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Modifications pour le document Gérer les organismes

Modifié par Doriane Bautista le 2025/09/17 15:57
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/15 15:53
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sur 2025/07/16 08:29
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -3,45 +3,52 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Flora permet de gérer plusieurs inventaires au sein d’une même base, grâce à un système structurant fondé sur les **organismes.** Cette page présente les principales étapes pour :
6 +Flora permet d’administrer plusieurs inventaires au sein d’une même base, grâce à un système structurant basé sur les **organismes**. Cette page décrit les principales étapes pour :
7 7  
8 -* déclarer les organismes dans l’application,
9 -* définir des **préfixes d’inventaire** permettant leur coexistence,
10 -* mettre en œuvre des **restrictions d’accès** selon le musée d’appartenance,
11 -* et attribuer les droits adaptés aux utilisateurs et groupes concernés.
8 +* créer et configurer un nouvel organisme ;
9 +* définir des **listes de préfixes **permettant la coexistence de plusieurs inventaires ;
10 +* **mettre en place des restrictions d’accès** selon l'institution d’appartenance ;
11 +* attribuer les **droits appropriés** aux utilisateurs et groupes concernés.
12 12  
13 -Ces paramètres sont indispensables pour organiser efficacement une gestion multi-sites et garantir la confidentialité des données.
13 +Ces paramétrages sont indispensables pour une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
14 14  )))
15 15  
16 16  (((
17 -= (% id="cke_bm_9048S" style="display:none" %) (%%)Déclarer un organisme dans Flora =
17 += Créer une notice organisme =
18 18  
19 19  == Objectif ==
20 20  
21 -La table **Organismes** permet de référencer les institutions ou musées dont les inventaires seront gérés dans **Flora**. Cette configuration est indispensable pour :
21 +La création d’un **organisme** dans Flora permet de :
22 22  
23 -* Associer un **préfixe unique** aux numéros d’inventaire et d'entrée ;
24 -* Mettre en place une **sécurité d’accès** par institution (limiter les droits à un musée donné) ;
25 -* Paramétrer les **exports POP**, notamment avec le **numéro d’agrément SMF** requis.
23 +* structurer les inventaires,
24 +* sécuriser les accès selon l’appartenance à une institution,
25 +* et préparer les **exports réglementaires** (ex. : POP avec numéro d’agrément SMF).
26 26  
27 +Chaque organisme est identifié par un **code unique**, et peut être associé à un **préfixe d’inventaire**, à des **utilisateurs**, et à un **site de rattachement**.
28 +
27 27  (% class="box infomessage" %)
28 28  (((
29 29  Bonnes pratiques :
30 30  
33 +(((
34 +* **Créez l’organisme avant son préfixe** (voir section 2).
31 31  * (((
32 -Créez d’abord l’organisme dans la table correspondante, puis créez ensuite son préfixe avec le même code (champ unique_key). Cela permet :
36 +Pour que Flora puisse établir automatiquement les bons liens entre organisme, préfixe et droits d’accès, utilisez **le même code** dans :
33 33  
34 -* L’attribution automatique du bon préfixe lors de la création de notice ;
35 -* La gestion de **droits d’accès filtrés** par préfixe.
38 +* le champ Code de la fiche organisme,
39 +* et les listes de préfixes.
36 36  )))
41 +
42 +Cela garantit une gestion fluide et évite les erreurs de synchronisation.
37 37  )))
44 +)))
38 38  
39 39  == Comment faire ? ==
40 40  
41 41  1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
42 42  1. Cliquez sur le bouton [[image:1752582562091-398.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="30" width="27"]]
43 -1. Saisissez les informations dans la grille de saisie (champs obligatoires au minimum) et cliquez sur** Enregistrer.**
44 -1. Vérifiez la notice.
50 +1. Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur **Enregistrer**
51 +1. Vérifiez que la notice est bien enregistrée.
45 45  
46 46  [[Ex. Bouton de création d'un nouvel organisme.>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
47 47  
... ... @@ -52,30 +52,65 @@
52 52  [[Résultat → nouvel organisme créé.>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
53 53  
54 54  
55 -= Configurer les listes =
62 += Modifier une notice organisme =
56 56  
57 -Le champ **Préfixe musée** (présent dans les tables des biens et des entrées) permet de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs musées.
