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Modifications pour le document Gérer les organismes

Modifié par Doriane Bautista le 2025/09/17 15:57
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/15 15:46
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/08 13:51
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome
1 +2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome
Contenu
... ... @@ -3,133 +3,186 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Flora permet de gérer plusieurs inventaires au sein d’une même base, grâce à un système structurant fondé sur les **organismes** (musées ou institutions). Cette page présente les principales étapes pour :
6 +**Flora permet de gérer plusieurs inventaires dans une même base** grâce à un système structuré autour des **organismes**.
7 7  
8 -* déclarer les organismes dans l’application,
9 -* définir des **préfixes d’inventaire** permettant leur coexistence,
10 -* mettre en œuvre des **restrictions d’accès** selon le musée d’appartenance,
11 -* et attribuer les droits adaptés aux utilisateurs et groupes concernés.
8 +Il est ainsi possible de **créer et configurer de nouveaux organismes**, de **définir des préfixes** pour faire coexister plusieurs inventaires, de **limiter les accès **selon l’institution d’appartenance et d’**attribuer les droits** adaptés aux utilisateurs et groupes concernés.
12 12  
13 -Ces paramètres sont indispensables pour organiser efficacement une gestion multi-sites et garantir la confidentialité des données.
10 +Ces réglages assurent une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
14 14  )))
15 15  
16 16  (((
17 -= (% id="cke_bm_9048S" style="display:none" %) (%%)Déclarer un organisme dans Flora =
14 += Créer une notice organisme =
18 18  
19 19  == Objectif ==
20 20  
21 -La table **Organismes** permet de référencer les institutions ou musées dont les inventaires seront gérés dans **Flora**. Cette configuration est indispensable pour :
18 +La création d’un **organisme** dans Flora permet de :
22 22  
23 -* Associer un **préfixe unique** aux numéros d’inventaire et d’entrée ;
24 -* Mettre en place une **sécurité d’accès** par institution (limiter les droits à un musée donné) ;
25 -* Paramétrer les **exports POP**, notamment avec le **numéro d’agrément SMF** requis.
20 +* structurer les inventaires,
21 +* sécuriser les accès selon l’appartenance à une institution,
22 +* et préparer les **exports réglementaires** (ex. : POP avec numéro d’agrément SMF).
26 26  
27 -(% class="box infomessage" %)
24 +Chaque organisme est identifié par un **code unique**, et peut être associé à un **préfixe d’inventaire**, à des **utilisateurs**, et à un **site de rattachement**.
25 +
26 +(% class="box successmessage" %)
28 28  (((
29 29  Bonnes pratiques :
30 30  
30 +(((
31 +* **Créez l’organisme avant son préfixe.**
31 31  * (((
32 -Créez d’abord l’organisme dans la table correspondante, puis créez ensuite son préfixe avec le même code (champ unique_key). Cela permet :
33 +Pour que Flora puisse établir automatiquement les bons liens entre organisme, préfixe et droits d’accès, utilisez **le même code** dans :
33 33  
34 -* L’attribution automatique du bon préfixe lors de la création de notice ;
35 -* La gestion de **droits d’accès filtrés** par préfixe.
35 +* le champ Code de la fiche organisme,
36 +* et les listes de préfixes.
36 36  )))
38 +
39 +Cela garantit une gestion fluide et évite les erreurs de synchronisation.
37 37  )))
41 +)))
38 38  
39 39  == Comment faire ? ==
40 40  
41 -1. Rendez-vous dans Administration > Paramétrage > Organisme
42 -1. Cliquez sur le bouton [[image:1752582562091-398.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="30" width="27"]]
43 -1. Saisissez les informations dans la grille de saisie (champs obligatoires au minimum) et cliquez sur** Enregistrer.**
44 -1. Vérifiez la notice.
45 +1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
46 +1. Cliquez sur **Créer un nouvel organisme**.
47 +1. Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur **Enregistrer**
48 +1. Vérifiez que la notice est bien enregistrée.
45 45  
46 -[[Ex. Bouton de création d'un nouvel organisme.>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
50 +[[//Créer un nouvel organisme//>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
47 47  
48 48  
49 -[[Ex. Saisie du nouvel organisme et enregistrement. >>image:1752582212109-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
53 +[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1752582212109-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
50 50  
51 51  
52 -[[Résultat → nouvel organisme créé.>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
56 +[[//Résultat → nouvel organisme créé//>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
53 53  
54 54  
55 -= Configurer les préfixe d'inventaire =
59 += Modifier une notice organisme =
56 56  
57 -Le champ **Préfixe musée** (présent dans les tables des biens et des entrées) permet de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs musées.
61 +== Objectif ==
58 58  
59 -Cela permet :
63 +Il est possible de modifier à tout moment une notice organisme pour :
60 60  
61 -* La **cohabitation de plusieurs inventaires** dans une même application Flora ;
62 -* La gestion distincte de **sous-ensembles de collection** au sein d’un même musée (ex. : biens empruntés, matériel pédagogique, etc.).
