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Modifications pour le document Gérer les organismes

Modifié par Doriane Bautista le 2025/09/17 15:57
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/16 08:29
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sur 2025/07/15 16:11
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -3,52 +3,39 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Flora permet d’administrer plusieurs inventaires au sein d’une même base, grâce à un système structurant basé sur les **organismes**. Cette page décrit les principales étapes pour :
6 +Flora permet de gérer plusieurs inventaires dans une même base grâce à un système structurant fondé sur les **organismes**. Cette page décrit les principales étapes pour :
7 7  
8 8  * créer et configurer un nouvel organisme ;
9 -* définir des **listes de préfixes **permettant la coexistence de plusieurs inventaires ;
10 -* **mettre en place des restrictions d’accès** selon l'institution d’appartenance ;
9 +* définir des **listes de préfixes **pour garantir la coexistence de plusieurs inventaires ;
10 +* activer des **restrictions d’accès** basées sur le musée d’appartenance ;
11 11  * attribuer les **droits appropriés** aux utilisateurs et groupes concernés.
12 12  
13 -Ces paramétrages sont indispensables pour une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
13 +Ces paramètres sont essentiels pour assurer une gestion multi-sites cohérente et sécurisée.
14 14  )))
15 15  
16 16  (((
17 -= Créer une notice organisme =
17 += (% id="cke_bm_9048S" style="display:none" %) (%%)Créer un organisme =
18 18  
19 19  == Objectif ==
20 20  
21 -La création d’un **organisme** dans Flora permet de :
21 +Déclarer les organismes dans Flora permet de structurer les inventaires, de sécuriser les accès et de préparer les exports réglementaires (ex. : POP). Chaque organisme est identifié par un **code unique** et peut être associé à un **préfixe d’inventaire**, un **site utilisateur**, et un **numéro d’agrément SMF**.
22 22  
23 -* structurer les inventaires,
24 -* sécuriser les accès selon l’appartenance à une institution,
25 -* et préparer les **exports réglementaires** (ex. : POP avec numéro d’agrément SMF).
26 -
27 -Chaque organisme est identifié par un **code unique**, et peut être associé à un **préfixe d’inventaire**, à des **utilisateurs**, et à un **site de rattachement**.
28 -
29 29  (% class="box infomessage" %)
30 30  (((
31 31  Bonnes pratiques :
32 32  
33 33  (((
34 -* **Créez l’organisme avant son préfixe** (voir section 2).
35 -* (((
36 -Pour que Flora puisse établir automatiquement les bons liens entre organisme, préfixe et droits d’accès, utilisez **le même code** dans :
37 -
38 -* le champ Code de la fiche organisme,
39 -* et les listes de préfixes.
28 +* Créez l’organisme **avant** de créer son préfixe ;
29 +* Pour que Flora puisse faire le lien automatiquement entre un organisme, son préfixe et les droits d’accès associés, il est important d’utiliser le même code à chaque étape : dans la fiche de l’organisme (champ code) et dans les listes système (voir section 2). Cela évite les erreurs et simplifie la gestion multi-musées.
40 40  )))
41 -
42 -Cela garantit une gestion fluide et évite les erreurs de synchronisation.
43 43  )))
44 -)))
45 45  
46 46  == Comment faire ? ==
47 47  
48 48  1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
49 49  1. Cliquez sur le bouton [[image:1752582562091-398.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="30" width="27"]]
50 -1. Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur **Enregistrer**
51 -1. Vérifiez que la notice est bien enregistrée.
37 +1. Saisissez les informations dans la grille de saisie (champs obligatoires au minimum) et cliquez sur** Enregistrer.**
38 +1. Vérifiez la notice.
52 52  
53 53  [[Ex. Bouton de création d'un nouvel organisme.>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
54 54  
... ... @@ -59,65 +59,30 @@
59 59  [[Résultat → nouvel organisme créé.>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
60 60  
61 61  
62 -= Modifier une notice organisme =
49 += Configurer les listes =
63 63  
64 -== Objectif ==
51 +Le champ **Préfixe musée** (présent dans les tables des biens et des entrées) permet de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs musées.
65 65  
66 -Il est possible de modifier à tout moment une notice organisme pour :
53 +Cela permet :
67 67  
68 -* corriger une information existante (nom, numéro SMF…) ;
69 -* ajouter un renseignement manquant ;
70 -* mettre à jour des paramètres liés à l’identification de l’institution.
