Modifications pour le document Gérer les organismes

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@@ -1,1 +1,1 @@
--1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome
++2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome

Contenu

@@ -3,142 +3,186 @@
  |(% style="width:840px" %)(((
  (% class="box" %)
  (((
--Flora permet de gérer plusieurs inventaires au sein d’une même base, grâce à un système structurant fondé sur les **organismes** (musées ou institutions). Cette page présente les principales étapes pour :
++**Flora permet de gérer plusieurs inventaires dans une même base** grâce à un système structuré autour des **organismes**.
--* déclarer les organismes dans l’application,
--* définir des **préfixes d’inventaire** permettant leur coexistence,
--* mettre en œuvre des **restrictions d’accès** selon le musée d’appartenance,
--* et attribuer les droits adaptés aux utilisateurs et groupes concernés.
++Il est ainsi possible de **créer et configurer de nouveaux organismes**, de **définir des préfixes** pour faire coexister plusieurs inventaires, de **limiter les accès **selon l’institution d’appartenance et d’**attribuer les droits** adaptés aux utilisateurs et groupes concernés.
--Ces paramètres sont indispensables pour organiser efficacement une gestion multi-sites et garantir la confidentialité des données.
++Ces réglages assurent une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
  )))
  (((
--= (% id="cke_bm_9048S" style="display:none" %) (%%)Déclarer un organisme dans Flora =
++= Créer une notice organisme =
  == Objectif ==
--La table **Organismes** permet de référencer les institutions ou musées dont les inventaires seront gérés dans **Flora**. Cette configuration est indispensable pour :
++La création d’un **organisme** dans Flora permet de :
--* Associer un **préfixe unique** aux numéros d’inventaire et d’entrée ;
--* Mettre en place une **sécurité d’accès** par institution (limiter les droits à un musée donné) ;
--* Paramétrer les **exports POP**, notamment avec le **numéro d’agrément SMF** requis.
++* structurer les inventaires,
++* sécuriser les accès selon l’appartenance à une institution,
++* et préparer les **exports réglementaires** (ex. : POP avec numéro d’agrément SMF).
--== Comment faire ?  ==
++Chaque organisme est identifié par un **code unique**, et peut être associé à un **préfixe d’inventaire**, à des **utilisateurs**, et à un **site de rattachement**.
--1. Rendez-vous dans Administration > Paramétrage > Organisme
--1. Cliquez sur le bouton [[image:1752582562091-398.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="30" width="27"]]
--1. Saisissez les informations dans la grille de saisie (champs obligatoires au minimum) et cliquez sur** Enregistrer.**
--1. Vérifiez la notice.
++(% class="box successmessage" %)
++(((
++Bonnes pratiques :
--[[Ex. Bouton de création d'un nouvel organisme.>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(((
++* **Créez l’organisme avant son préfixe.**
++* (((
++Pour que Flora puisse établir automatiquement les bons liens entre organisme, préfixe et droits d’accès, utilisez **le même code** dans :
++* le champ Code de la fiche organisme,
++* et les listes de préfixes.
++)))
--[[Ex. Saisie du nouvel organisme et enregistrement. >>image:1752582212109-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Cela garantit une gestion fluide et évite les erreurs de synchronisation.
++)))
++)))
++== Comment faire ? ==
--[[Résultat → nouvel organisme créé.>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
++1. Cliquez sur **Créer un nouvel organisme**.
++1. Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur **Enregistrer**
++1. Vérifiez que la notice est bien enregistrée.
++[[//Créer un nouvel organisme//>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--Bonnes pratiques :
--)))
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--*  il est recommandé d'utiliser un **code unique** pour chaque organisme (champ unique_key) identique au **code de préfixe** (voir section 2), afin de faciliter l’automatisation des droits et des associations.
--* (((
--Créez d’abord l’organisme dans la table correspondante, puis créez ensuite son préfixe avec le même code. Cela permet :
++[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1752582212109-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--* L’attribution automatique du bon préfixe lors de la création de notice ;
--* La gestion de **droits d’accès filtrés** par préfixe.
--)))
--)))
--*
--*
++[[//Résultat → nouvel organisme créé//>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++= Modifier une notice organisme =
--= Configurer les préfixe d'inventaire =
++== Objectif ==
--Le champ **Préfixe musée** (présent dans les tables des biens et des entrées) permet de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs musées.
