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Modifications pour le document Gérer les organismes

Modifié par Doriane Bautista le 2025/09/17 15:57
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/15 14:08
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sur 2025/07/15 16:26
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -3,77 +3,137 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Flora permet de gérer plusieurs inventaires au sein d’une même base, grâce à un système structurant fondé sur les **organismes** (musées ou institutions). Cette page présente les principales étapes pour :
6 +Flora permet de gérer plusieurs inventaires dans une même base grâce à un système structurant fondé sur les **organismes**. Cette page décrit les principales étapes pour :
7 7  
8 -* déclarer les organismes dans l’application,
9 -* définir des **préfixes d’inventaire** permettant leur coexistence,
10 -* mettre en œuvre des **restrictions d’accès** selon le musée d’appartenance,
11 -* et attribuer les droits adaptés aux utilisateurs et groupes concernés.
8 +* créer et configurer un nouvel organisme ;
9 +* définir des **listes de préfixes **pour garantir la coexistence de plusieurs inventaires ;
10 +* activer des **restrictions d’accès** basées sur le musée d’appartenance ;
11 +* attribuer les **droits appropriés** aux utilisateurs et groupes concernés.
12 12  
13 -Ces paramètres sont indispensables pour organiser efficacement une gestion multi-sites et garantir la confidentialité des données.
13 +Ces paramètres sont essentiels pour assurer une gestion multi-sites cohérente et sécurisée.
14 14  )))
15 15  
16 16  (((
17 -= (% id="cke_bm_9048S" style="display:none" %) (%%)Déclarer un organisme dans Flora =
17 += (% id="cke_bm_9048S" style="display:none" %) (%%)Créer un organisme =
18 18  
19 -La table **Organismes** permet de référencer les institutions ou musées dont les inventaires seront gérés dans **Flora**. Cette configuration est indispensable pour :
19 +== Objectif ==
20 20  
21 -* Associer un **préfixe unique** aux numéros d’inventaire et d’entrée ;
22 -* Mettre en place une **sécurité d’accès** par institution (limiter les droits à un musée donné) ;
23 -* Paramétrer les **exports POP**, notamment avec le **numéro d’agrément SMF** requis.
21 +Déclarer les organismes dans Flora permet de structurer les inventaires, de sécuriser les accès et de préparer les exports réglementaires (ex. : POP). Chaque organisme est identifié par un **code unique** et peut être associé à un **préfixe d’inventaire**, un **utilisateur**, et un **numéro d’agrément SMF**.
24 24  
25 25  (% class="box infomessage" %)
26 26  (((
27 -Bonne pratique : il est recommandé d'utiliser un **code unique** pour chaque organisme (champ unique_key) identique au **code de préfixe** (voir section 2), afin de faciliter l’automatisation des droits et des associations.
25 +Bonnes pratiques :
26 +
27 +(((
28 +* Créez l’organisme **avant** de créer son préfixe ;
29 +* Pour que Flora puisse faire le lien automatiquement entre un organisme, son préfixe et les droits d’accès associés, **il est important d’utiliser le même code à chaque étape : dans la fiche de l’organisme (champ code) et dans les listes de préfixes** (voir section 2). Cela évite les erreurs et simplifie la gestion multi-musées.
28 28  )))
31 +)))
29 29  
30 -[[image:1748005406307-139.png]]
33 +== Comment faire ? ==
31 31  
32 -= Configurer les préfixe d'inventaire =
35 +1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
36 +1. Cliquez sur le bouton [[image:1752582562091-398.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="30" width="27"]]
37 +1. Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur **Enregistrer**
38 +1. Vérifiez que la notice est bien enregistrée.
33 33  
34 -Le champ **Préfixe musée** (présent dans les tables des biens et des entrées) permet de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs musées.
40 +[[Ex. Bouton de création d'un nouvel organisme.>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
35 35  
36 -Cela permet :
37 37  
38 -* La **cohabitation de plusieurs inventaires** dans une même application Flora ;
39 -* La gestion distincte de **sous-ensembles de collection** au sein d’un même musée (ex. : biens empruntés, matériel pédagogique, etc.).
43 +[[Ex. Saisie du nouvel organisme et enregistrement. >>image:1752582212109-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
40 40  
41 -Les préfixes sont définis dans la liste de valeurs :** MUS_PREFIXENUMINV.lst**
42 42  
43 -(% class="box infomessage" %)
46 +[[Résultat → nouvel organisme créé.>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
47 +
48 +
49 += Configurer les listes =
50 +
51 +Les champs **Préfixe musée** (présent dans les tables des biens et des entrées), **Musée **(présents dans toutes les tables) et** Site** (table des exemplaires) permettent de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs institutions.
52 +
53 +Cela permet :
54 +
55 +* de faire **cohabiter plusieurs inventaires** dans une seule base ;
56 +* de gérer des **sous-ensembles** au sein d’une même institution (biens empruntés, matériel pédagogique, etc.).
