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Modifications pour le document Gérer les organismes

Modifié par Doriane Bautista le 2025/09/17 15:57
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/15 16:33
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/08 13:24
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome
1 +2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome
Contenu
... ... @@ -3,32 +3,42 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Flora permet de gérer plusieurs inventaires dans une même base grâce à un système structurant fondé sur les **organismes**. Cette page décrit les principales étapes pour :
6 +**Flora permet de gérer plusieurs inventaires dans une même base** grâce à un système structuré autour des **organismes**.
7 7  
8 -* créer et configurer un nouvel organisme ;
9 -* définir des **listes de préfixes **pour garantir la coexistence de plusieurs inventaires ;
10 -* activer des **restrictions d’accès** basées sur le musée d’appartenance ;
11 -* attribuer les **droits appropriés** aux utilisateurs et groupes concernés.
8 +Il est ainsi possible de **créer et configurer de nouveaux organismes**, de **définir des préfixes** pour faire coexister plusieurs inventaires, de **limiter les accès **selon l’institution d’appartenance et d’**attribuer les droits** adaptés aux utilisateurs et groupes concernés.
12 12  
13 -Ces paramètres sont essentiels pour assurer une gestion multi-sites cohérente et sécurisée.
10 +Ces réglages assurent une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
14 14  )))
15 15  
16 16  (((
17 -= (% id="cke_bm_9048S" style="display:none" %) (%%)Créer un organisme =
14 += Créer une notice organisme =
18 18  
19 19  == Objectif ==
20 20  
21 -Déclarer les organismes dans Flora permet de structurer les inventaires, de sécuriser les accès et de préparer les exports réglementaires (ex. : POP). Chaque organisme est identifié par un **code unique** et peut être associé à un **préfixe d’inventaire**, plusieurs **utilisateurs**, et un **numéro d’agrément SMF**.
18 +La création d’un **organisme** dans Flora permet de :
22 22  
23 -(% class="box infomessage" %)
20 +* structurer les inventaires,
21 +* sécuriser les accès selon l’appartenance à une institution,
22 +* et préparer les **exports réglementaires** (ex. : POP avec numéro d’agrément SMF).
23 +
24 +Chaque organisme est identifié par un **code unique**, et peut être associé à un **préfixe d’inventaire**, à des **utilisateurs**, et à un **site de rattachement**.
25 +
26 +(% class="box successmessage" %)
24 24  (((
25 25  Bonnes pratiques :
26 26  
27 27  (((
28 -* Créez l’organisme **avant** de créer son préfixe ;
29 -* Pour que Flora puisse faire le lien automatiquement entre un organisme, son préfixe et les droits d’accès associés, **il est important d’utiliser le même code à chaque étape : dans la fiche de l’organisme (champ code) et dans les listes de préfixes** (voir section 2). Cela évite les erreurs et simplifie la gestion multi-musées.
31 +* **Créez l’organisme avant son préfixe.**
32 +* (((
33 +Pour que Flora puisse établir automatiquement les bons liens entre organisme, préfixe et droits d’accès, utilisez **le même code** dans :
34 +
35 +* le champ Code de la fiche organisme,
36 +* et les listes de préfixes.
30 30  )))
38 +
39 +Cela garantit une gestion fluide et évite les erreurs de synchronisation.
31 31  )))
41 +)))
32 32  
33 33  == Comment faire ? ==
34 34  
... ... @@ -46,32 +46,65 @@
46 46  [[Résultat → nouvel organisme créé.>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
47 47  
48 48  
49 -= Configurer les listes =
59 += Modifier une notice organisme =
50 50  
51 -Les champs **Préfixe musée** (présent dans les tables des biens et des entrées), **Musée **(présents dans toutes les tables) et** Site** (table des exemplaires) permettent de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs institutions.
61 +== Objectif ==
52 52  
53 -Cela permet :
63 +Il est possible de modifier à tout moment une notice organisme pour :
54 54  
55 -* de faire **cohabiter plusieurs inventaires** dans une seule base ;
56 -* de gérer des **sous-ensembles** au sein d’une même institution (biens empruntés, matériel pédagogique, etc.).
65 +* corriger une information existante (nom, numéro SMF…) ;
66 +* ajouter un renseignement manquant ;
67 +* mettre à jour des paramètres liés à l’identification de l’institution.
57 57  
58 -== Où sont définis les préfixes ? ==
69 +== Comment faire ? ==
59 59  
60 -Ils sont paramétrés dans différentes **listes et sources : **
71 +1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
72 +1. Recherchez la notice à modifier.