64 +== Objectif ==
58 58  
59 -Cela permet :
66 +Il est possible de modifier à tout moment une notice organisme pour :
60 60  
61 -* La **cohabitation de plusieurs inventaires** dans une même application Flora ;
62 -* La gestion distincte de **sous-ensembles de collection** au sein d’un même musée (ex. : biens empruntés, matériel pédagogique, etc.).
68 +* corriger une information existante (nom, numéro SMF…) ;
69 +* ajouter un renseignement manquant ;
70 +* mettre à jour des paramètres liés à l’identification de l’institution.
63 63  
64 -Les préfixes sont définis dans plusieurs sources :
72 +== Comment faire ? ==
65 65  
66 -1. Musée :
74 +1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
75 +1. Recherchez la notice à modifier.
76 +1. Cliquez sur le bouton  [[image:1752590192298-517.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="35" width="28"]].
77 +1. Apportez les modifications nécessaires dans la grille, puis cliquez sur **Enregistrer. **
67 67  
68 -* **MUS_PREFIXENUMINV.lst**
69 -* **MUS_MUSEE.lst**
79 +[[Ex. Recherche du musée.>>image:1752646643114-884.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
70 70  
81 +
82 +[[Fiche organisme → bouton Modifier >>image:1752590120682-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
83 +
84 +
85 +[[Ex. Modification de la notice et enregistrement. >>image:1752646737024-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
86 +
87 +
88 += Gérer les listes associées =
89 +
90 +== Objectif ==
91 +
92 +Certains **champs clés**, liés à des **listes**, permettent à Flora de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques entre institutions (ex. : 2025.1) :
93 +
94 +* **Préfixe musée** : utilisé dans les tables des **biens** et des **entrées** ;
95 +* **Musée** : utilisé dans toutes les autres tables ;
96 +* **Site** : utilisé notamment dans la **table des exemplaires** (gestion des prêts).
97 +
98 +Cette structuration permet :
99 +
100 +* de faire cohabiter **plusieurs inventaires dans une seule base** ;
101 +* de gérer **des sous-ensembles** au sein d’un même organisme (ex. : collections distinctes, biens en dépôt, matériel d’étude, etc.).
102 +
103 +== Dans quelles listes sont définis les préfixes ? ==
104 +
105 +Les valeurs de ces champs sont paramétrées dans plusieurs **listes **et** sources** :
106 +
107 +=== Source Musée ===
108 +
109 +|=Liste|=Utilisation
110 +|MUS_PREFIXENUMINV.lst|Définition des préfixes pour les numéros d’inventaire et d’entrée
111 +|MUS_MUSEE.lst|Préfixe dans toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)
112 +
71 71  [[Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
72 72  
73 73  
74 -(% start="2" %)
75 -1. Données système :
116 +=== Source Données système ===
76 76  
77 -* **bib_droits.lst**
78 -* **bib_ex_lect.lst**
118 +|=Liste|=Utilisation
119 +|bib_droits.lst|Définition des droits de prêt par site
120 +|bib_ex_lect.lst|Définition des sites pour les exemplaires et utilisateurs lecteurs
79 79  
80 80  [[Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
81 81  
... ... @@ -82,48 +82,60 @@
82 82  
83 83  (% class="box warningmessage" %)
84 84  (((
85 -Pensez à vérifier l'exactitude des codes des listes **bib_droits.lst **et **bib_ex_lect.lst. Si le code associé à un terme ne correspond pas au code de l'organisme le prêt ne fonctionnera pas bien (erreur dans les droits). **
127 +**Points de vigilance : **
128 +
129 +* **Le code utilisé dans ces listes doit correspondre exactement** au code défini dans la fiche de l’organisme.
130 +* En cas de **désynchronisation**, certaines fonctionnalités peuvent ne plus fonctionner correctement (ex. : impossibilité de gérer un prêt si le site n’est pas reconnu dans les listes de droits).
86 86  )))
87 87  
133 +(% class="box infomessage" %)
134 +(((
135 +**Bonnes pratiques :** centralisez la gestion des codes et vérifiez leur cohérence entre les fiches organismes et les listes associées, notamment lors d’une modification ou création.
136 +)))
137 +
88 88  = Activer la sécurité d'accès par organisme =
89 89  
90 -Flora permet de restreindre les accès en fonction du musée d’appartenance, dans les applications gérant **plusieurs inventaires dans une seule base**.
