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Modifications pour le document Gérer les organismes

Modifié par Doriane Bautista le 2025/09/17 15:57
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/15 14:07
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome
1 +2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome
Contenu
... ... @@ -3,77 +3,162 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Flora permet de gérer plusieurs inventaires au sein d’une même base, grâce à un système structurant fondé sur les **organismes** (musées ou institutions). Cette page présente les principales étapes pour :
6 +**Flora permet de gérer plusieurs inventaires dans une même base** grâce à un système structuré autour des **organismes**.
7 7  
8 -* déclarer les organismes dans l’application,
9 -* définir des **préfixes d’inventaire** permettant leur coexistence,
10 -* mettre en œuvre des **restrictions d’accès** selon le musée d’appartenance,
11 -* et attribuer les droits adaptés aux utilisateurs et groupes concernés.
8 +Il est ainsi possible de **créer et configurer de nouveaux organismes**, de **définir des préfixes** pour faire coexister plusieurs inventaires, de **limiter les accès **selon l’institution d’appartenance et d’**attribuer les droits** adaptés aux utilisateurs et groupes concernés.
12 12  
13 -Ces paramètres sont indispensables pour organiser efficacement une gestion multi-sites et garantir la confidentialité des données.
10 +Ces réglages assurent une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
14 14  )))
15 15  
16 16  (((
17 -= (% id="cke_bm_9048S" style="display:none" %) (%%)Déclarer un organisme dans Flora =
14 += À quoi servent les organismes dans Flora ? =
18 18  
19 -La table **Organismes** permet de référencer les institutions ou musées dont les inventaires seront gérés dans **Flora**. Cette configuration est indispensable pour :
16 +Dans Flora, les organismes servent à :
20 20  
21 -* Associer un **préfixe unique** aux numéros d’inventaire et d’entrée ;
22 -* Mettre en place une **sécurité d’accès** par institution (limiter les droits à un musée donné) ;
23 -* Paramétrer les **exports POP**, notamment avec le **numéro d’agrément SMF** requis.
18 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Finalité|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation dans Flora
19 +|**Structurer les inventaires**|Permet de gérer **plusieurs inventaires distincts dans une même base **et de faire coexister des numérotations identiques (ex. : 2025.1 dans deux institutions différentes).
20 +|**Sécuriser les accès**|**Restreint les droits **selon l’institution, le site ou le préfixe, afin de protéger la confidentialité et limiter les erreurs.
21 +|**Préparer les exports réglementaires**|Associe les organismes aux informations officielles (n° d’agrément SMF) pour les exports POP et autres.
22 +|**Associer des paramètres spécifiques**|Lie chaque organisme à un **code unique**, un **préfixe d’inventaire**, un **site de rattachement** et des **utilisateurs**.
23 +|**Mettre à jour les informations institutionnelles**|Permet de **corriger ou compléter les données liées à l’organisme** (nom, numéro SMF, rattachement).
24 +|**Déléguer la gestion**|Répartit les responsabilités entre plusieurs organismes ou sites grâce aux droits d’accès distincts.
24 24  
25 -(% class="box infomessage" %)
26 +Chaque organisme est identifié par un **code unique**, utilisé dans les listes liées (préfixes, musées, sites). Cette cohérence garantit une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
27 +
28 +(% class="box successmessage" %)
26 26  (((
27 -Bonne pratique : il est recommandé d'utiliser un **code unique** pour chaque organisme (champ unique_key) identique au **code de préfixe** (voir section 2), afin de faciliter l’automatisation des droits et des associations.
30 +**Bonnes pratiques :**
31 +
32 +(((
33 +* **Créez l’organisme avant son préfixe.**
34 +* (((
35 +Pour que Flora puisse établir automatiquement les bons liens entre organisme, préfixe et droits d’accès, utilisez **le même code** dans :
36 +
37 +* le champ Code de la fiche organisme,
38 +* et les listes de préfixes.
28 28  )))
29 29  
30 -[[image:1748005406307-139.png]]
41 +Cela garantit une gestion fluide et évite les erreurs de synchronisation.
42 +)))
43 +)))
31 31  
32 -= Configurer les préfixe d'inventaire =
45 += Créer une notice organisme =
33 33  
34 -Le champ **Préfixe musée** (présent dans les tables des biens et des entrées) permet de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs musées.
47 +1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
48 +1. Cliquez sur **Créer un nouvel organisme**.
49 +1. Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur **Enregistrer**
50 +1. Vérifiez que la notice est bien enregistrée.