73 +1. Cliquez sur le bouton  [[image:1752590192298-517.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="35" width="28"]].
74 +1. Apportez les modifications nécessaires dans la grille, puis cliquez sur **Enregistrer. **
61 61  
62 -1. Source Musée :
76 +[[Ex. Recherche du musée.>>image:1752646643114-884.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
63 63  
64 -* **MUS_PREFIXENUMINV.lst **(table biens et entrées)
65 -* **MUS_MUSEE.lst** (toutes les autres tables)
66 66  
79 +[[Fiche organisme → bouton Modifier >>image:1752590120682-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
80 +
81 +
82 +[[Ex. Modification de la notice et enregistrement. >>image:1752646737024-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
83 +
84 +
85 += Identifier les listes utilisées dans la gestion des organismes =
86 +
87 +== Objectif ==
88 +
89 +Certains **champs clés**, liés à des **listes**, permettent à Flora de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques entre institutions (ex. : 2025.1) :
90 +
91 +* **Préfixe musée** : utilisé dans les tables des **biens** et des **entrées** ;
92 +* **Musée** : utilisé dans toutes les autres tables ;
93 +* **Site** : utilisé notamment dans la **table des exemplaires** (gestion des prêts).
94 +
95 +Cette structuration permet :
96 +
97 +* de faire cohabiter **plusieurs inventaires dans une seule base** ;
98 +* de gérer **des sous-ensembles** au sein d’un même organisme (ex. : collections distinctes, biens en dépôt, matériel d’étude, etc.).
99 +
100 +== Listes liées aux organismes ==
101 +
102 +Les valeurs de ces champs sont paramétrées dans plusieurs **sources **et** listes** :
103 +
104 +=== Source Musée ===
105 +
106 +(% class="active" %)|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Liste|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation
107 +|MUS_PREFIXENUMINV.lst|Définition des préfixes pour les numéros d’inventaire et d’entrée
108 +|MUS_MUSEE.lst|Préfixe dans toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)
109 +
67 67  [[Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
68 68  
69 69  
70 -(% start="2" %)
71 -1. Source Données système :
113 +=== Source Données système ===
72 72  
73 -* **bib_droits.lst **(table des exemplaires)
74 -* **bib_ex_lect.lst** (table des exemplaires)
115 +(% class="active" %)|=(% style="width: 244px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Liste|=(% style="width: 635px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation
116 +|(% style="width:244px" %)bib_droits.lst|(% style="width:635px" %)Définition des droits de prêt par site
117 +|(% style="width:244px" %)bib_ex_lect.lst|(% style="width:635px" %)Définition des sites pour les exemplaires et utilisateurs lecteurs
75 75  
76 76  [[Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
77 77  
... ... @@ -78,39 +78,51 @@
78 78  
79 79  (% class="box warningmessage" %)
80 80  (((
81 -Assurez-vous que les **codes** utilisés dans ces listes **correspondent exactement** au code de l’organisme.
124 +**Points de vigilance : **
82 82  
83 -En cas de désynchronisation, certaines fonctionnalités comme les **droits de prêt** peuvent ne pas fonctionner correctement.
126 +* **Le code utilisé dans ces listes doit correspondre exactement** au code défini dans la fiche de l’organisme.
127 +* En cas de **désynchronisation**, certaines fonctionnalités peuvent ne plus fonctionner correctement (ex. : impossibilité de gérer un prêt si le site n’est pas reconnu dans les listes de droits).
84 84  )))
85 85  
86 -= Activer la sécurité d'accès par organisme =
130 +(% class="box successmessage" %)
131 +(((
132 + **Bonnes pratiques :** centralisez la gestion des codes et vérifiez leur cohérence entre les fiches organismes et les listes associées, Mettre en place des restrictions d’accès par organisme.
133 +)))
87 87  
135 += Mettre en place des restrictions d’accès par organisme =
136 +
88 88  == Objectif ==
89 89  
90 -Restreindre l'accès aux notices selon le musée d'appartenance permet :
139 +Restreindre l'accès aux notices selon l'institution d'appartenance permet :
91 91  
92 -* de garantir la **confidentialité** des inventaires ;
93 -* de déléguer la gestion à différents responsables ou sites ;
94 -* d’éviter les erreurs de modification entre musées.
141 +* de **garantir la confidentialité** des inventaires ;
142 +* de **déléguer la gestion** à des responsables distincts selon les institutions ou sites ;
143 +* de **prévenir les erreurs** de modification sur des notices hors périmètre.
