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Modifications pour le document Gérer les organismes

Modifié par Doriane Bautista le 2025/09/17 15:57
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/15 15:19
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/12 09:55
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome
1 +2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome
Contenu
... ... @@ -3,119 +3,178 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Flora permet de gérer plusieurs inventaires au sein d’une même base, grâce à un système structurant fondé sur les **organismes** (musées ou institutions). Cette page présente les principales étapes pour :
6 +**Flora permet de gérer plusieurs inventaires dans une même base** grâce à un système structuré autour des **organismes**.
7 7  
8 -* déclarer les organismes dans l’application,
9 -* définir des **préfixes d’inventaire** permettant leur coexistence,
10 -* mettre en œuvre des **restrictions d’accès** selon le musée d’appartenance,
11 -* et attribuer les droits adaptés aux utilisateurs et groupes concernés.
8 +Il est ainsi possible de **créer et configurer de nouveaux organismes**, de **définir des préfixes** pour faire coexister plusieurs inventaires, de **limiter les accès **selon l’institution d’appartenance et d’**attribuer les droits** adaptés aux utilisateurs et groupes concernés.
12 12  
13 -Ces paramètres sont indispensables pour organiser efficacement une gestion multi-sites et garantir la confidentialité des données.
10 +Ces réglages assurent une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
14 14  )))
15 15  
16 16  (((
17 -= (% id="cke_bm_9048S" style="display:none" %) (%%)Déclarer un organisme dans Flora =
14 += À quoi servent les organismes dans Flora ? =
18 18  
19 -La table **Organismes** permet de référencer les institutions ou musées dont les inventaires seront gérés dans **Flora**. Cette configuration est indispensable pour :
16 +Dans Flora, les organismes servent à :
20 20  
21 -* Associer un **préfixe unique** aux numéros d’inventaire et d’entrée ;
22 -* Mettre en place une **sécurité d’accès** par institution (limiter les droits à un musée donné) ;
23 -* Paramétrer les **exports POP**, notamment avec le **numéro d’agrément SMF** requis.
18 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Finalité|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 430px;" %)Utilisation dans Flora|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 343px;" %)Cas d'usage
19 +|**Structurer les inventaires**|(% style="width:430px" %)Permet de gérer **plusieurs inventaires distincts dans une même base **et de faire coexister des numérotations identiques (ex. : 2025.1 dans deux institutions différentes).|(% style="width:343px" %)(((
20 +* Regrouper plusieurs musées dans une base commune tout en séparant leurs inventaires.
21 +* Gérer un seul musée avec des sous-ensembles (collections spécifiques, dépôts, matériels d’étude)
22 +)))
23 +|**Sécuriser les accès**|(% style="width:430px" %)**Restreint les droits **selon l’institution, le site ou le préfixe, afin de protéger la confidentialité et limiter les erreurs.|(% style="width:343px" %)(((
24 +* Chaque musée n’accède qu’à ses propres notices.
25 +* Les agents d’un site ne voient pas les notices des autres sites.
26 +)))
27 +|**Préparer les exports réglementaires**|(% style="width:430px" %)Associe les organismes aux informations officielles (n° d’agrément SMF) pour les exports POP et autres.|(% style="width:343px" %)(((
28 +* Export POP d’un musée municipal avec son numéro SMF dédié.
29 +)))
30 +|**Associer des paramètres spécifiques**|(% style="width:430px" %)Lie chaque organisme à un **code unique**, un **préfixe d’inventaire**, un **site de rattachement** et des **utilisateurs**.|(% style="width:343px" %)(((
31 +* Attribuer un préfixe différent pour chaque musée d’une communauté d’agglomération.
32 +* Définir un site unique pour un musée isolé.
33 +)))
34 +|**Mettre à jour les informations institutionnelles**|(% style="width:430px" %)Permet de **corriger ou compléter les données liées à l’organisme** (nom, numéro SMF, rattachement).|(% style="width:343px" %)(((
35 +* Modifier le nom d’un musée après un changement administratif.
