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Modifications pour le document Gérer les organismes

Modifié par Doriane Bautista le 2025/09/17 15:57
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/15 14:32
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome
1 +2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome
Contenu
... ... @@ -3,105 +3,178 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Flora permet de gérer plusieurs inventaires au sein d’une même base, grâce à un système structurant fondé sur les **organismes** (musées ou institutions). Cette page présente les principales étapes pour :
6 +**Flora permet de gérer plusieurs inventaires dans une même base** grâce à un système structuré autour des **organismes**.
7 7  
8 -* déclarer les organismes dans l’application,
9 -* définir des **préfixes d’inventaire** permettant leur coexistence,
10 -* mettre en œuvre des **restrictions d’accès** selon le musée d’appartenance,
11 -* et attribuer les droits adaptés aux utilisateurs et groupes concernés.
8 +Il est ainsi possible de **créer et configurer de nouveaux organismes**, de **définir des préfixes** pour faire coexister plusieurs inventaires, de **limiter les accès **selon l’institution d’appartenance et d’**attribuer les droits** adaptés aux utilisateurs et groupes concernés.
12 12  
13 -Ces paramètres sont indispensables pour organiser efficacement une gestion multi-sites et garantir la confidentialité des données.
10 +Ces réglages assurent une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
14 14  )))
15 15  
16 16  (((
17 -= (% id="cke_bm_9048S" style="display:none" %) (%%)Déclarer un organisme dans Flora =
14 += À quoi servent les organismes dans Flora ? =
18 18  
19 -La table **Organismes** permet de référencer les institutions ou musées dont les inventaires seront gérés dans **Flora**. Cette configuration est indispensable pour :
16 +Dans Flora, les organismes servent à :
20 20  
21 -* Associer un **préfixe unique** aux numéros d’inventaire et d’entrée ;
22 -* Mettre en place une **sécurité d’accès** par institution (limiter les droits à un musée donné) ;
23 -* Paramétrer les **exports POP**, notamment avec le **numéro d’agrément SMF** requis.
18 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Finalité|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 430px;" %)Utilisation dans Flora|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 343px;" %)Cas d'usage
19 +|**Structurer les inventaires**|(% style="width:430px" %)Permet de gérer **plusieurs inventaires distincts dans une même base **et de faire coexister des numérotations identiques (ex. : 2025.1 dans deux institutions différentes).|(% style="width:343px" %)(((
20 +* Regrouper plusieurs musées dans une base commune tout en séparant leurs inventaires.
21 +* Gérer un seul musée avec des sous-ensembles (collections spécifiques, dépôts, matériels d’étude)
22 +)))
23 +|**Sécuriser les accès**|(% style="width:430px" %)**Restreint les droits **selon l’institution, le site ou le préfixe, afin de protéger la confidentialité et limiter les erreurs.|(% style="width:343px" %)(((
24 +* Chaque musée n’accède qu’à ses propres notices.
25 +* Les agents d’un site ne voient pas les notices des autres sites.
26 +)))
27 +|**Préparer les exports réglementaires**|(% style="width:430px" %)Associe les organismes aux informations officielles (n° d’agrément SMF) pour les exports POP et autres.|(% style="width:343px" %)(((
28 +* Export POP d’un musée municipal avec son numéro SMF dédié.
29 +)))
30 +|**Associer des paramètres spécifiques**|(% style="width:430px" %)Lie chaque organisme à un **code unique**, un **préfixe d’inventaire**, un **site de rattachement** et des **utilisateurs**.|(% style="width:343px" %)(((
31 +* Attribuer un préfixe différent pour chaque musée d’une communauté d’agglomération.
32 +* Définir un site unique pour un musée isolé.
33 +)))
34 +|**Mettre à jour les informations institutionnelles**|(% style="width:430px" %)Permet de **corriger ou compléter les données liées à l’organisme** (nom, numéro SMF, rattachement).|(% style="width:343px" %)(((
35 +* Modifier le nom d’un musée après un changement administratif.