65 +* corriger une information existante (nom, numéro SMF…) ;
66 +* ajouter un renseignement manquant ;
67 +* mettre à jour des paramètres liés à l’identification de l’institution.
63 63  
64 -Les préfixes sont définis dans plusieurs sources :
69 +== Comment faire ? ==
65 65  
66 -1. Musée :
71 +1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
72 +1. Recherchez la notice à modifier.
73 +1. Cliquez sur **Modifier la notice**.
74 +1. Apportez les modifications nécessaires dans la grille, puis cliquez sur **Enregistrer. **
67 67  
68 -* **MUS_PREFIXENUMINV.lst**
69 -* **MUS_MUSEE.lst**
76 +[[//Ex. Recherche du musée//>>image:1752646643114-884.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
70 70  
71 -[[Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
72 72  
79 +[[//Modifier la notice organisme//>>image:1752590120682-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
73 73  
74 -(% start="2" %)
75 -1. Données système :
76 76  
77 -* **bib_droits.lst**
78 -* **bib_ex_lect.lst**
82 +[[//Modification des données et enregistrement//>>image:1752646737024-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
79 79  
80 -[[Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
81 81  
85 += Identifier les listes utilisées dans la gestion des organismes =
82 82  
87 +== Objectif ==
88 +
89 +Certains **champs clés**, liés à des **listes**, permettent à Flora de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques entre institutions (ex. : 2025.1) :
90 +
91 +* **Préfixe musée** : utilisé dans les tables des **biens** et des **entrées** ;
92 +* **Musée** : utilisé dans toutes les autres tables ;
93 +* **Site** : utilisé notamment dans la **table des exemplaires** (gestion des prêts).
94 +
95 +Cette structuration permet :
96 +
97 +* de faire cohabiter **plusieurs inventaires dans une seule base** ;
98 +* de gérer **des sous-ensembles** au sein d’un même organisme (ex. : collections distinctes, biens en dépôt, matériel d’étude, etc.).
99 +
100 +== Listes liées aux organismes ==
101 +
102 +Les valeurs de ces champs sont paramétrées dans plusieurs **sources **et** listes** :
103 +
104 +=== Source Musée ===
105 +
106 +(% class="active" %)|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Liste|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation
107 +|MUS_PREFIXENUMINV.lst|Définition des préfixes pour les numéros d’inventaire et d’entrée
108 +|MUS_MUSEE.lst|Préfixe dans toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)
109 +
110 +[[//Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**//>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
111 +
112 +
113 +=== Source Données système ===
114 +
115 +(% class="active" %)|=(% style="width: 244px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Liste|=(% style="width: 635px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation
116 +|(% style="width:244px" %)bib_droits.lst|(% style="width:635px" %)Définition des droits de prêt par site
117 +|(% style="width:244px" %)bib_ex_lect.lst|(% style="width:635px" %)Définition des sites pour les exemplaires et utilisateurs lecteurs
118 +
119 +[[//Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**//>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
120 +
121 +
83 83  (% class="box warningmessage" %)
84 84  (((
85 -Il est important 
124 +**Points de vigilance : **
125 +
126 +* **Le code utilisé dans ces listes doit correspondre exactement** au code défini dans la fiche de l’organisme.
127 +* En cas de **désynchronisation**, certaines fonctionnalités peuvent ne plus fonctionner correctement (ex. : impossibilité de gérer un prêt si le site n’est pas reconnu dans les listes de droits).
86 86  )))
87 87  
88 -(% class="box infomessage" %)
130 +(% class="box successmessage" %)
89 89  (((
90 -**Conseil technique :**
132 + **Bonnes pratiques :** centralisez la gestion des codes et vérifiez leur cohérence entre les fiches organismes et les listes associées, Mettre en place des restrictions d’accès par organisme.
91 91  )))
92 92  
93 -= Activer la sécurité d'accès par organisme =
135 += Mettre en place des restrictions d’accès par organisme =
94 94  
95 -Flora permet de restreindre les accès en fonction du musée d’appartenance, dans les applications gérant **plusieurs inventaires dans une seule base**.
137 +== Objectif ==
96 96  
97 -== Fonctionnement ==
139 +Restreindre l'accès aux notices selon l'institution d'appartenance permet :
98 98  
99 -* **Biens et entrées :** restriction fondée sur le champ **Préfixe musée** ;
100 -* **Toutes les autres tables :** restriction fondée sur le champ **Musée**.
141 +* de **garantir la confidentialité** des inventaires ;
142 +* de **déléguer la gestion** à des responsables distincts selon les institutions ou sites ;
143 +* de **prévenir les erreurs** de modification sur des notices hors périmètre.
