Modifications pour le document Gérer les organismes

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- 1752646643114-884.png
- 1752646737024-429.png

Détails

Propriétés de la Page

Parent

@@ -1,1 +1,1 @@
--1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome
++2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome

Contenu

@@ -3,14 +3,11 @@
  |(% style="width:840px" %)(((
  (% class="box" %)
  (((
--Flora permet d’administrer plusieurs inventaires au sein d’une même base, grâce à un système structurant basé sur les **organismes**. Cette page décrit les principales étapes pour :
++**Flora permet de gérer plusieurs inventaires dans une même base** grâce à un système structuré autour des **organismes**.
--* créer et configurer un nouvel organisme ;
--* définir des **listes de préfixes **permettant la coexistence de plusieurs inventaires ;
--* **mettre en place des restrictions d’accès** selon l'institution d’appartenance ;
--* attribuer les **droits appropriés** aux utilisateurs et groupes concernés.
++Il est ainsi possible de **créer et configurer de nouveaux organismes**, de **définir des préfixes** pour faire coexister plusieurs inventaires, de **limiter les accès **selon l’institution d’appartenance et d’**attribuer les droits** adaptés aux utilisateurs et groupes concernés.
--Ces paramétrages sont indispensables pour une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
++Ces réglages assurent une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
  )))
  (((
@@ -26,17 +26,17 @@
  Chaque organisme est identifié par un **code unique**, et peut être associé à un **préfixe d’inventaire**, à des **utilisateurs**, et à un **site de rattachement**.
--(% class="box infomessage" %)
++(% class="box successmessage" %)
  (((
  Bonnes pratiques :
  (((
--* **Créez l’organisme avant son préfixe** (voir section 2).
++* **Créez l’organisme avant son préfixe.**
  * (((
  Pour que Flora puisse établir automatiquement les bons liens entre organisme, préfixe et droits d’accès, utilisez **le même code** dans :
  * le champ Code de la fiche organisme,
--* dans les listes de préfixes.
++* et les listes de préfixes.
  )))
  Cela garantit une gestion fluide et évite les erreurs de synchronisation.
@@ -46,11 +46,11 @@
  == Comment faire ? ==
 . Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
--1. Cliquez sur le bouton [[image:1752582562091-398.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="30" width="27"]]
++1. Cliquez sur le bouton **Créer**.
 . Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur **Enregistrer**
 . Vérifiez que la notice est bien enregistrée.
--[[Ex. Bouton de création d'un nouvel organisme.>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[Créer un nouvel organisme>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
  [[Ex. Saisie du nouvel organisme et enregistrement. >>image:1752582212109-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -61,38 +61,63 @@
  = Modifier une notice organisme =
--Si besoin d'apporter des modifications à une notice organisme, utilisez le bouton [[image:1752590192298-517.png||data-xwiki-image-style-border="true"]].
++== Objectif ==
++Il est possible de modifier à tout moment une notice organisme pour :
++
++* corriger une information existante (nom, numéro SMF…) ;
++* ajouter un renseignement manquant ;
++* mettre à jour des paramètres liés à l’identification de l’institution.
++
++== Comment faire ? ==
++
++1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
++1. Recherchez la notice à modifier.
++1. Cliquez sur le bouton  [[image:1752590192298-517.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="35" width="28"]].
++1. Apportez les modifications nécessaires dans la grille, puis cliquez sur **Enregistrer. **
++
++[[Ex. Recherche du musée.>>image:1752646643114-884.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
  [[Fiche organisme → bouton Modifier >>image:1752590120682-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--= Gérer les listes associées =
++[[Ex. Modification de la notice et enregistrement. >>image:1752646737024-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
++= Identifier les listes utilisées dans la gestion des organismes =
++
  == Objectif ==
--Les champs **Préfixe musée** (présent dans les tables des biens et des entrées), **Musée **(présents dans toutes les tables) et** Site** (table des exemplaires) permettent de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs institutions.
++Certains **champs clés**, liés à des **listes**, permettent à Flora de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques entre institutions (ex. : 2025.1) :
--Cela permet :
++* **Préfixe musée** : utilisé dans les tables des **biens** et des **entrées** ;
++* **Musée** : utilisé dans toutes les autres tables ;
++* **Site** : utilisé notamment dans la **table des exemplaires** (gestion des prêts).
--* de faire **cohabiter plusieurs inventaires** dans une seule base ;
--* de gérer des **sous-ensembles** au sein d’une même institution (biens empruntés, matériel pédagogique, etc.).
++Cette structuration permet :
--== Où sont définis les préfixes ? ==
++* de faire cohabiter **plusieurs inventaires dans une seule base** ;
++* de gérer **des sous-ensembles** au sein d’un même organisme (ex. : collections distinctes, biens en dépôt, matériel d’étude, etc.).
--Ils sont paramétrés dans différentes **listes et sources : **
++== Listes liées aux organismes ==
--1. Source Musée :
++Les valeurs de ces champs sont paramétrées dans plusieurs **sources **et** listes** :
--* **MUS_PREFIXENUMINV.lst **(table biens et entrées)
--* **MUS_MUSEE.lst** (toutes les autres tables)
++=== Source Musée ===
++(% class="active" %)|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Liste|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation
++|MUS_PREFIXENUMINV.lst|Définition des préfixes pour les numéros d’inventaire et d’entrée
++|MUS_MUSEE.lst|Préfixe dans toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)
++
  [[Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--(% start="2" %)
--1. Source Données système :
++=== Source Données système ===
--* **bib_droits.lst **(table des exemplaires)
--* **bib_ex_lect.lst** (table des exemplaires)
