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Modifications pour le document Gérer les organismes

Modifié par Doriane Bautista le 2025/09/17 15:57
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/15 15:45
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/16 08:40
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -3,33 +3,52 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Flora permet de gérer plusieurs inventaires au sein d’une même base, grâce à un système structurant fondé sur les **organismes** (musées ou institutions). Cette page présente les principales étapes pour :
6 +Flora permet d’administrer plusieurs inventaires au sein d’une même base, grâce à un système structurant basé sur les **organismes**. Cette page décrit les principales étapes pour :
7 7  
8 -* déclarer les organismes dans l’application,
9 -* définir des **préfixes d’inventaire** permettant leur coexistence,
10 -* mettre en œuvre des **restrictions d’accès** selon le musée d’appartenance,
11 -* et attribuer les droits adaptés aux utilisateurs et groupes concernés.
8 +* créer et configurer un nouvel organisme ;
9 +* définir des **listes de préfixes **permettant la coexistence de plusieurs inventaires ;
10 +* **mettre en place des restrictions d’accès** selon l'institution d’appartenance ;
11 +* attribuer les **droits appropriés** aux utilisateurs et groupes concernés.
12 12  
13 -Ces paramètres sont indispensables pour organiser efficacement une gestion multi-sites et garantir la confidentialité des données.
13 +Ces paramétrages sont indispensables pour une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
14 14  )))
15 15  
16 16  (((
17 -= (% id="cke_bm_9048S" style="display:none" %) (%%)Déclarer un organisme dans Flora =
17 += Créer une notice organisme =
18 18  
19 19  == Objectif ==
20 20  
21 -La table **Organismes** permet de référencer les institutions ou musées dont les inventaires seront gérés dans **Flora**. Cette configuration est indispensable pour :
21 +La création d’un **organisme** dans Flora permet de :
22 22  
23 -* Associer un **préfixe unique** aux numéros d’inventaire et d’entrée ;
24 -* Mettre en place une **sécurité d’accès** par institution (limiter les droits à un musée donné) ;
25 -* Paramétrer les **exports POP**, notamment avec le **numéro d’agrément SMF** requis.
23 +* structurer les inventaires,
24 +* sécuriser les accès selon l’appartenance à une institution,
25 +* et préparer les **exports réglementaires** (ex. : POP avec numéro d’agrément SMF).
26 26  
27 -== Comment faire ? ==
27 +Chaque organisme est identifié par un **code unique**, et peut être associé à un **préfixe d’inventaire**, à des **utilisateurs**, et à un **site de rattachement**.
28 28  
29 -1. Rendez-vous dans Administration > Paramétrage > Organisme
29 +(% class="box infomessage" %)
30 +(((
31 +Bonnes pratiques :
32 +
33 +(((
34 +* **Créez l’organisme avant son préfixe** (voir section 2).
35 +* (((
36 +Pour que Flora puisse établir automatiquement les bons liens entre organisme, préfixe et droits d’accès, utilisez **le même code** dans :
37 +
38 +* le champ Code de la fiche organisme,
39 +* et les listes de préfixes.
40 +)))
41 +
42 +Cela garantit une gestion fluide et évite les erreurs de synchronisation.
43 +)))
44 +)))
45 +
46 +== Comment faire ? ==
47 +
48 +1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
30 30  1. Cliquez sur le bouton [[image:1752582562091-398.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="30" width="27"]]
31 -1. Saisissez les informations dans la grille de saisie (champs obligatoires au minimum) et cliquez sur** Enregistrer.**
32 -1. Vérifiez la notice.
50 +1. Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur **Enregistrer**
51 +1. Vérifiez que la notice est bien enregistrée.
33 33  
34 34  [[Ex. Bouton de création d'un nouvel organisme.>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
35 35  
... ... @@ -40,51 +40,65 @@
40 40  [[Résultat → nouvel organisme créé.>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
41 41  
42 42  
43 -(% class="box infomessage" %)
44 -(((
45 -Bonnes pratiques :
46 -)))
62 += Modifier une notice organisme =
47 47  
48 -(% class="box infomessage" %)
49 -(((
50 -* il est recommandé d'utiliser un **code unique** pour chaque organisme (champ unique_key) identique au **code de préfixe** (voir section 2), afin de faciliter l’automatisation des droits et des associations.
51 -* (((
52 -Créez d’abord l’organisme dans la table correspondante, puis créez ensuite son préfixe avec le même code. Cela permet :
64 +== Objectif ==
53 53  
54 -* L’attribution automatique du bon préfixe lors de la création de notice ;
55 -* La gestion de **droits d’accès filtrés** par préfixe.