36 +* Ajouter un numéro SMF manquant.
37 +)))
38 +|**Déléguer la gestion**|(% style="width:430px" %)Répartit les responsabilités entre plusieurs organismes ou sites grâce aux droits d’accès distincts.|(% style="width:343px" %)(((
39 +* Un musée pilote gère la base, tandis que chaque musée partenaire gère ses propres collections.
40 +)))
24 24  
25 -(% class="box infomessage" %)
42 +Chaque organisme est identifié par un **code unique**, utilisé dans les listes liées (préfixes, musées, sites). Cette cohérence garantit une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
43 +
44 +(% class="box successmessage" %)
26 26  (((
27 -Bonne pratique : il est recommandé d'utiliser un **code unique** pour chaque organisme (champ unique_key) identique au **code de préfixe** (voir section 2), afin de faciliter l’automatisation des droits et des associations.
46 +**Bonnes pratiques :**
47 +
48 +(((
49 +* **Créez l’organisme avant son préfixe.**
50 +* (((
51 +Pour que Flora puisse établir automatiquement les bons liens entre organisme, préfixe et droits d’accès, utilisez **le même code** dans :
52 +
53 +* le champ Code de la fiche organisme,
54 +* et les listes de préfixes.
28 28  )))
29 29  
30 -Rendez-vous dans Administration > Paramétrage > Organisme
57 +Cela garantit une gestion fluide et évite les erreurs de synchronisation.
58 +)))
59 +)))
31 31  
32 -2. Cliquez sur le bouton [[image:1752582562091-398.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="30" width="27"]]
61 += Créer une notice organisme =
33 33  
34 -3. Saisir les informations dans la grille de saisie (champs obligatoires au minimum) et cliquez sur** Enregistrer.**
63 +1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
64 +1. Cliquez sur **Créer un nouvel organisme**.
65 +1. Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur **Enregistrer**
66 +1. Vérifiez que la notice est bien enregistrée.
35 35  
36 -4. Vérifier la notice.
68 +[[//Créer un nouvel organisme//>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
37 37  
38 -[[Ex. Bouton de création d'un nouvel organisme.>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
39 39  
71 +[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1752582212109-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
40 40  
41 -[[Ex. Saisie du nouvel organisme et enregistrement. >>image:1752582212109-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
42 42  
74 +[[//Résultat → nouvel organisme créé//>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
43 43  
44 -[[Résultat → nouvel organisme créé.>>image:1752582222630-568.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
45 45  
77 += Modifier une notice organisme =
46 46  
47 -= Configurer les préfixe d'inventaire =
79 +1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
80 +1. Recherchez la notice à modifier.
81 +1. Cliquez sur **Modifier la notice**.
82 +1. Apportez les modifications nécessaires dans la grille, puis cliquez sur **Enregistrer. **
48 48  
49 -Le champ **Préfixe musée** (présent dans les tables des biens et des entrées) permet de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs musées.
84 +[[//Ex. Recherche du musée//>>image:1752646643114-884.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
50 50  
51 -Cela permet :
52 52  
53 -* La **cohabitation de plusieurs inventaires** dans une même application Flora ;
54 -* La gestion distincte de **sous-ensembles de collection** au sein d’un même musée (ex. : biens empruntés, matériel pédagogique, etc.).
87 +[[//Modifier la notice organisme//>>image:1752590120682-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
55 55  
56 -Les préfixes sont définis dans la liste de valeurs :** MUS_PREFIXENUMINV.lst**
57 57  
58 -(% class="box infomessage" %)
90 +[[//Modification des données et enregistrement//>>image:1752646737024-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
91 +
92 +
93 += Identifier les listes utilisées dans la gestion des organismes =
94 +
95 +Certains **champs clés**, liés à des **listes**, permettent à Flora de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques entre institutions (ex. : 2025.1). Les valeurs de ces champs sont paramétrées dans plusieurs **sources **et** listes. **
96 +
97 +(% class="box warningmessage" %)
59 59  (((
60 -**Conseil technique :**
61 -Créez d’abord l’organisme dans la table correspondante, puis créez ensuite son préfixe avec le même code. Cela permet :
99 +**Points de vigilance : **
62 62  
63 -* L’attribution automatique du bon préfixe lors de la création de notice ;
64 -* La gestion de **droits d’accès filtrés** par préfixe.
