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Modifications pour le document Gérer les organismes

Modifié par Doriane Bautista le 2025/09/17 15:57
Depuis la version 24.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/15 15:31
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/16 08:11
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -3,34 +3,52 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Flora permet de gérer plusieurs inventaires au sein d’une même base, grâce à un système structurant fondé sur les **organismes** (musées ou institutions). Cette page présente les principales étapes pour :
6 +Flora permet d’administrer plusieurs inventaires au sein d’une même base, grâce à un système structurant basé sur les **organismes**. Cette page décrit les principales étapes pour :
7 7  
8 -* déclarer les organismes dans l’application,
9 -* définir des **préfixes d’inventaire** permettant leur coexistence,
10 -* mettre en œuvre des **restrictions d’accès** selon le musée d’appartenance,
11 -* et attribuer les droits adaptés aux utilisateurs et groupes concernés.
8 +* créer et configurer un nouvel organisme ;
9 +* définir des **listes de préfixes **permettant la coexistence de plusieurs inventaires ;
10 +* **mettre en place des restrictions d’accès** selon l'institution d’appartenance ;
11 +* attribuer les **droits appropriés** aux utilisateurs et groupes concernés.
12 12  
13 -Ces paramètres sont indispensables pour organiser efficacement une gestion multi-sites et garantir la confidentialité des données.
13 +Ces paramétrages sont indispensables pour une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
14 14  )))
15 15  
16 16  (((
17 -= (% id="cke_bm_9048S" style="display:none" %) (%%)Déclarer un organisme dans Flora =
17 += Créer une notice organisme =
18 18  
19 -La table **Organismes** permet de référencer les institutions ou musées dont les inventaires seront gérés dans **Flora**. Cette configuration est indispensable pour :
19 +== Objectif ==
20 20  
21 -* Associer un **préfixe unique** aux numéros d’inventaire et d’entrée ;
22 -* Mettre en place une **sécurité d’accès** par institution (limiter les droits à un musée donné) ;
23 -* Paramétrer les **exports POP**, notamment avec le **numéro d’agrément SMF** requis.
21 +La création d’un **organisme** dans Flora permet de :
24 24  
23 +* structurer les inventaires,
24 +* sécuriser les accès selon l’appartenance à une institution,
25 +* et préparer les **exports réglementaires** (ex. : POP avec numéro d’agrément SMF).
26 +
27 +Chaque organisme est identifié par un **code unique**, et peut être associé à un **préfixe d’inventaire**, à des **utilisateurs**, et à un **site de rattachement**.
28 +
25 25  (% class="box infomessage" %)
26 26  (((
27 -Bonne pratique : il est recommandé d'utiliser un **code unique** pour chaque organisme (champ unique_key) identique au **code de préfixe** (voir section 2), afin de faciliter l’automatisation des droits et des associations.
31 +Bonnes pratiques :
32 +
33 +(((
34 +* **Créez l’organisme avant son préfixe** (voir section 2).
35 +* (((
36 +Pour que Flora puisse établir automatiquement les bons liens entre organisme, préfixe et droits d’accès, utilisez **le même code** dans :
37 +
38 +* le champ Code de la fiche organisme,
39 +* dans les listes de préfixes.
28 28  )))
29 29  
30 -1. Rendez-vous dans Administration > Paramétrage > Organisme
42 +Cela garantit une gestion fluide et évite les erreurs de synchronisation.
43 +)))
44 +)))
45 +
46 +== Comment faire ? ==
47 +
48 +1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
31 31  1. Cliquez sur le bouton [[image:1752582562091-398.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="30" width="27"]]
32 -1. Saisissez les informations dans la grille de saisie (champs obligatoires au minimum) et cliquez sur** Enregistrer.**
33 -1. Vérifiez la notice.
50 +1. Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur **Enregistrer**
51 +1. Vérifiez que la notice est bien enregistrée.
