28 -* d'associer automatiquement le bon préfixe à la notice lors de sa création
29 -* de gérer des rôles avec des droits d\'accès sur les tables dépendantes de l'organisme de rattachement de l'utilisateur connecté. Créez d\'abord les notices dans la table des organismes, puis créez ensuite les préfixes avec les codes concernés
48 +(% class="box infomessage" %)
49 +(((
50 +* il est recommandé d'utiliser un **code unique** pour chaque organisme (champ unique_key) identique au **code de préfixe** (voir section 2), afin de faciliter l’automatisation des droits et des associations.
51 +* (((
52 +Créez d’abord l’organisme dans la table correspondante, puis créez ensuite son préfixe avec le même code. Cela permet :
53 +
54 +* L’attribution automatique du bon préfixe lors de la création de notice ;
55 +* La gestion de **droits d’accès filtrés** par préfixe.
30 30  )))
57 +)))
31 31  
59 +*
60 +*
32 32  
33 -= Sécurité d'accès par organisme =
34 34  
35 -La gestion de la sécurité d’accès par musée permettra de déléguer la gestion de l’inventaire d’un (ou plusieurs musées) à des rôles attitrés, dans le cas d’une application gérant plusieurs inventaires dans la même base.
36 36  
37 -Cette sécurité est basée sur le préfixe musée (préfixe du numéro d’inventaire) pour la table des Biens, et sur le champ musée pour les tables biblio et photo.
64 += Configurer les préfixe d'inventaire =
38 38  
39 -Elle pourra intervenir (selon le rôle attribué à l’utilisateur) au niveau de la liste résultat (l’utilisateur ne connaitra pas l’existence des notices des autres musées, attention les listes d’index ne seront pas filtrées). Seules la liste simple et la mosaïque fonctionnent de l’ouverture des notices (affichage, ou liste avec image).
66 +Le champ **Préfixe musée** (présent dans les tables des biens et des entrées) permet de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs musées.
40 40  
41 -Chaque notice bien, photo, biblio ayant donc un champ permettant de définir le musée d’appartenance, on définira ensuite ledit musée dans les profils des utilisateurs habilités à le gérer.
68 +Cela permet :
42 42  
43 -Dans la mesure où cette gestion équivaut à celle des bibliothèques multi-sites, elle sera basée sur les mécanismes standards de gestion de sites et des utilisateurs de Flora.
70 +* La **cohabitation de plusieurs inventaires** dans une même application Flora ;
71 +* La gestion distincte de **sous-ensembles de collection** au sein d’un même musée (ex. : biens empruntés, matériel pédagogique, etc.).
44 44  
45 -Il ne peut y avoir qu’un seul site associé à un utilisateur. Pour les utilisateurs ayant à gérer plusieurs inventaires, il leur faudra un profil utilisateur différent (code et mot de passe) pour chacun d’eux.
73 +Les préfixes sont définis dans plusieurs sources :
46 46  
47 -Les musées (ou les inventaires), pour lesquels cette sécurité devra être mis en place, seront déclarés dans la table ORGANISME et associés aux utilisateurs au travers du champ Site.
75 +1. Musée :
48 48  
77 +* **MUS_PREFIXENUMINV.lst**
78 +* **MUS_MUSEE.lst**
49 49  
50 -== Activer les restrictions d'accès par musée, pour un utilisateur ou pour un groupe ==
80 +[[Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
51 51  
52 -Deux rôles standard permettent d'activer ces restrictions :
53 53  
54 -**Filtre code musée sur notices **: empêche l'utilisateur de modifier/supprimer des notices qui ne sont pas de son musée.
83 +(% start="2" %)
84 +1. Données système :
55 55  
56 -**Filtre code musée sur tables **: empêche l'utilisateur de voir les notices qui ne sont pas de son musée.
86 +* **bib_droits.lst**
87 +* **bib_ex_lect.lst**
57 57  
89 +[[Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
90 +
91 +
92 +(% class="box warningmessage" %)
93 +(((
94 +Il est important 
95 +)))
96 +
97 +(% class="box infomessage" %)
98 +(((
99 +**Conseil technique :**
100 +)))
101 +
102 += Activer la sécurité d'accès par organisme =
103 +
104 +Flora permet de restreindre les accès en fonction du musée d’appartenance, dans les applications gérant **plusieurs inventaires dans une seule base**.
105 +
106 +== Fonctionnement ==
107 +
108 +* **Biens et entrées :** restriction fondée sur le champ **Préfixe musée** ;
109 +* **Toutes les autres tables :** restriction fondée sur le champ **Musée**.
110 +
111 +== Effets de la restriction ==
112 +
113 +* Les utilisateurs ne verront que les notices liées à leur organisme.
114 +* Dans les listes de résultats, les notices d’autres musées seront invisibles.
115 +* Seuls les affichages en **liste simple** ou en **mosaïque** sont compatibles avec ce filtrage.
116 +* Les **listes d’index** restent non filtrées (attention à la confidentialité).
117 +
118 +(% class="box infomessage" %)
119 +(((
120 +**Remarques importantes :**
121 +
122 +* Un **utilisateur ne peut être rattaché qu’à un seul site**.
123 +* Pour gérer plusieurs inventaires, il faudra **un identifiant utilisateur distinct par site** (code et mot de passe différents).
124 +* Le **champ Site** de la fiche utilisateur détermine le musée auquel il a accès.
125 +
126 +[[Notice utilisateur → champ **Site**>>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
127 +)))
128 +
129 +== Restreindre les accès par groupe ==
130 +
131 +Un **rôle standard** permet de restreindre l’accès selon le musée :
132 +
133 +(% class="active" %)|=Rôle|=Fonction
134 +|Filtre code musée sur notices|L'utilisateur ne peut **modifier ni supprimer** de notices appartenant à un autre musée.
135 +|Filtre code musée sur tables|L’utilisateur **ne voit pas** les notices des autres musées dans les résultats.
136 +
137 +(% class="box infomessage" %)
138 +(((
139 +**À savoir :** Ces filtres doivent être appliqués aux **groupes utilisateurs** depuis la gestion des rôles.
140 +
141 +[[Ex. Filtre code musée sur les notices de biens.>>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
142 +)))
143 +
58 58  
145 +)))
146 +
147 +
148 +)))|(% style="width:300px" %)(((
149 +(% class="box" %)
150 +(((
151 +**Sommaire**
152 +
153 +{{toc depth="1" numbered="true"/}}
154 +)))
155 +
156 +(% class="box" %)
157 +(((
158 +**Aller plus loin**
159 +
160 +* [[Présentation des sources et des tables>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome]]
161 +* [[Gérer les listes>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome]]
162 +* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome]]
163 +)))
164 +
165 +(% class="box" %)
166 +(((
167 +**Icônes principales**
168 +)))
169 +
170 +(((
171 +
172 +
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174 +)))
175 +)))
176 +
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