56 -)))
57 -)))
66 +Il est possible de modifier à tout moment une notice organisme pour :
58 58  
59 -*
60 -*
68 +* corriger une information existante (nom, numéro SMF…) ;
69 +* ajouter un renseignement manquant ;
70 +* mettre à jour des paramètres liés à l’identification de l’institution.
61 61  
72 +== Comment faire ? ==
62 62  
74 +1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
75 +1. Recherchez la notice à modifier.
76 +1. Cliquez sur le bouton  [[image:1752590192298-517.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="35" width="28"]].
77 +1. Apportez les modifications nécessaires dans la grille, puis cliquez sur **Enregistrer. **
63 63  
64 -= Configurer les préfixe d'inventaire =
79 +[[Ex. Recherche du musée.>>image:1752646643114-884.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
65 65  
66 -Le champ **Préfixe musée** (présent dans les tables des biens et des entrées) permet de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs musées.
67 67  
68 -Cela permet :
82 +[[Fiche organisme → bouton Modifier >>image:1752590120682-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
69 69  
70 -* La **cohabitation de plusieurs inventaires** dans une même application Flora ;
71 -* La gestion distincte de **sous-ensembles de collection** au sein d’un même musée (ex. : biens empruntés, matériel pédagogique, etc.).
72 72  
73 -Les préfixes sont définis dans plusieurs sources :
85 +[[Ex. Modification de la notice et enregistrement. >>image:1752646737024-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
74 74  
75 -1. Musée :
76 76  
77 -* **MUS_PREFIXENUMINV.lst**
78 -* **MUS_MUSEE.lst**
88 += Connaître les listes associées aux organismes =
79 79  
90 +== Objectif ==
91 +
92 +Certains **champs clés**, liés à des **listes**, permettent à Flora de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques entre institutions (ex. : 2025.1) :
93 +
94 +* **Préfixe musée** : utilisé dans les tables des **biens** et des **entrées** ;
95 +* **Musée** : utilisé dans toutes les autres tables ;
96 +* **Site** : utilisé notamment dans la **table des exemplaires** (gestion des prêts).
97 +
98 +Cette structuration permet :
99 +
100 +* de faire cohabiter **plusieurs inventaires dans une seule base** ;
101 +* de gérer **des sous-ensembles** au sein d’un même organisme (ex. : collections distinctes, biens en dépôt, matériel d’étude, etc.).
102 +
103 +== Listes liées aux organismes ==
104 +
105 +Les valeurs de ces champs sont paramétrées dans plusieurs **sources **et** listes** :
106 +
107 +=== Source Musée ===
108 +
109 +(% class="active" %)|=Liste|=Utilisation
110 +|MUS_PREFIXENUMINV.lst|Définition des préfixes pour les numéros d’inventaire et d’entrée
111 +|MUS_MUSEE.lst|Préfixe dans toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)
112 +
80 80  [[Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
81 81  
82 82  
83 -(% start="2" %)
84 -1. Données système :
116 +=== Source Données système ===
85 85  
86 -* **bib_droits.lst**
87 -* **bib_ex_lect.lst**
118 +(% class="active" %)|=(% style="width: 244px;" %)Liste|=(% style="width: 635px;" %)Utilisation
119 +|(% style="width:244px" %)bib_droits.lst|(% style="width:635px" %)Définition des droits de prêt par site
120 +|(% style="width:244px" %)bib_ex_lect.lst|(% style="width:635px" %)Définition des sites pour les exemplaires et utilisateurs lecteurs
88 88  
89 89  [[Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
90 90  
... ... @@ -91,52 +91,66 @@
91 91  
92 92  (% class="box warningmessage" %)
93 93  (((
94 -Il est important 
127 +**Points de vigilance : **
128 +
129 +* **Le code utilisé dans ces listes doit correspondre exactement** au code défini dans la fiche de l’organisme.
130 +* En cas de **désynchronisation**, certaines fonctionnalités peuvent ne plus fonctionner correctement (ex. : impossibilité de gérer un prêt si le site n’est pas reconnu dans les listes de droits).
95 95  )))
96 96  
97 97  (% class="box infomessage" %)
98 98  (((
99 -**Conseil technique :**
135 +**Bonnes pratiques :** centralisez la gestion des codes et vérifiez leur cohérence entre les fiches organismes et les listes associées, Mettre en place des restrictions d’accès par organisme
100 100  )))
101 101  
102 -= Activer la sécurité d'accès par organisme =
138 += Mettre en place des restrictions d’accès par organisme =
103 103  
104 -Flora permet de restreindre les accès en fonction du musée d’appartenance, dans les applications gérant **plusieurs inventaires dans une seule base**.
140 +== Objectif ==
105 105  
106 -== Fonctionnement ==
142 +Restreindre l'accès aux notices selon l'institution d'appartenance permet :
107 107  
108 -* **Biens et entrées :** restriction fondée sur le champ **Préfixe musée** ;
109 -* **Toutes les autres tables :** restriction fondée sur le champ **Musée**.