55 +* La **cohabitation de plusieurs inventaires** dans une même application Flora ;
56 +* La gestion distincte de **sous-ensembles de collection** au sein d’un même musée (ex. : biens empruntés, matériel pédagogique, etc.).
71 71  
72 -== Comment faire ? ==
58 +Les préfixes sont définis dans plusieurs sources :
73 73  
74 -1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
75 -1. Recherchez la notice à modifier.
76 -1. Cliquez sur le bouton  [[image:1752590192298-517.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="35" width="28"]].
77 -1. Apportez les modifications nécessaires dans la grille, puis cliquez sur **Enregistrer. **
60 +1. Musée :
78 78  
79 -[[Ex. Recherche du musée.>>image:1752646643114-884.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
62 +* **MUS_PREFIXENUMINV.lst**
63 +* **MUS_MUSEE.lst**
80 80  
81 -
82 -[[Fiche organisme → bouton Modifier >>image:1752590120682-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
83 -
84 -
85 -[[Ex. Modification de la notice et enregistrement. >>image:1752646737024-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
86 -
87 -
88 -= Gérer les listes associées =
89 -
90 -== Objectif ==
91 -
92 -Certains **champs clés**, liés à des **listes**, permettent à Flora de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques entre institutions (ex. : 2025.1) :
93 -
94 -* **Préfixe musée** : utilisé dans les tables des **biens** et des **entrées** ;
95 -* **Musée** : utilisé dans toutes les autres tables ;
96 -* **Site** : utilisé notamment dans la **table des exemplaires** (gestion des prêts).
97 -
98 -Cette structuration permet :
99 -
100 -* de faire cohabiter **plusieurs inventaires dans une seule base** ;
101 -* de gérer **des sous-ensembles** au sein d’un même organisme (ex. : collections distinctes, biens en dépôt, matériel d’étude, etc.).
102 -
103 -== Dans quelles listes sont définis les préfixes ? ==
104 -
105 -Les valeurs de ces champs sont paramétrées dans plusieurs **listes **et** sources** :
106 -
107 -=== Source Musée ===
108 -
109 -|=Liste|=Utilisation
110 -|MUS_PREFIXENUMINV.lst|Définition des préfixes pour les numéros d’inventaire et d’entrée
111 -|MUS_MUSEE.lst|Préfixe dans toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)
112 -
113 113  [[Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
114 114  
115 115  
116 -=== Source Données système ===
68 +(% start="2" %)
69 +1. Données système :
117 117  
118 -|=Liste|=Utilisation
119 -|bib_droits.lst|Définition des droits de prêt par site
120 -|bib_ex_lect.lst|Définition des sites pour les exemplaires et utilisateurs lecteurs
71 +* **bib_droits.lst**
72 +* **bib_ex_lect.lst**
121 121  
122 122  [[Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
123 123  
... ... @@ -124,60 +124,48 @@
124 124  
125 125  (% class="box warningmessage" %)
126 126  (((
127 -**Points de vigilance : **
128 -
129 -* **Le code utilisé dans ces listes doit correspondre exactement** au code défini dans la fiche de l’organisme.
130 -* En cas de **désynchronisation**, certaines fonctionnalités peuvent ne plus fonctionner correctement (ex. : impossibilité de gérer un prêt si le site n’est pas reconnu dans les listes de droits).
79 +Pensez à vérifier l'exactitude des codes des listes **bib_droits.lst **et **bib_ex_lect.lst. Si le code associé à un terme ne correspond pas au code de l'organisme le prêt ne fonctionnera pas bien (erreur dans les droits). **
131 131  )))
132 132  
133 -(% class="box infomessage" %)
134 -(((
135 -**Bonnes pratiques :** centralisez la gestion des codes et vérifiez leur cohérence entre les fiches organismes et les listes associées, notamment lors d’une modification ou création.
136 -)))
137 -
138 138  = Activer la sécurité d'accès par organisme =
139 139  
140 -== Objectif ==
84 +Flora permet de restreindre les accès en fonction du musée d’appartenance, dans les applications gérant **plusieurs inventaires dans une seule base**.
141 141  
142 -Restreindre l'accès aux notices selon le musée d'appartenance permet :
86 +== Fonctionnement ==
143 143  
144 -* de garantir la **confidentialité** des inventaires ;
145 -* de déléguer la gestion à différents responsables ou sites ;
146 -* d’éviter les erreurs de modification entre musées.
