Modifications pour le document Gérer les organismes

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Détails

Propriétés de la Page

Contenu

...	...	@@ -3,45 +3,32 @@
3	3	|(% style="width:840px" %)(((
4	4	(% class="box" %)
5	5	(((
6		-Flora permet d’administrer plusieurs inventaires au sein d’une même base, grâce à un système structurant basé sur les **organismes**. Cette page décrit les principales étapes pour :
	6	+Flora permet de gérer plusieurs inventaires dans une même base grâce à un système structurant fondé sur les **organismes**. Cette page décrit les principales étapes pour :
7	7
8	8	* créer et configurer un nouvel organisme ;
9		-* définir des **listes de préfixes **permettant la coexistence de plusieurs inventaires ;
10		-* **mettre en place des restrictions d’accès** selon l'institution d’appartenance ;
	9	+* définir des **listes de préfixes **pour garantir la coexistence de plusieurs inventaires ;
	10	+* activer des **restrictions d’accès** basées sur le musée d’appartenance ;
11	11	* attribuer les **droits appropriés** aux utilisateurs et groupes concernés.
12	12
13		-Ces paramétrages sont indispensables pour une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
	13	+Ces paramètres sont essentiels pour assurer une gestion multi-sites cohérente et sécurisée.
14	14	)))
15	15
16	16	(((
17		-= Créer une notice organisme =
	17	+= (% id="cke_bm_9048S" style="display:none" %) (%%)Créer un organisme =
18	18
19	19	== Objectif ==
20	20
21		-La création d’un **organisme** dans Flora permet de :
	21	+Déclarer les organismes dans Flora permet de structurer les inventaires, de sécuriser les accès et de préparer les exports réglementaires (ex. : POP). Chaque organisme est identifié par un **code unique** et peut être associé à un **préfixe d’inventaire**, plusieurs **utilisateurs**, et un **numéro d’agrément SMF**.
22	22
23		-* structurer les inventaires,
24		-* sécuriser les accès selon l’appartenance à une institution,
25		-* et préparer les **exports réglementaires** (ex. : POP avec numéro d’agrément SMF).
26		-
27		-Chaque organisme est identifié par un **code unique**, et peut être associé à un **préfixe d’inventaire**, à des **utilisateurs**, et à un **site de rattachement**.
28		-
29	29	(% class="box infomessage" %)
30	30	(((
31	31	Bonnes pratiques :
32	32
33	33	(((
34		-* **Créez l’organisme avant son préfixe** (voir section 2).
35		-* (((
36		-Pour que Flora puisse établir automatiquement les bons liens entre organisme, préfixe et droits d’accès, utilisez **le même code** dans :
37		-
38		-* le champ Code de la fiche organisme,
39		-* et les listes de préfixes.
	28	+* Créez l’organisme **avant** de créer son préfixe ;
	29	+* Pour que Flora puisse faire le lien automatiquement entre un organisme, son préfixe et les droits d’accès associés, **il est important d’utiliser le même code à chaque étape : dans la fiche de l’organisme (champ code) et dans les listes de préfixes** (voir section 2). Cela évite les erreurs et simplifie la gestion multi-musées.
40	40	)))
41		-
42		-Cela garantit une gestion fluide et évite les erreurs de synchronisation.
43	43	)))
44		-)))
45	45
46	46	== Comment faire ? ==
47	47
...	...	@@ -61,63 +61,36 @@
61	61
62	62	= Modifier une notice organisme =
63	63
64		-== Objectif ==
	51	+Si besoin d'apporter des modifications à une notice organisme, utilisez le bouton [[image:1752590192298-517.png||data-xwiki-image-style-border="true"]].
65	65
66		-Il est possible de modifier à tout moment une notice organisme pour :
67		-
68		-* corriger une information existante (nom, numéro SMF…) ;
69		-* ajouter un renseignement manquant ;
70		-* mettre à jour des paramètres liés à l’identification de l’institution.
71		-
72		-== Comment faire ? ==
73		-
74		-1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
75		-1. Recherchez la notice à modifier.
76		-1. Cliquez sur le bouton  [[image:1752590192298-517.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="35" width="28"]].
77		-1. Apportez les modifications nécessaires dans la grille, puis cliquez sur **Enregistrer. **
78		-
79		-[[Ex. Recherche du musée.>>image:1752646643114-884.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
80		-
81		-
82	82	[[Fiche organisme → bouton Modifier >>image:1752590120682-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
83	83
84		-
85		-[[Ex. Modification de la notice et enregistrement. >>image:1752646737024-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
