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Modifications pour le document Gérer les organismes

Modifié par Doriane Bautista le 2025/09/17 15:57
Depuis la version 37.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/15 16:36
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/15 14:32
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -3,40 +3,38 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Flora permet de gérer plusieurs inventaires dans une même base grâce à un système structurant fondé sur les **organismes**. Cette page décrit les principales étapes pour :
6 +Flora permet de gérer plusieurs inventaires au sein d’une même base, grâce à un système structurant fondé sur les **organismes** (musées ou institutions). Cette page présente les principales étapes pour :
7 7  
8 -* créer et configurer un nouvel organisme ;
9 -* définir des **listes de préfixes **pour garantir la coexistence de plusieurs inventaires ;
10 -* activer des **restrictions d’accès** basées sur le musée d’appartenance ;
11 -* attribuer les **droits appropriés** aux utilisateurs et groupes concernés.
8 +* déclarer les organismes dans l’application,
9 +* définir des **préfixes d’inventaire** permettant leur coexistence,
10 +* mettre en œuvre des **restrictions d’accès** selon le musée d’appartenance,
11 +* et attribuer les droits adaptés aux utilisateurs et groupes concernés.
12 12  
13 -Ces paramètres sont essentiels pour assurer une gestion multi-sites cohérente et sécurisée.
13 +Ces paramètres sont indispensables pour organiser efficacement une gestion multi-sites et garantir la confidentialité des données.
14 14  )))
15 15  
16 16  (((
17 -= (% id="cke_bm_9048S" style="display:none" %) (%%)Créer un organisme =
17 += (% id="cke_bm_9048S" style="display:none" %) (%%)Déclarer un organisme dans Flora =
18 18  
19 -== Objectif ==
19 +La table **Organismes** permet de référencer les institutions ou musées dont les inventaires seront gérés dans **Flora**. Cette configuration est indispensable pour :
20 20  
21 -Déclarer les organismes dans Flora permet de structurer les inventaires, de sécuriser les accès et de préparer les exports réglementaires (ex. : POP). Chaque organisme est identifié par un **code unique** et peut être associé à un **préfixe d’inventaire**, plusieurs **utilisateurs**, et un **numéro d’agrément SMF**.
21 +* Associer un **préfixe unique** aux numéros d’inventaire et d’entrée ;
22 +* Mettre en place une **sécurité d’accès** par institution (limiter les droits à un musée donné) ;
23 +* Paramétrer les **exports POP**, notamment avec le **numéro d’agrément SMF** requis.
22 22  
23 23  (% class="box infomessage" %)
24 24  (((
25 -Bonnes pratiques :
26 -
27 -(((
28 -* Créez l’organisme **avant** de créer son préfixe ;
29 -* Pour que Flora puisse faire le lien automatiquement entre un organisme, son préfixe et les droits d’accès associés, **il est important d’utiliser le même code à chaque étape : dans la fiche de l’organisme (champ code) et dans les listes de préfixes** (voir section 2). Cela évite les erreurs et simplifie la gestion multi-musées.
27 +Bonne pratique : il est recommandé d'utiliser un **code unique** pour chaque organisme (champ unique_key) identique au **code de préfixe** (voir section 2), afin de faciliter l’automatisation des droits et des associations.
30 30  )))
31 -)))
32 32  
33 -== Comment faire ? ==
30 +Rendez-vous dans Administration > Paramétrage > Organisme
34 34  
35 -1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
36 -1. Cliquez sur le bouton [[image:1752582562091-398.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="30" width="27"]]
37 -1. Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur **Enregistrer**
38 -1. Vérifiez que la notice est bien enregistrée.
32 +2. Cliquez sur le bouton [[image:1752582562091-398.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="30" width="27"]]
39 39  
34 +3. Saisir les informations dans la grille de saisie (champs obligatoires au minimum) et cliquez sur** Enregistrer.**
35 +
36 +4. Vérifier la notice.
37 +
40 40  [[Ex. Bouton de création d'un nouvel organisme.>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
41 41  
42 42  
... ... @@ -43,97 +43,65 @@
43 43  [[Ex. Saisie du nouvel organisme et enregistrement. >>image:1752582212109-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
44 44  
45 45  
46 -[[Résultat → nouvel organisme créé.>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
44 +[[Résultat → nouvel organisme créé.>>image:1752582222630-568.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
47 47  
48 48  
49 -= Modifier un organisme =
47 += Configurer les préfixe d'inventaire =
50 50  
51 -Si besoin de modifier un organisme, utilisez le bouton
49 +Le champ **Préfixe musée** (présent dans les tables des biens et des entrées) permet de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs musées.
52 52  
53 -[[Fiche organisme → bouton Modifier >>image:1752590120682-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
51 +Cela permet :
54 54  
55 -= Configurer les listes =
53 +* La **cohabitation de plusieurs inventaires** dans une même application Flora ;
54 +* La gestion distincte de **sous-ensembles de collection** au sein d’un même musée (ex. : biens empruntés, matériel pédagogique, etc.).
56 56  
57 -Les champs **Préfixe musée** (présent dans les tables des biens et des entrées), **Musée **(présents dans toutes les tables) et** Site** (table des exemplaires) permettent de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs institutions.
56 +Les préfixes sont définis dans la liste de valeurs :** MUS_PREFIXENUMINV.lst**
58 58  
59 -Cela permet :
60 -
61 -* de faire **cohabiter plusieurs inventaires** dans une seule base ;
62 -* de gérer des **sous-ensembles** au sein d’une même institution (biens empruntés, matériel pédagogique, etc.).