144 +* de **garantir la confidentialité** des inventaires ;
145 +* de **déléguer la gestion** à des responsables distincts selon les institutions ou sites ;
146 +* de **prévenir les erreurs** de modification sur des notices hors périmètre.
110 110  
148 +== Fonctionnement des restrictions ==
149 +
150 +La restriction d’accès repose sur différents **champs-clés**, selon la table concernée :
151 +
152 +(% class="active" %)|=(% style="width: 418px;" %)Table concernée|=(% style="width: 461px;" %)Champ utilisé pour la restriction
153 +|(% style="width:418px" %)Biens, Entrées|(% style="width:461px" %)Préfixe musée
154 +|(% style="width:418px" %)Toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)|(% style="width:461px" %)Musée
155 +|(% style="width:418px" %)Exemplaires (communication)|(% style="width:461px" %)Site
156 +
111 111  == Effets de la restriction ==
112 112  
113 -* Les utilisateurs ne verront que les notices liées à leur organisme.
114 -* Dans les listes de résultats, les notices d’autres musées seront invisibles.
115 -* Seuls les affichages en **liste simple** ou en **mosaïque** sont compatibles avec ce filtrage.
116 -* Les **listes d’index** restent non filtrées (attention à la confidentialité).
159 +* L’utilisateur ne voit **que** les notices liées à son organisme ;
160 +* Les listes de résultats sont **filtrées automatiquement** (fonctionne uniquement avec les vues **liste simple** et **mosaïque**)
117 117  
118 -(% class="box infomessage" %)
162 +(% class="box warningmessage" %)
119 119  (((
120 -**Remarques importantes :**
164 +Les **listes d’index** ne sont **pas filtrées** → **attention à la confidentialité** des données visibles via les menus déroulants ou filtres d’index.
165 +)))
121 121  
122 -* Un **utilisateur ne peut être rattaché qu’à un seul site**.
123 -* Pour gérer plusieurs inventaires, il faudra **un identifiant utilisateur distinct par site** (code et mot de passe différents).
124 -* Le **champ Site** de la fiche utilisateur détermine le musée auquel il a accès.
167 +== Paramétrage du compte utilisateur ==
125 125  
126 -[[Notice utilisateur → champ **Site**>>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
127 -)))
169 +* Un utilisateur ne peut être rattaché qu’à **un seul site** à la fois ;
170 +* Pour intervenir sur plusieurs institutions, il doit disposer d’un **identifiant utilisateur distinct** pour chaque site (avec codes et mots de passe séparés) ;
171 +* Le champ **Site** de la fiche utilisateur détermine les droits d'accès.
128 128  
173 +[[Notice utilisateur → champ Site. >>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
174 +
175 +
129 129  == Restreindre les accès par groupe ==
130 130  
131 -Un **rôle standard** permet de restreindre l’accès selon le musée :
178 +Rôles standard à utiliser :
132 132  
133 133  (% class="active" %)|=Rôle|=Fonction
134 -|Filtre code musée sur notices|L'utilisateur ne peut **modifier ni supprimer** de notices appartenant à un autre musée.
135 -|Filtre code musée sur tables|L’utilisateur **ne voit pas** les notices des autres musées dans les résultats.
181 +|Filtre code musée sur notices|Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée.
182 +|Filtre code musée sur tables|Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les listes de résultats.
136 136  
137 137  (% class="box infomessage" %)
138 138  (((
139 -**À savoir :** Ces filtres doivent être appliqués aux **groupes utilisateurs** depuis la gestion des rôles.
186 +**À savoir :** Ces filtres sont appliqués via la **gestion des rôles** dans les **groupes utilisateurs** (menu Accès > Rôles).
140 140  
141 141  [[Ex. Filtre code musée sur les notices de biens.>>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
142 142  )))
... ... @@ -160,11 +160,19 @@
160 160  * [[Présentation des sources et des tables>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome]]
161 161  * [[Gérer les listes>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome]]
162 162  * [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome]]
210 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
211 +* [[Effectuer des exports POP>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome]]
163 163  )))
164 164  
165 165  (% class="box" %)
166 166  (((
167 167  **Icônes principales**
217 +
218 +* [[image:1752589998778-173.png||height="41" width="37"]]** **Menu Paramétrage
219 +* [[image:1752590442341-409.png||height="39" width="34"]] Menu Données
220 +* [[image:1752590537116-638.png||height="37" width="36"]] Menu accès
221 +* [[image:1752590320850-171.png||height="34" width="34"]] Créer
222 +* [[image:1752590335380-514.png||height="44" width="40"]]Modifier
168 168  )))
169 169  
170 170  (((
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