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Modifications pour le document Gérer les organismes

Modifié par Doriane Bautista le 2025/09/17 15:57
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -3,178 +3,77 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Flora permet d’administrer plusieurs inventaires au sein d’une même base, grâce à un système structurant basé sur les **organismes**. Cette page décrit les principales étapes pour :
6 +Flora permet de gérer plusieurs inventaires au sein d’une même base, grâce à un système structurant fondé sur les **organismes** (musées ou institutions). Cette page présente les principales étapes pour :
7 7  
8 -* créer et configurer un nouvel organisme ;
9 -* définir des **listes de préfixes **permettant la coexistence de plusieurs inventaires ;
10 -* **mettre en place des restrictions d’accès** selon l'institution d’appartenance ;
11 -* attribuer les **droits appropriés** aux utilisateurs et groupes concernés.
8 +* déclarer les organismes dans l’application,
9 +* définir des **préfixes d’inventaire** permettant leur coexistence,
10 +* mettre en œuvre des **restrictions d’accès** selon le musée d’appartenance,
11 +* et attribuer les droits adaptés aux utilisateurs et groupes concernés.
12 12  
13 -Ces paramétrages sont indispensables pour une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
13 +Ces paramètres sont indispensables pour organiser efficacement une gestion multi-sites et garantir la confidentialité des données.
14 14  )))
15 15  
16 16  (((
17 -= Créer une notice organisme =
17 += (% id="cke_bm_9048S" style="display:none" %) (%%)Déclarer un organisme dans Flora =
18 18  
19 -== Objectif ==
19 +La table **Organismes** permet de référencer les institutions ou musées dont les inventaires seront gérés dans **Flora**. Cette configuration est indispensable pour :
20 20  
21 -La création d’un **organisme** dans Flora permet de :
21 +* Associer un **préfixe unique** aux numéros d’inventaire et d’entrée ;
22 +* Mettre en place une **sécurité d’accès** par institution (limiter les droits à un musée donné) ;
23 +* Paramétrer les **exports POP**, notamment avec le **numéro d’agrément SMF** requis.
22 22  
23 -* structurer les inventaires,
24 -* sécuriser les accès selon l’appartenance à une institution,
25 -* et préparer les **exports réglementaires** (ex. : POP avec numéro d’agrément SMF).
26 -
27 -Chaque organisme est identifié par un **code unique**, et peut être associé à un **préfixe d’inventaire**, à des **utilisateurs**, et à un **site de rattachement**.
28 -
29 29  (% class="box infomessage" %)
30 30  (((
31 -Bonnes pratiques :
32 -
33 -(((
34 -* **Créez l’organisme avant son préfixe** (voir section 2).
35 -* (((
36 -Pour que Flora puisse établir automatiquement les bons liens entre organisme, préfixe et droits d’accès, utilisez **le même code** dans :
37 -
38 -* le champ Code de la fiche organisme,
39 -* et les listes de préfixes.
27 +Bonne pratique : il est recommandé d'utiliser un **code unique** pour chaque organisme (champ unique_key) identique au **code de préfixe** (voir section 2), afin de faciliter l’automatisation des droits et des associations.
40 40  )))
41 41  
42 -Cela garantit une gestion fluide et évite les erreurs de synchronisation.
43 -)))
44 -)))
30 +[[image:1748005406307-139.png]]
45 45  
46 -== Comment faire ? ==
32 += Configurer les préfixe d'inventaire =
47 47  
48 -1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
49 -1. Cliquez sur le bouton [[image:1752582562091-398.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="30" width="27"]]
50 -1. Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur **Enregistrer**
51 -1. Vérifiez que la notice est bien enregistrée.
34 +Le champ **Préfixe musée** (présent dans les tables des biens et des entrées) permet de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs musées.
52 52  
53 -[[Ex. Bouton de création d'un nouvel organisme.>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
36 +Cela permet :
54 54  
38 +* La **cohabitation de plusieurs inventaires** dans une même application Flora ;
39 +* La gestion distincte de **sous-ensembles de collection** au sein d’un même musée (ex. : biens empruntés, matériel pédagogique, etc.).