34 34  
35 35  [[Ex. Bouton de création d'un nouvel organisme.>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
36 36  
... ... @@ -38,33 +38,43 @@
38 38  [[Ex. Saisie du nouvel organisme et enregistrement. >>image:1752582212109-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
39 39  
40 40  
41 -[[Résultat → nouvel organisme créé.>>image:1752582222630-568.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
59 +[[Résultat → nouvel organisme créé.>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
42 42  
43 43  
44 -= Configurer les préfixe d'inventaire =
62 += Modifier une notice organisme =
45 45  
46 -Le champ **Préfixe musée** (présent dans les tables des biens et des entrées) permet de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs musées.
64 +Si besoin d'apporter des modifications à une notice organisme, utilisez le bouton [[image:1752590192298-517.png||data-xwiki-image-style-border="true"]].
47 47  
48 -Cela permet :
66 +[[Fiche organisme → bouton Modifier >>image:1752590120682-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
49 49  
50 -* La **cohabitation de plusieurs inventaires** dans une même application Flora ;
51 -* La gestion distincte de **sous-ensembles de collection** au sein d’un même musée (ex. : biens empruntés, matériel pédagogique, etc.).
68 += Gérer les listes associées =
52 52  
53 -Les préfixes sont définis dans plusieurs sources :
70 +== Objectif ==
54 54  
55 -1. Musée :
72 +Les champs **Préfixe musée** (présent dans les tables des biens et des entrées), **Musée **(présents dans toutes les tables) et** Site** (table des exemplaires) permettent de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs institutions.
56 56  
57 -* **MUS_PREFIXENUMINV.lst**
58 -* **MUS_MUSEE.lst**
74 +Cela permet :
59 59  
76 +* de faire **cohabiter plusieurs inventaires** dans une seule base ;
77 +* de gérer des **sous-ensembles** au sein d’une même institution (biens empruntés, matériel pédagogique, etc.).
78 +
79 +== Où sont définis les préfixes ? ==
80 +
81 +Ils sont paramétrés dans différentes **listes et sources : **
82 +
83 +1. Source Musée :
84 +
85 +* **MUS_PREFIXENUMINV.lst **(table biens et entrées)
86 +* **MUS_MUSEE.lst** (toutes les autres tables)
87 +
60 60  [[Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
61 61  
62 62  
63 63  (% start="2" %)
64 -1. Données système :
92 +1. Source Données système :
65 65  
66 -* **bib_droits.lst**
67 -* **bib_ex_lect.lst**
94 +* **bib_droits.lst **(table des exemplaires)
95 +* **bib_ex_lect.lst** (table des exemplaires)
68 68  
69 69  [[Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
70 70  
... ... @@ -71,56 +71,54 @@
71 71  
72 72  (% class="box warningmessage" %)
73 73  (((
74 -Il est important 
75 -)))
102 +Assurez-vous que les **codes** utilisés dans ces listes **correspondent exactement** au code de l’organisme.
76 76  
77 -(% class="box infomessage" %)
78 -(((
79 -**Conseil technique :**
80 -Créez d’abord l’organisme dans la table correspondante, puis créez ensuite son préfixe avec le même code. Cela permet :
81 -
82 -* L’attribution automatique du bon préfixe lors de la création de notice ;
83 -* La gestion de **droits d’accès filtrés** par préfixe.
104 +En cas de désynchronisation, certaines fonctionnalités comme les **droits de prêt** peuvent ne pas fonctionner correctement.
84 84  )))
85 85  
86 86  = Activer la sécurité d'accès par organisme =
87 87  
88 -Flora permet de restreindre les accès en fonction du musée d’appartenance, dans les applications gérant **plusieurs inventaires dans une seule base**.
109 +== Objectif ==
89 89  
90 -== Fonctionnement ==
111 +Restreindre l'accès aux notices selon le musée d'appartenance permet :
91 91  
92 -* **Biens et entrées :** restriction fondée sur le champ **Préfixe musée** ;
93 -* **Toutes les autres tables :** restriction fondée sur le champ **Musée**.