63 -
64 -== Où sont définis les préfixes ? ==
65 -
66 -Ils sont paramétrés dans différentes **listes et sources : **
67 -
68 -1. Source Musée :
69 -
70 -* **MUS_PREFIXENUMINV.lst **(table biens et entrées)
71 -* **MUS_MUSEE.lst** (toutes les autres tables)
72 -
73 -[[Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
74 -
75 -
76 -(% start="2" %)
77 -1. Source Données système :
78 -
79 -* **bib_droits.lst **(table des exemplaires)
80 -* **bib_ex_lect.lst** (table des exemplaires)
81 -
82 -[[Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
83 -
84 -
85 -(% class="box warningmessage" %)
58 +(% class="box infomessage" %)
86 86  (((
87 -Assurez-vous que les **codes** utilisés dans ces listes **correspondent exactement** au code de l’organisme.
60 +**Conseil technique :**
61 +Créez d’abord l’organisme dans la table correspondante, puis créez ensuite son préfixe avec le même code. Cela permet :
88 88  
89 -En cas de désynchronisation, certaines fonctionnalités comme les **droits de prêt** peuvent ne pas fonctionner correctement.
63 +* L’attribution automatique du bon préfixe lors de la création de notice ;
64 +* La gestion de **droits d’accès filtrés** par préfixe.
90 90  )))
91 91  
92 92  = Activer la sécurité d'accès par organisme =
93 93  
94 -== Objectif ==
69 +Flora permet de restreindre les accès en fonction du musée d’appartenance, dans les applications gérant **plusieurs inventaires dans une seule base**.
95 95  
96 -Restreindre l'accès aux notices selon le musée d'appartenance permet :
71 +== Fonctionnement ==
97 97  
98 -* de garantir la **confidentialité** des inventaires ;
99 -* de déléguer la gestion à différents responsables ou sites ;
100 -* d’éviter les erreurs de modification entre musées.
73 +* **Biens et entrées :** restriction fondée sur le champ **Préfixe musée** ;
74 +* **Photos, Vidéos, Autres documents,** **Bibliothèque, etc. :** restriction fondée sur le champ **Musée**.
101 101  
102 -== Fonctionnement des restrictions ==
103 -
104 -(% class="active" %)|=Table concernée|=Champ utilisé pour la restriction
105 -|Biens, Entrées|Préfixe musée
106 -|Toutes les autres tables|Musée
107 -|Exemplaires (communication)|Site
108 -
109 109  == Effets de la restriction ==
110 110  
111 -* L’utilisateur ne voit **que** les notices liées à son organisme ;
112 -* Les listes de résultats sont **filtrées** en conséquence (seuls les affichages **liste simple** ou **mosaïque** sont compatibles) ;
113 -* Les **listes d’index** ne sont **pas filtrées** → attention à la confidentialité.
78 +* Les utilisateurs ne verront que les notices liées à leur organisme.
79 +* Dans les listes de résultats, les notices d’autres musées seront invisibles.
80 +* Seuls les affichages en **liste simple** ou en **mosaïque** sont compatibles avec ce filtrage.
81 +* Les **listes d’index** restent non filtrées (attention à la confidentialité).
114 114  
115 -== Paramétrage du compte utilisateur ==
83 +(% class="box infomessage" %)
84 +(((
85 +**Remarques importantes :**
116 116  
117 -* Un utilisateur ne peut être rattaché qu’à **un seul site** à la fois ;
118 -* Pour accéder à plusieurs musées, il faut **un identifiant distinct par site** (code et mot de passe différents) ;
119 -* Le champ **Site** de la fiche utilisateur détermine son accès.
87 +* Un **utilisateur ne peut être rattaché qu’à un seul site**.
88 +* Pour gérer plusieurs inventaires, il faudra **un identifiant utilisateur distinct par site** (code et mot de passe différents).
89 +* Le **champ Site** de la fiche utilisateur détermine le musée auquel il a accès.
90 +)))
120 120  
121 -[[Notice utilisateur → champ Site. >>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
122 -
123 -
124 124  == Restreindre les accès par groupe ==
125 125  
126 -Rôles standard à utiliser :
94 +Deux **rôles standard** permettent de restreindre l’accès selon le musée :
127 127  
128 128  (% class="active" %)|=Rôle|=Fonction
129 -|Filtre code musée sur notices|Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée
130 -|Filtre code musée sur tables|Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les résultats
97 +|Filtre code musée sur notices|L'utilisateur ne peut **modifier ni supprimer** de notices appartenant à un autre musée.
98 +|Filtre code musée sur tables|L’utilisateur **ne voit pas** les notices des autres musées dans les résultats.
131 131  
132 132  (% class="box infomessage" %)
133 133  (((
134 -**À savoir :** Ces filtres doivent être appliqués depuis la gestion des rôles sur les groupes utilisateurs.
135 -
136 -[[Ex. Filtre code musée sur les notices de biens.>>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
102 +**À savoir :** Ces filtres doivent être appliqués aux **profils utilisateurs** (individuels ou groupes) depuis l’administration des droits.
137 137  )))
138 138  
139 139  
... ... @@ -152,7 +152,6 @@
152 152  (((
153 153  **Aller plus loin**
154 154  
155 -* [[Présentation des sources et des tables>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome]]
156 156  * [[Gérer les listes>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome]]
157 157  * [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome]]
158 158  )))
... ... @@ -160,8 +160,6 @@
160 160  (% class="box" %)
161 161  (((
162 162  **Icônes principales**
163 -
164 -* [[image:1752589998778-173.png||height="41" width="37"]]** **Menu Paramétrage
165 165  )))
166 166  
167 167  (((
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