Skip to Content

Modifications pour le document Gérer les organismes

Modifié par Doriane Bautista le 2025/09/17 15:57
Depuis la version 29.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/15 16:05
Commentaire de modification : Il n'y a aucun commentaire pour cette version
À la version 3.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/23 15:01
Commentaire de modification : Il n'y a aucun commentaire pour cette version

Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les organismes
1 +Organismes et préfixes
Parent
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,158 +1,56 @@
1 -(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
1 +{{box title="**Sommaire**"}}
2 +{{toc/}}
3 +{{/box}}
2 2  
3 -|(% style="width:840px" %)(((
4 -(% class="box" %)
5 -(((
6 -Flora permet de gérer plusieurs inventaires dans une même base grâce à un système structurant fondé sur les **organismes**. Cette page décrit les principales étapes pour :
5 += Gestion des organismes =
7 7  
8 -* créer et configurer un nouvel organisme ;
9 -* définir des **listes de préfixes **pour garantir la coexistence de plusieurs inventaires ;
10 -* activer des **restrictions d’accès** basées sur le musée d’appartenance ;
11 -* attribuer les **droits appropriés** aux utilisateurs et groupes concernés.
7 +La table des organismes permet de déclarer la ou les institutions dont les inventaires seront gérés dans Flora musée
12 12  
13 -Ces paramètres sont essentiels pour assurer une gestion multi-sites cohérente et sécurisée.
14 -)))
9 +Elle permet de définir une série de paramètres utilisés pour la différenciation des numéros d'inventaire (préfixe musée), la sécurisation des accès (ne modifier que les notices de "mon musée"), l'export POP (valeurs par défaut, code SMF)
15 15  
16 -(((
17 -= (% id="cke_bm_9048S" style="display:none" %) (%%)Créer un organisme =
18 18  
19 -== Objectif ==
12 += Préfixe associé à un organisme =
20 20  
21 -Déclarer les organismes dans Flora permet de structurer les inventaires, de sécuriser les accès et de préparer les exports réglementaires (ex. : POP). Chaque organisme est identifié par un **code unique** et peut être associé à un **préfixe d’inventaire**, un **site utilisateur**, et un **numéro d’agrément SMF**.
14 +Dans la table des biens et des entrées le champ Préfixe musée permet de saisir des numéro d'inventaires et numéro d'entrée identiques, mais uniques pour chaque préfixe, c'est ce qui permet de faire cohabiter plusieurs inventaires dans une même application.
22 22  
23 -(% class="box infomessage" %)
24 -(((
25 -Bonnes pratiques :
26 26  
27 -(((
28 -* Créez l’organisme **avant** de créer son préfixe ;
29 -* Utilisez le **même code** pour le code du terme de la liste (voir section 2) pour faciliter l’automatisation.
30 -)))
31 -)))
17 +A notre que ce champ préfixe peut aussi être utilisé, à l'intérieur d'un même musée pour différencier des grands ensembles de collection ou des types de biens différents (biens empruntés pour exposition, matériel d'étude...).
32 32  
33 -== Comment faire ? ==
19 +Les préfixes sont paramétrés dans la liste MUS_PREFIXENUMINV.lst
34 34  
35 -1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
36 -1. Cliquez sur le bouton [[image:1752582562091-398.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="30" width="27"]]
37 -1. Saisissez les informations dans la grille de saisie (champs obligatoires au minimum) et cliquez sur** Enregistrer.**
38 -1. Vérifiez la notice.
21 +(% class="\" %)
22 +(((
23 +Note importante : Il est conseillé de faire en sorte que la unique_key de l'organisme soit égale au code du préfixe, car cela permet :
39 39  
40 -[[Ex. Bouton de création d'un nouvel organisme.>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
25 +- d'associer automatiquement le bon préfixe à la notice lors de sa création
41 41  
42 -
43 -[[Ex. Saisie du nouvel organisme et enregistrement. >>image:1752582212109-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
44 -
45 -
46 -[[Résultat → nouvel organisme créé.>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
47 -
48 -
49 -= Configurer les listes =
50 -
51 -Le champ **Préfixe musée** (présent dans les tables des biens et des entrées) permet de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs musées.
52 -
53 -Cela permet :
54 -
55 -* La **cohabitation de plusieurs inventaires** dans une même application Flora ;
56 -* La gestion distincte de **sous-ensembles de collection** au sein d’un même musée (ex. : biens empruntés, matériel pédagogique, etc.).
57 -
58 -Les préfixes sont définis dans plusieurs sources :
59 -
60 -1. Musée :
61 -
62 -* **MUS_PREFIXENUMINV.lst**
63 -* **MUS_MUSEE.lst**
64 -
65 -[[Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
66 -
67 -
68 -(% start="2" %)
69 -1. Données système :
70 -
71 -* **bib_droits.lst**
72 -* **bib_ex_lect.lst**
73 -
74 -[[Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
75 -
76 -
77 -(% class="box warningmessage" %)
78 -(((
79 -Pensez à vérifier l'exactitude des codes des listes **bib_droits.lst **et **bib_ex_lect.lst. Si le code associé à un terme ne correspond pas au code de l'organisme le prêt ne fonctionnera pas bien (erreur dans les droits). **
27 +- de gérer des rôles avec des droits d\'accès sur les tables dépendantes de l'organisme de rattachement de l'utilisateur connecté. Créez d\'abord les notices dans la table des organismes, puis créez ensuite les préfixes avec les codes concernés
80 80  )))
81 81  
82 -= Activer la sécurité d'accès par organisme =
83 83  
