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Modifications pour le document Gérer les organismes

Modifié par Doriane Bautista le 2025/09/17 15:57
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/23 15:06
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les organismes
1 +Organismes et préfixes
Parent
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,195 +1,58 @@
1 -(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
1 +{{box title="**Sommaire**"}}
2 +{{toc/}}
3 +{{/box}}
2 2  
3 -|(% style="width:840px" %)(((
4 -(% class="box" %)
5 -(((
6 -Flora permet d’administrer plusieurs inventaires au sein d’une même base, grâce à un système structurant basé sur les **organismes**. Cette page décrit les principales étapes pour :
5 += Gestion des organismes =
7 7  
8 -* créer et configurer un nouvel organisme ;
9 -* définir des **listes de préfixes **permettant la coexistence de plusieurs inventaires ;
10 -* **mettre en place des restrictions d’accès** selon l'institution d’appartenance ;
11 -* attribuer les **droits appropriés** aux utilisateurs et groupes concernés.
12 12  
13 -Ces paramétrages sont indispensables pour une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
14 -)))
8 +La table des organismes permet de déclarer la ou les institutions dont les inventaires seront gérés dans Flora musée.
15 15  
16 -(((
17 -= Créer une notice organisme =
10 +Elle permet de définir une série de paramètres utilisés pour la différenciation des numéros d'inventaire (préfixe musée), la sécurisation des accès (ne modifier que les notices de "mon musée"), l'export POP (valeur par défaut, demande d'avoir numéro d'agrément SMF).
18 18  
19 -== Objectif ==
20 20  
21 -La création d’un **organisme** dans Flora permet de :
13 +[[image:1748005406307-139.png]]
22 22  
23 -* structurer les inventaires,
24 -* sécuriser les accès selon l’appartenance à une institution,
25 -* et préparer les **exports réglementaires** (ex. : POP avec numéro d’agrément SMF).
15 += Préfixe associé à un organisme =
26 26  
27 -Chaque organisme est identifié par un **code unique**, et peut être associé à un **préfixe d’inventaire**, à des **utilisateurs**, et à un **site de rattachement**.
28 28  
29 -(% class="box infomessage" %)
30 -(((
31 -Bonnes pratiques :
18 +Dans la table des biens et des entrées le champ Préfixe musée permet de saisir des numéro d'inventaires et numéro d'entrée identiques, mais uniques pour chaque préfixe, c'est ce qui permet de faire cohabiter plusieurs inventaires dans une même application.
32 32  
33 -(((
34 -* **Créez l’organisme avant son préfixe** (voir section 2).
35 -* (((
36 -Pour que Flora puisse établir automatiquement les bons liens entre organisme, préfixe et droits d’accès, utilisez **le même code** dans :
20 +A notre que ce champ préfixe peut aussi être utilisé, à l'intérieur d'un même musée pour différencier des grands ensembles de collection ou des types de biens différents (biens empruntés pour exposition, matériel d'étude...).
37 37  
38 -* le champ Code de la fiche organisme,
39 -* et les listes de préfixes.
40 -)))
22 +Les préfixes sont paramétrés dans la liste MUS_PREFIXENUMINV.lst
41 41  
42 -Cela garantit une gestion fluide et évite les erreurs de synchronisation.
43 -)))
44 -)))
45 -
46 -== Comment faire ? ==
47 -
48 -1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
49 -1. Cliquez sur le bouton [[image:1752582562091-398.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="30" width="27"]]
50 -1. Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur **Enregistrer**
51 -1. Vérifiez que la notice est bien enregistrée.
52 -
53 -[[Ex. Bouton de création d'un nouvel organisme.>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
54 -
55 -
56 -[[Ex. Saisie du nouvel organisme et enregistrement. >>image:1752582212109-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
57 -
58 -
59 -[[Résultat → nouvel organisme créé.>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
60 -
61 -
62 -= Modifier une notice organisme =
63 -
64 -Si besoin d'apporter des modifications à une notice organisme, utilisez le bouton [[image:1752590192298-517.png||data-xwiki-image-style-border="true"]].
65 -
66 -[[Fiche organisme → bouton Modifier >>image:1752590120682-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
67 -
68 -= Gérer les listes associées =
69 -
70 -== Objectif ==
71 -
72 -Les champs **Préfixe musée** (présent dans les tables des biens et des entrées), **Musée **(présents dans toutes les tables) et** Site** (table des exemplaires) permettent de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs institutions.
73 -
74 -Cela permet :
75 -
76 -* de faire **cohabiter plusieurs inventaires** dans une seule base ;
77 -* de gérer des **sous-ensembles** au sein d’une même institution (biens empruntés, matériel pédagogique, etc.).
78 -
79 -== Où sont définis les préfixes ? ==
80 -
81 -Ils sont paramétrés dans différentes **listes et sources : **
82 -
83 -1. Source Musée :
84 -
85 -* **MUS_PREFIXENUMINV.lst **(table biens et entrées)
86 -* **MUS_MUSEE.lst** (toutes les autres tables)
87 -
88 -[[Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
89 -
90 -
91 -(% start="2" %)
92 -1. Source Données système :
93 -
94 -* **bib_droits.lst **(table des exemplaires)
95 -* **bib_ex_lect.lst** (table des exemplaires)
96 -
97 -[[Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
98 -
99 -
100 -(% class="box warningmessage" %)
24 +(% class="\" %)
101 101  (((
102 -Assurez-vous que les **codes** utilisés dans ces listes **correspondent exactement** au code de l’organisme.
26 +Note importante : Il est conseillé de faire en sorte que la unique_key de l'organisme soit égale au code du préfixe, car cela permet :
103 103  
104 -En cas de désynchronisation, certaines fonctionnalités comme les **droits de prêt** peuvent ne pas fonctionner correctement.