36 +* Ajouter un numéro SMF manquant.
37 +)))
38 +|**Déléguer la gestion**|(% style="width:430px" %)Répartit les responsabilités entre plusieurs organismes ou sites grâce aux droits d’accès distincts.|(% style="width:343px" %)(((
39 +* Un musée pilote gère la base, tandis que chaque musée partenaire gère ses propres collections.
40 +)))
24 24  
25 -(% class="box infomessage" %)
42 +Chaque organisme est identifié par un **code unique**, utilisé dans les listes liées (préfixes, musées, sites). Cette cohérence garantit une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
43 +
44 +(% class="box successmessage" %)
26 26  (((
27 -Bonne pratique : il est recommandé d'utiliser un **code unique** pour chaque organisme (champ unique_key) identique au **code de préfixe** (voir section 2), afin de faciliter l’automatisation des droits et des associations.
46 +**Bonnes pratiques :**
47 +
48 +(((
49 +* **Créez l’organisme avant son préfixe.**
50 +* (((
51 +Pour que Flora puisse établir automatiquement les bons liens entre organisme, préfixe et droits d’accès, utilisez **le même code** dans :
52 +
53 +* le champ Code de la fiche organisme,
54 +* et les listes de préfixes.
28 28  )))
29 29  
30 -1. Rendez-vous dans Administration > Paramétrage > Organisme
31 -1. Cliquez sur le bouton [[image:1752582562091-398.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="30" width="27"]]
32 -1. Saisissez les informations dans la grille de saisie (champs obligatoires au minimum) et cliquez sur** Enregistrer.**
33 -1. Vérifiez la notice.
57 +Cela garantit une gestion fluide et évite les erreurs de synchronisation.
58 +)))
59 +)))
34 34  
35 -[[Ex. Bouton de création d'un nouvel organisme.>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
61 += Créer une notice organisme =
36 36  
63 +1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
64 +1. Cliquez sur **Créer un nouvel organisme**.
65 +1. Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur **Enregistrer**
66 +1. Vérifiez que la notice est bien enregistrée.
37 37  
38 -[[Ex. Saisie du nouvel organisme et enregistrement. >>image:1752582212109-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
68 +[[//Créer un nouvel organisme//>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
39 39  
40 40  
41 -[[Résultat → nouvel organisme créé.>>image:1752582222630-568.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
71 +[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1752582212109-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
42 42  
43 43  
44 -= Configurer les préfixe d'inventaire =
74 +[[//Résultat → nouvel organisme créé//>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
45 45  
46 -Le champ **Préfixe musée** (présent dans les tables des biens et des entrées) permet de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs musées.
47 47  
48 -Cela permet :
77 += Modifier une notice organisme =
49 49  
50 -* La **cohabitation de plusieurs inventaires** dans une même application Flora ;
51 -* La gestion distincte de **sous-ensembles de collection** au sein d’un même musée (ex. : biens empruntés, matériel pédagogique, etc.).
79 +1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
80 +1. Recherchez la notice à modifier.
81 +1. Cliquez sur **Modifier la notice**.
82 +1. Apportez les modifications nécessaires dans la grille, puis cliquez sur **Enregistrer. **
52 52  
53 -Les préfixes sont définis dans plusieurs sources :
84 +[[//Ex. Recherche du musée//>>image:1752646643114-884.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
54 54  
55 -1. Musée :
56 56  
57 -* **MUS_PREFIXENUMINV.lst**
58 -* **MUS_MUSEE.lst**
87 +[[//Modifier la notice organisme//>>image:1752590120682-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
59 59  
60 -1. Données système :
61 61  
62 -* **bib_droits.lst**
63 -* **system : bib_ex_lect.lst**
90 +[[//Modification des données et enregistrement//>>image:1752646737024-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
64 64  
92 +
93 += Identifier les listes utilisées dans la gestion des organismes =
94 +
95 +Certains **champs clés**, liés à des **listes**, permettent à Flora de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques entre institutions (ex. : 2025.1). Les valeurs de ces champs sont paramétrées dans plusieurs **sources **et** listes. **
96 +
65 65  (% class="box warningmessage" %)
66 66  (((
67 -Il est important 
99 +**Points de vigilance : **
100 +
101 +* **Le code utilisé dans ces listes doit correspondre exactement** au code défini dans la fiche de l’organisme.
