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Modifications pour le document Gérer les organismes

Modifié par Doriane Bautista le 2025/09/17 15:57
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/15 16:28
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/26 14:37
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les organismes
1 +Organismes et préfixes
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome
1 +1_Fonctionnalités.Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,166 +1,58 @@
1 -(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
1 +{{box title="**Sommaire**"}}
2 +{{toc/}}
3 +{{/box}}
2 2  
3 -|(% style="width:840px" %)(((
4 -(% class="box" %)
5 -(((
6 -Flora permet de gérer plusieurs inventaires dans une même base grâce à un système structurant fondé sur les **organismes**. Cette page décrit les principales étapes pour :
5 += Gestion des organismes =
7 7  
8 -* créer et configurer un nouvel organisme ;
9 -* définir des **listes de préfixes **pour garantir la coexistence de plusieurs inventaires ;
10 -* activer des **restrictions d’accès** basées sur le musée d’appartenance ;
11 -* attribuer les **droits appropriés** aux utilisateurs et groupes concernés.
12 12  
13 -Ces paramètres sont essentiels pour assurer une gestion multi-sites cohérente et sécurisée.
14 -)))
8 +La table des organismes permet de déclarer la ou les institutions dont les inventaires seront gérés dans Flora musée.
15 15  
16 -(((
17 -= (% id="cke_bm_9048S" style="display:none" %) (%%)Créer un organisme =
10 +Elle permet de définir une série de paramètres utilisés pour la différenciation des numéros d'inventaire (préfixe musée), la sécurisation des accès (ne modifier que les notices de "mon musée"), l'export POP (valeur par défaut, demande d'avoir numéro d'agrément SMF).
18 18  
19 -== Objectif ==
20 20  
21 -Déclarer les organismes dans Flora permet de structurer les inventaires, de sécuriser les accès et de préparer les exports réglementaires (ex. : POP). Chaque organisme est identifié par un **code unique** et peut être associé à un **préfixe d’inventaire**, plusieurs **utilisateurs**, et un **numéro d’agrément SMF**.
13 +[[image:1748005406307-139.png]]
22 22  
23 -(% class="box infomessage" %)
24 -(((
25 -Bonnes pratiques :
15 += Préfixe associé à un organisme =
26 26  
27 -(((
28 -* Créez l’organisme **avant** de créer son préfixe ;
29 -* Pour que Flora puisse faire le lien automatiquement entre un organisme, son préfixe et les droits d’accès associés, **il est important d’utiliser le même code à chaque étape : dans la fiche de l’organisme (champ code) et dans les listes de préfixes** (voir section 2). Cela évite les erreurs et simplifie la gestion multi-musées.
30 -)))
31 -)))
32 32  
33 -== Comment faire ? ==
18 +Dans la table des biens et des entrées le champ Préfixe musée permet de saisir des numéro d'inventaires et numéro d'entrée identiques, mais uniques pour chaque préfixe, c'est ce qui permet de faire cohabiter plusieurs inventaires dans une même application.
34 34  
35 -1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
36 -1. Cliquez sur le bouton [[image:1752582562091-398.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="30" width="27"]]
37 -1. Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur **Enregistrer**
38 -1. Vérifiez que la notice est bien enregistrée.
20 +A notre que ce champ préfixe peut aussi être utilisé, à l'intérieur d'un même musée pour différencier des grands ensembles de collection ou des types de biens différents (biens empruntés pour exposition, matériel d'étude...).
39 39  
40 -[[Ex. Bouton de création d'un nouvel organisme.>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
22 +Les préfixes sont paramétrés dans la liste MUS_PREFIXENUMINV.lst
41 41  
42 -
43 -[[Ex. Saisie du nouvel organisme et enregistrement. >>image:1752582212109-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
44 -
45 -
46 -[[Résultat → nouvel organisme créé.>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
47 -
48 -
49 -= Configurer les listes =
50 -
51 -Les champs **Préfixe musée** (présent dans les tables des biens et des entrées), **Musée **(présents dans toutes les tables) et** Site** (table des exemplaires) permettent de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs institutions.
52 -
53 -Cela permet :
54 -
55 -* de faire **cohabiter plusieurs inventaires** dans une seule base ;
56 -* de gérer des **sous-ensembles** au sein d’une même institution (biens empruntés, matériel pédagogique, etc.).
57 -
58 -== Où sont définis les préfixes ? ==
59 -
60 -Ils sont paramétrés dans différentes **listes et sources : **
61 -
62 -1. Source Musée :
63 -
64 -* **MUS_PREFIXENUMINV.lst **(table biens et entrées)
65 -* **MUS_MUSEE.lst** (toutes les autres tables)
66 -
67 -[[Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
68 -
69 -
70 -(% start="2" %)
71 -1. Source Données système :
72 -
73 -* **bib_droits.lst **(table des exemplaires)
74 -* **bib_ex_lect.lst** (table des exemplaires)
75 -
76 -[[Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
77 -
78 -
79 -(% class="box warningmessage" %)
24 +(% class="\" %)
80 80  (((
81 -Assurez-vous que les **codes** utilisés dans ces listes **correspondent exactement** au code de l’organisme.
