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Modifications pour le document Gérer les organismes

Modifié par Doriane Bautista le 2025/09/17 15:57
Depuis la version 45.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/16 08:07
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sur 2025/07/15 16:05
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -3,22 +3,22 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Flora permet d’administrer plusieurs inventaires au sein d’une même base, grâce à un système structurant basé sur les **organismes**. Cette page décrit les principales étapes pour :
6 +Flora permet de gérer plusieurs inventaires dans une même base grâce à un système structurant fondé sur les **organismes**. Cette page décrit les principales étapes pour :
7 7  
8 8  * créer et configurer un nouvel organisme ;
9 -* définir des **listes de préfixes **permettant la coexistence de plusieurs inventaires ;
10 -* **mettre en place des restrictions d’accès** selon l'institution d’appartenance ;
9 +* définir des **listes de préfixes **pour garantir la coexistence de plusieurs inventaires ;
10 +* activer des **restrictions d’accès** basées sur le musée d’appartenance ;
11 11  * attribuer les **droits appropriés** aux utilisateurs et groupes concernés.
12 12  
13 -Ces paramétrages sont indispensables pour une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
13 +Ces paramètres sont essentiels pour assurer une gestion multi-sites cohérente et sécurisée.
14 14  )))
15 15  
16 16  (((
17 -= Créer une notice organisme =
17 += (% id="cke_bm_9048S" style="display:none" %) (%%)Créer un organisme =
18 18  
19 19  == Objectif ==
20 20  
21 -Déclarer les organismes dans Flora permet de structurer les inventaires, de sécuriser les accès et de préparer les exports réglementaires (ex. : POP). Chaque organisme est identifié par un **code unique** et peut être associé à un **préfixe d’inventaire**, plusieurs **utilisateurs**, et un **numéro d’agrément SMF**.
21 +Déclarer les organismes dans Flora permet de structurer les inventaires, de sécuriser les accès et de préparer les exports réglementaires (ex. : POP). Chaque organisme est identifié par un **code unique** et peut être associé à un **préfixe d’inventaire**, un **site utilisateur**, et un **numéro d’agrément SMF**.
22 22  
23 23  (% class="box infomessage" %)
24 24  (((
... ... @@ -26,7 +26,7 @@
26 26  
27 27  (((
28 28  * Créez l’organisme **avant** de créer son préfixe ;
29 -* Pour que Flora puisse faire le lien automatiquement entre un organisme, son préfixe et les droits d’accès associés, **il est important d’utiliser le même code à chaque étape : dans la fiche de l’organisme (champ code) et dans les listes de préfixes** (voir section 2). Cela évite les erreurs et simplifie la gestion multi-musées.
29 +* Utilisez le **même code** pour le code du terme de la liste (voir section 2) pour faciliter l’automatisation.
30 30  )))
31 31  )))
32 32  
... ... @@ -34,8 +34,8 @@
34 34  
35 35  1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
36 36  1. Cliquez sur le bouton [[image:1752582562091-398.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="30" width="27"]]
37 -1. Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur **Enregistrer**
38 -1. Vérifiez que la notice est bien enregistrée.
37 +1. Saisissez les informations dans la grille de saisie (champs obligatoires au minimum) et cliquez sur** Enregistrer.**
38 +1. Vérifiez la notice.
39 39  
40 40  [[Ex. Bouton de création d'un nouvel organisme.>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
41 41  
... ... @@ -46,40 +46,30 @@
46 46  [[Résultat → nouvel organisme créé.>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
47 47  
48 48  
49 -= Modifier une notice organisme =
49 += Configurer les listes =
50 50  
51 -Si besoin d'apporter des modifications à une notice organisme, utilisez le bouton [[image:1752590192298-517.png||data-xwiki-image-style-border="true"]].
51 +Le champ **Préfixe musée** (présent dans les tables des biens et des entrées) permet de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs musées.
52 52  
53 -[[Fiche organisme → bouton Modifier >>image:1752590120682-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
53 +Cela permet :
54 54  
55 -= Gérer les listes associées =
55 +* La **cohabitation de plusieurs inventaires** dans une même application Flora ;
56 +* La gestion distincte de **sous-ensembles de collection** au sein d’un même musée (ex. : biens empruntés, matériel pédagogique, etc.).
56 56  
57 -== Objectif ==
58 +Les préfixes sont définis dans plusieurs sources :
58 58  
59 -Les champs **Préfixe musée** (présent dans les tables des biens et des entrées), **Musée **(présents dans toutes les tables) et** Site** (table des exemplaires) permettent de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs institutions.
60 +1. Musée :
60 60  
61 -Cela permet :
62 +* **MUS_PREFIXENUMINV.lst**
63 +* **MUS_MUSEE.lst**
62 62  
63 -* de faire **cohabiter plusieurs inventaires** dans une seule base ;
64 -* de gérer des **sous-ensembles** au sein d’une même institution (biens empruntés, matériel pédagogique, etc.).
65 -
66 -== Où sont définis les préfixes ? ==
67 -
68 -Ils sont paramétrés dans différentes **listes et sources : **
69 -
70 -1. Source Musée :
71 -
72 -* **MUS_PREFIXENUMINV.lst **(table biens et entrées)
73 -* **MUS_MUSEE.lst** (toutes les autres tables)
74 -
75 75  [[Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
76 76  
77 77  
78 78  (% start="2" %)
79 -1. Source Données système :
69 +1. Données système :
80 80  
81 -* **bib_droits.lst **(table des exemplaires)
82 -* **bib_ex_lect.lst** (table des exemplaires)
71 +* **bib_droits.lst**
72 +* **bib_ex_lect.lst**
83 83  
84 84  [[Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
85 85  
... ... @@ -86,54 +86,48 @@
86 86  
87 87  (% class="box warningmessage" %)
88 88  (((
89 -Assurez-vous que les **codes** utilisés dans ces listes **correspondent exactement** au code de l’organisme.