102 +* En cas de **désynchronisation**, certaines fonctionnalités peuvent ne plus fonctionner correctement (ex. : impossibilité de gérer un prêt si le site n’est pas reconnu dans les listes de droits).
68 68  )))
69 69  
70 -(% class="box infomessage" %)
105 +(% class="box successmessage" %)
71 71  (((
72 -**Conseil technique :**
73 -Créez d’abord l’organisme dans la table correspondante, puis créez ensuite son préfixe avec le même code. Cela permet :
74 -
75 -* L’attribution automatique du bon préfixe lors de la création de notice ;
76 -* La gestion de **droits d’accès filtrés** par préfixe.
107 + **Bonnes pratiques :** centralisez la gestion des codes et vérifiez leur cohérence entre les fiches organismes et les listes associées, Mettre en place des restrictions d’accès par organisme.
77 77  )))
78 78  
79 -= Activer la sécurité d'accès par organisme =
110 +== Source Musée ==
80 80  
81 -Flora permet de restreindre les accès en fonction du musée d’appartenance, dans les applications gérant **plusieurs inventaires dans une seule base**.
112 +(% class="active" %)|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Liste|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation
113 +|MUS_PREFIXENUMINV.lst|Définition des préfixes pour les numéros d’inventaire et d’entrée
114 +|MUS_MUSEE.lst|Préfixe dans toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)
82 82  
83 -== Fonctionnement ==
116 +[[//Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**//>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
84 84  
85 -* **Biens et entrées :** restriction fondée sur le champ **Préfixe musée** ;
86 -* **Toutes les autres tables :** restriction fondée sur le champ **Musée**.
87 87  
88 -== Effets de la restriction ==
119 +== Source Données système ==
89 89  
90 -* Les utilisateurs ne verront que les notices liées à leur organisme.
91 -* Dans les listes de résultats, les notices d’autres musées seront invisibles.
92 -* Seuls les affichages en **liste simple** ou en **mosaïque** sont compatibles avec ce filtrage.
93 -* Les **listes d’index** restent non filtrées (attention à la confidentialité).
121 +(% class="active" %)|=(% style="width: 244px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Liste|=(% style="width: 635px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation
122 +|(% style="width:244px" %)bib_droits.lst|(% style="width:635px" %)Définition des droits de prêt par site
123 +|(% style="width:244px" %)bib_ex_lect.lst|(% style="width:635px" %)Définition des sites pour les exemplaires et utilisateurs lecteurs
94 94  
95 -(% class="box infomessage" %)
96 -(((
97 -**Remarques importantes :**
125 +[[//Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**//>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
98 98  
99 -* Un **utilisateur ne peut être rattaché qu’à un seul site**.
100 -* Pour gérer plusieurs inventaires, il faudra **un identifiant utilisateur distinct par site** (code et mot de passe différents).
101 -* Le **champ Site** de la fiche utilisateur détermine le musée auquel il a accès.
102 102  
103 -[[Notice utilisateur → champ **Site**>>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
104 -)))
128 += Mettre en place des restrictions d’accès par organisme =
105 105  
106 -== Restreindre les accès par groupe ==
130 +Restreindre l'accès aux notices selon l'institution d'appartenance permet :
107 107  
108 -Deux **rôles standard** permettent de restreindre l’accès selon le musée :
132 +* de **garantir la confidentialité** des inventaires ;
133 +* de **déléguer la gestion** à des responsables distincts selon les institutions ou sites ;
134 +* de **prévenir les erreurs** de modification sur des notices hors périmètre.
109 109  
110 -(% class="active" %)|=Rôle|=Fonction
111 -|Filtre code musée sur notices|L'utilisateur ne peut **modifier ni supprimer** de notices appartenant à un autre musée.