101 101  
145 +== Fonctionnement des restrictions ==
146 +
147 +La restriction d’accès repose sur différents **champs-clés**, selon la table concernée :
148 +
149 +(% class="active" %)|=(% style="width: 418px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Table concernée|=(% style="width: 461px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Champ utilisé pour la restriction
150 +|(% style="width:418px" %)Biens, Entrées|(% style="width:461px" %)Préfixe musée
151 +|(% style="width:418px" %)Toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)|(% style="width:461px" %)Musée
152 +|(% style="width:418px" %)Exemplaires (communication)|(% style="width:461px" %)Site
153 +
102 102  == Effets de la restriction ==
103 103  
104 -* Les utilisateurs ne verront que les notices liées à leur organisme.
105 -* Dans les listes de résultats, les notices d’autres musées seront invisibles.
106 -* Seuls les affichages en **liste simple** ou en **mosaïque** sont compatibles avec ce filtrage.
107 -* Les **listes d’index** restent non filtrées (attention à la confidentialité).
156 +* L’utilisateur ne voit **que** les notices liées à son organisme ;
157 +* Les listes de résultats sont **filtrées automatiquement** (fonctionne uniquement avec les vues **liste simple** et **mosaïque**)
108 108  
109 -(% class="box infomessage" %)
159 +(% class="box warningmessage" %)
110 110  (((
111 -**Remarques importantes :**
161 +Les **listes d’index** ne sont **pas filtrées** → **attention à la confidentialité** des données visibles via les menus déroulants ou filtres d’index.
162 +)))
112 112  
113 -* Un **utilisateur ne peut être rattaché qu’à un seul site**.
114 -* Pour gérer plusieurs inventaires, il faudra **un identifiant utilisateur distinct par site** (code et mot de passe différents).
115 -* Le **champ Site** de la fiche utilisateur détermine le musée auquel il a accès.
164 +== Paramétrage du compte utilisateur ==
116 116  
117 -[[Notice utilisateur → champ **Site**>>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
118 -)))
166 +* Un utilisateur ne peut être rattaché qu’à **un seul site** à la fois ;
167 +* Pour intervenir sur plusieurs institutions, il doit disposer d’un **identifiant utilisateur distinct** pour chaque site (avec codes et mots de passe séparés) ;
168 +* Le champ **Site** de la fiche utilisateur détermine les droits d'accès.
119 119  
170 +[[//Notice utilisateur → champ** Site**//>>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
171 +
172 +
120 120  == Restreindre les accès par groupe ==
121 121  
122 -Un **rôle standard** permet de restreindre l’accès selon le musée :
175 +Rôles standard à utiliser :
123 123  
124 -(% class="active" %)|=Rôle|=Fonction
125 -|Filtre code musée sur notices|L'utilisateur ne peut **modifier ni supprimer** de notices appartenant à un autre musée.
126 -|Filtre code musée sur tables|L’utilisateur **ne voit pas** les notices des autres musées dans les résultats.
177 +(% class="active" %)|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Rôle|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Fonction
178 +|Filtre code musée sur notices|Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée.
179 +|Filtre code musée sur tables|Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les listes de résultats.
127 127  
128 128  (% class="box infomessage" %)
129 129  (((
130 -**À savoir :** Ces filtres doivent être appliqués aux **groupes utilisateurs** depuis la gestion des rôles.
183 +**À savoir :** Ces filtres sont appliqués via la **gestion des rôles** dans les **groupes utilisateurs** (menu Accès > Rôles).
131 131  
132 -[[Ex. Filtre code musée sur les notices de biens.>>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
185 +[[//Ex. Filtre code musée sur les notices de biens//>>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
133 133  )))
134 134  
135 135  
... ... @@ -148,14 +148,26 @@
148 148  (((
149 149  **Aller plus loin**
150 150  
151 -* [[Présentation des sources et des tables>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome]]
152 -* [[Gérer les listes>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome]]
153 -* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome]]
204 +* [[Comprendre les sources et les tables dans Flora>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome||target="_blank"]]
205 +* [[Gérer les listes>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome||target="_blank"]]
206 +* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome||target="_blank"]]
207 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome||target="_blank"]]
208 +* [[Exporter sur POP>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome||target="_blank"]]
154 154  )))
155 155  
156 156  (% class="box" %)
157 157  (((
158 158  **Icônes principales**
214 +
215 +* [[image:1752589998778-173.png||height="33" width="30"]]** **Menu Paramétrage 
216 +
217 +* [[image:1752590442341-409.png||height="34" width="30"]] Menu Données 
218 +
219 +* [[image:1752590537116-638.png||height="32" width="31"]] Menu accès
220 +
221 +* [[image:1752590320850-171.png||height="28" width="28"]] Créer 
222 +
223 +* [[image:1752590335380-514.png||height="34" width="31"]]Modifier
159 159  )))
160 160  
161 161  (((
1752589998778-173.png
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... ... @@ -1,0 +1,1 @@
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