95 95  
96 96  == Fonctionnement des restrictions ==
97 97  
98 -(% class="active" %)|=Table concernée|=Champ utilisé pour la restriction
99 -|Biens, Entrées|Préfixe musée
100 -|Toutes les autres tables|Musée
101 -|Exemplaires (communication)|Site
147 +La restriction d’accès repose sur différents **champs-clés**, selon la table concernée :
102 102  
149 +(% class="active" %)|=(% style="width: 418px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Table concernée|=(% style="width: 461px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Champ utilisé pour la restriction
150 +|(% style="width:418px" %)Biens, Entrées|(% style="width:461px" %)Préfixe musée
151 +|(% style="width:418px" %)Toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)|(% style="width:461px" %)Musée
152 +|(% style="width:418px" %)Exemplaires (communication)|(% style="width:461px" %)Site
153 +
103 103  == Effets de la restriction ==
104 104  
105 105  * L’utilisateur ne voit **que** les notices liées à son organisme ;
106 -* Les listes de résultats sont **filtrées** en conséquence (seuls les affichages **liste simple** ou **mosaïque** sont compatibles) ;
107 -* Les **listes d’index** ne sont **pas filtrées** → attention à la confidentialité.
157 +* Les listes de résultats sont **filtrées automatiquement** (fonctionne uniquement avec les vues **liste simple** et **mosaïque**)
108 108  
159 +(% class="box warningmessage" %)
160 +(((
161 +Les **listes d’index** ne sont **pas filtrées** → **attention à la confidentialité** des données visibles via les menus déroulants ou filtres d’index.
162 +)))
163 +
109 109  == Paramétrage du compte utilisateur ==
110 110  
111 111  * Un utilisateur ne peut être rattaché qu’à **un seul site** à la fois ;
112 -* Pour accéder à plusieurs musées, il faut **un identifiant distinct par site** (code et mot de passe différents) ;
113 -* Le champ **Site** de la fiche utilisateur détermine son accès.
167 +* Pour intervenir sur plusieurs institutions, il doit disposer d’un **identifiant utilisateur distinct** pour chaque site (avec codes et mots de passe séparés) ;
168 +* Le champ **Site** de la fiche utilisateur détermine les droits d'accès.
114 114  
115 115  [[Notice utilisateur → champ Site. >>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
116 116  
... ... @@ -119,13 +119,13 @@
119 119  
120 120  Rôles standard à utiliser :
121 121  
122 -(% class="active" %)|=Rôle|=Fonction
123 -|Filtre code musée sur notices|Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée
124 -|Filtre code musée sur tables|Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les résultats
177 +(% class="active" %)|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Rôle|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Fonction
178 +|Filtre code musée sur notices|Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée.
179 +|Filtre code musée sur tables|Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les listes de résultats.
125 125  
126 126  (% class="box infomessage" %)
127 127  (((
128 -**À savoir :** Ces filtres doivent être appliqués depuis la gestion des rôles sur les groupes utilisateurs.
183 +**À savoir :** Ces filtres sont appliqués via la **gestion des rôles** dans les **groupes utilisateurs** (menu Accès > Rôles).
129 129  
130 130  [[Ex. Filtre code musée sur les notices de biens.>>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
131 131  )))
... ... @@ -146,9 +146,11 @@
146 146  (((
147 147  **Aller plus loin**
148 148  
149 -* [[Présentation des sources et des tables>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome]]
150 -* [[Gérer les listes>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome]]
151 -* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome]]
204 +* [[Comprendre les sources et les tables dans Flora>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome||target="_blank"]]
205 +* [[Gérer les listes>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome||target="_blank"]]
206 +* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome||target="_blank"]]
207 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome||target="_blank"]]
208 +* [[Exporter sur POP>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome||target="_blank"]]
152 152  )))
153 153  
154 154  (% class="box" %)
... ... @@ -156,6 +156,10 @@
156 156  **Icônes principales**
157 157  
158 158  * [[image:1752589998778-173.png||height="41" width="37"]]** **Menu Paramétrage
216 +* [[image:1752590442341-409.png||height="39" width="34"]] Menu Données
217 +* [[image:1752590537116-638.png||height="37" width="36"]] Menu accès
218 +* [[image:1752590320850-171.png||height="34" width="34"]] Créer
219 +* [[image:1752590335380-514.png||height="44" width="40"]]Modifier
159 159  )))
160 160  
161 161  (((
1752590120682-949.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
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