112 -|Filtre code musée sur tables|L’utilisateur **ne voit pas** les notices des autres musées dans les résultats.
136 +La restriction d’accès repose sur différents **champs-clés**, selon la table concernée :
113 113  
114 -(% class="box infomessage" %)
138 +(% class="active" %)|=(% style="width: 418px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Table concernée|=(% style="width: 461px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Champ utilisé pour la restriction
139 +|(% style="width:418px" %)Biens, Entrées|(% style="width:461px" %)Préfixe musée
140 +|(% style="width:418px" %)Toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)|(% style="width:461px" %)Musée
141 +|(% style="width:418px" %)Exemplaires (communication)|(% style="width:461px" %)Site
142 +
143 +(% class="wikigeneratedid" %)
144 +La restriction d’accès fait en sorte que l**’utilisateur ne voie que les notices liées à son organisme **et que les **listes de résultats soient automatiquement filtrées** en vue simple ou mosaïque.
145 +
146 +(% class="box warningmessage" %)
115 115  (((
116 -**À savoir :** Ces filtres doivent être appliqués aux **profils utilisateurs** (individuels ou groupes) depuis l’administration des droits.
148 +Les **listes d’index** ne sont **pas filtrées** → **attention à la confidentialité** des données visibles via les menus déroulants ou filtres d’index.
117 117  )))
118 118  
151 +(% class="wikigeneratedid" %)
152 +Pour que cette restriction soit effective, il faut :
153 +
154 +* paramétrer le compte de chaque** utilisateur ;**
155 +* appliquer les filtres appropriés aux **groupes utilisateurs**.
156 +
157 +== Paramétrer le compte d'un utilisateur ==
158 +
159 +Pour paramétrer le compte d’un utilisateur, il faut tenir compte des règles suivantes :
160 +
161 +* Un utilisateur ne peut être rattaché qu’à **un seul site à la fois**.
162 +* Pour intervenir sur plusieurs institutions, il doit disposer d’un **identifiant distinct pour chaque site** (avec codes et mots de passe séparés).
163 +* Le champ **Site** de la fiche utilisateur détermine les **droits d’accès**.
164 +
165 +[[//Notice utilisateur → champ** Site**//>>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
166 +
167 +
168 +== Restreindre les accès par groupe d'utilisateurs ==
169 +
170 +Pour limiter les accès des utilisateurs à un seul site, il convient d’appliquer les filtres suivants via la gestion des rôles sur les groupes utilisateurs **(menu Accès > Rôles**) :
171 +
172 +(% class="active" %)|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Rôle|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Fonction
173 +|Filtre code musée sur notices|Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée.
174 +|Filtre code musée sur tables|Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les listes de résultats.
175 +
176 +[[//Ex. Filtre code musée sur les notices de biens// >>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
177 +
119 119  
120 120  )))
121 121  
... ... @@ -132,14 +132,26 @@
132 132  (((
133 133  **Aller plus loin**
134 134  
135 -* [[Présentation des sources et des tables>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome]]
136 -* [[Gérer les listes>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome]]
137 -* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome]]
194 +* [[Comprendre les sources et les tables dans Flora>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome||target="_blank"]]
195 +* [[Gérer les listes>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome||target="_blank"]]
196 +* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome||target="_blank"]]
197 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome||target="_blank"]]
198 +* [[Exporter sur POP>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome||target="_blank"]]
138 138  )))
139 139  
140 140  (% class="box" %)
141 141  (((
142 142  **Icônes principales**
204 +
205 +* [[image:1752589998778-173.png||height="33" width="30"]]** **Menu Paramétrage 
206 +
207 +* [[image:1752590442341-409.png||height="34" width="30"]] Menu Données 
208 +
209 +* [[image:1752590537116-638.png||height="32" width="31"]] Menu accès
210 +
211 +* [[image:1752590320850-171.png||height="28" width="28"]] Créer 
212 +
213 +* [[image:1752590335380-514.png||height="34" width="31"]]Modifier
143 143  )))
144 144  
145 145  (((
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