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Modifications pour le document Gérer les organismes

Modifié par Doriane Bautista le 2025/09/17 15:57
Depuis la version 30.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/15 16:11
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/15 14:09
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -3,51 +3,34 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Flora permet de gérer plusieurs inventaires dans une même base grâce à un système structurant fondé sur les **organismes**. Cette page décrit les principales étapes pour :
6 +Flora permet de gérer plusieurs inventaires au sein d’une même base, grâce à un système structurant fondé sur les **organismes** (musées ou institutions). Cette page présente les principales étapes pour :
7 7  
8 -* créer et configurer un nouvel organisme ;
9 -* définir des **listes de préfixes **pour garantir la coexistence de plusieurs inventaires ;
10 -* activer des **restrictions d’accès** basées sur le musée d’appartenance ;
11 -* attribuer les **droits appropriés** aux utilisateurs et groupes concernés.
8 +* déclarer les organismes dans l’application,
9 +* définir des **préfixes d’inventaire** permettant leur coexistence,
10 +* mettre en œuvre des **restrictions d’accès** selon le musée d’appartenance,
11 +* et attribuer les droits adaptés aux utilisateurs et groupes concernés.
12 12  
13 -Ces paramètres sont essentiels pour assurer une gestion multi-sites cohérente et sécurisée.
13 +Ces paramètres sont indispensables pour organiser efficacement une gestion multi-sites et garantir la confidentialité des données.
14 14  )))
15 15  
16 16  (((
17 -= (% id="cke_bm_9048S" style="display:none" %) (%%)Créer un organisme =
17 += (% id="cke_bm_9048S" style="display:none" %) (%%)Déclarer un organisme dans Flora =
18 18  
19 -== Objectif ==
19 +La table **Organismes** permet de référencer les institutions ou musées dont les inventaires seront gérés dans **Flora**. Cette configuration est indispensable pour :
20 20  
21 -Déclarer les organismes dans Flora permet de structurer les inventaires, de sécuriser les accès et de préparer les exports réglementaires (ex. : POP). Chaque organisme est identifié par un **code unique** et peut être associé à un **préfixe d’inventaire**, un **site utilisateur**, et un **numéro d’agrément SMF**.
21 +* Associer un **préfixe unique** aux numéros d’inventaire et d’entrée ;
22 +* Mettre en place une **sécurité d’accès** par institution (limiter les droits à un musée donné) ;
23 +* Paramétrer les **exports POP**, notamment avec le **numéro d’agrément SMF** requis.
22 22  
23 23  (% class="box infomessage" %)
24 24  (((
25 -Bonnes pratiques :
26 -
27 -(((
28 -* Créez l’organisme **avant** de créer son préfixe ;
29 -* Pour que Flora puisse faire le lien automatiquement entre un organisme, son préfixe et les droits d’accès associés, il est important d’utiliser le même code à chaque étape : dans la fiche de l’organisme (champ code) et dans les listes système (voir section 2). Cela évite les erreurs et simplifie la gestion multi-musées.
27 +Bonne pratique : il est recommandé d'utiliser un **code unique** pour chaque organisme (champ unique_key) identique au **code de préfixe** (voir section 2), afin de faciliter l’automatisation des droits et des associations.
30 30  )))
31 -)))
32 32  
33 -== Comment faire ? ==
30 +[[image:1748005406307-139.png]]
34 34  
35 -1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
36 -1. Cliquez sur le bouton [[image:1752582562091-398.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="30" width="27"]]
37 -1. Saisissez les informations dans la grille de saisie (champs obligatoires au minimum) et cliquez sur** Enregistrer.**
38 -1. Vérifiez la notice.
32 += Configurer les préfixe d'inventaire =
39 39  
40 -[[Ex. Bouton de création d'un nouvel organisme.>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
41 -
42 -
43 -[[Ex. Saisie du nouvel organisme et enregistrement. >>image:1752582212109-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
44 -
45 -
46 -[[Résultat → nouvel organisme créé.>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
47 -
48 -
49 -= Configurer les listes =
50 -
51 51  Le champ **Préfixe musée** (présent dans les tables des biens et des entrées) permet de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs musées.
52 52  
53 53  Cela permet :
... ... @@ -55,28 +55,15 @@
55 55  * La **cohabitation de plusieurs inventaires** dans une même application Flora ;
56 56  * La gestion distincte de **sous-ensembles de collection** au sein d’un même musée (ex. : biens empruntés, matériel pédagogique, etc.).