86		-
87		-
88	88	= Gérer les listes associées =
89	89
90		-== Objectif ==
	57	+Les champs **Préfixe musée** (présent dans les tables des biens et des entrées), **Musée **(présents dans toutes les tables) et** Site** (table des exemplaires) permettent de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs institutions.
91	91
92		-Certains **champs clés**, liés à des **listes**, permettent à Flora de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques entre institutions (ex. : 2025.1) :
	59	+Cela permet :
93	93
94		-* **Préfixe musée** : utilisé dans les tables des **biens** et des **entrées** ;
95		-* **Musée** : utilisé dans toutes les autres tables ;
96		-* **Site** : utilisé notamment dans la **table des exemplaires** (gestion des prêts).
	61	+* de faire **cohabiter plusieurs inventaires** dans une seule base ;
	62	+* de gérer des **sous-ensembles** au sein d’une même institution (biens empruntés, matériel pédagogique, etc.).
97	97
98		-Cette structuration permet :
	64	+== Où sont définis les préfixes ? ==
99	99
100		-* de faire cohabiter **plusieurs inventaires dans une seule base** ;
101		-* de gérer **des sous-ensembles** au sein d’un même organisme (ex. : collections distinctes, biens en dépôt, matériel d’étude, etc.).
	66	+Ils sont paramétrés dans différentes **listes et sources : **
102	102
103		-== Dans quelles listes sont définis les préfixes ? ==
	68	+1. Source Musée :
104	104
105		-Les valeurs de ces champs sont paramétrées dans plusieurs **listes **et** sources** :
	70	+* **MUS_PREFIXENUMINV.lst **(table biens et entrées)
	71	+* **MUS_MUSEE.lst** (toutes les autres tables)
106	106
107		-=== Source Musée ===
108		-
109		-|=Liste|=Utilisation
110		-|MUS_PREFIXENUMINV.lst|Définition des préfixes pour les numéros d’inventaire et d’entrée
111		-|MUS_MUSEE.lst|Préfixe dans toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)
112		-
113	113	[[Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
114	114
115	115
116		-=== Source Données système ===
	76	+(% start="2" %)
	77	+1. Source Données système :
117	117
118		-|=Liste|=Utilisation
119		-|bib_droits.lst|Définition des droits de prêt par site
120		-|bib_ex_lect.lst|Définition des sites pour les exemplaires et utilisateurs lecteurs
	79	+* **bib_droits.lst **(table des exemplaires)
	80	+* **bib_ex_lect.lst** (table des exemplaires)
121	121
122	122	[[Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
123	123
...	...	@@ -124,17 +124,11 @@
124	124
125	125	(% class="box warningmessage" %)
126	126	(((
127		-**Points de vigilance : **
	87	+Assurez-vous que les **codes** utilisés dans ces listes **correspondent exactement** au code de l’organisme.
128	128
129		-* **Le code utilisé dans ces listes doit correspondre exactement** au code défini dans la fiche de l’organisme.
130		-* En cas de **désynchronisation**, certaines fonctionnalités peuvent ne plus fonctionner correctement (ex. : impossibilité de gérer un prêt si le site n’est pas reconnu dans les listes de droits).
	89	+En cas de désynchronisation, certaines fonctionnalités comme les **droits de prêt** peuvent ne pas fonctionner correctement.
131	131	)))
132	132
133		-(% class="box infomessage" %)
134		-(((
135		-**Bonnes pratiques :** centralisez la gestion des codes et vérifiez leur cohérence entre les fiches organismes et les listes associées, notamment lors d’une modification ou création.
136		-)))
137		-
138	138	= Activer la sécurité d'accès par organisme =
139	139
140	140	== Objectif ==
...	...	@@ -202,7 +202,6 @@
202	202	* [[Gérer les listes>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome]]
203	203	* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome]]
204	204	* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
205		-* [[Effectuer des exports POP>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome]]
206	206	)))
207	207
208	208	(% class="box" %)
...	...	@@ -210,8 +210,6 @@
210	210	**Icônes principales**
211	211
212	212	* [[image:1752589998778-173.png||height="41" width="37"]]** **Menu Paramétrage
213		-* [[image:1752590442341-409.png||height="39" width="34"]] Menu Données
214		-* [[image:1752590537116-638.png||height="37" width="36"]] Menu accès
215	215	* [[image:1752590320850-171.png||height="34" width="34"]] Créer
216	216	* [[image:1752590335380-514.png||height="44" width="40"]]Modifier
217	217	)))

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Auteur

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