88 +* **Biens et entrées :** restriction fondée sur le champ **Préfixe musée** ;
89 +* **Toutes les autres tables :** restriction fondée sur le champ **Musée ;**
90 +* **Pour la communication des exemplaires** : restrictions fondées sur le champ **Site**. 
147 147  
148 -== Fonctionnement des restrictions ==
149 -
150 -(% class="active" %)|=Table concernée|=Champ utilisé pour la restriction
151 -|Biens, Entrées|Préfixe musée
152 -|Toutes les autres tables|Musée
153 -|Exemplaires (communication)|Site
154 -
155 155  == Effets de la restriction ==
156 156  
157 -* L’utilisateur ne voit **que** les notices liées à son organisme ;
158 -* Les listes de résultats sont **filtrées** en conséquence (seuls les affichages **liste simple** ou **mosaïque** sont compatibles) ;
159 -* Les **listes d’index** ne sont **pas filtrées** → attention à la confidentialité.
94 +* Les utilisateurs ne verront que les notices liées à leur organisme.
95 +* Dans les listes de résultats, les notices d’autres musées seront invisibles.
96 +* Seuls les affichages en **liste simple** ou en **mosaïque** sont compatibles avec ce filtrage.
97 +* Les **listes d’index** restent non filtrées (attention à la confidentialité).
160 160  
161 -== Paramétrage du compte utilisateur ==
99 +(% class="box infomessage" %)
100 +(((
101 +**Remarques importantes :**
162 162  
163 -* Un utilisateur ne peut être rattaché qu’à **un seul site** à la fois ;
164 -* Pour accéder à plusieurs musées, il faut **un identifiant distinct par site** (code et mot de passe différents) ;
165 -* Le champ **Site** de la fiche utilisateur détermine son accès.
103 +* Un **utilisateur ne peut être rattaché qu’à un seul site**.
104 +* Pour gérer plusieurs inventaires, il faudra **un identifiant utilisateur distinct par site** (code et mot de passe différents).
105 +* Le **champ Site** de la fiche utilisateur détermine le musée auquel il a accès.
166 166  
167 -[[Notice utilisateur → champ Site. >>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
107 +[[Notice utilisateur → champ **Site**>>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
108 +)))
168 168  
169 -
170 170  == Restreindre les accès par groupe ==
171 171  
172 -Rôles standard à utiliser :
112 +Un **rôle standard** permet de restreindre l’accès selon le musée :
173 173  
174 174  (% class="active" %)|=Rôle|=Fonction
175 -|Filtre code musée sur notices|Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée
176 -|Filtre code musée sur tables|Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les résultats
115 +|Filtre code musée sur notices|L'utilisateur ne peut **modifier ni supprimer** de notices appartenant à un autre musée.
116 +|Filtre code musée sur tables|L’utilisateur **ne voit pas** les notices des autres musées dans les résultats.
177 177  
178 178  (% class="box infomessage" %)
179 179  (((
180 -**À savoir :** Ces filtres doivent être appliqués depuis la gestion des rôles sur les groupes utilisateurs.
120 +**À savoir :** Ces filtres doivent être appliqués aux **groupes utilisateurs** depuis la gestion des rôles.
181 181  
182 182  [[Ex. Filtre code musée sur les notices de biens.>>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
183 183  )))
... ... @@ -201,19 +201,11 @@
201 201  * [[Présentation des sources et des tables>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome]]
202 202  * [[Gérer les listes>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome]]
203 203  * [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome]]
204 -* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
205 -* [[Effectuer des exports POP>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome]]
206 206  )))
207 207  
208 208  (% class="box" %)
209 209  (((
210 210  **Icônes principales**
211 -
212 -* [[image:1752589998778-173.png||height="41" width="37"]]** **Menu Paramétrage
213 -* [[image:1752590442341-409.png||height="39" width="34"]] Menu Données
214 -* [[image:1752590537116-638.png||height="37" width="36"]] Menu accès
215 -* [[image:1752590320850-171.png||height="34" width="34"]] Créer
216 -* [[image:1752590335380-514.png||height="44" width="40"]]Modifier
217 217  )))
218 218  
219 219  (((
1752589998778-173.png
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... ... @@ -1,1 +1,0 @@
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1 -XWiki.DBA
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1 -XWiki.DBA
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