Modifications pour le document Gérer les organismes

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Propriétés de la Page

Contenu

@@ -3,45 +3,52 @@
  |(% style="width:840px" %)(((
  (% class="box" %)
  (((
--Flora permet de gérer plusieurs inventaires au sein d’une même base, grâce à un système structurant fondé sur les **organismes.** Cette page présente les principales étapes pour :
++Flora permet d’administrer plusieurs inventaires au sein d’une même base, grâce à un système structurant basé sur les **organismes**. Cette page décrit les principales étapes pour :
--* déclarer les organismes dans l’application,
--* définir des **préfixes d’inventaire** permettant leur coexistence,
--* mettre en œuvre des **restrictions d’accès** selon le musée d’appartenance,
--* et attribuer les droits adaptés aux utilisateurs et groupes concernés.
++* créer et configurer un nouvel organisme ;
++* définir des **listes de préfixes **permettant la coexistence de plusieurs inventaires ;
++* **mettre en place des restrictions d’accès** selon l'institution d’appartenance ;
++* attribuer les **droits appropriés** aux utilisateurs et groupes concernés.
--Ces paramètres sont indispensables pour organiser efficacement une gestion multi-sites et garantir la confidentialité des données.
++Ces paramétrages sont indispensables pour une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
  )))
  (((
--= (% id="cke_bm_9048S" style="display:none" %) (%%)Déclarer un organisme dans Flora =
++= Créer une notice organisme =
  == Objectif ==
--La table **Organismes** permet de référencer les institutions ou musées dont les inventaires seront gérés dans **Flora**. Cette configuration est indispensable pour :
++La création d’un **organisme** dans Flora permet de :
--* Associer un **préfixe unique** aux numéros d’inventaire et d'entrée ;
--* Mettre en place une **sécurité d’accès** par institution (limiter les droits à un musée donné) ;
--* Paramétrer les **exports POP**, notamment avec le **numéro d’agrément SMF** requis.
++* structurer les inventaires,
++* sécuriser les accès selon l’appartenance à une institution,
++* et préparer les **exports réglementaires** (ex. : POP avec numéro d’agrément SMF).
++Chaque organisme est identifié par un **code unique**, et peut être associé à un **préfixe d’inventaire**, à des **utilisateurs**, et à un **site de rattachement**.
++
  (% class="box infomessage" %)
  (((
  Bonnes pratiques :
++(((
++* **Créez l’organisme avant son préfixe** (voir section 2).
  * (((
--Créez d’abord l’organisme dans la table correspondante, puis créez ensuite son préfixe avec le même code (champ unique_key). Cela permet :
++Pour que Flora puisse établir automatiquement les bons liens entre organisme, préfixe et droits d’accès, utilisez **le même code** dans :
--* L’attribution automatique du bon préfixe lors de la création de notice ;
--* La gestion de **droits d’accès filtrés** par préfixe.
++* le champ Code de la fiche organisme,
++* et les listes de préfixes.
  )))
++
++Cela garantit une gestion fluide et évite les erreurs de synchronisation.
  )))
++)))
  == Comment faire ? ==
 . Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
 . Cliquez sur le bouton [[image:1752582562091-398.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="30" width="27"]]
--1. Saisissez les informations dans la grille de saisie (champs obligatoires au minimum) et cliquez sur** Enregistrer.**
--1. Vérifiez la notice.
++1. Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur **Enregistrer**
++1. Vérifiez que la notice est bien enregistrée.
  [[Ex. Bouton de création d'un nouvel organisme.>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -52,30 +52,40 @@
  [[Résultat → nouvel organisme créé.>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--= Configurer les listes =
++= Modifier une notice organisme =
--Le champ **Préfixe musée** (présent dans les tables des biens et des entrées) permet de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs musées.
++Si besoin d'apporter des modifications à une notice organisme, utilisez le bouton [[image:1752590192298-517.png||data-xwiki-image-style-border="true"]].
--Cela permet :
++[[Fiche organisme → bouton Modifier >>image:1752590120682-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--* La **cohabitation de plusieurs inventaires** dans une même application Flora ;
--* La gestion distincte de **sous-ensembles de collection** au sein d’un même musée (ex. : biens empruntés, matériel pédagogique, etc.).
++= Gérer les listes associées =
--Les préfixes sont définis dans plusieurs sources :
++== Objectif ==
--1. Musée :
++Les champs **Préfixe musée** (présent dans les tables des biens et des entrées), **Musée **(présents dans toutes les tables) et** Site** (table des exemplaires) permettent de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs institutions.
--* **MUS_PREFIXENUMINV.lst**
--* **MUS_MUSEE.lst**
++Cela permet :
++* de faire **cohabiter plusieurs inventaires** dans une seule base ;
++* de gérer des **sous-ensembles** au sein d’une même institution (biens empruntés, matériel pédagogique, etc.).
++
++== Où sont définis les préfixes ? ==
++
++Ils sont paramétrés dans différentes **listes et sources : **
++
++1. Source Musée :
++
++* **MUS_PREFIXENUMINV.lst **(table biens et entrées)
