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Modifications pour le document Gérer les organismes

Modifié par Doriane Bautista le 2025/09/17 15:57
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/16 08:07
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/16 08:39
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -18,17 +18,30 @@
18 18  
19 19  == Objectif ==
20 20  
21 -Déclarer les organismes dans Flora permet de structurer les inventaires, de sécuriser les accès et de préparer les exports réglementaires (ex. : POP). Chaque organisme est identifié par un **code unique** et peut être associé à un **préfixe d’inventaire**, plusieurs **utilisateurs**, et un **numéro d’agrément SMF**.
21 +La création d’un **organisme** dans Flora permet de :
22 22  
23 +* structurer les inventaires,
24 +* sécuriser les accès selon l’appartenance à une institution,
25 +* et préparer les **exports réglementaires** (ex. : POP avec numéro d’agrément SMF).
26 +
27 +Chaque organisme est identifié par un **code unique**, et peut être associé à un **préfixe d’inventaire**, à des **utilisateurs**, et à un **site de rattachement**.
28 +
23 23  (% class="box infomessage" %)
24 24  (((
25 25  Bonnes pratiques :
26 26  
27 27  (((
28 -* Créez l’organisme **avant** de créer son préfixe ;
29 -* Pour que Flora puisse faire le lien automatiquement entre un organisme, son préfixe et les droits d’accès associés, **il est important d’utiliser le même code à chaque étape : dans la fiche de l’organisme (champ code) et dans les listes de préfixes** (voir section 2). Cela évite les erreurs et simplifie la gestion multi-musées.
34 +* **Créez l’organisme avant son préfixe** (voir section 2).
35 +* (((
36 +Pour que Flora puisse établir automatiquement les bons liens entre organisme, préfixe et droits d’accès, utilisez **le même code** dans :
37 +
38 +* le champ Code de la fiche organisme,
39 +* et les listes de préfixes.
30 30  )))
41 +
42 +Cela garantit une gestion fluide et évite les erreurs de synchronisation.
31 31  )))
44 +)))
32 32  
33 33  == Comment faire ? ==
34 34  
... ... @@ -48,38 +48,63 @@
48 48  
49 49  = Modifier une notice organisme =
50 50  
51 -Si besoin d'apporter des modifications à une notice organisme, utilisez le bouton [[image:1752590192298-517.png||data-xwiki-image-style-border="true"]].
64 +== Objectif ==
52 52  
66 +Il est possible de modifier à tout moment une notice organisme pour :
67 +
68 +* corriger une information existante (nom, numéro SMF…) ;
69 +* ajouter un renseignement manquant ;
70 +* mettre à jour des paramètres liés à l’identification de l’institution.
71 +
72 +== Comment faire ? ==
73 +
74 +1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
75 +1. Recherchez la notice à modifier.
76 +1. Cliquez sur le bouton  [[image:1752590192298-517.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="35" width="28"]].
77 +1. Apportez les modifications nécessaires dans la grille, puis cliquez sur **Enregistrer. **
78 +
79 +[[Ex. Recherche du musée.>>image:1752646643114-884.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
80 +
81 +
53 53  [[Fiche organisme → bouton Modifier >>image:1752590120682-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
54 54  
55 -= Gérer les listes associées =
56 56  
85 +[[Ex. Modification de la notice et enregistrement. >>image:1752646737024-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
86 +
87 +
88 += Connaitre les listes associées aux organismes =
89 +
57 57  == Objectif ==
58 58  
59 -Les champs **Préfixe musée** (présent dans les tables des biens et des entrées), **Musée **(présents dans toutes les tables) et** Site** (table des exemplaires) permettent de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs institutions.
92 +Certains **champs clés**, liés à des **listes**, permettent à Flora de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques entre institutions (ex. : 2025.1) :
60 60  
61 -Cela permet :
94 +* **Préfixe musée** : utilisé dans les tables des **biens** et des **entrées** ;
95 +* **Musée** : utilisé dans toutes les autres tables ;
96 +* **Site** : utilisé notamment dans la **table des exemplaires** (gestion des prêts).
62 62  
63 -* de faire **cohabiter plusieurs inventaires** dans une seule base ;
64 -* de gérer des **sous-ensembles** au sein d’une même institution (biens empruntés, matériel pédagogique, etc.).
98 +Cette structuration permet :
65 65  
66 -== Où sont définis les préfixes ? ==
100 +* de faire cohabiter **plusieurs inventaires dans une seule base** ;
101 +* de gérer **des sous-ensembles** au sein d’un même organisme (ex. : collections distinctes, biens en dépôt, matériel d’étude, etc.).
67 67  
68 -Ils sont paramétrés dans différentes **listes et sources : **
103 +== Listes liées aux organismes ==
69 69  
70 -1. Source Musée :
105 +Les valeurs de ces champs sont paramétrées dans plusieurs **sources **et** listes** :
71 71  
72 -* **MUS_PREFIXENUMINV.lst **(table biens et entrées)
73 -* **MUS_MUSEE.lst** (toutes les autres tables)
107 +=== Source Musée ===
74 74  
109 +(% class="active" %)|=Liste|=Utilisation
110 +|MUS_PREFIXENUMINV.lst|Définition des préfixes pour les numéros d’inventaire et d’entrée
111 +|MUS_MUSEE.lst|Préfixe dans toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)
112 +
75 75  [[Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
76 76  
77 77  
78 -(% start="2" %)
79 -1. Source Données système :
116 +=== Source Données système ===
80 80  
81 -* **bib_droits.lst **(table des exemplaires)
82 -* **bib_ex_lect.lst** (table des exemplaires)
118 +(% class="active" %)|=(% style="width: 244px;" %)Liste|=(% style="width: 635px;" %)Utilisation
119 +|(% style="width:244px" %)bib_droits.lst|(% style="width:635px" %)Définition des droits de prêt par site
120 +|(% style="width:244px" %)bib_ex_lect.lst|(% style="width:635px" %)Définition des sites pour les exemplaires et utilisateurs lecteurs
83 83  
84 84  [[Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
85 85  
... ... @@ -86,39 +86,51 @@
86 86  
87 87  (% class="box warningmessage" %)
88 88  (((
89 -Assurez-vous que les **codes** utilisés dans ces listes **correspondent exactement** au code de l’organisme.