35 35  
36 -Cela permet :
52 +[[//Créer un nouvel organisme//>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
37 37  
38 -* La **cohabitation de plusieurs inventaires** dans une même application Flora ;
39 -* La gestion distincte de **sous-ensembles de collection** au sein d’un même musée (ex. : biens empruntés, matériel pédagogique, etc.).
40 40  
41 -Les préfixes sont définis dans la liste de valeurs :** MUS_PREFIXENUMINV.lst**
55 +[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1752582212109-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
42 42  
43 -(% class="box infomessage" %)
57 +
58 +[[//Résultat → nouvel organisme créé//>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
59 +
60 +
61 += Modifier une notice organisme =
62 +
63 +1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
64 +1. Recherchez la notice à modifier.
65 +1. Cliquez sur **Modifier la notice**.
66 +1. Apportez les modifications nécessaires dans la grille, puis cliquez sur **Enregistrer. **
67 +
68 +[[//Ex. Recherche du musée//>>image:1752646643114-884.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
69 +
70 +
71 +[[//Modifier la notice organisme//>>image:1752590120682-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
72 +
73 +
74 +[[//Modification des données et enregistrement//>>image:1752646737024-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
75 +
76 +
77 += Identifier les listes utilisées dans la gestion des organismes =
78 +
79 +Certains **champs clés**, liés à des **listes**, permettent à Flora de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques entre institutions (ex. : 2025.1). Les valeurs de ces champs sont paramétrées dans plusieurs **sources **et** listes. **
80 +
81 +(% class="box warningmessage" %)
44 44  (((
45 -**Conseil technique :**
46 -Créez d’abord l’organisme dans la table correspondante, puis créez ensuite son préfixe avec le même code. Cela permet :
83 +**Points de vigilance : **
47 47  
48 -* L’attribution automatique du bon préfixe lors de la création de notice ;
49 -* La gestion de **droits d’accès filtrés** par préfixe.
85 +* **Le code utilisé dans ces listes doit correspondre exactement** au code défini dans la fiche de l’organisme.
86 +* En cas de **désynchronisation**, certaines fonctionnalités peuvent ne plus fonctionner correctement (ex. : impossibilité de gérer un prêt si le site n’est pas reconnu dans les listes de droits).
50 50  )))
51 51  
52 -= Activer la sécurité d'accès par organisme =
89 +(% class="box successmessage" %)
90 +(((
91 + **Bonnes pratiques :** centralisez la gestion des codes et vérifiez leur cohérence entre les fiches organismes et les listes associées, Mettre en place des restrictions d’accès par organisme.
92 +)))
53 53  
54 -La gestion de la sécurité d’accès par musée permettra de déléguer la gestion de l’inventaire d’un (ou plusieurs musées) à des rôles attitrés, dans le cas d’une application gérant plusieurs inventaires dans la même base.
94 +== Source Musée ==
55 55  
56 -Cette sécurité est basée sur le préfixe musée (préfixe du numéro d’inventaire) pour la table des Biens, et sur le champ musée pour les tables biblio et photo.
96 +(% class="active" %)|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Liste|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation
97 +|MUS_PREFIXENUMINV.lst|Définition des préfixes pour les numéros d’inventaire et d’entrée
98 +|MUS_MUSEE.lst|Préfixe dans toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)
57 57  
58 -Elle pourra intervenir (selon le rôle attribué à l’utilisateur) au niveau de la liste résultat (l’utilisateur ne connaitra pas l’existence des notices des autres musées, attention les listes d’index ne seront pas filtrées). Seules la liste simple et la mosaïque fonctionnent de l’ouverture des notices (affichage, ou liste avec image).
100 +[[//Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**//>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
59 59  
60 -Chaque notice bien, photo, biblio ayant donc un champ permettant de définir le musée d’appartenance, on définira ensuite ledit musée dans les profils des utilisateurs habilités à le gérer.
61 61  
62 -Dans la mesure où cette gestion équivaut à celle des bibliothèques multi-sites, elle sera basée sur les mécanismes standards de gestion de sites et des utilisateurs de Flora.
103 +== Source Données système ==
63 63  
64 -Il ne peut y avoir qu’un seul site associé à un utilisateur. Pour les utilisateurs ayant à gérer plusieurs inventaires, il leur faudra un profil utilisateur différent (code et mot de passe) pour chacun d’eux.
105 +(% class="active" %)|=(% style="width: 244px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Liste|=(% style="width: 635px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation
106 +|(% style="width:244px" %)bib_droits.lst|(% style="width:635px" %)Définition des droits de prêt par site
107 +|(% style="width:244px" %)bib_ex_lect.lst|(% style="width:635px" %)Définition des sites pour les exemplaires et utilisateurs lecteurs
65 65  
66 -Les musées (ou les inventaires), pour lesquels cette sécurité devra être mis en place, seront déclarés dans la table ORGANISME et associés aux utilisateurs au travers du champ Site.