57 57  
58 -Les préfixes sont définis dans plusieurs sources :
41 +Les préfixes sont définis dans la liste de valeurs :** MUS_PREFIXENUMINV.lst**
59 59  
60 -1. Musée :
61 -
62 -* **MUS_PREFIXENUMINV.lst**
63 -* **MUS_MUSEE.lst**
64 -
65 -[[Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
66 -
67 -
68 -(% start="2" %)
69 -1. Données système :
70 -
71 -* **bib_droits.lst**
72 -* **bib_ex_lect.lst**
73 -
74 -[[Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
75 -
76 -
77 -(% class="box warningmessage" %)
43 +(% class="box infomessage" %)
78 78  (((
79 -Pensez à vérifier l'exactitude des codes des listes **bib_droits.lst **et **bib_ex_lect.lst. Si le code associé à un terme ne correspond pas au code de l'organisme le prêt ne fonctionnera pas bien (erreur dans les droits). **
45 +**Conseil technique :**
46 +Créez d’abord l’organisme dans la table correspondante, puis créez ensuite son préfixe avec le même code. Cela permet :
47 +
48 +* L’attribution automatique du bon préfixe lors de la création de notice ;
49 +* La gestion de **droits d’accès filtrés** par préfixe.
80 80  )))
81 81  
82 82  = Activer la sécurité d'accès par organisme =
... ... @@ -85,9 +85,8 @@
85 85  
86 86  == Fonctionnement ==
87 87  
88 -* **Biens et entrées :** restriction fondée sur le champ **Préfixe musée** ;
89 -* **Toutes les autres tables :** restriction fondée sur le champ **Musée ;**
90 -* **Pour la communication des exemplaires** : restrictions fondées sur le champ **Site**. 
58 +* **Biens :** restriction fondée sur le champ **Préfixe musée** ;
59 +* **Photos, Vidéos, Autres documents,** **Bibliothèque, etc. :** restriction fondée sur le champ **Musée**.
91 91  
92 92  == Effets de la restriction ==
93 93  
... ... @@ -96,36 +96,25 @@
96 96  * Seuls les affichages en **liste simple** ou en **mosaïque** sont compatibles avec ce filtrage.
97 97  * Les **listes d’index** restent non filtrées (attention à la confidentialité).
98 98  
68 +
69 +
99 99  (% class="box infomessage" %)
100 100  (((
101 101  **Remarques importantes :**
73 +)))
102 102  
103 103  * Un **utilisateur ne peut être rattaché qu’à un seul site**.
104 104  * Pour gérer plusieurs inventaires, il faudra **un identifiant utilisateur distinct par site** (code et mot de passe différents).
105 105  * Le **champ Site** de la fiche utilisateur détermine le musée auquel il a accès.
106 106  
107 -[[Notice utilisateur → champ **Site**>>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
108 -)))
79 +== Activer les restrictions d'accès par musée, pour un utilisateur ou pour un groupe ==
109 109  
110 -== Restreindre les accès par groupe ==
81 +Deux rôles standard permettent d'activer ces restrictions :
111 111  
112 -Un **rôle standard** permet de restreindre l’accès selon le musée :
83 +**Filtre code musée sur notices **: empêche l'utilisateur de modifier/supprimer des notices qui ne sont pas de son musée.
113 113  
114 -(% class="active" %)|=Rôle|=Fonction
115 -|Filtre code musée sur notices|L'utilisateur ne peut **modifier ni supprimer** de notices appartenant à un autre musée.
116 -|Filtre code musée sur tables|L’utilisateur **ne voit pas** les notices des autres musées dans les résultats.
117 -
118 -(% class="box infomessage" %)
119 -(((
120 -**À savoir :** Ces filtres doivent être appliqués aux **groupes utilisateurs** depuis la gestion des rôles.
121 -
122 -[[Ex. Filtre code musée sur les notices de biens.>>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
85 +**Filtre code musée sur tables **: empêche l'utilisateur de voir les notices qui ne sont pas de son musée.
123 123  )))
124 -
125 -
126 -)))
127 -
128 -
129 129  )))|(% style="width:300px" %)(((
130 130  (% class="box" %)
131 131  (((
... ... @@ -138,9 +138,7 @@
138 138  (((
139 139  **Aller plus loin**
140 140  
141 -* [[Présentation des sources et des tables>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome]]
142 142  * [[Gérer les listes>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome]]
143 -* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome]]
144 144  )))
145 145  
146 146  (% class="box" %)
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Auteur
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