127 +**Points de vigilance : **
90 90  
91 -En cas de désynchronisation, certaines fonctionnalités comme les **droits de prêt** peuvent ne pas fonctionner correctement.
129 +* **Le code utilisé dans ces listes doit correspondre exactement** au code défini dans la fiche de l’organisme.
130 +* En cas de **désynchronisation**, certaines fonctionnalités peuvent ne plus fonctionner correctement (ex. : impossibilité de gérer un prêt si le site n’est pas reconnu dans les listes de droits).
92 92  )))
93 93  
94 -= Activer la sécurité d'accès par organisme =
133 +(% class="box infomessage" %)
134 +(((
135 +**Bonnes pratiques :** centralisez la gestion des codes et vérifiez leur cohérence entre les fiches organismes et les listes associées, Mettre en place des restrictions d’accès par organisme
136 +)))
95 95  
138 += Mettre en place des restrictions d’accès par organisme =
139 +
96 96  == Objectif ==
97 97  
98 -Restreindre l'accès aux notices selon le musée d'appartenance permet :
142 +Restreindre l'accès aux notices selon l'institution d'appartenance permet :
99 99  
100 -* de garantir la **confidentialité** des inventaires ;
101 -* de déléguer la gestion à différents responsables ou sites ;
102 -* d’éviter les erreurs de modification entre musées.
144 +* de **garantir la confidentialité** des inventaires ;
145 +* de **déléguer la gestion** à des responsables distincts selon les institutions ou sites ;
146 +* de **prévenir les erreurs** de modification sur des notices hors périmètre.
103 103  
104 104  == Fonctionnement des restrictions ==
105 105  
106 -(% class="active" %)|=Table concernée|=Champ utilisé pour la restriction
107 -|Biens, Entrées|Préfixe musée
108 -|Toutes les autres tables|Musée
109 -|Exemplaires (communication)|Site
150 +La restriction d’accès repose sur différents **champs-clés**, selon la table concernée :
110 110  
152 +(% class="active" %)|=(% style="width: 418px;" %)Table concernée|=(% style="width: 461px;" %)Champ utilisé pour la restriction
153 +|(% style="width:418px" %)Biens, Entrées|(% style="width:461px" %)Préfixe musée
154 +|(% style="width:418px" %)Toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)|(% style="width:461px" %)Musée
155 +|(% style="width:418px" %)Exemplaires (communication)|(% style="width:461px" %)Site
156 +
111 111  == Effets de la restriction ==
112 112  
113 113  * L’utilisateur ne voit **que** les notices liées à son organisme ;
114 -* Les listes de résultats sont **filtrées** en conséquence (seuls les affichages **liste simple** ou **mosaïque** sont compatibles) ;
115 -* Les **listes d’index** ne sont **pas filtrées** → attention à la confidentialité.
160 +* Les listes de résultats sont **filtrées automatiquement** (fonctionne uniquement avec les vues **liste simple** et **mosaïque**)
116 116  
162 +(% class="box warningmessage" %)
163 +(((
164 +Les **listes d’index** ne sont **pas filtrées** → **attention à la confidentialité** des données visibles via les menus déroulants ou filtres d’index.
165 +)))
166 +
117 117  == Paramétrage du compte utilisateur ==
118 118  
119 119  * Un utilisateur ne peut être rattaché qu’à **un seul site** à la fois ;
120 -* Pour accéder à plusieurs musées, il faut **un identifiant distinct par site** (code et mot de passe différents) ;
121 -* Le champ **Site** de la fiche utilisateur détermine son accès.
170 +* Pour intervenir sur plusieurs institutions, il doit disposer d’un **identifiant utilisateur distinct** pour chaque site (avec codes et mots de passe séparés) ;
171 +* Le champ **Site** de la fiche utilisateur détermine les droits d'accès.
122 122  
123 123  [[Notice utilisateur → champ Site. >>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
124 124  
... ... @@ -128,12 +128,12 @@
128 128  Rôles standard à utiliser :
129 129  
130 130  (% class="active" %)|=Rôle|=Fonction
131 -|Filtre code musée sur notices|Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée
132 -|Filtre code musée sur tables|Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les résultats
181 +|Filtre code musée sur notices|Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée.
182 +|Filtre code musée sur tables|Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les listes de résultats.
133 133  
134 134  (% class="box infomessage" %)
135 135  (((
136 -**À savoir :** Ces filtres doivent être appliqués depuis la gestion des rôles sur les groupes utilisateurs.
186 +**À savoir :** Ces filtres sont appliqués via la **gestion des rôles** dans les **groupes utilisateurs** (menu Accès > Rôles).
137 137  
138 138  [[Ex. Filtre code musée sur les notices de biens.>>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
139 139  )))
... ... @@ -158,6 +158,7 @@
158 158  * [[Gérer les listes>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome]]
159 159  * [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome]]
160 160  * [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
211 +* [[Effectuer des exports POP>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome]]
161 161  )))
162 162  
163 163  (% class="box" %)
1752646643114-884.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +91.7 KB
Contenu
1752646737024-429.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
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1 +121.6 KB
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