++Il est possible de modifier à tout moment une notice organisme pour :
--Cela permet :
++* corriger une information existante (nom, numéro SMF…) ;
++* ajouter un renseignement manquant ;
++* mettre à jour des paramètres liés à l’identification de l’institution.
--* La **cohabitation de plusieurs inventaires** dans une même application Flora ;
--* La gestion distincte de **sous-ensembles de collection** au sein d’un même musée (ex. : biens empruntés, matériel pédagogique, etc.).
++== Comment faire ? ==
--Les préfixes sont définis dans plusieurs sources :
++1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
++1. Recherchez la notice à modifier.
++1. Cliquez sur **Modifier la notice**.
++1. Apportez les modifications nécessaires dans la grille, puis cliquez sur **Enregistrer. **
--1. Musée :
++[[//Ex. Recherche du musée//>>image:1752646643114-884.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--* **MUS_PREFIXENUMINV.lst**
--* **MUS_MUSEE.lst**
--[[Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[//Modifier la notice organisme//>>image:1752590120682-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--(% start="2" %)
--1. Données système :
++[[//Modification des données et enregistrement//>>image:1752646737024-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--* **bib_droits.lst**
--* **bib_ex_lect.lst**
--[[Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++= Identifier les listes utilisées dans la gestion des organismes =
++== Objectif ==
++Certains **champs clés**, liés à des **listes**, permettent à Flora de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques entre institutions (ex. : 2025.1) :
++
++* **Préfixe musée** : utilisé dans les tables des **biens** et des **entrées** ;
++* **Musée** : utilisé dans toutes les autres tables ;
++* **Site** : utilisé notamment dans la **table des exemplaires** (gestion des prêts).
++
++Cette structuration permet :
++
++* de faire cohabiter **plusieurs inventaires dans une seule base** ;
++* de gérer **des sous-ensembles** au sein d’un même organisme (ex. : collections distinctes, biens en dépôt, matériel d’étude, etc.).
++
++== Listes liées aux organismes ==
++
++Les valeurs de ces champs sont paramétrées dans plusieurs **sources **et** listes** :
++
++=== Source Musée ===
++
++(% class="active" %)|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Liste|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation
++|MUS_PREFIXENUMINV.lst|Définition des préfixes pour les numéros d’inventaire et d’entrée
++|MUS_MUSEE.lst|Préfixe dans toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)
++
++[[//Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**//>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
++=== Source Données système ===
++
++(% class="active" %)|=(% style="width: 244px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Liste|=(% style="width: 635px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation
++|(% style="width:244px" %)bib_droits.lst|(% style="width:635px" %)Définition des droits de prêt par site
++|(% style="width:244px" %)bib_ex_lect.lst|(% style="width:635px" %)Définition des sites pour les exemplaires et utilisateurs lecteurs
++
++[[//Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**//>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
  (% class="box warningmessage" %)
  (((
--Il est important
++**Points de vigilance : **
++
++* **Le code utilisé dans ces listes doit correspondre exactement** au code défini dans la fiche de l’organisme.
++* En cas de **désynchronisation**, certaines fonctionnalités peuvent ne plus fonctionner correctement (ex. : impossibilité de gérer un prêt si le site n’est pas reconnu dans les listes de droits).
  )))
--(% class="box infomessage" %)
++(% class="box successmessage" %)
  (((
--**Conseil technique :**
++ **Bonnes pratiques :** centralisez la gestion des codes et vérifiez leur cohérence entre les fiches organismes et les listes associées, Mettre en place des restrictions d’accès par organisme.
  )))
--= Activer la sécurité d'accès par organisme =
++= Mettre en place des restrictions d’accès par organisme =
--Flora permet de restreindre les accès en fonction du musée d’appartenance, dans les applications gérant **plusieurs inventaires dans une seule base**.
++== Objectif ==
--== Fonctionnement ==
++Restreindre l'accès aux notices selon l'institution d'appartenance permet :
--* **Biens et entrées :** restriction fondée sur le champ **Préfixe musée** ;
--* **Toutes les autres tables :** restriction fondée sur le champ **Musée**.
++* de **garantir la confidentialité** des inventaires ;
++* de **déléguer la gestion** à des responsables distincts selon les institutions ou sites ;
++* de **prévenir les erreurs** de modification sur des notices hors périmètre.
