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Modifications pour le document Gérer les organismes

Modifié par Doriane Bautista le 2025/09/17 15:57
Depuis la version 27.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/15 15:53
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/15 16:36
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -3,36 +3,30 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Flora permet de gérer plusieurs inventaires au sein d’une même base, grâce à un système structurant fondé sur les **organismes.** Cette page présente les principales étapes pour :
6 +Flora permet de gérer plusieurs inventaires dans une même base grâce à un système structurant fondé sur les **organismes**. Cette page décrit les principales étapes pour :
7 7  
8 -* déclarer les organismes dans l’application,
9 -* définir des **préfixes d’inventaire** permettant leur coexistence,
10 -* mettre en œuvre des **restrictions d’accès** selon le musée d’appartenance,
11 -* et attribuer les droits adaptés aux utilisateurs et groupes concernés.
8 +* créer et configurer un nouvel organisme ;
9 +* définir des **listes de préfixes **pour garantir la coexistence de plusieurs inventaires ;
10 +* activer des **restrictions d’accès** basées sur le musée d’appartenance ;
11 +* attribuer les **droits appropriés** aux utilisateurs et groupes concernés.
12 12  
13 -Ces paramètres sont indispensables pour organiser efficacement une gestion multi-sites et garantir la confidentialité des données.
13 +Ces paramètres sont essentiels pour assurer une gestion multi-sites cohérente et sécurisée.
14 14  )))
15 15  
16 16  (((
17 -= (% id="cke_bm_9048S" style="display:none" %) (%%)Déclarer un organisme dans Flora =
17 += (% id="cke_bm_9048S" style="display:none" %) (%%)Créer un organisme =
18 18  
19 19  == Objectif ==
20 20  
21 -La table **Organismes** permet de référencer les institutions ou musées dont les inventaires seront gérés dans **Flora**. Cette configuration est indispensable pour :
21 +Déclarer les organismes dans Flora permet de structurer les inventaires, de sécuriser les accès et de préparer les exports réglementaires (ex. : POP). Chaque organisme est identifié par un **code unique** et peut être associé à un **préfixe d’inventaire**, plusieurs **utilisateurs**, et un **numéro d’agrément SMF**.
22 22  
23 -* Associer un **préfixe unique** aux numéros d’inventaire et d'entrée ;
24 -* Mettre en place une **sécurité d’accès** par institution (limiter les droits à un musée donné) ;
25 -* Paramétrer les **exports POP**, notamment avec le **numéro d’agrément SMF** requis.
26 -
27 27  (% class="box infomessage" %)
28 28  (((
29 29  Bonnes pratiques :
30 30  
31 -* (((
32 -Créez d’abord l’organisme dans la table correspondante, puis créez ensuite son préfixe avec le même code (champ unique_key). Cela permet :
33 -
34 -* L’attribution automatique du bon préfixe lors de la création de notice ;
35 -* La gestion de **droits d’accès filtrés** par préfixe.
27 +(((
28 +* Créez l’organisme **avant** de créer son préfixe ;
29 +* Pour que Flora puisse faire le lien automatiquement entre un organisme, son préfixe et les droits d’accès associés, **il est important d’utiliser le même code à chaque étape : dans la fiche de l’organisme (champ code) et dans les listes de préfixes** (voir section 2). Cela évite les erreurs et simplifie la gestion multi-musées.
36 36  )))
37 37  )))
38 38  
... ... @@ -40,8 +40,8 @@
40 40  
41 41  1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
42 42  1. Cliquez sur le bouton [[image:1752582562091-398.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="30" width="27"]]
43 -1. Saisissez les informations dans la grille de saisie (champs obligatoires au minimum) et cliquez sur** Enregistrer.**
44 -1. Vérifiez la notice.
37 +1. Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur **Enregistrer**
38 +1. Vérifiez que la notice est bien enregistrée.
45 45  
46 46  [[Ex. Bouton de création d'un nouvel organisme.>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
47 47  
... ... @@ -52,30 +52,38 @@
52 52  [[Résultat → nouvel organisme créé.>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
53 53  
54 54  
49 += Modifier un organisme =
50 +
51 +Si besoin de modifier un organisme, utilisez le bouton
52 +
53 +[[Fiche organisme → bouton Modifier >>image:1752590120682-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
54 +
55 55  = Configurer les listes =
56 56  
57 -Le champ **Préfixe musée** (présent dans les tables des biens et des entrées) permet de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs musées.
57 +Les champs **Préfixe musée** (présent dans les tables des biens et des entrées), **Musée **(présents dans toutes les tables) et** Site** (table des exemplaires) permettent de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs institutions.
58 58  
59 -Cela permet :
59 +Cela permet :
60 60  
61 -* La **cohabitation de plusieurs inventaires** dans une même application Flora ;
62 -* La gestion distincte de **sous-ensembles de collection** au sein d’un même musée (ex. : biens empruntés, matériel pédagogique, etc.).
61 +* de faire **cohabiter plusieurs inventaires** dans une seule base ;
62 +* de gérer des **sous-ensembles** au sein d’une même institution (biens empruntés, matériel pédagogique, etc.).