++(% class="active" %)|=(% style="width: 244px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Liste|=(% style="width: 635px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation
++|(% style="width:244px" %)bib_droits.lst|(% style="width:635px" %)Définition des droits de prêt par site
++|(% style="width:244px" %)bib_ex_lect.lst|(% style="width:635px" %)Définition des sites pour les exemplaires et utilisateurs lecteurs
  [[Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -99,39 +99,51 @@
  (% class="box warningmessage" %)
  (((
--Assurez-vous que les **codes** utilisés dans ces listes **correspondent exactement** au code de l’organisme.
++**Points de vigilance : **
--En cas de désynchronisation, certaines fonctionnalités comme les **droits de prêt** peuvent ne pas fonctionner correctement.
++* **Le code utilisé dans ces listes doit correspondre exactement** au code défini dans la fiche de l’organisme.
++* En cas de **désynchronisation**, certaines fonctionnalités peuvent ne plus fonctionner correctement (ex. : impossibilité de gérer un prêt si le site n’est pas reconnu dans les listes de droits).
  )))
--= Activer la sécurité d'accès par organisme =
++(% class="box successmessage" %)
++(((
++ **Bonnes pratiques :** centralisez la gestion des codes et vérifiez leur cohérence entre les fiches organismes et les listes associées, Mettre en place des restrictions d’accès par organisme.
++)))
++= Mettre en place des restrictions d’accès par organisme =
++
  == Objectif ==
--Restreindre l'accès aux notices selon le musée d'appartenance permet :
++Restreindre l'accès aux notices selon l'institution d'appartenance permet :
--* de garantir la **confidentialité** des inventaires ;
--* de déléguer la gestion à différents responsables ou sites ;
--* d’éviter les erreurs de modification entre musées.
++* de **garantir la confidentialité** des inventaires ;
++* de **déléguer la gestion** à des responsables distincts selon les institutions ou sites ;
++* de **prévenir les erreurs** de modification sur des notices hors périmètre.
  == Fonctionnement des restrictions ==
--(% class="active" %)|=Table concernée|=Champ utilisé pour la restriction
--|Biens, Entrées|Préfixe musée
--|Toutes les autres tables|Musée
--|Exemplaires (communication)|Site
++La restriction d’accès repose sur différents **champs-clés**, selon la table concernée :
++(% class="active" %)|=(% style="width: 418px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Table concernée|=(% style="width: 461px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Champ utilisé pour la restriction
++|(% style="width:418px" %)Biens, Entrées|(% style="width:461px" %)Préfixe musée
++|(% style="width:418px" %)Toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)|(% style="width:461px" %)Musée
++|(% style="width:418px" %)Exemplaires (communication)|(% style="width:461px" %)Site
++
  == Effets de la restriction ==
  * L’utilisateur ne voit **que** les notices liées à son organisme ;
--* Les listes de résultats sont **filtrées** en conséquence (seuls les affichages **liste simple** ou **mosaïque** sont compatibles) ;
--* Les **listes d’index** ne sont **pas filtrées** → attention à la confidentialité.
++* Les listes de résultats sont **filtrées automatiquement** (fonctionne uniquement avec les vues **liste simple** et **mosaïque**)
++(% class="box warningmessage" %)
++(((
++Les **listes d’index** ne sont **pas filtrées** → **attention à la confidentialité** des données visibles via les menus déroulants ou filtres d’index.
++)))
++
  == Paramétrage du compte utilisateur ==
  * Un utilisateur ne peut être rattaché qu’à **un seul site** à la fois ;
--* Pour accéder à plusieurs musées, il faut **un identifiant distinct par site** (code et mot de passe différents) ;
--* Le champ **Site** de la fiche utilisateur détermine son accès.
++* Pour intervenir sur plusieurs institutions, il doit disposer d’un **identifiant utilisateur distinct** pour chaque site (avec codes et mots de passe séparés) ;
++* Le champ **Site** de la fiche utilisateur détermine les droits d'accès.
  [[Notice utilisateur → champ Site. >>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -140,13 +140,13 @@
  Rôles standard à utiliser :
--(% class="active" %)|=Rôle|=Fonction
--|Filtre code musée sur notices|Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée
--|Filtre code musée sur tables|Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les résultats
++(% class="active" %)|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Rôle|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Fonction
++|Filtre code musée sur notices|Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée.
++|Filtre code musée sur tables|Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les listes de résultats.
  (% class="box infomessage" %)
  (((
--**À savoir :** Ces filtres doivent être appliqués depuis la gestion des rôles sur les groupes utilisateurs.
++**À savoir :** Ces filtres sont appliqués via la **gestion des rôles** dans les **groupes utilisateurs** (menu Accès > Rôles).
  [[Ex. Filtre code musée sur les notices de biens.>>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
  )))
@@ -167,11 +167,11 @@
  (((
  **Aller plus loin**
--* [[Présentation des sources et des tables>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome]]
--* [[Gérer les listes>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome]]
--* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome]]
--* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
--* [[Effectuer des exports POP>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome]]
++* [[Comprendre les sources et les tables dans Flora>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome||target="_blank"]]
++* [[Gérer les listes>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome||target="_blank"]]
++* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome||target="_blank"]]
++* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome||target="_blank"]]
++* [[Exporter sur POP>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome||target="_blank"]]
  )))
  (% class="box" %)

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Auteur

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Contenu

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Auteur

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