84 -Flora permet de restreindre les accès en fonction du musée d’appartenance, dans les applications gérant **plusieurs inventaires dans une seule base**.
31 += Sécurité d'accès par organisme =
85 85  
86 -== Fonctionnement ==
33 +La gestion de la sécurité d’accès par musée permettra de déléguer la gestion de l’inventaire d’un (ou plusieurs musées) à des rôles attitrés, dans le cas d’une application gérant plusieurs inventaires dans la même base.
87 87  
88 -* **Biens et entrées :** restriction fondée sur le champ **Préfixe musée** ;
89 -* **Toutes les autres tables :** restriction fondée sur le champ **Musée ;**
90 -* **Pour la communication des exemplaires** : restrictions fondées sur le champ **Site**. 
35 +Cette sécurité est basée sur le préfixe musée (préfixe du numéro d’inventaire) pour la table des Biens, et sur le champ musée pour les tables biblio et photo.
91 91  
92 -== Effets de la restriction ==
37 +Elle pourra intervenir (selon le rôle attribué à l’utilisateur) au niveau de la liste résultat (l’utilisateur ne connaitra pas l’existence des notices des autres musées, attention les listes d’index ne seront pas filtrées). Seules la liste simple et la mosaïque fonctionnent de l’ouverture des notices (affichage, ou liste avec image).
93 93  
94 -* Les utilisateurs ne verront que les notices liées à leur organisme.
95 -* Dans les listes de résultats, les notices d’autres musées seront invisibles.
96 -* Seuls les affichages en **liste simple** ou en **mosaïque** sont compatibles avec ce filtrage.
97 -* Les **listes d’index** restent non filtrées (attention à la confidentialité).
39 +Chaque notice bien, photo, biblio ayant donc un champ permettant de définir le musée d’appartenance, on définira ensuite ledit musée dans les profils des utilisateurs habilités à le gérer.
98 98  
99 -(% class="box infomessage" %)
100 -(((
101 -**Remarques importantes :**
41 +Dans la mesure où cette gestion équivaut à celle des bibliothèques multi-sites, elle sera basée sur les mécanismes standards de gestion de sites et des utilisateurs de Flora.
102 102  
103 -* Un **utilisateur ne peut être rattaché qu’à un seul site**.
104 -* Pour gérer plusieurs inventaires, il faudra **un identifiant utilisateur distinct par site** (code et mot de passe différents).
105 -* Le **champ Site** de la fiche utilisateur détermine le musée auquel il a accès.
43 +Il ne peut y avoir qu’un seul site associé à un utilisateur. Pour les utilisateurs ayant à gérer plusieurs inventaires, il leur faudra un profil utilisateur différent (code et mot de passe) pour chacun d’eux.
106 106  
107 -[[Notice utilisateur → champ **Site**>>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
108 -)))
45 +Les musées (ou les inventaires), pour lesquels cette sécurité devra être mis en place, seront déclarés dans la table ORGANISME et associés aux utilisateurs au travers du champ Site.
109 109  
110 -== Restreindre les accès par groupe ==
111 111  
112 -Un **rôle standard** permet de restreindre l’accès selon le musée :
48 +== Activer les restrictions d'accès par musée pour un utilisateur ou un groupe ==
113 113  
114 -(% class="active" %)|=Rôle|=Fonction
115 -|Filtre code musée sur notices|L'utilisateur ne peut **modifier ni supprimer** de notices appartenant à un autre musée.
116 -|Filtre code musée sur tables|L’utilisateur **ne voit pas** les notices des autres musées dans les résultats.
50 +Deux rôles standard permettent d'activer ces restrictions :
117 117  
118 -(% class="box infomessage" %)
119 -(((
120 -**À savoir :** Ces filtres doivent être appliqués aux **groupes utilisateurs** depuis la gestion des rôles.
52 +**Filtre code musée sur notices **: empêche l'utilisateur de modifier/supprimer des notices qui ne sont pas de son musée.
121 121  
122 -[[Ex. Filtre code musée sur les notices de biens.>>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
123 -)))
54 +**Filtre code musée sur tables **: empêche l'utilisateur de voir les notices qui ne sont pas de son musée.
124 124  
125 125  
126 -)))
127 -
128 -
129 -)))|(% style="width:300px" %)(((
130 -(% class="box" %)
131 -(((
132 -**Sommaire**
133 -
134 -{{toc depth="1" numbered="true"/}}
135 -)))
136 -
137 -(% class="box" %)
138 -(((
139 -**Aller plus loin**
140 -
141 -* [[Présentation des sources et des tables>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome]]
142 -* [[Gérer les listes>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome]]
143 -* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome]]
144 -)))
145 -
146 -(% class="box" %)
147 -(((
148 -**Icônes principales**
149 -)))
150 -
151 -(((
152 -
153 -
154 -
155 -)))
156 -)))
157 -
158 -
1748005406307-139.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -146.8 KB
Contenu
1752582192508-642.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -117.5 KB
Contenu
1752582212109-685.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -146.4 KB
Contenu
1752582222630-568.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -128.4 KB
Contenu
1752582562091-398.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -1.2 KB
Contenu
1752585517549-268.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -55.9 KB
Contenu
1752585699671-778.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -189.8 KB
Contenu
1752585897200-332.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -159.1 KB
Contenu
1752586073690-826.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -116.0 KB
Contenu
1752586224832-838.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -121.4 KB
Contenu
1752586992127-846.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -157.1 KB
Contenu