113 +* de garantir la **confidentialité** des inventaires ;
114 +* de déléguer la gestion à différents responsables ou sites ;
115 +* d’éviter les erreurs de modification entre musées.
94 94  
117 +== Fonctionnement des restrictions ==
118 +
119 +(% class="active" %)|=Table concernée|=Champ utilisé pour la restriction
120 +|Biens, Entrées|Préfixe musée
121 +|Toutes les autres tables|Musée
122 +|Exemplaires (communication)|Site
123 +
95 95  == Effets de la restriction ==
96 96  
97 -* Les utilisateurs ne verront que les notices liées à leur organisme.
98 -* Dans les listes de résultats, les notices d’autres musées seront invisibles.
99 -* Seuls les affichages en **liste simple** ou en **mosaïque** sont compatibles avec ce filtrage.
100 -* Les **listes d’index** restent non filtrées (attention à la confidentialité).
126 +* L’utilisateur ne voit **que** les notices liées à son organisme ;
127 +* Les listes de résultats sont **filtrées** en conséquence (seuls les affichages **liste simple** ou **mosaïque** sont compatibles) ;
128 +* Les **listes d’index** ne sont **pas filtrées** → attention à la confidentialité.
101 101  
102 -(% class="box infomessage" %)
103 -(((
104 -**Remarques importantes :**
130 +== Paramétrage du compte utilisateur ==
105 105  
106 -* Un **utilisateur ne peut être rattaché qu’à un seul site**.
107 -* Pour gérer plusieurs inventaires, il faudra **un identifiant utilisateur distinct par site** (code et mot de passe différents).
108 -* Le **champ Site** de la fiche utilisateur détermine le musée auquel il a accès.
132 +* Un utilisateur ne peut être rattaché qu’à **un seul site** à la fois ;
133 +* Pour accéder à plusieurs musées, il faut **un identifiant distinct par site** (code et mot de passe différents) ;
134 +* Le champ **Site** de la fiche utilisateur détermine son accès.
109 109  
110 -[[Notice utilisateur → champ **Site**>>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
111 -)))
136 +[[Notice utilisateur → champ Site. >>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
112 112  
138 +
113 113  == Restreindre les accès par groupe ==
114 114  
115 -Un **rôle standard** permet de restreindre l’accès selon le musée :
141 +Rôles standard à utiliser :
116 116  
117 117  (% class="active" %)|=Rôle|=Fonction
118 -|Filtre code musée sur notices|L'utilisateur ne peut **modifier ni supprimer** de notices appartenant à un autre musée.
119 -|Filtre code musée sur tables|L’utilisateur **ne voit pas** les notices des autres musées dans les résultats.
144 +|Filtre code musée sur notices|Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée
145 +|Filtre code musée sur tables|Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les résultats
120 120  
121 121  (% class="box infomessage" %)
122 122  (((
123 -**À savoir :** Ces filtres doivent être appliqués aux **groupes utilisateurs** depuis la gestion des rôles.
149 +**À savoir :** Ces filtres doivent être appliqués depuis la gestion des rôles sur les groupes utilisateurs.
124 124  
125 125  [[Ex. Filtre code musée sur les notices de biens.>>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
126 126  )))
... ... @@ -144,11 +144,19 @@
144 144  * [[Présentation des sources et des tables>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome]]
145 145  * [[Gérer les listes>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome]]
146 146  * [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome]]
173 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
174 +* [[Effectuer des exports POP>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome]]
147 147  )))
148 148  
149 149  (% class="box" %)
150 150  (((
151 151  **Icônes principales**
180 +
181 +* [[image:1752589998778-173.png||height="41" width="37"]]** **Menu Paramétrage
182 +* [[image:1752590442341-409.png||height="39" width="34"]] Menu Données
183 +* [[image:1752590537116-638.png||height="37" width="36"]] Menu accès
184 +* [[image:1752590320850-171.png||height="34" width="34"]] Créer
185 +* [[image:1752590335380-514.png||height="44" width="40"]]Modifier
152 152  )))
153 153  
154 154  (((
1752586992127-846.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
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