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Modifications pour le document Gérer les organismes

Modifié par Doriane Bautista le 2025/09/17 15:57
Depuis la version 20.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/15 14:32
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À la version 30.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/15 16:11
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -3,38 +3,40 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Flora permet de gérer plusieurs inventaires au sein d’une même base, grâce à un système structurant fondé sur les **organismes** (musées ou institutions). Cette page présente les principales étapes pour :
6 +Flora permet de gérer plusieurs inventaires dans une même base grâce à un système structurant fondé sur les **organismes**. Cette page décrit les principales étapes pour :
7 7  
8 -* déclarer les organismes dans l’application,
9 -* définir des **préfixes d’inventaire** permettant leur coexistence,
10 -* mettre en œuvre des **restrictions d’accès** selon le musée d’appartenance,
11 -* et attribuer les droits adaptés aux utilisateurs et groupes concernés.
8 +* créer et configurer un nouvel organisme ;
9 +* définir des **listes de préfixes **pour garantir la coexistence de plusieurs inventaires ;
10 +* activer des **restrictions d’accès** basées sur le musée d’appartenance ;
11 +* attribuer les **droits appropriés** aux utilisateurs et groupes concernés.
12 12  
13 -Ces paramètres sont indispensables pour organiser efficacement une gestion multi-sites et garantir la confidentialité des données.
13 +Ces paramètres sont essentiels pour assurer une gestion multi-sites cohérente et sécurisée.
14 14  )))
15 15  
16 16  (((
17 -= (% id="cke_bm_9048S" style="display:none" %) (%%)Déclarer un organisme dans Flora =
17 += (% id="cke_bm_9048S" style="display:none" %) (%%)Créer un organisme =
18 18  
19 -La table **Organismes** permet de référencer les institutions ou musées dont les inventaires seront gérés dans **Flora**. Cette configuration est indispensable pour :
19 +== Objectif ==
20 20  
21 -* Associer un **préfixe unique** aux numéros d’inventaire et d’entrée ;
22 -* Mettre en place une **sécurité d’accès** par institution (limiter les droits à un musée donné) ;
23 -* Paramétrer les **exports POP**, notamment avec le **numéro d’agrément SMF** requis.
21 +Déclarer les organismes dans Flora permet de structurer les inventaires, de sécuriser les accès et de préparer les exports réglementaires (ex. : POP). Chaque organisme est identifié par un **code unique** et peut être associé à un **préfixe d’inventaire**, un **site utilisateur**, et un **numéro d’agrément SMF**.
24 24  
25 25  (% class="box infomessage" %)
26 26  (((
27 -Bonne pratique : il est recommandé d'utiliser un **code unique** pour chaque organisme (champ unique_key) identique au **code de préfixe** (voir section 2), afin de faciliter l’automatisation des droits et des associations.
25 +Bonnes pratiques :
26 +
27 +(((
28 +* Créez l’organisme **avant** de créer son préfixe ;
29 +* Pour que Flora puisse faire le lien automatiquement entre un organisme, son préfixe et les droits d’accès associés, il est important d’utiliser le même code à chaque étape : dans la fiche de l’organisme (champ code) et dans les listes système (voir section 2). Cela évite les erreurs et simplifie la gestion multi-musées.
28 28  )))
31 +)))
29 29  
30 -Rendez-vous dans Administration > Paramétrage > Organisme
33 +== Comment faire ? ==
31 31  
32 -2. Cliquez sur le bouton [[image:1752582562091-398.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="30" width="27"]]
35 +1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
36 +1. Cliquez sur le bouton [[image:1752582562091-398.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="30" width="27"]]
37 +1. Saisissez les informations dans la grille de saisie (champs obligatoires au minimum) et cliquez sur** Enregistrer.**
38 +1. Vérifiez la notice.
33 33  
34 -3. Saisir les informations dans la grille de saisie (champs obligatoires au minimum) et cliquez sur** Enregistrer.**
35 -
36 -4. Vérifier la notice.
37 -
38 38  [[Ex. Bouton de création d'un nouvel organisme.>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
39 39  
40 40  
... ... @@ -41,10 +41,10 @@
41 41  [[Ex. Saisie du nouvel organisme et enregistrement. >>image:1752582212109-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
42 42  
43 43  
44 -[[Résultat → nouvel organisme créé.>>image:1752582222630-568.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
46 +[[Résultat → nouvel organisme créé.>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
45 45  
46 46  
47 -= Configurer les préfixe d'inventaire =
49 += Configurer les listes =
48 48  
49 49  Le champ **Préfixe musée** (présent dans les tables des biens et des entrées) permet de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs musées.
