Modifications pour le document Gérer les organismes

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Propriétés de la Page

Parent

@@ -1,1 +1,1 @@
--1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome
++2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome

Contenu

@@ -3,144 +3,178 @@
  |(% style="width:840px" %)(((
  (% class="box" %)
  (((
--Flora permet de gérer plusieurs inventaires au sein d’une même base, grâce à un système structurant fondé sur les **organismes** (musées ou institutions). Cette page présente les principales étapes pour :
++**Flora permet de gérer plusieurs inventaires dans une même base** grâce à un système structuré autour des **organismes**.
--* déclarer les organismes dans l’application,
--* définir des **préfixes d’inventaire** permettant leur coexistence,
--* mettre en œuvre des **restrictions d’accès** selon le musée d’appartenance,
--* et attribuer les droits adaptés aux utilisateurs et groupes concernés.
++Il est ainsi possible de **créer et configurer de nouveaux organismes**, de **définir des préfixes** pour faire coexister plusieurs inventaires, de **limiter les accès **selon l’institution d’appartenance et d’**attribuer les droits** adaptés aux utilisateurs et groupes concernés.
--Ces paramètres sont indispensables pour organiser efficacement une gestion multi-sites et garantir la confidentialité des données.
++Ces réglages assurent une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
  )))
  (((
--= (% id="cke_bm_9048S" style="display:none" %) (%%)Déclarer un organisme dans Flora =
++= À quoi servent les organismes dans Flora ? =
--== Objectif ==
++Dans Flora, les organismes servent à :
--La table **Organismes** permet de référencer les institutions ou musées dont les inventaires seront gérés dans **Flora**. Cette configuration est indispensable pour :
++|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Finalité|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 430px;" %)Utilisation dans Flora|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 343px;" %)Cas d'usage
++|**Structurer les inventaires**|(% style="width:430px" %)Permet de gérer **plusieurs inventaires distincts dans une même base **et de faire coexister des numérotations identiques (ex. : 2025.1 dans deux institutions différentes).|(% style="width:343px" %)(((
++* Regrouper plusieurs musées dans une base commune tout en séparant leurs inventaires.
++* Gérer un seul musée avec des sous-ensembles (collections spécifiques, dépôts, matériels d’étude)
++)))
++|**Sécuriser les accès**|(% style="width:430px" %)**Restreint les droits **selon l’institution, le site ou le préfixe, afin de protéger la confidentialité et limiter les erreurs.|(% style="width:343px" %)(((
++* Chaque musée n’accède qu’à ses propres notices.
++* Les agents d’un site ne voient pas les notices des autres sites.
++)))
++|**Préparer les exports réglementaires**|(% style="width:430px" %)Associe les organismes aux informations officielles (n° d’agrément SMF) pour les exports POP et autres.|(% style="width:343px" %)(((
++* Export POP d’un musée municipal avec son numéro SMF dédié.
++)))
++|**Associer des paramètres spécifiques**|(% style="width:430px" %)Lie chaque organisme à un **code unique**, un **préfixe d’inventaire**, un **site de rattachement** et des **utilisateurs**.|(% style="width:343px" %)(((
++* Attribuer un préfixe différent pour chaque musée d’une communauté d’agglomération.
++* Définir un site unique pour un musée isolé.
++)))
++|**Mettre à jour les informations institutionnelles**|(% style="width:430px" %)Permet de **corriger ou compléter les données liées à l’organisme** (nom, numéro SMF, rattachement).|(% style="width:343px" %)(((
++* Modifier le nom d’un musée après un changement administratif.
++* Ajouter un numéro SMF manquant.
++)))
++|**Déléguer la gestion**|(% style="width:430px" %)Répartit les responsabilités entre plusieurs organismes ou sites grâce aux droits d’accès distincts.|(% style="width:343px" %)(((
++* Un musée pilote gère la base, tandis que chaque musée partenaire gère ses propres collections.
++)))
--* Associer un **préfixe unique** aux numéros d’inventaire et d’entrée ;
--* Mettre en place une **sécurité d’accès** par institution (limiter les droits à un musée donné) ;
--* Paramétrer les **exports POP**, notamment avec le **numéro d’agrément SMF** requis.
++Chaque organisme est identifié par un **code unique**, utilisé dans les listes liées (préfixes, musées, sites). Cette cohérence garantit une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
--== Comment faire ?  ==
--
--1. Rendez-vous dans Administration > Paramétrage > Organisme
--1. Cliquez sur le bouton [[image:1752582562091-398.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="30" width="27"]]
--1. Saisissez les informations dans la grille de saisie (champs obligatoires au minimum) et cliquez sur** Enregistrer.**
--1. Vérifiez la notice.
--
--[[Ex. Bouton de création d'un nouvel organisme.>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--[[Ex. Saisie du nouvel organisme et enregistrement. >>image:1752582212109-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--[[Résultat → nouvel organisme créé.>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--(% class="box infomessage" %)
++(% class="box successmessage" %)
  (((
--Bonnes pratiques :
--)))
++**Bonnes pratiques :**
--(% class="box infomessage" %)
  (((
