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Modifications pour le document Gérer les organismes

Modifié par Doriane Bautista le 2025/09/17 15:57
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -3,158 +3,87 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Flora permet d’administrer plusieurs inventaires au sein d’une même base, grâce à un système structurant basé sur les **organismes**. Cette page décrit les principales étapes pour :
6 +Flora permet de gérer plusieurs inventaires au sein d’une même base, grâce à un système structurant fondé sur les **organismes** (musées ou institutions). Cette page présente les principales étapes pour :
7 7  
8 -* créer et configurer un nouvel organisme ;
9 -* définir des **listes de préfixes **permettant la coexistence de plusieurs inventaires ;
10 -* **mettre en place des restrictions d’accès** selon l'institution d’appartenance ;
11 -* attribuer les **droits appropriés** aux utilisateurs et groupes concernés.
8 +* déclarer les organismes dans l’application,
9 +* définir des **préfixes d’inventaire** permettant leur coexistence,
10 +* mettre en œuvre des **restrictions d’accès** selon le musée d’appartenance,
11 +* et attribuer les droits adaptés aux utilisateurs et groupes concernés.
12 12  
13 -Ces paramétrages sont indispensables pour une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
13 +Ces paramètres sont indispensables pour organiser efficacement une gestion multi-sites et garantir la confidentialité des données.
14 14  )))
15 15  
16 16  (((
17 -= Créer une notice organisme =
17 += (% id="cke_bm_9048S" style="display:none" %) (%%)Déclarer un organisme dans Flora =
18 18  
19 -== Objectif ==
19 +La table **Organismes** permet de référencer les institutions ou musées dont les inventaires seront gérés dans **Flora**. Cette configuration est indispensable pour :
20 20  
21 -La création d’un **organisme** dans Flora permet de :
21 +* Associer un **préfixe unique** aux numéros d’inventaire et d’entrée ;
22 +* Mettre en place une **sécurité d’accès** par institution (limiter les droits à un musée donné) ;
23 +* Paramétrer les **exports POP**, notamment avec le **numéro d’agrément SMF** requis.
22 22  
23 -* structurer les inventaires,
24 -* sécuriser les accès selon l’appartenance à une institution,
25 -* et préparer les **exports réglementaires** (ex. : POP avec numéro d’agrément SMF).
26 -
27 -Chaque organisme est identifié par un **code unique**, et peut être associé à un **préfixe d’inventaire**, à des **utilisateurs**, et à un **site de rattachement**.
28 -
29 29  (% class="box infomessage" %)
30 30  (((
31 -Bonnes pratiques :
32 -
33 -(((
34 -* **Créez l’organisme avant son préfixe** (voir section 2).
35 -* (((
36 -Pour que Flora puisse établir automatiquement les bons liens entre organisme, préfixe et droits d’accès, utilisez **le même code** dans :
37 -
38 -* le champ Code de la fiche organisme,
39 -* et les listes de préfixes.
27 +Bonne pratique : il est recommandé d'utiliser un **code unique** pour chaque organisme (champ unique_key) identique au **code de préfixe** (voir section 2), afin de faciliter l’automatisation des droits et des associations.
40 40  )))
41 41  
42 -Cela garantit une gestion fluide et évite les erreurs de synchronisation.
43 -)))
44 -)))
30 +[[image:1748005406307-139.png]]
45 45  
46 -== Comment faire ? ==
32 += Configurer les préfixe d'inventaire =
47 47  
48 -1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
49 -1. Cliquez sur le bouton [[image:1752582562091-398.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="30" width="27"]]
50 -1. Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur **Enregistrer**
51 -1. Vérifiez que la notice est bien enregistrée.
34 +Le champ **Préfixe musée** (présent dans les tables des biens et des entrées) permet de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs musées.
52 52  
53 -[[Ex. Bouton de création d'un nouvel organisme.>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
36 +Cela permet :
54 54  
38 +* La **cohabitation de plusieurs inventaires** dans une même application Flora ;
39 +* La gestion distincte de **sous-ensembles de collection** au sein d’un même musée (ex. : biens empruntés, matériel pédagogique, etc.).
55 55  
56 -[[Ex. Saisie du nouvel organisme et enregistrement. >>image:1752582212109-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
41 +Les préfixes sont définis dans la liste de valeurs :** MUS_PREFIXENUMINV.lst**
57 57  
58 -
59 -[[Résultat → nouvel organisme créé.>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
60 -
61 -
62 -= Modifier une notice organisme =
63 -
64 -Si besoin d'apporter des modifications à une notice organisme, utilisez le bouton [[image:1752590192298-517.png||data-xwiki-image-style-border="true"]].
65 -
66 -[[Fiche organisme → bouton Modifier >>image:1752590120682-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
67 -
68 -= Gérer les listes associées =
69 -
70 -== Objectif ==
71 -
72 -Les champs **Préfixe musée** (présent dans les tables des biens et des entrées), **Musée **(présents dans toutes les tables) et** Site** (table des exemplaires) permettent de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs institutions.
73 -
74 -Cela permet :
75 -
76 -* de faire **cohabiter plusieurs inventaires** dans une seule base ;
77 -* de gérer des **sous-ensembles** au sein d’une même institution (biens empruntés, matériel pédagogique, etc.).