++* **MUS_MUSEE.lst** (toutes les autres tables)
++
  [[Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
  (% start="2" %)
--1. Données système :
++1. Source Données système :
--* **bib_droits.lst**
--* **bib_ex_lect.lst**
++* **bib_droits.lst **(table des exemplaires)
++* **bib_ex_lect.lst** (table des exemplaires)
  [[Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -82,48 +82,54 @@
  (% class="box warningmessage" %)
  (((
--Pensez à vérifier l'exactitude des codes des listes **bib_droits.lst **et **bib_ex_lect.lst. Si le code associé à un terme ne correspond pas au code de l'organisme le prêt ne fonctionnera pas bien (erreur dans les droits). **
++Assurez-vous que les **codes** utilisés dans ces listes **correspondent exactement** au code de l’organisme.
++
++En cas de désynchronisation, certaines fonctionnalités comme les **droits de prêt** peuvent ne pas fonctionner correctement.
  )))
  = Activer la sécurité d'accès par organisme =
--Flora permet de restreindre les accès en fonction du musée d’appartenance, dans les applications gérant **plusieurs inventaires dans une seule base**.
++== Objectif ==
--== Fonctionnement ==
++Restreindre l'accès aux notices selon le musée d'appartenance permet :
--* **Biens et entrées :** restriction fondée sur le champ **Préfixe musée** ;
--* **Toutes les autres tables :** restriction fondée sur le champ **Musée ;**
--* **Pour la communication des exemplaires** : restrictions fondées sur le champ **Site**.
++* de garantir la **confidentialité** des inventaires ;
++* de déléguer la gestion à différents responsables ou sites ;
++* d’éviter les erreurs de modification entre musées.
++== Fonctionnement des restrictions ==
++
++(% class="active" %)|=Table concernée|=Champ utilisé pour la restriction
++|Biens, Entrées|Préfixe musée
++|Toutes les autres tables|Musée
++|Exemplaires (communication)|Site
++
  == Effets de la restriction ==
--* Les utilisateurs ne verront que les notices liées à leur organisme.
--* Dans les listes de résultats, les notices d’autres musées seront invisibles.
--* Seuls les affichages en **liste simple** ou en **mosaïque** sont compatibles avec ce filtrage.
--* Les **listes d’index** restent non filtrées (attention à la confidentialité).
++* L’utilisateur ne voit **que** les notices liées à son organisme ;
++* Les listes de résultats sont **filtrées** en conséquence (seuls les affichages **liste simple** ou **mosaïque** sont compatibles) ;
++* Les **listes d’index** ne sont **pas filtrées** → attention à la confidentialité.
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--**Remarques importantes :**
++== Paramétrage du compte utilisateur ==
--* Un **utilisateur ne peut être rattaché qu’à un seul site**.
--* Pour gérer plusieurs inventaires, il faudra **un identifiant utilisateur distinct par site** (code et mot de passe différents).
--* Le **champ Site** de la fiche utilisateur détermine le musée auquel il a accès.
++* Un utilisateur ne peut être rattaché qu’à **un seul site** à la fois ;
++* Pour accéder à plusieurs musées, il faut **un identifiant distinct par site** (code et mot de passe différents) ;
++* Le champ **Site** de la fiche utilisateur détermine son accès.
--[[Notice utilisateur → champ **Site**>>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--)))
++[[Notice utilisateur → champ Site. >>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
  == Restreindre les accès par groupe ==
--Un **rôle standard** permet de restreindre l’accès selon le musée :
++Rôles standard à utiliser :
  (% class="active" %)|=Rôle|=Fonction
--|Filtre code musée sur notices|L'utilisateur ne peut **modifier ni supprimer** de notices appartenant à un autre musée.
--|Filtre code musée sur tables|L’utilisateur **ne voit pas** les notices des autres musées dans les résultats.
++|Filtre code musée sur notices|Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée
++|Filtre code musée sur tables|Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les résultats
  (% class="box infomessage" %)
  (((
--**À savoir :** Ces filtres doivent être appliqués aux **groupes utilisateurs** depuis la gestion des rôles.
++**À savoir :** Ces filtres doivent être appliqués depuis la gestion des rôles sur les groupes utilisateurs.
  [[Ex. Filtre code musée sur les notices de biens.>>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
  )))
@@ -147,11 +147,19 @@
  * [[Présentation des sources et des tables>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome]]
  * [[Gérer les listes>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome]]
  * [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome]]
++* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
++* [[Effectuer des exports POP>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome]]
  )))
  (% class="box" %)
  (((
  **Icônes principales**
++
++* [[image:1752589998778-173.png||height="41" width="37"]]** **Menu Paramétrage
++* [[image:1752590442341-409.png||height="39" width="34"]] Menu Données
++* [[image:1752590537116-638.png||height="37" width="36"]] Menu accès
++* [[image:1752590320850-171.png||height="34" width="34"]] Créer
++* [[image:1752590335380-514.png||height="44" width="40"]]Modifier
  )))
  (((

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Auteur

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