140 +== Objectif ==
91 91  
92 -== Fonctionnement ==
142 +Restreindre l'accès aux notices selon le musée d'appartenance permet :
93 93  
94 -* **Biens et entrées :** restriction fondée sur le champ **Préfixe musée** ;
95 -* **Toutes les autres tables :** restriction fondée sur le champ **Musée ;**
96 -* **Pour la communication des exemplaires** : restrictions fondées sur le champ **Site**. 
144 +* de garantir la **confidentialité** des inventaires ;
145 +* de déléguer la gestion à différents responsables ou sites ;
146 +* d’éviter les erreurs de modification entre musées.
97 97  
148 +== Fonctionnement des restrictions ==
149 +
150 +(% class="active" %)|=Table concernée|=Champ utilisé pour la restriction
151 +|Biens, Entrées|Préfixe musée
152 +|Toutes les autres tables|Musée
153 +|Exemplaires (communication)|Site
154 +
98 98  == Effets de la restriction ==
99 99  
100 -* Les utilisateurs ne verront que les notices liées à leur organisme.
101 -* Dans les listes de résultats, les notices d’autres musées seront invisibles.
102 -* Seuls les affichages en **liste simple** ou en **mosaïque** sont compatibles avec ce filtrage.
103 -* Les **listes d’index** restent non filtrées (attention à la confidentialité).
157 +* L’utilisateur ne voit **que** les notices liées à son organisme ;
158 +* Les listes de résultats sont **filtrées** en conséquence (seuls les affichages **liste simple** ou **mosaïque** sont compatibles) ;
159 +* Les **listes d’index** ne sont **pas filtrées** → attention à la confidentialité.
104 104  
105 -(% class="box infomessage" %)
106 -(((
107 -**Remarques importantes :**
161 +== Paramétrage du compte utilisateur ==
108 108  
109 -* Un **utilisateur ne peut être rattaché qu’à un seul site**.
110 -* Pour gérer plusieurs inventaires, il faudra **un identifiant utilisateur distinct par site** (code et mot de passe différents).
111 -* Le **champ Site** de la fiche utilisateur détermine le musée auquel il a accès.
163 +* Un utilisateur ne peut être rattaché qu’à **un seul site** à la fois ;
164 +* Pour accéder à plusieurs musées, il faut **un identifiant distinct par site** (code et mot de passe différents) ;
165 +* Le champ **Site** de la fiche utilisateur détermine son accès.
112 112  
113 -[[Notice utilisateur → champ **Site**>>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
114 -)))
167 +[[Notice utilisateur → champ Site. >>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
115 115  
169 +
116 116  == Restreindre les accès par groupe ==
117 117  
118 -Un **rôle standard** permet de restreindre l’accès selon le musée :
172 +Rôles standard à utiliser :
119 119  
120 120  (% class="active" %)|=Rôle|=Fonction
121 -|Filtre code musée sur notices|L'utilisateur ne peut **modifier ni supprimer** de notices appartenant à un autre musée.
122 -|Filtre code musée sur tables|L’utilisateur **ne voit pas** les notices des autres musées dans les résultats.
175 +|Filtre code musée sur notices|Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée
176 +|Filtre code musée sur tables|Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les résultats
123 123  
124 124  (% class="box infomessage" %)
125 125  (((
126 -**À savoir :** Ces filtres doivent être appliqués aux **groupes utilisateurs** depuis la gestion des rôles.
180 +**À savoir :** Ces filtres doivent être appliqués depuis la gestion des rôles sur les groupes utilisateurs.
127 127  
128 128  [[Ex. Filtre code musée sur les notices de biens.>>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
129 129  )))
... ... @@ -147,11 +147,19 @@
147 147  * [[Présentation des sources et des tables>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome]]
148 148  * [[Gérer les listes>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome]]
149 149  * [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome]]
204 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
205 +* [[Effectuer des exports POP>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome]]
150 150  )))
151 151  
152 152  (% class="box" %)
153 153  (((
154 154  **Icônes principales**
211 +
212 +* [[image:1752589998778-173.png||height="41" width="37"]]** **Menu Paramétrage
213 +* [[image:1752590442341-409.png||height="39" width="34"]] Menu Données
214 +* [[image:1752590537116-638.png||height="37" width="36"]] Menu accès
215 +* [[image:1752590320850-171.png||height="34" width="34"]] Créer
216 +* [[image:1752590335380-514.png||height="44" width="40"]]Modifier
155 155  )))
156 156  
157 157  (((
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... ... @@ -1,0 +1,1 @@
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