101 +* **Le code utilisé dans ces listes doit correspondre exactement** au code défini dans la fiche de l’organisme.
102 +* En cas de **désynchronisation**, certaines fonctionnalités peuvent ne plus fonctionner correctement (ex. : impossibilité de gérer un prêt si le site n’est pas reconnu dans les listes de droits).
65 65  )))
66 66  
67 -= Activer la sécurité d'accès par organisme =
105 +(% class="box successmessage" %)
106 +(((
107 + **Bonnes pratiques :** centralisez la gestion des codes et vérifiez leur cohérence entre les fiches organismes et les listes associées, Mettre en place des restrictions d’accès par organisme.
108 +)))
68 68  
69 -Flora permet de restreindre les accès en fonction du musée d’appartenance, dans les applications gérant **plusieurs inventaires dans une seule base**.
110 +== Source Musée ==
70 70  
71 -== Fonctionnement ==
112 +(% class="active" %)|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Liste|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation
113 +|MUS_PREFIXENUMINV.lst|Définition des préfixes pour les numéros d’inventaire et d’entrée
114 +|MUS_MUSEE.lst|Préfixe dans toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)
72 72  
73 -* **Biens et entrées :** restriction fondée sur le champ **Préfixe musée** ;
74 -* **Photos, Vidéos, Autres documents,** **Bibliothèque, etc. :** restriction fondée sur le champ **Musée**.
116 +[[//Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**//>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
75 75  
76 -== Effets de la restriction ==
77 77  
78 -* Les utilisateurs ne verront que les notices liées à leur organisme.
79 -* Dans les listes de résultats, les notices d’autres musées seront invisibles.
80 -* Seuls les affichages en **liste simple** ou en **mosaïque** sont compatibles avec ce filtrage.
81 -* Les **listes d’index** restent non filtrées (attention à la confidentialité).
119 +== Source Données système ==
82 82  
83 -(% class="box infomessage" %)
84 -(((
85 -**Remarques importantes :**
121 +(% class="active" %)|=(% style="width: 244px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Liste|=(% style="width: 635px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation
122 +|(% style="width:244px" %)bib_droits.lst|(% style="width:635px" %)Définition des droits de prêt par site
123 +|(% style="width:244px" %)bib_ex_lect.lst|(% style="width:635px" %)Définition des sites pour les exemplaires et utilisateurs lecteurs
86 86  
87 -* Un **utilisateur ne peut être rattaché qu’à un seul site**.
88 -* Pour gérer plusieurs inventaires, il faudra **un identifiant utilisateur distinct par site** (code et mot de passe différents).
89 -* Le **champ Site** de la fiche utilisateur détermine le musée auquel il a accès.
90 -)))
125 +[[//Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**//>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
91 91  
92 -== Restreindre les accès par groupe ==
93 93  
94 -Deux **rôles standard** permettent de restreindre l’accès selon le musée :
128 += Mettre en place des restrictions d’accès par organisme =
95 95  
96 -(% class="active" %)|=Rôle|=Fonction
97 -|Filtre code musée sur notices|L'utilisateur ne peut **modifier ni supprimer** de notices appartenant à un autre musée.
98 -|Filtre code musée sur tables|L’utilisateur **ne voit pas** les notices des autres musées dans les résultats.
130 +Restreindre l'accès aux notices selon l'institution d'appartenance permet :
99 99  
100 -(% class="box infomessage" %)
132 +* de **garantir la confidentialité** des inventaires ;
133 +* de **déléguer la gestion** à des responsables distincts selon les institutions ou sites ;
134 +* de **prévenir les erreurs** de modification sur des notices hors périmètre.