--*  il est recommandé d'utiliser un **code unique** pour chaque organisme (champ unique_key) identique au **code de préfixe** (voir section 2), afin de faciliter l’automatisation des droits et des associations.
++* **Créez l’organisme avant son préfixe.**
  * (((
--Créez d’abord l’organisme dans la table correspondante, puis créez ensuite son préfixe avec le même code. Cela permet :
++Pour que Flora puisse établir automatiquement les bons liens entre organisme, préfixe et droits d’accès, utilisez **le même code** dans :
--* L’attribution automatique du bon préfixe lors de la création de notice ;
--* La gestion de **droits d’accès filtrés** par préfixe.
++* le champ Code de la fiche organisme,
++* et les listes de préfixes.
  )))
++
++Cela garantit une gestion fluide et évite les erreurs de synchronisation.
  )))
++)))
--*
--*
++= Créer une notice organisme =
++1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
++1. Cliquez sur **Créer un nouvel organisme**.
++1. Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur **Enregistrer**
++1. Vérifiez que la notice est bien enregistrée.
++[[//Créer un nouvel organisme//>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--= Configurer les préfixe d'inventaire =
--Le champ **Préfixe musée** (présent dans les tables des biens et des entrées) permet de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs musées.
++[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1752582212109-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Cela permet :
--* La **cohabitation de plusieurs inventaires** dans une même application Flora ;
--* La gestion distincte de **sous-ensembles de collection** au sein d’un même musée (ex. : biens empruntés, matériel pédagogique, etc.).
++[[//Résultat → nouvel organisme créé//>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Les préfixes sont définis dans plusieurs sources :
--1. Musée :
++= Modifier une notice organisme =
--* **MUS_PREFIXENUMINV.lst**
--* **MUS_MUSEE.lst**
++1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
++1. Recherchez la notice à modifier.
++1. Cliquez sur **Modifier la notice**.
++1. Apportez les modifications nécessaires dans la grille, puis cliquez sur **Enregistrer. **
--[[Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[//Ex. Recherche du musée//>>image:1752646643114-884.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--(% start="2" %)
--1. Données système :
++[[//Modifier la notice organisme//>>image:1752590120682-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--* **bib_droits.lst**
--* **bib_ex_lect.lst**
--[[Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[//Modification des données et enregistrement//>>image:1752646737024-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++= Identifier les listes utilisées dans la gestion des organismes =
++
++Certains **champs clés**, liés à des **listes**, permettent à Flora de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques entre institutions (ex. : 2025.1). Les valeurs de ces champs sont paramétrées dans plusieurs **sources **et** listes. **
++
  (% class="box warningmessage" %)
  (((
--Il est important
++**Points de vigilance : **
++
++* **Le code utilisé dans ces listes doit correspondre exactement** au code défini dans la fiche de l’organisme.
++* En cas de **désynchronisation**, certaines fonctionnalités peuvent ne plus fonctionner correctement (ex. : impossibilité de gérer un prêt si le site n’est pas reconnu dans les listes de droits).
  )))
--(% class="box infomessage" %)
++(% class="box successmessage" %)
  (((
--**Conseil technique :**
++ **Bonnes pratiques :** centralisez la gestion des codes et vérifiez leur cohérence entre les fiches organismes et les listes associées, Mettre en place des restrictions d’accès par organisme.
  )))
--= Activer la sécurité d'accès par organisme =
++== Source Musée ==
--Flora permet de restreindre les accès en fonction du musée d’appartenance, dans les applications gérant **plusieurs inventaires dans une seule base**.
++(% class="active" %)|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Liste|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation
++|MUS_PREFIXENUMINV.lst|Définition des préfixes pour les numéros d’inventaire et d’entrée
++|MUS_MUSEE.lst|Préfixe dans toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)
--== Fonctionnement ==
++[[//Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**//>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--* **Biens et entrées :** restriction fondée sur le champ **Préfixe musée** ;
--* **Toutes les autres tables :** restriction fondée sur le champ **Musée**.
--== Effets de la restriction ==
++== Source Données système ==
--* Les utilisateurs ne verront que les notices liées à leur organisme.
--* Dans les listes de résultats, les notices d’autres musées seront invisibles.
--* Seuls les affichages en **liste simple** ou en **mosaïque** sont compatibles avec ce filtrage.
--* Les **listes d’index** restent non filtrées (attention à la confidentialité).
++(% class="active" %)|=(% style="width: 244px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Liste|=(% style="width: 635px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation
++|(% style="width:244px" %)bib_droits.lst|(% style="width:635px" %)Définition des droits de prêt par site
++|(% style="width:244px" %)bib_ex_lect.lst|(% style="width:635px" %)Définition des sites pour les exemplaires et utilisateurs lecteurs