55 55  
56 -[[Ex. Saisie du nouvel organisme et enregistrement. >>image:1752582212109-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
41 +Les préfixes sont définis dans la liste de valeurs :** MUS_PREFIXENUMINV.lst**
57 57  
58 -
59 -[[Résultat → nouvel organisme créé.>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
60 -
61 -
62 -= Modifier une notice organisme =
63 -
64 -== Objectif ==
65 -
66 -Il est possible de modifier à tout moment une notice organisme pour :
67 -
68 -* corriger une information existante (nom, numéro SMF…) ;
69 -* ajouter un renseignement manquant ;
70 -* mettre à jour des paramètres liés à l’identification de l’institution.
71 -
72 -== Comment faire ? ==
73 -
74 -1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
75 -1. Recherchez la notice à modifier.
76 -1. Cliquez sur le bouton  [[image:1752590192298-517.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="35" width="28"]].
77 -1. Apportez les modifications nécessaires dans la grille, puis cliquez sur **Enregistrer. **
78 -
79 -[[Ex. Recherche du musée.>>image:1752646643114-884.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
80 -
81 -
82 -[[Fiche organisme → bouton Modifier >>image:1752590120682-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
83 -
84 -
85 -[[Ex. Modification de la notice et enregistrement. >>image:1752646737024-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
86 -
87 -
88 -= Gérer les listes associées =
89 -
90 -== Objectif ==
91 -
92 -Les champs **Préfixe musée** (présent dans les tables des biens et des entrées), **Musée **(présents dans toutes les tables) et** Site** (table des exemplaires) permettent de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs institutions.
93 -
94 -Cela permet :
95 -
96 -* de faire **cohabiter plusieurs inventaires** dans une seule base ;
97 -* de gérer des **sous-ensembles** au sein d’une même institution (biens empruntés, matériel pédagogique, etc.).
98 -
99 -== Où sont définis les préfixes ? ==
100 -
101 -Ils sont paramétrés dans différentes **listes et sources : **
102 -
103 -1. Source Musée :
104 -
105 -* **MUS_PREFIXENUMINV.lst **(table biens et entrées)
106 -* **MUS_MUSEE.lst** (toutes les autres tables)
107 -
108 -[[Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
109 -
110 -
111 -(% start="2" %)
112 -1. Source Données système :
113 -
114 -* **bib_droits.lst **(table des exemplaires)
115 -* **bib_ex_lect.lst** (table des exemplaires)
116 -
117 -[[Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
118 -
119 -
120 -(% class="box warningmessage" %)
43 +(% class="box infomessage" %)
121 121  (((
122 -Assurez-vous que les **codes** utilisés dans ces listes **correspondent exactement** au code de l’organisme.
45 +**Conseil technique :**
46 +Créez d’abord l’organisme dans la table correspondante, puis créez ensuite son préfixe avec le même code. Cela permet :
123 123  
124 -En cas de désynchronisation, certaines fonctionnalités comme les **droits de prêt** peuvent ne pas fonctionner correctement.
48 +* L’attribution automatique du bon préfixe lors de la création de notice ;
49 +* La gestion de **droits d’accès filtrés** par préfixe.
125 125  )))
126 126  
127 127  = Activer la sécurité d'accès par organisme =
128 128  
129 -== Objectif ==
54 +La gestion de la sécurité d’accès par musée permettra de déléguer la gestion de l’inventaire d’un (ou plusieurs musées) à des rôles attitrés, dans le cas d’une application gérant plusieurs inventaires dans la même base.
130 130  
131 -Restreindre l'accès aux notices selon le musée d'appartenance permet :
56 +Cette sécurité est basée sur le préfixe musée (préfixe du numéro d’inventaire) pour la table des Biens, et sur le champ musée pour les tables biblio et photo.
132 132  
133 -* de garantir la **confidentialité** des inventaires ;
134 -* de déléguer la gestion à différents responsables ou sites ;
135 -* d’éviter les erreurs de modification entre musées.
58 +Elle pourra intervenir (selon le rôle attribué à l’utilisateur) au niveau de la liste résultat (l’utilisateur ne connaitra pas l’existence des notices des autres musées, attention les listes d’index ne seront pas filtrées). Seules la liste simple et la mosaïque fonctionnent de l’ouverture des notices (affichage, ou liste avec image).