28 +* d'associer automatiquement le bon préfixe à la notice lors de sa création
29 +* de gérer des rôles avec des droits d\'accès sur les tables dépendantes de l'organisme de rattachement de l'utilisateur connecté. Créez d\'abord les notices dans la table des organismes, puis créez ensuite les préfixes avec les codes concernés
105 105  )))
106 106  
107 -= Activer la sécurité d'accès par organisme =
108 108  
109 -== Objectif ==
33 += Sécurité d'accès par organisme =
110 110  
111 -Restreindre l'accès aux notices selon le musée d'appartenance permet :
35 +La gestion de la sécurité d’accès par musée permettra de déléguer la gestion de l’inventaire d’un (ou plusieurs musées) à des rôles attitrés, dans le cas d’une application gérant plusieurs inventaires dans la même base.
112 112  
113 -* de garantir la **confidentialité** des inventaires ;
114 -* de déléguer la gestion à différents responsables ou sites ;
115 -* d’éviter les erreurs de modification entre musées.
37 +Cette sécurité est basée sur le préfixe musée (préfixe du numéro d’inventaire) pour la table des Biens, et sur le champ musée pour les tables biblio et photo.
116 116  
117 -== Fonctionnement des restrictions ==
39 +Elle pourra intervenir (selon le rôle attribué à l’utilisateur) au niveau de la liste résultat (l’utilisateur ne connaitra pas l’existence des notices des autres musées, attention les listes d’index ne seront pas filtrées). Seules la liste simple et la mosaïque fonctionnent de l’ouverture des notices (affichage, ou liste avec image).
118 118  
119 -(% class="active" %)|=Table concernée|=Champ utilisé pour la restriction
120 -|Biens, Entrées|Préfixe musée
121 -|Toutes les autres tables|Musée
122 -|Exemplaires (communication)|Site
41 +Chaque notice bien, photo, biblio ayant donc un champ permettant de définir le musée d’appartenance, on définira ensuite ledit musée dans les profils des utilisateurs habilités à le gérer.
123 123  
124 -== Effets de la restriction ==
43 +Dans la mesure où cette gestion équivaut à celle des bibliothèques multi-sites, elle sera basée sur les mécanismes standards de gestion de sites et des utilisateurs de Flora.
125 125  
126 -* L’utilisateur ne voit **que** les notices liées à son organisme ;
127 -* Les listes de résultats sont **filtrées** en conséquence (seuls les affichages **liste simple** ou **mosaïque** sont compatibles) ;
128 -* Les **listes d’index** ne sont **pas filtrées** → attention à la confidentialité.
45 +Il ne peut y avoir qu’un seul site associé à un utilisateur. Pour les utilisateurs ayant à gérer plusieurs inventaires, il leur faudra un profil utilisateur différent (code et mot de passe) pour chacun d’eux.
129 129  
130 -== Paramétrage du compte utilisateur ==
47 +Les musées (ou les inventaires), pour lesquels cette sécurité devra être mis en place, seront déclarés dans la table ORGANISME et associés aux utilisateurs au travers du champ Site.
131 131  
132 -* Un utilisateur ne peut être rattaché qu’à **un seul site** à la fois ;
133 -* Pour accéder à plusieurs musées, il faut **un identifiant distinct par site** (code et mot de passe différents) ;
134 -* Le champ **Site** de la fiche utilisateur détermine son accès.
135 135  
136 -[[Notice utilisateur → champ Site. >>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
50 +== Activer les restrictions d'accès par musée, pour un utilisateur ou pour un groupe ==
137 137  
52 +Deux rôles standard permettent d'activer ces restrictions :
138 138  
139 -== Restreindre les accès par groupe ==
54 +**Filtre code musée sur notices **: empêche l'utilisateur de modifier/supprimer des notices qui ne sont pas de son musée.
140 140  
141 -Rôles standard à utiliser :
56 +**Filtre code musée sur tables **: empêche l'utilisateur de voir les notices qui ne sont pas de son musée.
142 142  
143 -(% class="active" %)|=Rôle|=Fonction
144 -|Filtre code musée sur notices|Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée
145 -|Filtre code musée sur tables|Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les résultats
146 -
147 -(% class="box infomessage" %)
148 -(((
149 -**À savoir :** Ces filtres doivent être appliqués depuis la gestion des rôles sur les groupes utilisateurs.
150 -
151 -[[Ex. Filtre code musée sur les notices de biens.>>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
152 -)))
153 -
154 154  
155 -)))
156 -
157 -
158 -)))|(% style="width:300px" %)(((
159 -(% class="box" %)
160 -(((
161 -**Sommaire**
162 -
163 -{{toc depth="1" numbered="true"/}}
164 -)))
165 -
166 -(% class="box" %)
167 -(((
168 -**Aller plus loin**
169 -
170 -* [[Présentation des sources et des tables>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome]]
171 -* [[Gérer les listes>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome]]
172 -* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome]]
173 -* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
174 -* [[Effectuer des exports POP>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome]]
175 -)))
176 -
177 -(% class="box" %)
178 -(((
179 -**Icônes principales**
180 -
181 -* [[image:1752589998778-173.png||height="41" width="37"]]** **Menu Paramétrage
182 -* [[image:1752590442341-409.png||height="39" width="34"]] Menu Données
183 -* [[image:1752590537116-638.png||height="37" width="36"]] Menu accès
184 -* [[image:1752590320850-171.png||height="34" width="34"]] Créer
185 -* [[image:1752590335380-514.png||height="44" width="40"]]Modifier
186 -)))
187 -
188 -(((
189 -
190 -
191 -
192 -)))
193 -)))
194 -
195 -
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