109 +[[//Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**//>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
67 67  
68 68  
69 -== Activer les restrictions d'accès par musée, pour un utilisateur ou pour un groupe ==
112 += Mettre en place des restrictions d’accès par organisme =
70 70  
71 -Deux rôles standard permettent d'activer ces restrictions :
114 +Restreindre l'accès aux notices selon l'institution d'appartenance permet :
72 72  
73 -**Filtre code musée sur notices **: empêche l'utilisateur de modifier/supprimer des notices qui ne sont pas de son musée.
116 +* de **garantir la confidentialité** des inventaires ;
117 +* de **déléguer la gestion** à des responsables distincts selon les institutions ou sites ;
118 +* de **prévenir les erreurs** de modification sur des notices hors périmètre.
74 74  
75 -**Filtre code musée sur tables **: empêche l'utilisateur de voir les notices qui ne sont pas de son musée.
120 +== Fonctionnement des restrictions ==
121 +
122 +La restriction d’accès repose sur différents **champs-clés**, selon la table concernée :
123 +
124 +(% class="active" %)|=(% style="width: 418px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Table concernée|=(% style="width: 461px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Champ utilisé pour la restriction
125 +|(% style="width:418px" %)Biens, Entrées|(% style="width:461px" %)Préfixe musée
126 +|(% style="width:418px" %)Toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)|(% style="width:461px" %)Musée
127 +|(% style="width:418px" %)Exemplaires (communication)|(% style="width:461px" %)Site
128 +
129 +== Effets de la restriction ==
130 +
131 +* L’utilisateur ne voit **que** les notices liées à son organisme ;
132 +* Les listes de résultats sont **filtrées automatiquement** (fonctionne uniquement avec les vues **liste simple** et **mosaïque**)
133 +
134 +(% class="box warningmessage" %)
135 +(((
136 +Les **listes d’index** ne sont **pas filtrées** → **attention à la confidentialité** des données visibles via les menus déroulants ou filtres d’index.
76 76  )))
138 +
139 +== Paramétrer le compte utilisateur ==
140 +
141 +* Un utilisateur ne peut être rattaché qu’à **un seul site** à la fois ;
142 +* Pour intervenir sur plusieurs institutions, il doit disposer d’un **identifiant utilisateur distinct** pour chaque site (avec codes et mots de passe séparés) ;
143 +* Le champ **Site** de la fiche utilisateur détermine les droits d'accès.
144 +
145 +[[//Notice utilisateur → champ** Site**//>>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
146 +
147 +
148 +== Restreindre les accès par groupe ==
149 +
150 +Pour restreindre les accès des utilisateurs à un seul site, les filtres suivants sont appliqués dans la **gestion des rôles** liés aux **groupes utilisateurs** (menu Accès > Rôles) :
151 +
152 +(% class="active" %)|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Rôle|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Fonction
153 +|Filtre code musée sur notices|Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée.
154 +|Filtre code musée sur tables|Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les listes de résultats.
155 +
156 +[[//Ex. Filtre code musée sur les notices de biens// >>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
157 +
158 +
159 +)))
160 +
161 +
77 77  )))|(% style="width:300px" %)(((
78 78  (% class="box" %)
79 79  (((
... ... @@ -80,8 +80,6 @@
80 80  **Sommaire**
81 81  
82 82  {{toc depth="1" numbered="true"/}}
83 -
84 -
85 85  )))
86 86  
87 87  (% class="box" %)
... ... @@ -88,12 +88,26 @@
88 88  (((
89 89  **Aller plus loin**
90 90  
91 -* [[Gérer les listes>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome]]
174 +* [[Comprendre les sources et les tables dans Flora>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome||target="_blank"]]
175 +* [[Gérer les listes>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome||target="_blank"]]
176 +* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome||target="_blank"]]
177 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome||target="_blank"]]
178 +* [[Exporter sur POP>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome||target="_blank"]]
92 92  )))
93 93  
94 94  (% class="box" %)
95 95  (((
96 96  **Icônes principales**
184 +
185 +* [[image:1752589998778-173.png||height="33" width="30"]]** **Menu Paramétrage 
186 +
187 +* [[image:1752590442341-409.png||height="34" width="30"]] Menu Données 
188 +
189 +* [[image:1752590537116-638.png||height="32" width="31"]] Menu accès
190 +
191 +* [[image:1752590320850-171.png||height="28" width="28"]] Créer 
192 +
193 +* [[image:1752590335380-514.png||height="34" width="31"]]Modifier
97 97  )))
98 98  
99 99  (((
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