78 -
79 -== Où sont définis les préfixes ? ==
80 -
81 -Ils sont paramétrés dans différentes **listes et sources : **
82 -
83 -1. Source Musée :
84 -
85 -* **MUS_PREFIXENUMINV.lst **(table biens et entrées)
86 -* **MUS_MUSEE.lst** (toutes les autres tables)
87 -
88 -[[Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
89 -
90 -
91 -(% start="2" %)
92 -1. Source Données système :
93 -
94 -* **bib_droits.lst **(table des exemplaires)
95 -* **bib_ex_lect.lst** (table des exemplaires)
96 -
97 -[[Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
98 -
99 -
100 -(% class="box warningmessage" %)
43 +(% class="box infomessage" %)
101 101  (((
102 -Assurez-vous que les **codes** utilisés dans ces listes **correspondent exactement** au code de l’organisme.
45 +**Conseil technique :**
46 +Créez d’abord l’organisme dans la table correspondante, puis créez ensuite son préfixe avec le même code. Cela permet :
103 103  
104 -En cas de désynchronisation, certaines fonctionnalités comme les **droits de prêt** peuvent ne pas fonctionner correctement.
48 +* L’attribution automatique du bon préfixe lors de la création de notice ;
49 +* La gestion de **droits d’accès filtrés** par préfixe.
105 105  )))
106 106  
107 107  = Activer la sécurité d'accès par organisme =
108 108  
109 -== Objectif ==
54 +Flora permet de restreindre les accès en fonction du musée d’appartenance, dans les applications gérant **plusieurs inventaires dans une seule base**.
110 110  
111 -Restreindre l'accès aux notices selon le musée d'appartenance permet :
56 +== Fonctionnement ==
112 112  
113 -* de garantir la **confidentialité** des inventaires ;
114 -* de déléguer la gestion à différents responsables ou sites ;
115 -* d’éviter les erreurs de modification entre musées.
58 +* **Biens :** restriction fondée sur le champ **Préfixe musée** ;
59 +* **Photos, Vidéos, Autres documents,** **Bibliothèque, etc. :** restriction fondée sur le champ **Musée**.
116 116  
117 -== Fonctionnement des restrictions ==
118 -
119 -(% class="active" %)|=Table concernée|=Champ utilisé pour la restriction
120 -|Biens, Entrées|Préfixe musée
121 -|Toutes les autres tables|Musée
122 -|Exemplaires (communication)|Site
123 -
124 124  == Effets de la restriction ==
125 125  
126 -* L’utilisateur ne voit **que** les notices liées à son organisme ;
127 -* Les listes de résultats sont **filtrées** en conséquence (seuls les affichages **liste simple** ou **mosaïque** sont compatibles) ;
128 -* Les **listes d’index** ne sont **pas filtrées** → attention à la confidentialité.
63 +* Les utilisateurs ne verront que les notices liées à leur organisme.
64 +* Dans les listes de résultats, les notices d’autres musées seront invisibles.
65 +* Seuls les affichages en **liste simple** ou en **mosaïque** sont compatibles avec ce filtrage.
66 +* Les **listes d’index** restent non filtrées (attention à la confidentialité).
129 129  
130 -== Paramétrage du compte utilisateur ==
131 131  
132 -* Un utilisateur ne peut être rattaché qu’à **un seul site** à la fois ;
133 -* Pour accéder à plusieurs musées, il faut **un identifiant distinct par site** (code et mot de passe différents) ;
134 -* Le champ **Site** de la fiche utilisateur détermine son accès.
135 135  
136 -[[Notice utilisateur → champ Site. >>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
70 +(% class="box infomessage" %)
71 +(((
72 +**Remarques importantes :**
73 +)))
137 137  
75 +* Un **utilisateur ne peut être rattaché qu’à un seul site**.
76 +* Pour gérer plusieurs inventaires, il faudra **un identifiant utilisateur distinct par site** (code et mot de passe différents).
77 +* Le **champ Site** de la fiche utilisateur détermine le musée auquel il a accès.
138 138  
139 -== Restreindre les accès par groupe ==
79 +== Activer les restrictions d'accès par musée, pour un utilisateur ou pour un groupe ==
140 140  
141 -Rôles standard à utiliser :
81 +Deux rôles standard permettent d'activer ces restrictions :
142 142  
143 -(% class="active" %)|=Rôle|=Fonction
144 -|Filtre code musée sur notices|Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée
145 -|Filtre code musée sur tables|Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les résultats
83 +**Filtre code musée sur notices **: empêche l'utilisateur de modifier/supprimer des notices qui ne sont pas de son musée.
146 146  
147 -(% class="box infomessage" %)
148 -(((
149 -**À savoir :** Ces filtres doivent être appliqués depuis la gestion des rôles sur les groupes utilisateurs.
150 -
151 -[[Ex. Filtre code musée sur les notices de biens.>>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
85 +**Filtre code musée sur tables **: empêche l'utilisateur de voir les notices qui ne sont pas de son musée.
152 152  )))
153 -
154 -
155 -)))
156 -
157 -
158 158  )))|(% style="width:300px" %)(((
159 159  (% class="box" %)
160 160  (((
... ... @@ -167,22 +167,12 @@
167 167  (((
168 168  **Aller plus loin**
169 169  
170 -* [[Présentation des sources et des tables>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome]]
171 171  * [[Gérer les listes>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome]]
172 -* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome]]
173 -* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
174 -* [[Effectuer des exports POP>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome]]
175 175  )))
176 176  
177 177  (% class="box" %)
178 178  (((
179 179  **Icônes principales**
180 -
181 -* [[image:1752589998778-173.png||height="41" width="37"]]** **Menu Paramétrage
182 -* [[image:1752590442341-409.png||height="39" width="34"]] Menu Données
183 -* [[image:1752590537116-638.png||height="37" width="36"]] Menu accès
184 -* [[image:1752590320850-171.png||height="34" width="34"]] Créer
185 -* [[image:1752590335380-514.png||height="44" width="40"]]Modifier
186 186  )))
187 187  
188 188  (((
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