135 +
136 +La restriction d’accès repose sur différents **champs-clés**, selon la table concernée :
137 +
138 +(% class="active" %)|=(% style="width: 418px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Table concernée|=(% style="width: 461px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Champ utilisé pour la restriction
139 +|(% style="width:418px" %)Biens, Entrées|(% style="width:461px" %)Préfixe musée
140 +|(% style="width:418px" %)Toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)|(% style="width:461px" %)Musée
141 +|(% style="width:418px" %)Exemplaires (communication)|(% style="width:461px" %)Site
142 +
143 +(% class="wikigeneratedid" %)
144 +La restriction d’accès fait en sorte que l**’utilisateur ne voie que les notices liées à son organisme **et que les **listes de résultats soient automatiquement filtrées** en vue simple ou mosaïque.
145 +
146 +(% class="box warningmessage" %)
101 101  (((
102 -**À savoir :** Ces filtres doivent être appliqués aux **profils utilisateurs** (individuels ou groupes) depuis l’administration des droits.
148 +Les **listes d’index** ne sont **pas filtrées** → **attention à la confidentialité** des données visibles via les menus déroulants ou filtres d’index.
103 103  )))
104 104  
151 +(% class="wikigeneratedid" %)
152 +Pour que cette restriction soit effective, il faut :
153 +
154 +* paramétrer le compte de chaque** utilisateur ;**
155 +* appliquer les filtres appropriés aux **groupes utilisateurs**.
156 +
157 +== Paramétrer le compte d'un utilisateur ==
158 +
159 +Pour paramétrer le compte d’un utilisateur, il faut tenir compte des règles suivantes :
160 +
161 +* Un utilisateur ne peut être rattaché qu’à **un seul site à la fois**.
162 +* Pour intervenir sur plusieurs institutions, il doit disposer d’un **identifiant distinct pour chaque site** (avec codes et mots de passe séparés).
163 +* Le champ **Site** de la fiche utilisateur détermine les **droits d’accès**.
164 +
165 +[[//Notice utilisateur → champ** Site**//>>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
166 +
167 +
168 +== Restreindre les accès par groupe d'utilisateurs ==
169 +
170 +Pour limiter les accès des utilisateurs à un seul site, il convient d’appliquer les filtres suivants via la gestion des rôles sur les groupes utilisateurs **(menu Accès > Rôles**) :
171 +
172 +(% class="active" %)|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Rôle|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Fonction
173 +|Filtre code musée sur notices|Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée.
174 +|Filtre code musée sur tables|Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les listes de résultats.
175 +
176 +[[//Ex. Filtre code musée sur les notices de biens// >>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
177 +
105 105  
106 106  )))
107 107  
... ... @@ -118,13 +118,26 @@
118 118  (((
119 119  **Aller plus loin**
120 120  
121 -* [[Gérer les listes>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome]]
122 -* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome]]
194 +* [[Comprendre les sources et les tables dans Flora>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome||target="_blank"]]
195 +* [[Gérer les listes>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome||target="_blank"]]
196 +* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome||target="_blank"]]
197 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome||target="_blank"]]
198 +* [[Exporter sur POP>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome||target="_blank"]]
123 123  )))
124 124  
125 125  (% class="box" %)
126 126  (((
127 127  **Icônes principales**
204 +
205 +* [[image:1752589998778-173.png||height="33" width="30"]]** **Menu Paramétrage 
206 +
207 +* [[image:1752590442341-409.png||height="34" width="30"]] Menu Données 
208 +
209 +* [[image:1752590537116-638.png||height="32" width="31"]] Menu accès
210 +
211 +* [[image:1752590320850-171.png||height="28" width="28"]] Créer 
212 +
213 +* [[image:1752590335380-514.png||height="34" width="31"]]Modifier
128 128  )))
129 129  
130 130  (((
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