136 136  
137 -== Fonctionnement des restrictions ==
60 +Chaque notice bien, photo, biblio ayant donc un champ permettant de définir le musée d’appartenance, on définira ensuite ledit musée dans les profils des utilisateurs habilités à le gérer.
138 138  
139 -(% class="active" %)|=Table concernée|=Champ utilisé pour la restriction
140 -|Biens, Entrées|Préfixe musée
141 -|Toutes les autres tables|Musée
142 -|Exemplaires (communication)|Site
62 +Dans la mesure où cette gestion équivaut à celle des bibliothèques multi-sites, elle sera basée sur les mécanismes standards de gestion de sites et des utilisateurs de Flora.
143 143  
144 -== Effets de la restriction ==
64 +Il ne peut y avoir qu’un seul site associé à un utilisateur. Pour les utilisateurs ayant à gérer plusieurs inventaires, il leur faudra un profil utilisateur différent (code et mot de passe) pour chacun d’eux.
145 145  
146 -* L’utilisateur ne voit **que** les notices liées à son organisme ;
147 -* Les listes de résultats sont **filtrées** en conséquence (seuls les affichages **liste simple** ou **mosaïque** sont compatibles) ;
148 -* Les **listes d’index** ne sont **pas filtrées** → attention à la confidentialité.
66 +Les musées (ou les inventaires), pour lesquels cette sécurité devra être mis en place, seront déclarés dans la table ORGANISME et associés aux utilisateurs au travers du champ Site.
149 149  
150 -== Paramétrage du compte utilisateur ==
151 151  
152 -* Un utilisateur ne peut être rattaché qu’à **un seul site** à la fois ;
153 -* Pour accéder à plusieurs musées, il faut **un identifiant distinct par site** (code et mot de passe différents) ;
154 -* Le champ **Site** de la fiche utilisateur détermine son accès.
69 +== Activer les restrictions d'accès par musée, pour un utilisateur ou pour un groupe ==
155 155  
156 -[[Notice utilisateur → champ Site. >>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
71 +Deux rôles standard permettent d'activer ces restrictions :
157 157  
73 +**Filtre code musée sur notices **: empêche l'utilisateur de modifier/supprimer des notices qui ne sont pas de son musée.
158 158  
159 -== Restreindre les accès par groupe ==
160 -
161 -Rôles standard à utiliser :
162 -
163 -(% class="active" %)|=Rôle|=Fonction
164 -|Filtre code musée sur notices|Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée
165 -|Filtre code musée sur tables|Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les résultats
166 -
167 -(% class="box infomessage" %)
168 -(((
169 -**À savoir :** Ces filtres doivent être appliqués depuis la gestion des rôles sur les groupes utilisateurs.
170 -
171 -[[Ex. Filtre code musée sur les notices de biens.>>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
75 +**Filtre code musée sur tables **: empêche l'utilisateur de voir les notices qui ne sont pas de son musée.
172 172  )))
173 -
174 -
175 -)))
176 -
177 -
178 178  )))|(% style="width:300px" %)(((
179 179  (% class="box" %)
180 180  (((
... ... @@ -187,22 +187,12 @@
187 187  (((
188 188  **Aller plus loin**
189 189  
190 -* [[Présentation des sources et des tables>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome]]
191 191  * [[Gérer les listes>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome]]
192 -* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome]]
193 -* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
194 -* [[Effectuer des exports POP>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome]]
195 195  )))
196 196  
197 197  (% class="box" %)
198 198  (((
199 199  **Icônes principales**
200 -
201 -* [[image:1752589998778-173.png||height="41" width="37"]]** **Menu Paramétrage
202 -* [[image:1752590442341-409.png||height="39" width="34"]] Menu Données
203 -* [[image:1752590537116-638.png||height="37" width="36"]] Menu accès
204 -* [[image:1752590320850-171.png||height="34" width="34"]] Créer
205 -* [[image:1752590335380-514.png||height="44" width="40"]]Modifier
206 206  )))
207 207  
208 208  (((
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