90 -
91 -En cas de désynchronisation, certaines fonctionnalités comme les **droits de prêt** peuvent ne pas fonctionner correctement.
79 +Pensez à vérifier l'exactitude des codes des listes **bib_droits.lst **et **bib_ex_lect.lst. Si le code associé à un terme ne correspond pas au code de l'organisme le prêt ne fonctionnera pas bien (erreur dans les droits). **
92 92  )))
93 93  
94 94  = Activer la sécurité d'accès par organisme =
95 95  
96 -== Objectif ==
84 +Flora permet de restreindre les accès en fonction du musée d’appartenance, dans les applications gérant **plusieurs inventaires dans une seule base**.
97 97  
98 -Restreindre l'accès aux notices selon le musée d'appartenance permet :
86 +== Fonctionnement ==
99 99  
100 -* de garantir la **confidentialité** des inventaires ;
101 -* de déléguer la gestion à différents responsables ou sites ;
102 -* d’éviter les erreurs de modification entre musées.
88 +* **Biens et entrées :** restriction fondée sur le champ **Préfixe musée** ;
89 +* **Toutes les autres tables :** restriction fondée sur le champ **Musée ;**
90 +* **Pour la communication des exemplaires** : restrictions fondées sur le champ **Site**. 
103 103  
104 -== Fonctionnement des restrictions ==
105 -
106 -(% class="active" %)|=Table concernée|=Champ utilisé pour la restriction
107 -|Biens, Entrées|Préfixe musée
108 -|Toutes les autres tables|Musée
109 -|Exemplaires (communication)|Site
110 -
111 111  == Effets de la restriction ==
112 112  
113 -* L’utilisateur ne voit **que** les notices liées à son organisme ;
114 -* Les listes de résultats sont **filtrées** en conséquence (seuls les affichages **liste simple** ou **mosaïque** sont compatibles) ;
115 -* Les **listes d’index** ne sont **pas filtrées** → attention à la confidentialité.
94 +* Les utilisateurs ne verront que les notices liées à leur organisme.
95 +* Dans les listes de résultats, les notices d’autres musées seront invisibles.
96 +* Seuls les affichages en **liste simple** ou en **mosaïque** sont compatibles avec ce filtrage.
97 +* Les **listes d’index** restent non filtrées (attention à la confidentialité).
116 116  
117 -== Paramétrage du compte utilisateur ==
99 +(% class="box infomessage" %)
100 +(((
101 +**Remarques importantes :**
118 118  
119 -* Un utilisateur ne peut être rattaché qu’à **un seul site** à la fois ;
120 -* Pour accéder à plusieurs musées, il faut **un identifiant distinct par site** (code et mot de passe différents) ;
121 -* Le champ **Site** de la fiche utilisateur détermine son accès.
103 +* Un **utilisateur ne peut être rattaché qu’à un seul site**.
104 +* Pour gérer plusieurs inventaires, il faudra **un identifiant utilisateur distinct par site** (code et mot de passe différents).
105 +* Le **champ Site** de la fiche utilisateur détermine le musée auquel il a accès.
122 122  
123 -[[Notice utilisateur → champ Site. >>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
107 +[[Notice utilisateur → champ **Site**>>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
108 +)))
124 124  
125 -
126 126  == Restreindre les accès par groupe ==
127 127  
128 -Rôles standard à utiliser :
112 +Un **rôle standard** permet de restreindre l’accès selon le musée :
129 129  
130 130  (% class="active" %)|=Rôle|=Fonction
131 -|Filtre code musée sur notices|Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée
132 -|Filtre code musée sur tables|Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les résultats
115 +|Filtre code musée sur notices|L'utilisateur ne peut **modifier ni supprimer** de notices appartenant à un autre musée.
116 +|Filtre code musée sur tables|L’utilisateur **ne voit pas** les notices des autres musées dans les résultats.
133 133  
134 134  (% class="box infomessage" %)
135 135  (((
136 -**À savoir :** Ces filtres doivent être appliqués depuis la gestion des rôles sur les groupes utilisateurs.
120 +**À savoir :** Ces filtres doivent être appliqués aux **groupes utilisateurs** depuis la gestion des rôles.
137 137  
138 138  [[Ex. Filtre code musée sur les notices de biens.>>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
139 139  )))
... ... @@ -157,18 +157,11 @@
157 157  * [[Présentation des sources et des tables>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome]]
158 158  * [[Gérer les listes>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome]]
159 159  * [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome]]
160 -* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
161 161  )))
162 162  
163 163  (% class="box" %)
164 164  (((
165 165  **Icônes principales**
166 -
167 -* [[image:1752589998778-173.png||height="41" width="37"]]** **Menu Paramétrage
168 -* [[image:1752590442341-409.png||height="39" width="34"]] Menu Données
169 -* [[image:1752590537116-638.png||height="37" width="36"]] Menu accès
170 -* [[image:1752590320850-171.png||height="34" width="34"]] Créer
171 -* [[image:1752590335380-514.png||height="44" width="40"]]Modifier
172 172  )))
173 173  
174 174  (((
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Auteur
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