26 +Note importante : Il est conseillé de faire en sorte que la unique_key de l'organisme soit égale au code du préfixe, car cela permet :
82 82  
83 -En cas de désynchronisation, certaines fonctionnalités comme les **droits de prêt** peuvent ne pas fonctionner correctement.
28 +* d'associer automatiquement le bon préfixe à la notice lors de sa création
29 +* de gérer des rôles avec des droits d\'accès sur les tables dépendantes de l'organisme de rattachement de l'utilisateur connecté. Créez d\'abord les notices dans la table des organismes, puis créez ensuite les préfixes avec les codes concernés
84 84  )))
85 85  
86 -= Activer la sécurité d'accès par organisme =
87 87  
88 -== Objectif ==
33 += Sécurité d'accès par organisme =
89 89  
90 -Restreindre l'accès aux notices selon le musée d'appartenance permet :
35 +La gestion de la sécurité d’accès par musée permettra de déléguer la gestion de l’inventaire d’un (ou plusieurs musées) à des rôles attitrés, dans le cas d’une application gérant plusieurs inventaires dans la même base.
91 91  
92 -* de garantir la **confidentialité** des inventaires ;
93 -* de déléguer la gestion à différents responsables ou sites ;
94 -* d’éviter les erreurs de modification entre musées.
37 +Cette sécurité est basée sur le préfixe musée (préfixe du numéro d’inventaire) pour la table des Biens, et sur le champ musée pour les tables biblio et photo.
95 95  
96 -== Fonctionnement des restrictions ==
39 +Elle pourra intervenir (selon le rôle attribué à l’utilisateur) au niveau de la liste résultat (l’utilisateur ne connaitra pas l’existence des notices des autres musées, attention les listes d’index ne seront pas filtrées). Seules la liste simple et la mosaïque fonctionnent de l’ouverture des notices (affichage, ou liste avec image).
97 97  
98 -(% class="active" %)|=Table concernée|=Champ utilisé pour la restriction
99 -|Biens, Entrées|Préfixe musée
100 -|Toutes les autres tables|Musée
101 -|Exemplaires (communication)|Site
41 +Chaque notice bien, photo, biblio ayant donc un champ permettant de définir le musée d’appartenance, on définira ensuite ledit musée dans les profils des utilisateurs habilités à le gérer.
102 102  
103 -== Effets de la restriction ==
43 +Dans la mesure où cette gestion équivaut à celle des bibliothèques multi-sites, elle sera basée sur les mécanismes standards de gestion de sites et des utilisateurs de Flora.
104 104  
105 -* L’utilisateur ne voit **que** les notices liées à son organisme ;
106 -* Les listes de résultats sont **filtrées** en conséquence (seuls les affichages **liste simple** ou **mosaïque** sont compatibles) ;
107 -* Les **listes d’index** ne sont **pas filtrées** → attention à la confidentialité.
45 +Il ne peut y avoir qu’un seul site associé à un utilisateur. Pour les utilisateurs ayant à gérer plusieurs inventaires, il leur faudra un profil utilisateur différent (code et mot de passe) pour chacun d’eux.
108 108  
109 -== Paramétrage du compte utilisateur ==
47 +Les musées (ou les inventaires), pour lesquels cette sécurité devra être mis en place, seront déclarés dans la table ORGANISME et associés aux utilisateurs au travers du champ Site.
110 110  
111 -* Un utilisateur ne peut être rattaché qu’à **un seul site** à la fois ;
112 -* Pour accéder à plusieurs musées, il faut **un identifiant distinct par site** (code et mot de passe différents) ;
113 -* Le champ **Site** de la fiche utilisateur détermine son accès.
114 114  
115 -[[Notice utilisateur → champ Site. >>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
50 +== Activer les restrictions d'accès par musée, pour un utilisateur ou pour un groupe ==
116 116  
52 +Deux rôles standard permettent d'activer ces restrictions :
117 117  
118 -== Restreindre les accès par groupe ==
54 +**Filtre code musée sur notices **: empêche l'utilisateur de modifier/supprimer des notices qui ne sont pas de son musée.
119 119  
120 -Rôles standard à utiliser :
56 +**Filtre code musée sur tables **: empêche l'utilisateur de voir les notices qui ne sont pas de son musée.
121 121  
122 -(% class="active" %)|=Rôle|=Fonction
123 -|Filtre code musée sur notices|Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée
124 -|Filtre code musée sur tables|Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les résultats
125 -
126 -(% class="box infomessage" %)
127 -(((
128 -**À savoir :** Ces filtres doivent être appliqués depuis la gestion des rôles sur les groupes utilisateurs.
129 -
130 -[[Ex. Filtre code musée sur les notices de biens.>>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
131 -)))
132 -
133 133  
134 -)))
135 -
136 -
137 -)))|(% style="width:300px" %)(((
138 -(% class="box" %)
139 -(((
140 -**Sommaire**
141 -
142 -{{toc depth="1" numbered="true"/}}
143 -)))
144 -
145 -(% class="box" %)
146 -(((
147 -**Aller plus loin**
148 -
149 -* [[Présentation des sources et des tables>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome]]
150 -* [[Gérer les listes>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome]]
151 -* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome]]
152 -)))
153 -
154 -(% class="box" %)
155 -(((
156 -**Icônes principales**
157 -)))
158 -
159 -(((
160 -
161 -
162 -
163 -)))
164 -)))
165 -
166 -
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