++== Fonctionnement des restrictions ==
++
++La restriction d’accès repose sur différents **champs-clés**, selon la table concernée :
++
++(% class="active" %)|=(% style="width: 418px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Table concernée|=(% style="width: 461px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Champ utilisé pour la restriction
++|(% style="width:418px" %)Biens, Entrées|(% style="width:461px" %)Préfixe musée
++|(% style="width:418px" %)Toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)|(% style="width:461px" %)Musée
++|(% style="width:418px" %)Exemplaires (communication)|(% style="width:461px" %)Site
++
  == Effets de la restriction ==
--* Les utilisateurs ne verront que les notices liées à leur organisme.
--* Dans les listes de résultats, les notices d’autres musées seront invisibles.
--* Seuls les affichages en **liste simple** ou en **mosaïque** sont compatibles avec ce filtrage.
--* Les **listes d’index** restent non filtrées (attention à la confidentialité).
++* L’utilisateur ne voit **que** les notices liées à son organisme ;
++* Les listes de résultats sont **filtrées automatiquement** (fonctionne uniquement avec les vues **liste simple** et **mosaïque**)
--(% class="box infomessage" %)
++(% class="box warningmessage" %)
  (((
--**Remarques importantes :**
++Les **listes d’index** ne sont **pas filtrées** → **attention à la confidentialité** des données visibles via les menus déroulants ou filtres d’index.
++)))
--* Un **utilisateur ne peut être rattaché qu’à un seul site**.
--* Pour gérer plusieurs inventaires, il faudra **un identifiant utilisateur distinct par site** (code et mot de passe différents).
--* Le **champ Site** de la fiche utilisateur détermine le musée auquel il a accès.
++== Paramétrage du compte utilisateur ==
--[[Notice utilisateur → champ **Site**>>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--)))
++* Un utilisateur ne peut être rattaché qu’à **un seul site** à la fois ;
++* Pour intervenir sur plusieurs institutions, il doit disposer d’un **identifiant utilisateur distinct** pour chaque site (avec codes et mots de passe séparés) ;
++* Le champ **Site** de la fiche utilisateur détermine les droits d'accès.
++[[//Notice utilisateur → champ** Site**//>>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
  == Restreindre les accès par groupe ==
--Un **rôle standard** permet de restreindre l’accès selon le musée :
++Rôles standard à utiliser :
--(% class="active" %)|=Rôle|=Fonction
--|Filtre code musée sur notices|L'utilisateur ne peut **modifier ni supprimer** de notices appartenant à un autre musée.
--|Filtre code musée sur tables|L’utilisateur **ne voit pas** les notices des autres musées dans les résultats.
++(% class="active" %)|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Rôle|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Fonction
++|Filtre code musée sur notices|Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée.
++|Filtre code musée sur tables|Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les listes de résultats.
  (% class="box infomessage" %)
  (((
--**À savoir :** Ces filtres doivent être appliqués aux **groupes utilisateurs** depuis la gestion des rôles.
++**À savoir :** Ces filtres sont appliqués via la **gestion des rôles** dans les **groupes utilisateurs** (menu Accès > Rôles).
--[[Ex. Filtre code musée sur les notices de biens.>>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[//Ex. Filtre code musée sur les notices de biens//>>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
  )))
@@ -157,14 +157,26 @@
  (((
  **Aller plus loin**
--* [[Présentation des sources et des tables>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome]]
--* [[Gérer les listes>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome]]
--* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome]]
++* [[Comprendre les sources et les tables dans Flora>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome||target="_blank"]]
++* [[Gérer les listes>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome||target="_blank"]]
++* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome||target="_blank"]]
++* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome||target="_blank"]]
++* [[Exporter sur POP>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome||target="_blank"]]
  )))
  (% class="box" %)
  (((
  **Icônes principales**
++
++* [[image:1752589998778-173.png||height="33" width="30"]]** **Menu Paramétrage
++
++* [[image:1752590442341-409.png||height="34" width="30"]] Menu Données
++
++* [[image:1752590537116-638.png||height="32" width="31"]] Menu accès
++
++* [[image:1752590320850-171.png||height="28" width="28"]] Créer
++
++* [[image:1752590335380-514.png||height="34" width="31"]]Modifier
  )))
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