50 50  
... ... @@ -53,15 +53,28 @@
53 53  * La **cohabitation de plusieurs inventaires** dans une même application Flora ;
54 54  * La gestion distincte de **sous-ensembles de collection** au sein d’un même musée (ex. : biens empruntés, matériel pédagogique, etc.).
55 55  
56 -Les préfixes sont définis dans la liste de valeurs :** MUS_PREFIXENUMINV.lst**
58 +Les préfixes sont définis dans plusieurs sources :
57 57  
58 -(% class="box infomessage" %)
59 -(((
60 -**Conseil technique :**
61 -Créez d’abord l’organisme dans la table correspondante, puis créez ensuite son préfixe avec le même code. Cela permet :
60 +1. Musée :
62 62  
63 -* L’attribution automatique du bon préfixe lors de la création de notice ;
64 -* La gestion de **droits d’accès filtrés** par préfixe.
62 +* **MUS_PREFIXENUMINV.lst**
63 +* **MUS_MUSEE.lst**
64 +
65 +[[Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
66 +
67 +
68 +(% start="2" %)
69 +1. Données système :
70 +
71 +* **bib_droits.lst**
72 +* **bib_ex_lect.lst**
73 +
74 +[[Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
75 +
76 +
77 +(% class="box warningmessage" %)
78 +(((
79 +Pensez à vérifier l'exactitude des codes des listes **bib_droits.lst **et **bib_ex_lect.lst. Si le code associé à un terme ne correspond pas au code de l'organisme le prêt ne fonctionnera pas bien (erreur dans les droits). **
65 65  )))
66 66  
67 67  = Activer la sécurité d'accès par organisme =
... ... @@ -71,7 +71,8 @@
71 71  == Fonctionnement ==
72 72  
73 73  * **Biens et entrées :** restriction fondée sur le champ **Préfixe musée** ;
74 -* **Photos, Vidéos, Autres documents,** **Bibliothèque, etc. :** restriction fondée sur le champ **Musée**.
89 +* **Toutes les autres tables :** restriction fondée sur le champ **Musée ;**
90 +* **Pour la communication des exemplaires** : restrictions fondées sur le champ **Site**. 
75 75  
76 76  == Effets de la restriction ==
77 77  
... ... @@ -87,11 +87,13 @@
87 87  * Un **utilisateur ne peut être rattaché qu’à un seul site**.
88 88  * Pour gérer plusieurs inventaires, il faudra **un identifiant utilisateur distinct par site** (code et mot de passe différents).
89 89  * Le **champ Site** de la fiche utilisateur détermine le musée auquel il a accès.
106 +
107 +[[Notice utilisateur → champ **Site**>>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
90 90  )))
91 91  
92 92  == Restreindre les accès par groupe ==
93 93  
94 -Deux **rôles standard** permettent de restreindre l’accès selon le musée :
112 +Un **rôle standard** permet de restreindre l’accès selon le musée :
95 95  
96 96  (% class="active" %)|=Rôle|=Fonction
97 97  |Filtre code musée sur notices|L'utilisateur ne peut **modifier ni supprimer** de notices appartenant à un autre musée.
... ... @@ -99,7 +99,9 @@
99 99  
100 100  (% class="box infomessage" %)
101 101  (((
102 -**À savoir :** Ces filtres doivent être appliqués aux **profils utilisateurs** (individuels ou groupes) depuis l’administration des droits.
120 +**À savoir :** Ces filtres doivent être appliqués aux **groupes utilisateurs** depuis la gestion des rôles.
121 +
122 +[[Ex. Filtre code musée sur les notices de biens.>>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
103 103  )))
104 104  
105 105  
... ... @@ -118,6 +118,7 @@
118 118  (((
119 119  **Aller plus loin**
120 120  
141 +* [[Présentation des sources et des tables>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome]]
121 121  * [[Gérer les listes>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome]]
122 122  * [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome]]
123 123  )))
1752585517549-268.png
Auteur
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1 +XWiki.DBA
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