63 63  
64 -Les préfixes sont définis dans plusieurs sources :
64 +== Où sont définis les préfixes ? ==
65 65  
66 -1. Musée :
66 +Ils sont paramétrés dans différentes **listes et sources : **
67 67  
68 -* **MUS_PREFIXENUMINV.lst**
69 -* **MUS_MUSEE.lst**
68 +1. Source Musée :
70 70  
70 +* **MUS_PREFIXENUMINV.lst **(table biens et entrées)
71 +* **MUS_MUSEE.lst** (toutes les autres tables)
72 +
71 71  [[Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
72 72  
73 73  
74 74  (% start="2" %)
75 -1. Données système :
77 +1. Source Données système :
76 76  
77 -* **bib_droits.lst**
78 -* **bib_ex_lect.lst**
79 +* **bib_droits.lst **(table des exemplaires)
80 +* **bib_ex_lect.lst** (table des exemplaires)
79 79  
80 80  [[Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
81 81  
... ... @@ -82,48 +82,54 @@
82 82  
83 83  (% class="box warningmessage" %)
84 84  (((
85 -Pensez à vérifier l'exactitude des codes des listes **bib_droits.lst **et **bib_ex_lect.lst. Si le code associé à un terme ne correspond pas au code de l'organisme le prêt ne fonctionnera pas bien (erreur dans les droits). **
87 +Assurez-vous que les **codes** utilisés dans ces listes **correspondent exactement** au code de l’organisme.
88 +
89 +En cas de désynchronisation, certaines fonctionnalités comme les **droits de prêt** peuvent ne pas fonctionner correctement.
86 86  )))
87 87  
88 88  = Activer la sécurité d'accès par organisme =
89 89  
90 -Flora permet de restreindre les accès en fonction du musée d’appartenance, dans les applications gérant **plusieurs inventaires dans une seule base**.
94 +== Objectif ==
91 91  
92 -== Fonctionnement ==
96 +Restreindre l'accès aux notices selon le musée d'appartenance permet :
93 93  
94 -* **Biens et entrées :** restriction fondée sur le champ **Préfixe musée** ;
95 -* **Toutes les autres tables :** restriction fondée sur le champ **Musée ;**
96 -* **Pour la communication des exemplaires** : restrictions fondées sur le champ **Site**. 
98 +* de garantir la **confidentialité** des inventaires ;
99 +* de déléguer la gestion à différents responsables ou sites ;
100 +* d’éviter les erreurs de modification entre musées.
97 97  
102 +== Fonctionnement des restrictions ==
103 +
104 +(% class="active" %)|=Table concernée|=Champ utilisé pour la restriction
105 +|Biens, Entrées|Préfixe musée
106 +|Toutes les autres tables|Musée
107 +|Exemplaires (communication)|Site
108 +
98 98  == Effets de la restriction ==
99 99  
100 -* Les utilisateurs ne verront que les notices liées à leur organisme.
101 -* Dans les listes de résultats, les notices d’autres musées seront invisibles.
102 -* Seuls les affichages en **liste simple** ou en **mosaïque** sont compatibles avec ce filtrage.
103 -* Les **listes d’index** restent non filtrées (attention à la confidentialité).
111 +* L’utilisateur ne voit **que** les notices liées à son organisme ;
112 +* Les listes de résultats sont **filtrées** en conséquence (seuls les affichages **liste simple** ou **mosaïque** sont compatibles) ;
113 +* Les **listes d’index** ne sont **pas filtrées** → attention à la confidentialité.
104 104  
105 -(% class="box infomessage" %)
106 -(((
107 -**Remarques importantes :**
115 +== Paramétrage du compte utilisateur ==
108 108  
109 -* Un **utilisateur ne peut être rattaché qu’à un seul site**.
110 -* Pour gérer plusieurs inventaires, il faudra **un identifiant utilisateur distinct par site** (code et mot de passe différents).
111 -* Le **champ Site** de la fiche utilisateur détermine le musée auquel il a accès.
117 +* Un utilisateur ne peut être rattaché qu’à **un seul site** à la fois ;
118 +* Pour accéder à plusieurs musées, il faut **un identifiant distinct par site** (code et mot de passe différents) ;
119 +* Le champ **Site** de la fiche utilisateur détermine son accès.
112 112  
113 -[[Notice utilisateur → champ **Site**>>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
114 -)))
121 +[[Notice utilisateur → champ Site. >>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
115 115  
123 +
116 116  == Restreindre les accès par groupe ==
117 117  
118 -Un **rôle standard** permet de restreindre l’accès selon le musée :
126 +Rôles standard à utiliser :
119 119  
120 120  (% class="active" %)|=Rôle|=Fonction
121 -|Filtre code musée sur notices|L'utilisateur ne peut **modifier ni supprimer** de notices appartenant à un autre musée.
122 -|Filtre code musée sur tables|L’utilisateur **ne voit pas** les notices des autres musées dans les résultats.
129 +|Filtre code musée sur notices|Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée
130 +|Filtre code musée sur tables|Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les résultats
123 123  
124 124  (% class="box infomessage" %)
125 125  (((
126 -**À savoir :** Ces filtres doivent être appliqués aux **groupes utilisateurs** depuis la gestion des rôles.
134 +**À savoir :** Ces filtres doivent être appliqués depuis la gestion des rôles sur les groupes utilisateurs.
127 127  
128 128  [[Ex. Filtre code musée sur les notices de biens.>>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
129 129  )))
... ... @@ -152,6 +152,8 @@
152 152  (% class="box" %)
153 153  (((
154 154  **Icônes principales**
163 +
164 +* [[image:1752589998778-173.png||height="41" width="37"]]** **Menu Paramétrage
155 155  )))
156 156  
157 157  (((
1752589998778-173.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +4.3 KB
Contenu
1752590120682-949.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +129.1 KB
Contenu