57 +
58 +== Où sont définis les préfixes ? ==
59 +
60 +Ils sont paramétrés dans différentes **listes et sources : **
61 +
62 +1. Source Musée :
63 +
64 +* **MUS_PREFIXENUMINV.lst **(table biens et entrées)
65 +* **MUS_MUSEE.lst** (toutes les autres tables)
66 +
67 +[[Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
68 +
69 +
70 +(% start="2" %)
71 +1. Source Données système :
72 +
73 +* **bib_droits.lst **(table des exemplaires)
74 +* **bib_ex_lect.lst** (table des exemplaires)
75 +
76 +[[Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
77 +
78 +
79 +(% class="box warningmessage" %)
44 44  (((
45 -**Conseil technique :**
46 -Créez d’abord l’organisme dans la table correspondante, puis créez ensuite son préfixe avec le même code. Cela permet :
81 +Assurez-vous que les **codes** utilisés dans ces listes **correspondent exactement** au code de l’organisme.
47 47  
48 -* L’attribution automatique du bon préfixe lors de la création de notice ;
49 -* La gestion de **droits d’accès filtrés** par préfixe.
83 +En cas de désynchronisation, certaines fonctionnalités comme les **droits de prêt** peuvent ne pas fonctionner correctement.
50 50  )))
51 51  
52 52  = Activer la sécurité d'accès par organisme =
53 53  
54 -La gestion de la sécurité d’accès par musée permettra de déléguer la gestion de l’inventaire d’un (ou plusieurs musées) à des rôles attitrés, dans le cas d’une application gérant plusieurs inventaires dans la même base.
88 +== Objectif ==
55 55  
56 -Cette sécurité est basée sur le préfixe musée (préfixe du numéro d’inventaire) pour la table des Biens, et sur le champ musée pour les tables biblio et photo.
90 +Restreindre l'accès aux notices selon le musée d'appartenance permet :
57 57  
58 -Elle pourra intervenir (selon le rôle attribué à l’utilisateur) au niveau de la liste résultat (l’utilisateur ne connaitra pas l’existence des notices des autres musées, attention les listes d’index ne seront pas filtrées). Seules la liste simple et la mosaïque fonctionnent de l’ouverture des notices (affichage, ou liste avec image).
92 +* de garantir la **confidentialité** des inventaires ;
93 +* de déléguer la gestion à différents responsables ou sites ;
94 +* d’éviter les erreurs de modification entre musées.
59 59  
60 -Chaque notice bien, photo, biblio ayant donc un champ permettant de définir le musée d’appartenance, on définira ensuite ledit musée dans les profils des utilisateurs habilités à le gérer.
96 +== Fonctionnement des restrictions ==
61 61  
62 -Dans la mesure où cette gestion équivaut à celle des bibliothèques multi-sites, elle sera basée sur les mécanismes standards de gestion de sites et des utilisateurs de Flora.
98 +(% class="active" %)|=Table concernée|=Champ utilisé pour la restriction
99 +|Biens, Entrées|Préfixe musée
100 +|Toutes les autres tables|Musée
101 +|Exemplaires (communication)|Site
63 63  
64 -Il ne peut y avoir qu’un seul site associé à un utilisateur. Pour les utilisateurs ayant à gérer plusieurs inventaires, il leur faudra un profil utilisateur différent (code et mot de passe) pour chacun d’eux.
103 +== Effets de la restriction ==
65 65  
66 -Les musées (ou les inventaires), pour lesquels cette sécurité devra être mis en place, seront déclarés dans la table ORGANISME et associés aux utilisateurs au travers du champ Site.
105 +* L’utilisateur ne voit **que** les notices liées à son organisme ;
106 +* Les listes de résultats sont **filtrées** en conséquence (seuls les affichages **liste simple** ou **mosaïque** sont compatibles) ;
107 +* Les **listes d’index** ne sont **pas filtrées** → attention à la confidentialité.
67 67  
109 +== Paramétrage du compte utilisateur ==
68 68  
69 -== Activer les restrictions d'accès par musée, pour un utilisateur ou pour un groupe ==
111 +* Un utilisateur ne peut être rattaché qu’à **un seul site** à la fois ;
112 +* Pour accéder à plusieurs musées, il faut **un identifiant distinct par site** (code et mot de passe différents) ;
113 +* Le champ **Site** de la fiche utilisateur détermine son accès.
70 70  
71 -Deux rôles standard permettent d'activer ces restrictions :
115 +[[Notice utilisateur → champ Site. >>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
72 72  
73 -**Filtre code musée sur notices **: empêche l'utilisateur de modifier/supprimer des notices qui ne sont pas de son musée.
74 74  
75 -**Filtre code musée sur tables **: empêche l'utilisateur de voir les notices qui ne sont pas de son musée.
118 +== Restreindre les accès par groupe ==
119 +
120 +Rôles standard à utiliser :
121 +
122 +(% class="active" %)|=Rôle|=Fonction
123 +|Filtre code musée sur notices|Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée
124 +|Filtre code musée sur tables|Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les résultats
125 +
126 +(% class="box infomessage" %)
127 +(((
128 +**À savoir :** Ces filtres doivent être appliqués depuis la gestion des rôles sur les groupes utilisateurs.
129 +
130 +[[Ex. Filtre code musée sur les notices de biens.>>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
76 76  )))
132 +
133 +
134 +)))
135 +
136 +
77 77  )))|(% style="width:300px" %)(((
78 78  (% class="box" %)
79 79  (((
... ... @@ -86,7 +86,9 @@
86 86  (((
87 87  **Aller plus loin**
88 88  
149 +* [[Présentation des sources et des tables>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome]]
89 89  * [[Gérer les listes>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome]]
151 +* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome]]
90 90  )))
91 91  
92 92  (% class="box" %)
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