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--**Remarques importantes :**
++[[//Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**//>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--* Un **utilisateur ne peut être rattaché qu’à un seul site**.
--* Pour gérer plusieurs inventaires, il faudra **un identifiant utilisateur distinct par site** (code et mot de passe différents).
--* Le **champ Site** de la fiche utilisateur détermine le musée auquel il a accès.
--[[Notice utilisateur → champ **Site**>>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--)))
++= Mettre en place des restrictions d’accès par organisme =
--== Restreindre les accès par groupe ==
++Restreindre l'accès aux notices selon l'institution d'appartenance permet :
--Un **rôle standard** permet de restreindre l’accès selon le musée :
++* de **garantir la confidentialité** des inventaires ;
++* de **déléguer la gestion** à des responsables distincts selon les institutions ou sites ;
++* de **prévenir les erreurs** de modification sur des notices hors périmètre.
--(% class="active" %)|=Rôle|=Fonction
--|Filtre code musée sur notices|L'utilisateur ne peut **modifier ni supprimer** de notices appartenant à un autre musée.
--|Filtre code musée sur tables|L’utilisateur **ne voit pas** les notices des autres musées dans les résultats.
++La restriction d’accès repose sur différents **champs-clés**, selon la table concernée :
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--**À savoir :** Ces filtres doivent être appliqués aux **groupes utilisateurs** depuis la gestion des rôles.
++(% class="active" %)|=(% style="width: 418px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Table concernée|=(% style="width: 461px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Champ utilisé pour la restriction
++|(% style="width:418px" %)Biens, Entrées|(% style="width:461px" %)Préfixe musée
++|(% style="width:418px" %)Toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)|(% style="width:461px" %)Musée
++|(% style="width:418px" %)Exemplaires (communication)|(% style="width:461px" %)Site
--[[Ex. Filtre code musée sur les notices de biens.>>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% class="wikigeneratedid" %)
++La restriction d’accès fait en sorte que l**’utilisateur ne voie que les notices liées à son organisme **et que les **listes de résultats soient automatiquement filtrées** en vue simple ou mosaïque.
++
++(% class="box warningmessage" %)
++(((
++Les **listes d’index** ne sont **pas filtrées** → **attention à la confidentialité** des données visibles via les menus déroulants ou filtres d’index.
  )))
++(% class="wikigeneratedid" %)
++Pour que cette restriction soit effective, il faut :
++
++* paramétrer le compte de chaque** utilisateur ;**
++* appliquer les filtres appropriés aux **groupes utilisateurs**.
++
++== Paramétrer le compte d'un utilisateur ==
++
++Pour paramétrer le compte d’un utilisateur, il faut tenir compte des règles suivantes :
++
++* Un utilisateur ne peut être rattaché qu’à **un seul site à la fois**.
++* Pour intervenir sur plusieurs institutions, il doit disposer d’un **identifiant distinct pour chaque site** (avec codes et mots de passe séparés).
++* Le champ **Site** de la fiche utilisateur détermine les **droits d’accès**.
++
++[[//Notice utilisateur → champ** Site**//>>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
++== Restreindre les accès par groupe d'utilisateurs ==
++
++Pour limiter les accès des utilisateurs à un seul site, il convient d’appliquer les filtres suivants via la gestion des rôles sur les groupes utilisateurs **(menu Accès > Rôles**) :
++
++(% class="active" %)|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Rôle|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Fonction
++|Filtre code musée sur notices|Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée.
++|Filtre code musée sur tables|Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les listes de résultats.
++
++[[//Ex. Filtre code musée sur les notices de biens// >>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
  )))
@@ -157,14 +157,26 @@
  (((
  **Aller plus loin**
--* [[Présentation des sources et des tables>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome]]
--* [[Gérer les listes>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome]]
--* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome]]
++* [[Comprendre les sources et les tables dans Flora>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome||target="_blank"]]
++* [[Gérer les listes>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome||target="_blank"]]
++* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome||target="_blank"]]
++* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome||target="_blank"]]
++* [[Exporter sur POP>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome||target="_blank"]]
  )))
  (% class="box" %)
  (((
  **Icônes principales**
++
++* [[image:1752589998778-173.png||height="33" width="30"]]** **Menu Paramétrage
++
++* [[image:1752590442341-409.png||height="34" width="30"]] Menu Données
++
++* [[image:1752590537116-638.png||height="32" width="31"]] Menu accès
++
++* [[image:1752590320850-171.png||height="28" width="28"]] Créer
++
++* [[image:1752590335380-514.png||height="34" width="31"]]Modifier
  )))
  (((

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